Wstęp do rachunkowości

Każda jednostka gospodarcza, by móc zaistnieć na rynku i prowadzić działalność, musi posiadać majątek. Pojęcie majątku jest bardzo szerokie, obejmuje ono bowiem różnorodne składniki. Przykładowo wymienić można: grunty, budynki, samochody, maszyny i urządzenia, papiery wartościowe, patenty, licencje, środki pieniężne i tym podobne środki gospodarcze.

 Środki gospodarcze stanowią więc majątek firmy w ujęciu rzeczowym inaczej zwany aktywami. Próbując uściślić pojęcie środków gospodarczych, można powiedzieć, że są to składniki majątkowe, którymi przedsiębiorstwo dysponuje i zarządza. W celu uporządkowania środków gospodarczych, w wielu krajach, w tym także w Polsce, przyjęto ich podział wg kryterium płynności. Aktywa, w ujęciu rzeczowym, według tego kryterium, można podzielić na aktywa trwałe i aktywa obrotowe.

AKTYWA
AKTYWA TRWAŁE
AKTYWA OBROTOWE

Wartości niematerialne i prawne (WNiP)– przewidywany okres ich ekonomicznej użyteczności wynosi więcej niż jeden rok. Należą do nich: prawa autorskie, koncesje licencje, prawa do projektów, wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów zdobniczych, know-how, wartość firmy, koszty zakończonych prac rozwojowych (koszty te są poniesione jeszcze przed rozpoczęciem produkcji lub wdrożeniem technologii).

Wartość firmy – pojawia się gdy nabywca przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części skłonny jest zapłacić za nie więcej niż wynosi suma wartości rynkowych przejmowanych składników majątkowych. W zamian otrzymuje abstrakcyjną wartość zwaną renoma firmy (pozycja na rynku, dobra lokalizacja, marka, wyspecjalizowana kadra, stałe rynki zbytu).

Goodwill – dodatnia wartość firmy – stanowi różnica między ceną nabycia przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części a niższą od niej wartością rynkową składników przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanych części.

Przeciwieństwem dodatniej wartości firmy jest jej wartość ujemna czyli badwill.

Środki trwałe – składniki majątkowe o przewidywanym okresie użyteczności dłuższym niż jeden rok. Należą do nich:

• Nieruchomości – grunty, prawo wieczystego użytkowania gruntu, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego, budynki, budowle, lokale w budynkach,

• Maszyny i urządzenia

• Środki transportu

• Inwentarz żywy

• Inne przedmioty trwałego użytku

Środki trwałe w budowie – są to koszty poniesione w związku z nie zakończoną budową, montażem lub przekazaniem do używania nowego środka trwałego. Do środków trwałych w budowie są również zaliczane koszty poniesione w celu ulepszenia lub modernizacji istniejącego już środka trwałego.

Inwestycje długoterminowe – są to składniki nabyte w celu uzyskania korzyści ekonomicznych: Należą do nich udziały, akcje, długoterminowe papiery wartościowe, długoterminowe pożyczki udzielone (lokaty). Korzyści z nich płynące mają postać przychodów w formie odsetek lub dywidend. Do inwestycji długoterminowych należą również nieruchomości oraz WNiP nabyte w celu osiągnięcia korzyści.

NALEŻNOŚCI- sumy należne wierzycielowi od innych dłużników głównie; za sprzedaż produktów, robót i towarów.

Należności długoterminowe - należności, których zapłata nastąpi najwcześniej po upływie roku od dnia bilansowego.

Materiały są to składniki niezbędne przy prowadzeniu działalności, które są nabywane przez jednostkę lub wytwarzane we własnym zakresie. Do materiałów zaliczymy zarówno surowce wchodzące w skład produkowanych wyrobów gotowych lub świadczonych usług, ale także wszelkiego rodzaju paliwa, opakowania, materiały biurowe, itp. Charakterystyczną cechą materiałów jest fakt, że zazwyczaj zużywają się one w ciągu jednego cyklu produkcyjnego, przenosząc całą swoją wartość na wytworzone produkty.

