Obsługa imprez autokarowych

Zbiórka

Pilot powinien się znaleźć na miejscu zbiórki z około 30-minutowym wyprzedzeniem.

Pilot powinien być rozpoznawalny.

Służy temu identyfikator z nazwą biura, imieniem i nazwiskiem i najlepiej zdjęciem.

Pilot powinien stanąć na miejscu dobrze widocznym ze wszystkich stron,

Po przyjeździe autokaru najlepiej stanąć w pobliżu wejścia,

Pilot wchodzi do autokaru i wita się z kierowcami, wymienia uwagi o znajomości trasy czy hoteli.

Wywiesza szyld organizatora wycieczki na przedniej szybie autokaru.

Pilot umieszcza swój bagaż podręczny na przednim siedzeniu z prawej strony autokaru,

Prosi kierowców o otworzenie luków bagażowych z prawej strony autokaru.

Prosimy też kierowców o zamknięcie drzwi autokaru, chodzi o to, aby nikt nie znalazł się w nim przed rozpoczęciem przez pilota odnotowywania osób na liście uczestników.

Sprawdza stan licznika.

W miarę przybywania uczestników na miejsce zbiórki pilot prosi ich o umieszczenie bagażu głównego w lukach.

Warto tu od razu przypomnieć o sprawdzeniu, czy wszystkie potrzebne dokumenty są w bagażu podręcznym, który z kolei nie powinien być zbyt duży, aby mógł się zmieścić na górnej półce, w zamykanym luku bądź pod siedzeniem w autokarze.

Po umieszczeniu bagażu głównego w lukach uczestnicy imprezy podchodzą kolejno do pilota stojącego przy stopniach wejściowych przednich drzwi autokaru (tylne są zamknięte), podając swoje imiona i nazwiska.

Pilot zaznacza wchodzące osoby na liście, jednocześnie uzupełniając ewentualne brakujące dane.

Lista uczestników najczęściej zawiera następujące dane osobowe: imię i nazwisko, data urodzenia, miejsce zamieszkania, seria i numer paszportu. Właśnie w tej ostatniej rubryce pilot może nie znaleźć wszystkich numerów paszportów, jest to więc dobry moment, aby je uzupełnić.

Bywa, że turyści otrzymują w biurze podróży wcześniejszą informację o numerach miejsc, które będą zajmowali w autokarze. Takie rozwiązanie jest rzecz jasna najkorzystniejsze dla pilota, gdyż pozwala uniknąć ewentualnych konfliktów.

Często pilot dostaje listę uczestników przygotowaną w porządku alfabetycznym, albo też jest ona sporządzana według kolejności zgłoszeń. W obu sytuacjach najlepiej przyjąć zasadę, że turyści wchodzą do autokaru w kolejności zgłaszania się na miejscu zbiórki, krótko mówiąc – kto pierwszy, ten lepszy.

Dobrze jest też poprosić osoby siedzące już w autokarze, aby zwróciły uwagę na otwarte luki bagażowe, dotyczy to szczególnie luków z lewej strony autokaru, gdzie możliwości kradzieży są zdecydowanie większe, zwłaszcza jeśli parkujemy w ruchliwym miejscu. Z chwilą kiedy stwierdzimy zgodność liczby uczestników imprezy z listą, możemy myśleć o rozpoczęciu podróży.

WAŻNE!

W przypadku braku kogoś z uczestników pilot powinien podjąć wszelkie czynności mające na celu wyjaśnienie nieobecności - próbować zadzwonić do niego w celu poznania przyczyny spóźnienia, wykonać telefon do biura podróży i poczekać na brakującą osobę zgodnie z przyjętym czasem oczekiwania (od 15 do 30 minut). Gdy jest taka możliwość, pozostawiamy wiadomość o trasie i przejściu granicznym, na które się udajemy. Jeżeli osoba ta nie dotrze do grupy, należy pamiętać o anulowaniu świadczeń i odpowiednim wypełnieniu dokumentów jazdy.

Przed wyruszeniem w drogę warto jeszcze raz przeliczyć wszystkich uczestników,

Kierowca zamyka luki bagażowe i drzwi,

Pilot, stojąc twarzą do grupy, z pomocą mikrofonu, przy wyłączonym silniku, wita wszystkich turystów.

