Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest samodzielnym podmiotem posiadającym osobowość prawną. Jest to najczęściej występująca forma spółki kapitałowej. Dla przedsiębiorców planujących przedsięwzięcia gospodarcze w większym rozmiarze lub wiążące się z wysokim ryzykiem, wybór spółki kapitałowej jaką jest spółka z o.o. zazwyczaj jest dużo bardziej korzystny od spółki osobowej
Zasady funkcjonowania sp. z o.o. są uregulowane w Kodeksie spółek handlowych. Dzięki konstrukcji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, prowadząc firmę, można nie mieć większych obaw, że odpowie się za długi firmy osobistym majątkiem. (Są jednak pewne wyjątki, kiedy Zarząd spółki odpowiada za jej zobowiązania.)
Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością musi być zawarta w formie aktu notarialnego. Wspólnicy (wspólnik) muszą wnieść wkłady na pokrycie całego kapitału zakładowego przed rejestracją spółki (minimum 5 000 złotych) – w pieniądzu lub w naturze (aport) – a jeżeli udział ma być obejmowany po cenie wyższej od wartości nominalnej, nadwyżka ta także powinna zostać wniesiona. W spółce powinien zostać ustanowiony Zarząd, który może się składać z jednej lub większej ilości członków – osób fizycznych, które mogą zarówno być obywatelami polskimi, jak i cudzoziemcami.
Nazwa spółki może być obrana dowolnie; powinna jednak zawierać dodatkowe oznaczenie „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”. Dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu „spółka z o.o.” lub „sp. z o.o.”.
Spółkę z o.o. reprezentuje oraz prowadzi jej sprawy Zarząd. Zarząd składa się z jednego lub większej liczby członków. Do Zarządu mogą być powołane osoby spośród wspólników lub spoza ich grona. Członek Zarządu jest powoływany i odwoływany uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością posiada osobowość prawną. Jest więc podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych. Podatnikiem jest także sp. z o.o. w organizacji. W konsekwencji mamy do czynienia z podwójnym opodatkowaniem dochodów osiąganych przez wspólników. Po pierwsze, podatek płacony jest przez samą sp. z o.o. od osiągniętych przez nią w danym roku podatkowym dochodów. Po drugie, wspólnicy spółki płacą podatek od wypłacanych im dywidend i innych dochodów z udziału w zyskach osób prawnych (np. dochód z umorzenia udziałów). Zarówno podatek płacony przez spółkę, jak i podatek płacony przez wspólników wynosi 19%. Oznacza to wyższe opodatkowanie osiąganych przez wspólników dochodów niż w przypadku, gdyby zdecydowali się oni na prowadzenie działalności w ramach spółki osobowej (w takim przypadku podatek płacony jest tylko przez wspólników). Jest to istotna wada prowadzenia działalności w formie spółki kapitałowej.
Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, bez względu na wysokość osiąganych obrotów, zobowiązane są do prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Wniosek o rejestrację spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez sąd rejestrowy należy złożyć w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). W tym wniosku powinno się zawrzeć następujące informacje:
nazwę sp. z o.o., jej siedzibę i adres
przedmiot działalności spółki
wysokość kapitału zakładowego
określenie, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział
nazwiska, imiona i adresy członków Zarządu oraz sposób reprezentowania spółki
nazwiska i imiona członków rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli ustawa lub umowa spółki wymaga ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej; jeżeli wspólnicy wnoszą do spółki wkłady niepieniężne – zaznaczenie tej okoliczności
czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony
jeżeli umowa wskazuje pismo przeznaczone do ogłoszeń spółki – oznaczenie tego pisma
jeśli będzie to spółka jednoosobowa, to zgłoszenie do sądu rejestrowego powinno zawierać także nazwisko i imię albo firmę (nazwę) i siedzibę oraz adres jedynego wspólnika, a także wzmiankę, że jest on jedynym wspólnikiem spółki.
Wymagane formularze:
KRS-W3 – Wniosek o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców – spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
KRS-WE – Załącznik do wniosku o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców – wspólnicy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością podlegający wpisowi do rejestru
KRS-WK – Załącznik do wniosku o rejestrację lub zmianę danych – organy podmiotu lub wspólnicy uprawnieni do reprezentowania spółki
KRS-WL – Załącznik do wniosku o rejestrację podmiotu – prokurenci (o ile są powoływani)
KRS-WM – Załącznik do wniosku o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców – przedmiot działalności.
Dokumenty składane w formie załączników do wniosku o rejestrację sp. z o.o.:
umowa sp. z o.o. – umowa spółki jest podstawowym dokumentem prawnym sp. z o.o. Musi być ona sporządzona w formie aktu notarialnego, a więc przed notariuszem w Polsce
oświadczenie wszystkich członków Zarządu, że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione
jeżeli o powołaniu członków organów spółki nie stanowi akt notarialny zawierający umowę spółki, należy przedstawić dowód ustanowienia tych organów, z wyszczególnieniem składu osobowego
lista wspólników podpisana przez wszystkich członków Zarządu
złożone wobec sądu albo poświadczone notarialnie wzory podpisów członków Zarządu
dowód uiszczenia opłaty sądowej oraz opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (wniosek MSiG-M1).
Zgodnie z art. 19b ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wraz z wnioskiem o wpis lub zmianę wpisu w rejestrze przedsiębiorców, wnioskodawca składa również:
wniosek o wpis lub zmianę wpisu do REGONu – druk RG-1
zgłoszenie płatnika składek – druk ZUS-ZPA lub jego zmiany w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych
zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizacyjne, wraz ze wskazaniem właściwego naczelnika urzędu skarbowego pod rygorem zwrotu wniosku – druk NIP-2.