 Półprodukty i produkty w toku różnią się od siebie stopniem zaawansowania w produkcji. Do półproduktów zazwyczaj zaliczamy nie zakończone jeszcze wyroby, które przeszły jednak pewien zamknięty etap cyklu technologicznego. W związku z tym nadają się do magazynowania, a nawet mogą być sprzedawane innym jednostkom. W przypadku prowadzenia działalności usługowej do produktów w toku będziemy także zaliczać nie wykonane jeszcze w pełni usługi.

 Wyroby gotowe to efekt końcowy prowadzonej działalności wytwórczej. Produkty te przeszły już kontrolę techniczną i są przeznaczone do sprzedaży.

 Towary są to składniki nabyte przez jednostkę w celu dalszej odsprzedaży.

 Czasami sprawia trudność klasyfikacja danego składnika do materiałów bądź towarów. Warto pamiętać, że towary w przedsiębiorstwie nie podlegają żadnym procesom, w wyniku których by zmieniały swoje właściwości fizyczne. Mogą być natomiast konfekcjonowane na zasadzie łączenia lub dzielenia.

Należności krótkoterminowe – kwoty pieniężne należne jednostce gospodarczej z tytułu wyświadczonych usług lub dostaw od innych podmiotów, których okres zapłaty nie przekracza 12 miesięcy.

Środki pieniężne – gotówka w kasie lub na rachunkach bankowych, czeki i weksle obce płatne w ciągu trzech miesięcy od daty wystawienia.

Krótkoterminowe papiery wartościowe – są nabyte w celu dalszej odsprzedaży, nie mają one charakteru lokaty tylko są przeznaczone do obrotu (udziały, akcje, obligacje).

Zatem,

AKTYWA = AKTYWA TRWAŁE + AKTYWA OBROTOWE

PASYWA - to inaczej źródła finansowania lub majątek finansowy, który może mieć charakter majątku własnego lub obcego.

Charakteryzując środki gospodarcze sklasyfikowano majątek firmy pod kątem jego składników, czyli w ujęciu rzeczowym. Należy zwrócić uwagę, że każdy składnik środków gospodarczych musi posiadać źródło finansowania. Źródła finansowania środków gospodarczych, nazywane inaczej kapitałami, można podzielić na źródła własne i obce.

Finansowa struktura majątku czyli źródła jego pochodzenia (finansowania) odpowiada na pytanie, kto przyczynił się do stworzenia aktywów rzeczowych i jakie z tego tytułu przysługują mu prawa.

KAPITAŁ WŁASNY	I. Kapitał podstawowy
	II. Kapitał zapasowy
	III. Kapitał rezerwowy
	IV. Wynik finansowy nie podzielony z lat ubiegłych
	V. Wynik finansowy roku obrotowego
	VI. Odpisy z zysku netto w ciągu roku obrotowego (wielkość ujemna)
ZOBOWIĄZANIA	I. Rezerwy na zobowiązania	Rezerwy z tytułu odroczonego podatku dochodowego Rezerwa na świadczenia emerytalne i podobne Pozostałe rezerwy
	II. Zobowiązania długoterminowe	Kredyty i pożyczki Zobowiązania z tytułu emisji dłużnych papierów wartościowych Inne zobowiązania finansowe inne zobowiązania
	III. Zobowiązania krótkoterminowe	Kredyty i pożyczki Zobowiązania z tytułu emisji dłużnych papierów wartościowych Inne zobowiązania finansowe Zobowiązania z tytułu dostaw i usług Zaliczki otrzymane na dostawy Zobowiązania wekslowe Zobowiązania z tytułu wynagrodzeń Inne zobowiązania
	IV. Rozliczenia międzyokresowe

Kapitał własny określa wartość środków gospodarczych, które zostały oddane firmie do prowadzenia działalności na czas nieokreślony. Kapitał własny dzieli się na kapitały lub fundusze powierzone oraz samofinansowania.

