Zarządzanie czasem

 

Nie masz na nic czasu - najwyższy czas to zmienić

 

 

Właściwe zarządzanie czasem jest ważne dla każdego z nas, gdyż w pełni pozwala  wykorzystać czas przeznaczony na karierę zawodową i życie prywatne. Zarządzanie czasem to w rzeczywistości praktyka opierająca się na zarządzaniu samym sobą. Nie potrafimy zatrzymać, cofać ani generować czasu, możemy jedynie go lepiej wykorzystywać, racjonalnie nim dysponować. Praktyczne zarządzanie czasem polega w pierwszej kolejności na wyznaczaniu celów i priorytetów w działaniu, tak aby wykorzystać każdą dostępną chwilę do tego aby być z niej zadowolonym. Jest to analiza i porównanie upływającego czasu w stosunku do tego co chcemy w życiu osiągnąć.

 

 

 

•       Złodzieje czasu

Jednym z powodów złego dysponowania czasem jest brak uświadomienia sobie istnienia w naszej codzienności „złodziei czasu”, czyli czynników powodujących straty czasu. „Złodzieje czasu” mogą istnieć w nas samych, jako psychologiczne zakłócenia. Mogą też mieć charakter zewnętrzny jako różnego rodzaju przewidywalne zdarzenia, spowodowane wieloma przyczynami.

Te ostatnie odrywają nas one od właściwej pracy, ale także sprawiają, że zapominamy o upływie czasu. Pochłaniają one naszą uwagę i pozbawiają nas kontroli nad czasem. Są to m.in.: opóźnienia w wychodzeniu z domu, poszukiwanie kluczy i innych zagubionych przedmiotów, rozmowy z innymi a zwłaszcza z współpracownikami; problemy z komputerem i Internetem; korespondencja elektroniczna; udział w zebraniach; rozmowy telefoniczne; osoby absorbujące naszą uwagę.

Wewnętrzne uwarunkowania zakłócające właściwe zarządzanie czasem to cechy naszej osobowości, powodujące opóźnienia, presję i stres. Ponieważ są one częścią naszego charakteru, trudniej jest zdać sobie sprawę ze związku między nimi a sposobem organizacji naszego dnia. Niektóre wewnętrzne czynniki powodujące straty czasu to: brak asertywności, unikanie delegowania zadań; chęć wykonania zbyt wielu zadań w tym samym czasie; lekceważenie stałych obowiązków; brak umiejętności ustalania priorytetów; nierealistyczne oceny; rezygnacja z wyznaczania terminów ukończenia zadań;  pragnienie, by zawsze być dostępnym dla innych; odkładanie pracy na później; brak umiejętności koncentracji; akceptowanie różnego rodzaju przerw; rezygnacja z robienia notatek; intensywne kontakty towarzyskie; brak odpoczynku, pracoholizm.

Szczególnie dającym się we znaki wewnętrznym złodziejem czasu jest  skłonność do odwlekania. Polega ono na świadomym lub nawykowym odkładaniu na później spraw, których nie lubimy ,a które powinny być zrealizowane od razu. Skutkuje nagromadzeniem się zadań i koniecznością realizacji wielu spraw na raz. Istnieje wiele przyczyn odkładania spraw na później: unikanie odpowiedzialności i ryzyka za sprawy, które przerażają i wydają się trudne do realizacji; przytłoczenie rozmiarami i złożonością zadania; zbyt długie analizowanie każdego zadania i wszystkich możliwych rozwiązań; brak umiejętności hierarchizowania i klasyfikowania na ważne i mniej ważne; zapominanie o ważnych sprawach, które należy wykonać; niepokój przed nadchodzącym lub przewidywanym niepowodzeniem; obawy przed błędem, krytyką lub przed negatywną oceną; monotonia, nuda oraz niedostrzeganie korzyści i radości wynikających z wykonywanego zadania; niesamodzielność i niepewność w pracy oraz ciągłe liczenie na pomoc innych; perfekcjonizm.

Nie ma prostej recepty na wyeliminowanie „złodziei czasu”, należy sobie raczej uświadomić ich istnienie i zdać sobie sprawę z ich wpływu na nasze wykorzystanie czasu, niż próbować je wszystkie usunąć. Pomocne w radzeniu sobie z nimi mogę się okazać niżej opisane umiejętności.