W przypadku pierwszej rejestracji spółki w KRS, pod rygorem zwrotu wniosku, należy dołączyć drugi egzemplarz umowy spółki oraz oryginał dokumentu potwierdzającego prawo do lokalu lub nieruchomości, gdzie znajduje się siedziba sp. z o.o.
Zarząd sp. z o.o. może udzielić pełnomocnictwa osobie, która będzie reprezentować spółkę w trakcie procedury rejestracyjnej. Jednakże niektóre dokumenty mogą zostać sporządzone wyłącznie przez członków Zarządu. Są to wszystkie oświadczenia wiedzy (np. lista wspólników).
Uwaga! Wszystkie dokumenty składane w KRS muszą być w oryginałach lub kopiach poświadczonych za zgodność z oryginałem notarialnie.
Nowo zarejestrowana sp. z o.o. powinna podjąć następujące działania w celu uzyskania pełnej zdolności do prowadzenia działalności gospodarczej:
otwarcie rachunku bankowego – po otrzymaniu zaświadczenia o numerze REGON, można założyć konto bankowe. Do banku należy także przynieść akt zawiązania spółki oraz aktualny odpis KRS. Numer rachunku musi zostać zaktualizowany w Urzędzie Skarbowym na druku NIP-2.
podatnicy VAT powinni złożyć wniosek o rejestrację jako podatnika VAT zanim zaczną dostarczać towary lub świadczyć usługi – na co najmniej 7 dni przed pierwszą transakcją VAT
należy także uzupełnić informacje w Urzędzie Skarbowym dotyczące wyboru formy opodatkowania, wyboru biura rachunkowego lub rezygnacji ze zwolnienia w płaceniu podatku VAT na druku VAT-R.
Podejmowanie działalności gospodarczej w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością niestety w dalszym ciągu jest czasochłonne i składa się z kilku etapów, tj.:
pisemnego zawarcia umowy spółki z o.o., koniecznie w formie aktu notarialnego
wniesienia przez wspólników wymaganych wkładów
ustanowienia organów sp. z o.o.
rejestracji sp. z o.o. w rejestrze przedsiębiorców (KRS)
otwarcia rachunku bankowego.
Pierwszym etapem w zakładaniu sp. z o.o. jest zawarcie umowy spółki. Zgodnie z art. 157 § 2 k.s.h. umowa spółki musi być zawarta w formie aktu notarialnego. W art. 157 § 1 wskazane zostały elementy konieczne, jakie powinny się znaleźć w umowie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Brak któregokolwiek (z wyjątkiem określonego w pkt 6) lub jego sprzeczność z prawem powodują nieważność zawiązania spółki, a zatem nie powstaje wówczas sp. z o.o. w organizacji. Dlatego też należy pamiętać, że umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinna określać:
firmę (czyli potocznie – nazwę) i siedzibę spółki z o.o.
przedmiot działalności spółki
wysokość kapitału zakładowego
czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział
liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników
czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.
Koszty związane z podpisaniem umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i rejestracją spółki w KRS
Taksa notarialna za sporządzenie umowy spółki w formie aktu notarialnego zależy od wysokości kapitału zakładowego, a stawki maksymalne są ustalane w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości.
Obecnie, dla spółki z kapitałem 5 tys. złotych wyniesie to 160 zł + VAT, czyli 195,2 zł (a jeśli kapitał zakładowy ma wynieść 50 tys. zł, to odpowiednio 910 zł + VAT, czyli 1110,20 zł
Odpis umowy – 6 zł za każdą rozpoczętą stronę tekstu
Podatek od czynności cywilnoprawnych wynosi 0,5% kapitału zakładowego pomniejszonego o koszt umowy w formie aktu notarialnego, wpis do KRS i ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym – wynik w zaokrągleniu do pełnej złotówki. Dla kapitału 5 tys. zł – 0,5% * ( 5.000 – 195,20-1000-500), a więc po zaokrągleniu 17 zł
Notarialne uwierzytelnienie podpisów członków zarządu – 20 zł od podpisu
Wydatki związane z wpisem do KRS – opłata od wniosku o wpis 1000 zł; ogłoszenie w MSiG – 500 zł.
Powyższe koszty nie uwzględniają oczywiście kosztów obsługi prawnej, które mogą się wahać.
Następnie – nie później niż w terminie sześciu miesięcy od dnia zawarcia umowy – Zarząd, jedyny uprawniony do tego podmiot, rejestruje spółkę z o.o. w KRS. Zarząd zgłasza zawiązanie spółki z o.o. do sądu rejestrowego właściwego ze względu na siedzibę spółki. Wniosek rejestrowy składa się na urzędowym formularzu KRS-W3, a wraz z nim formularze załączników: KRS-WE – dotyczący wspólników spółki, KRS-WM – z danymi o przedmiocie działalności spółki oraz KRS-WK – o osobach uprawnionych do reprezentowania podmiotu. Ponadto może zajść potrzeba złożenia także innych formularzy, na przykład przy utworzeniu oddziałów spółki (KRS-WA) czy powołaniu prokurentów (KRS-WL). Formularze podpisują wszyscy członkowie Zarządu.
Należy pamiętać także o tym, iż jeżeli zawiązanie spółki z o.o. nie zostało zgłoszone do sądu rejestrowego w terminie sześciu miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki albo, jeżeli postanowienie sądu odmawiające zarejestrowania stało się prawomocne, umowa spółki ulega rozwiązaniu.