Wcześniej należy się upewnić, że mikrofon działa prawidłowo i że jest się słyszalnym również w tylnej części autokaru.

Takie działanie świadczy o profesjonalizmie pilota i niewątpliwie wzbudzi większe zaufanie do niego.

Powitanie i prezentacja kierowców na postoju przed włączeniem silnika

Witamy turystów zawsze najpierw w imieniu biura podróży, a dopiero potem w swoim własnym.

Pilot podaje wyraźnie i dobitnie swoje imię i nazwisko, zapewniając jednocześnie, że zrobi wszystko aby wyjazd był udany i dostarczył wielu pięknych i niezapomnianych wrażeń.

Dalej następuje przedstawienie kierowców autokaru z imienia i nazwiska.

Można podać tylko imiona kierowców i ewentualnie powiedzieć o nich kilka ciepłych słów, podkreślając np. profesjonalizm i doświadczenie. Dodać, że zrobią oni wszystko, aby bezpiecznie i na czas dowieźć grupę do celu podróży.

Wyjazd

Pilot daje znak kierowcy, aby uruchomił silnik i grupa rusza w trasę.

Przedstawienie informacji dotyczących samej podróży (na siedząco):

- przez jakie polskie przejście graniczne udają się do kraju docelowego,

- w jakiej odległości się ono znajduje,

- ile czasu zajmie przejechanie tego odcinka,

- kiedy jest planowany postój.

Przekazana w taki sposób i w tej kolejności informacja powinna w pełni usatysfakcjonować grupę i nie będzie powodować dodatkowych pytań. Jednocześnie stworzy ona przekonanie, że pilot jest osobą dobrze zorganizowaną, przygotowaną i doświadczoną.

Następnie podać informacje o samym autokarze:

o zasadach korzystania z toalety,

o ciepłych i zimnych napojach serwowanych przez kierowców.

Zachęcać do korzystania z oferty takiego zakupu podczas postoju bowiem poruszanie się w przejściu autokaru z gorącym kubkiem kawy czy herbaty stwarza zagrożenie.

o filmach wideo, którymi dysponujemy.

Pokazujemy też, jak odchylać fotele.

Prosimy, aby nie palić w autokarze.

Warto wspomnieć o możliwościach wyrzucania śmieci.

Na ogół jest to kosz w pobliżu siedzenia kierowcy i torebki foliowe zawieszane przy siedzeniach pasażerów. Zwykle zajmują się tym kierowcy, ale można poprosić uczestników, aby sami wyrzucali pełne torebki podczas postojów

Pilot powinien też zwrócić uwagę, żeby nie stawiano bagaży podręcznych w przejściu autokaru.

Korzystanie z toalety,

Dobrze jest uświadomić grupie, że w przypadku częstego jej używania osoby siedzące w pobliżu są niestety narażone na przykre zapachy. Można też dodać, że komfort sanitarny stacji benzynowych i zajazdów jest dużo wyższy od tego, który oferuje toaleta w autokarze .,

Kwestia postojów.

Postoje należy zaplanować w odstępach 2,5-3- godzinnych

Poinformować o klimatyzacji, która okazać się może zwykłym nawiewem.

Przerwa w podróży

Informujemy o długości postoju.

Taki postój fizjologiczny w przypadku grupy autokarowej nie może trwać zbyt krótko. Realne minimum to 20 minut, oczywiście pod warunkiem, że grupa jest zdyscyplinowana.

Przed wyjściem uczestników z autokaru należy sprawdzić czas,

Podajemy dokładną godzinę, którą mamy na swoim zegarku.

Precyzyjnie określamy miejsce oczekiwania autokaru.

Dobrze jest tę informację powtórzyć.

Prosimy oczywiście o punktualność,

Wskazujemy toalety

Podajemy opłaty związane z korzystaniem z nich.

Przerwa w podróży jest zwykle porą serwowania gorących napojów, o czym także należy przypomnieć przed postojem.

Podczas przerwy w podróży pilot przeprowadza zwykle krótkie rozmowy (o samopoczuciu i ewentualnych życzeniach)

Po każdym postoju przed wyruszeniem w dalszą drogę pilot powinien sprawdzić stan liczbowy uczestników, przeliczając ich osobiście.

W stosunku do osób spóźniających się pilot taktownie, ale i stanowczo odwołuje się do dobra całej grupy.

Dajemy kierowcy znak do odjazdu.