 

•       Efektywne wyznaczenie celów

Wyznaczanie celów jest częścią osobistego planowania. Poprzez wyznaczenie celów decydujesz co chcesz osiągnąć i krok-po-kroku posuwasz się w kierunku tych celów. Proces wyznaczenia celów pozwala Ci wybrać gdzie chcesz zajść w swoim życiu. Jeśli precyzyjnie wiesz co chcesz osiągnąć, wiesz na czym się koncentrować aby to zrobić.

Przez wybranie jasno zdefiniowanych celów, możesz mierzyć ich osiąganie. Możesz patrzeć na postępy w tym co mogło się przedtem wydawać odległe i bezcelowe. Przez wyznaczenie celów podwyższysz również wiarę w siebie: udowodnisz swoje zdolności i kompetencje widząc osiągnięte cele, które sobie uprzednio wyznaczyłeś. Proces osiągania celów dodaje Ci pewności, iż będziesz w stanie osiągnąć wyższe i trudniejsze cele.

Wyznaczenie celu jest ważną metodą:

• Decydowania co jest ważne dla Ciebie, aby to osiągnąć w Twoim życiu;

• oddzielania tego co ważne, od tego co zbędne;

• motywowania siebie do osiągnięć;

• budowania Twojej pewności siebie bazującej na zmierzonym osiągnięciu celów.

Warto zacząć od wytyczenia celów życiowych, potem przechodzi przez listę planów mniejszego poziomu, osiągając dzienną listę do zrobienia. Przez ustawienie struktury tych planów, możesz podzielić największy życiowy cel w sporą ilość małych zadań, które musisz robić każdego dnia, aby osiągnąć życiowe cele.

Spróbuj wyznaczyć życiowe cele ze wszystkich ważnych obszarów Twojego życia, np. w kategoriach: Kariera: Jaki stopień chcesz osiągnąć w swojej karierze? Edukacja: Czy jest jakaś wiedza w szczególności, którą chcesz zdobyć? Rodzina: Czy chcesz być rodzicem? Jeśli tak – czy zamierzasz być dobrym rodzicem? Jak chcesz być widziany przez partnera; Finanse: Jak dużo chcesz zarabiać? Na jakim etapie? Kondycja fizyczna: Czy są jakieś cele atletyczne, które chcesz osiągnąć? Czy chcesz być zdrowym w późnym wieku? Jakie kroki zamierzasz podjąć aby to osiągnąć?

Gdy już zdecydujesz się na cele w tych kategoriach, przypisz im priorytet od 1 do 6. Potem przeglądnij wszystkie cele i zweryfikuj priorytety, aż będziesz zadowolony z tego, iż odzwierciedlają kształt życia, które chcesz prowadzić. Upewnij się, że wyznaczyłeś cele, które chcesz osiągnąć Ty, a nie Twoi rodzice, rodzina, czy pracodawca.

Gdy już wyznaczysz Twoje życiowe cele, ustaw 25-letni plan mniejszych celów, które powinieneś wypełnić aby osiągnąć Twój życiowy plan. Potem wyznacz 5-letni plan, roczny, 6-miesięczny, i miesięczny plan stopniowo mniejszych celów, które powinieneś osiągnąć aby osiągnąć Twój życiowy cel. Każdy z nich powinien bazować na poprzednim planie. W końcu przygotuj dzienną listę rzeczy do zrobienia, które powinieneś zrobić dzisiaj aby postępować w kierunku Twoich życiowych celów. Wreszcie przeglądnij swoje plany i upewnij się, że pasują do stylu życia, który chcesz prowadzić. Utrzymuj proces przeglądania i weryfikowania listy do zrobienia codziennie. Okresowo przeglądaj długoterminowe plany i modyfikuj je aby odzwierciedlały Twoje zmieniające się priorytety i doświadczenie.

Wskazówki do efektywnego wyznaczania celów:

• Ustal każdy cel jako pozytywne zadanie: „Wykonaj tę technikę dobrze” jest dużo lepszym celem niż  „nie rób tego głupiego błędu”.