Kapitały (fundusze) powierzone odzwierciedlają wartość składników rzeczowych lub pieniężnych wniesionych do jednostki przez założycieli. W zależności od formy organizacyjno - prawnej jednostki przyjmuje on różne nazwy. I tak w przypadku:

• Spółdzielni - mamy do czynienia z funduszem udziałowym, którego wielkość określa wartość wniesionych udziałów;

• Przedsiębiorstwa państwowego - mamy fundusz założycielski, który jest odzwierciedleniem wielkości majątku narodowego, wydzielonego na potrzeby jednostki;

• Spółki akcyjnej - mówimy o kapitale akcyjnym, który jest równoważny wartości nominalnej wyemitowanych akcji;

• Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością - mamy kapitał udziałowy, określający równowartość wniesionego przez udziałowców majątku;

• Spółki cywilnej, jawnej, komandytowej, partnerskiej oraz osoby fizycznej - mówimy o kapitale wspólników lub właściciela.

 

Obok kapitałów (funduszy) powierzonych jednostka dysponuje jeszcze kapitałami (funduszami) samofinansowania, które jak sama nazwa wskazuje, pochodzą z różnych źródeł własnych przedsiębiorstwa. W wyniku prowadzenia działalności jednostka wypracowuje zysk, którego część lub całość może być przeznaczana na fundusze samofinansowania.

Podobnie jak w przypadku kapitałów (funduszy) powierzonych, fundusze samofinansowania przybierają różne nazwy, w zależności od formy organizacyjnej jednostki. W spółdzielni nosi on nazwę funduszu zasobowego, w przedsiębiorstwie państwowym - funduszu przedsiębiorstwa. Spółka akcyjna i z ograniczoną odpowiedzialnością w ramach kapitałów samofinansowania tworzą kapitał zapasowy i rezerwowy. Natomiast w przypadku spółek: jawnej cywilnej, partnerskiej, komandytowej oraz osób fizycznych prowadzących samodzielnie działalność gospodarczą kapitały samofinansowania nie występują. Usystematyzowany podział kapitałów własnych w zależności od formy organizacyjno - prawnej jednostki przedstawia tabela:

Chociaż posiadanie kapitałów własnych jest niezbędne przy prowadzeniu działalności gospodarczej, to jednak rzadko się zdarza, by były one jedynym źródłem finansowania aktywów przedsiębiorstwa. Drugie, bardzo ważne źródło finansowania stanowi kapitał obcy. Jego charakterystyczną cechą jest fakt, że odzwierciedla on równowartość środków gospodarczych oddanych jednostce, a równocześnie jest wymagalny w określonym terminie.

 

Kapitał obcy jest nazywany zobowiązaniami, gdyż firma jest zobowiązana do zwrotu jego równowartości, na ogół wraz z korzyścią dla wierzyciela, po upływie określonego okresu czasu.

W skład zobowiązań wchodzą:

• kredyty i pożyczki, które zaciąga się w celu zaspokojenia długotrwałych potrzeb, na przykład związanych z budową środków trwałych o dużej wartości początkowej (kredyty, pożyczki długoterminowe) lub też w celu zaspokojenia bieżących potrzeb, między innymi związanych z przejściowymi problemami z wypłacalnością (kredyty, pożyczki krótkoterminowe);

• zobowiązania wobec budżetu z tytułu ceł bądź podatków, które zostały naliczone, ale jeszcze nie zapłacone;

• zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych;

• zobowiązania wobec pracowników z tytułu wynagrodzeń, które dotyczą wynagrodzeń naliczonych, lecz nie wypłaconych, bądź też wynagrodzeń nie podjętych w terminie;

• zobowiązania wobec dostawców za otrzymane materiały, towary, wykonane usługi;

• inne zobowiązania.

 

W trakcie prowadzenia działalności gospodarczej wielkość kapitałów własnych i obcych oraz ich struktura podlega ciągłym zmianom. Nie wolno więc kojarzyć lub przyporządkowywać określonego rodzaju kapitału do odpowiadających mu środków gospodarczych. Taka zależność nie istnieje. Wielkość kapitału to nic innego jak udział wyrażony wartościowo (lub procentowo) w całości aktywów przedsiębiorstwa oraz wynikające z niego prawa.

