Akty prawne, na podstawie których hotel prowadzi swoją działalność:
Kodeks cywilny – księga trzecia. Zobowiązania
Ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej z późniejszymi zmianami
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, a także regulacje prawne dotyczące zatrudniania pracowników na podstawie umów cywilnych
Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych z późniejszymi zmianami
- ustala, w jakich obiektach mogą być świadczone usługi hotelarskie
- ustala i definiuje rodzaje obiektów hotelarskich
- ustala ilość kategorii dla poszczególnych rodzajów obiektów hotelarskich i proces kategoryzacji
- upoważnia przedsiębiorców świadczących usługi hotelarskie w obiektach hotelarskich do wydawania regulaminów porządkowych wiążących wszystkie osoby przebywające na terenie obiektu
- daje delegację ministrowi właściwemu ds. turystyki do określania w drodze rozporządzenia:
a) wymagań dla poszczególnych rodzajów i kategorii obiektów co do wyposażenia, kwalifikacji personelu, zakresu świadczonych usług oraz odstępstw od tych wymagań,
b) szczegółowych zasad i trybu zaliczania obiektów hotelarskich do poszczególnych rodzajów i kategorii,
c) sposobu dokumentowania wymagań kategoryzacyjnych
d) trybu prowadzenia kontroli nad przestrzeganiem w poszczególnych obiektach wymagań co do wyposażenia i świadczonych usług
Akt wykonawczy do w/w ustawy: Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie z załącznikami
- zawiera zestawienie wymagań, warunków, sposobów, zasad i trybów dokumentowania, sprawowania kontroli i prowadzenia ewidencji,
- określa wymagania co do kwalifikacji personelu i świadczonych usług,
- sposób dokumentowania spełnienia przez obiekty hotelarskie wymagań budowlanych, przeciwpożarowych i sanitarnych
Konwencja Europejska z dnia 17 grudnia 1962 r. o odpowiedzialności utrzymujących hotele za rzeczy wniesione przez podróżnych
Rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 28 czerwca 2001 r. w sprawie opłat związanych z zaszeregowaniem obiektu hotelarskiego
Ustawa z dnia 10 kwietnia 1974 r. z późniejszymi zmianami o ewidencji ludności i dowodach osobistych
Ustawa z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia z późniejszymi zmianami
Rozporządzenie (WE) nr 108/2002
Rozporządzenie (WE) nr 852/2004
Zasady Analizy Zagrożeń i Krytycznych Punktów Kontroli (HACCP)
Zasady Dobrej Praktyki Produkcyjnej GMP i Dobrej Praktyki Higienicznej GHP
Norma ISO 2009:2008 Systemy zarządzania jakością
Tabela frankfurcka
Ustawa z dnia 24 sierpnia 1991 r. o Państwowej Straży Pożarnej z późniejszymi zmianami
Ustawa z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej z późniejszymi zmianami
Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane – wraz z poniższymi rozporządzeniami określa wymagania dla obiektów w zakresie bezpieczeństwa budowlanego, przeciwpożarowego i sanitarnego
Rozporządzenie Ministra SWiA z 16.06. 2003 r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów
Rozporządzenie Ministra SWiA z 16.06. 2003 r. w sprawie przeciwpożarowego zaopatrzenia w wodę oraz dróg pożarowych
Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 12.04.2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie
Rozporządzenie Ministra SWiA z 19.01.1998 r. w sprawie czynności kontrolno-rozpoznawczych z zakresu ochrony przeciwpożarowej oraz osób uprawnionych do ich przeprowadzania
Rozporządzenie Ministra SWiA z 6.05.1998 r. w sprawie wyrobów służących do ochrony przeciwpożarowej, które mogą być wprowadzane do obrotu i stosowane wyłącznie na podstawie certyfikatu zgodności
Prawo dewizowe, podatkowe
Koncesja na sprzedaż alkoholu
Ustawa z dnia 15 grudnia 2000 r. o ochronie konkurencji i konsumentów
Ustawa z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji
System Oprogramowania Hotelowego CHART przeznaczony jest od wspomagania pracy personelu recepcyjnego oraz kadry zarządzającej hotelu. Umożliwia realizację czynności recepcyjnych w szybki i niezawodny sposób.
CHART ogranicza do minimum możliwość dokonania pomyłek - jest wyposażony w narzędzia alarmujące o nieprawidłowościach oraz w funkcje typu „anuluj” i „popraw”. Współpraca pomiędzy użytkownikiem i systemem realizowana jest za pośrednictwem kolorowych ikon, czytelnych przycisków i logicznie powiązanych „okienek” oraz graficznych diagramów.