• Wyznacz precyzyjny konkretny cel, ustal daty, czas i kwotę, abyś mógł mierzyć stopień osiągnięcia..

• Zapisz cele: to je skrystalizuje i da im większą "siłę".

• Staraj się mieć cele niskiego-poziomu, które są małe i osiągalne. Jeśli cel jest zbyt duży, może się wydawać, że nie robisz żadnego postępu w jego kierunku.

• Wyznaczaj cele których wykonanie zależy głownie od Ciebie: dbaj, aby wyznaczać takie cele, nad którymi masz jak największą kontrolę. Nie ma nic bardziej zniechęcającego niż nie osiągnąć swojego celu z powodów, które są poza Twoją kontrolą.

• Wyznaczaj realistyczne cele: ważne jest abyś mógł je osiągnąć. Ludzie (rodzice, media, społeczeństwo) mogą wyznaczyć Ci nierealistyczne cele. Robią to często ignorując Twoje własne pragnienia i ambicje.

• Nie wyznaczaj zbyt łatwych celów. Niektórzy mają tendencje do wyznaczania zbyt łatwych celów gdy boją się porażki lub są zbyt leniwi! Powinieneś wyznaczyć cele tak, aby były trochę powyżej tego co możesz teraz osiągnąć, ale nie tak daleko, żeby nie było nadziei, że je osiągniesz.

Twoje cele będą się zmieniały wraz z tym jak dojrzewasz – wyznaczaj je regularnie aby odzwierciedlić wzrost Twojej osobowości. Jeśli jakieś cele nie przyciągają Cię już ani trochę, zapomnij o nich. "Wyznaczanie celu" jest dla Ciebie, a nie odwrotnie – powinno Ci dawać przyjemność, satysfakcję i uczucie dokonania. Powinieneś nagradzać się odpowiednio po osiągnięciu każdego celu. Wyciągać, kiedy można, odpowiednie lekcje na przyszłość i stosować tę wiedze w przyszłości.

•       Zasady i reguły planowania czasu

Reguła  60/40
Należy zaplanować tylko określoną część czasu pracy, według doświadczenia tylko 60%. Nieprzewidziane wydarzenia , zakłócenia, osobiste zainteresowania i potrzeby wymagają pozostawienia niewypełnionego , wolnego czasu. Rozkład czasu powinien składać się z trzech bloków: ok. 60% czynności zaplanowane, ok. 20% czynności nieoczekiwane (rezerwa czasu i czynności, których nie sposób zaplanować) ok. 20% na czynności spontaniczne (zadania kierownicze, czas aktywności twórczej)

Metoda ALPEN
Zastosowanie metody ALPEN przy planowaniu przynosi przy niewielkim nakładzie czasu (10 - 20 minut dziennie) zwielokrotniony zysk.
Wyróżnia się pięć etapów metody ALPEN:

1.      Zestawienie zadań

2.      Ocena czasu trwania czynności

3.      Rezerwacja czasu na czynności nieprzewidziane

4.      Ustalanie priorytetów, skracanie i delegowanie czynności

5.      Kontrola realizacji zadań - przeniesienie spraw nie załatwionych

 

Zasada Pareto

Według tej zasady bardzo niewielka ilość czegoś, na przykład czasu czy pieniędzy, decyduje o 80% efektów. Zasada 80:20 jest przydatna w tworzeniu listy zadań do wykonania oraz w określaniu celów, ponieważ pomaga zidentyfikować najważniejsze zadania i przypomina o znaczeniu wcześniejszego przygotowania. Można na przykład powiedzieć, że 80% naszej produktywności i osiągnięć jest wynikiem 20% dnia pracy. Lecz w praktyce stosunek rzeczywistej produktywności do czynności, które jedynie uważamy za pracę, jest zaskakujący. Zaplanuj jedynie 80% swojego czasu. Jeśli będziemy starać się uzyskać 100-procentową kontrolę nad naszym dniem, prawdopodobnie doznamy rozczarowania. Zamiast za wszelką cenę dążyć do doskonałości, powinniśmy skupić się raczej na osiąganiu

jak najlepszych wyników.