Podstawowe czynności recepcyjne realizowane są za pośrednictwem ksiąg, których nazewnictwo jednoznacznie skojarzone jest z zakresem oferowanych funkcji. Funkcje dotyczące procesu rezerwacji gromadzone są w książce rezerwacji, meldowanie i wymeldowanie odbywa się w księdze meldunkowej itp.
Program rezerwacyjny oferuje pakiet funkcji obejmujący obsługę procesu rezerwacji i meldowania - pokazując w czytelny sposób, w formie kolorowych pasków na diagramie obłożenie i dostępne pokoje w dowolnym okresie. Wygląd diagramu może się zmieniać w zależności od informacji, które potrzebujemy w danej chwili. Standardowo paski rezerwacji i meldunków rozróżniane są symbolicznie i kolorystycznie w zależności od stopnia potwierdzenia rezerwacji, rozróżnienia na indywidualne i grupowe, a w przypadku meldunków stanu rozliczenia gościa.
Po przyciśnięciu odpowiedniego przycisku, na paskach widoczne są nazwiska gości oraz nazwy firm. Istnieje możliwość przydziału indywidualnego koloru dla rezerwacji lub meldunku z wybranej firmy.
Program oferuje pewną dowolność. Kolorystyka i nazewnictwo pokoi jest dowolna. Odmiennym alarmowym kolorem zaznaczone są te pokoje, z których w dzisiejszym dniu wyjeżdżają goście. Dla lubiących posługiwać się myszką komputerową, przewidziano możliwość wykonywania operacji rezerwacji i meldowania bezpośrednio na diagramie.
W wykazie wolnych pokoi do rezerwacji program rezerwacyjny pomija pomieszczenia już zajęte, zarezerwowane lub remontowane. Umożliwia rezerwację grupową uwzględniając zadane przez recepcjonistę parametry: ilość łóżek, pokoi, standard, rozmieszczenie na piętrach. Poprzez czytelny graficzny diagram można w łatwy sposób dokonać zmian w rezerwacjach dotyczących terminu, miejsca itp. Program umożliwia rozróżnienie rezerwacji według kryterium potwierdzenia, które można dokonać poprzez fax. list, telefonicznie itp. oraz poprzez przedpłatę – której kwota jest następnie przy rozliczaniu gościa za pobyt odejmowana od wartości faktury.
Oprogramowanie recepcyjne zapewnia zameldowanie w sposób szybki i bezproblemowy, szczególnie gdy następuje na podstawie uprzedniej rezerwacji. Wszelkie wprowadzone wówczas dane są automatycznie przenoszone do księgi meldunkowej. Oprogramowanie hotelowe nadaje każdemu z gości indywidualne konto, na które podczas pobytu będą spływały jego obciążenia tzn. oprócz należności za pobyt, mogą się tam znaleźć usługi gastronomiczne, opłaty za korzystanie z telefonu itp. Gość w każdym momencie może otrzymać wydruk listy należności, a także zapłacić za wszystkie lub wybrane obciążenia.
W przypadku, gdy klient nie płaci osobiście za swój pobyt oraz dodatkowe usługi, program hotelowy umożliwia stworzenie dowolnego konta np. firmy lub grupy, na które można przenosić wybrane należności. Dodatkową opcją użyteczną przy obsłudze grup jest umożliwienie automatycznego obciążania konta firmowego należnością za pobyt lub konsumpcję. Podczas wymeldowania sprawdzane jest automatycznie konto gościa, aby nie dopuścić do wyjazdu bez uregulowania wszystkich obciążeń. W przypadku konieczności odroczenia płatności – pozwolenia na wyjazd bez wystawienia rachunku – możliwe jest oznaczenie na diagramie, że dany klient zapłaci w późniejszym terminie np. w przypadku, gdy rozliczamy go jednym dokumentem za parę pobytów w określonym czasie.
CHART oferuje również diagram aktualnego stanu obiektu, umożliwiający czytelny pogląd na stan pokoi oraz wydruk raportu dla pokojowych obejmującego zestawienie pokoi brudnych, do odświeżenia, planowanych wyjazdów oraz przyjazdów.
Oprogramowanie hotelowe zapewnia zarówno dla rezerwacji, jak i meldunków dostępną funkcję planowania żywienia tzn. możliwość uwzględnienia deklaracji dotyczącej ilości i rodzaju spożywanych posiłków (szczególnie wykorzystywana w przypadku obsługi turnusów). Raport zbiorczy dotyczący zapotrzebowania na śniadania, obiady itp. można następnie wydrukować poprzez książkę żywienia. Z książki meldunkowej dostępna jest opcja wydruku „listy posiłkowej” np. dla służb kelnerskich, które w ten sposób uzyskują informację o ilości posiłków przypadających dla danego gościa.