Dotychczas rozpatrywaliśmy majątek jednostki gospodarczej jako aktywa oraz pasywa. Można by było na tej podstawie wysnuć mylne wnioski, iż firma dysponuje dwoma odrębnymi majątkami, podczas gdy w rzeczywistości jest mowa o jednym majątku, tylko w dwóch różnych ujęciach, tj. rzeczowym (aktywa) i finansowym (pasywa). W ujęciu rzeczowym przedstawiamy strukturę środków gospodarczych jakimi dysponuje jednostka, natomiast w ujęciu finansowym rozpatrujemy źródła pochodzenia majątku. W związku z tym, pomiędzy majątkiem rzeczowym i finansowym istnieje następująca zależność:

 

MAJĄTEK RZECZOWY (AKTYWA) = MAJĄTEK FINANSOWY (PASYWA)

Równanie to wynika z faktu rozpatrywania tego samego majątku w tym samym czasie z dwóch różnych, przeciwstawnych punktów widzenia, tj. kryterium przedmiotu majątku (rzeczowego) i kryterium podmiotów majątku (finansowego).

 

AKTYWA TRWAŁE + AKTYWA OBROTOWE = KAPITAŁ WŁASNY + KAPITAŁ OBCY

 Powyższe równanie nazywamy równaniem bilansowym, ponieważ zachodzi w nim równość (bilansowanie się) kwot występujących po stronie lewej i prawej. Suma wszystkich środków gospodarczych jednostki musi być równa sumie źródeł ich finansowania. Nie ma innej możliwości.

 

 

Przykład

 

Aktywa firmy wynoszą kapitał obcy 40 000. Ile wynosi kapitał własny jednostki?

 

Rozwiązanie:

 

Korzystamy z równania bilansowego:

 

aktywa = kapitał własny + zobowiązania

 

stąd podstawiając do równania dane otrzymujemy:

 

110 000 = kapitał własny + 40 000, zatem

 

kapitał własny = 70 000

Kolejność pozycji w bilansie nie jest przypadkowa. Aktywa są porządkowane według zasady wzrastającej płynności, rozumianej jako szybkość zamiany danego składnika na pieniądze. Oznacza to, że na początku umieszcza się składniki trudno zbywalne (najczęściej długotrwale zaangażowane w działalność jednostki), następnie stopień płynności wzrasta (np. towary, wyroby gotowe), na składnikach płynnych kończąc (np. środki pieniężne). Jeżeli chodzi o pasywa, to są one porządkowane według zasady rosnącej wymagalności. Na początku umieścimy więc kapitał oddany do użytkowania firmie bezterminowo, poprzez zobowiązania długoterminowe (np. kredyty inwestycyjne), a na końcu znajdą się zobowiązania krótkoterminowe (np. zobowiązania z tytułu wynagrodzeń). Ponadto pozycje bilansowe zawierają kwoty sumaryczne, tzn., że są sumą jednorodnych składników majątkowych określonego rodzaju. Przykładowo w pozycji kredytów umieścimy sumę wszystkich niespłaconych kredytów bankowych zaciągniętych przez jednostkę, bez względu na ich przeznaczenie oraz bank, który tych kredytów udzielił.

Każdy prawidłowo sporządzony bilans powinien zawierać następujące elementy:

• nazwę jednostki sporządzającej bilans;

• datę, na którą sporządzono bilans, tzw. dzień (moment) bilansowy;

• wyszczególnienie pozycji aktywów i pasywów (zgodnie ze wzorem zawartym w załącznikach do ustawy o rachunkowości), wraz z podaniem ich kwoty;

• sumę bilansową (suma aktywów = suma pasywów), której zgodność jest jednym z mierników poprawności sporządzenia bilansu;

• datę sporządzenia bilansu;

• podpis osoby sporządzającej bilans oraz kierownika jednostki.

Bilans w jednostce gospodarczej pełni dwie funkcje;

• jest dokumentem księgowym,

• jest sprawozdaniem finansowym.

 

Jako dokument księgowy, sporządzany jest zgodnie z ustawą o rachunkowości na koniec roku obrotowego, który na ogół pokrywa się z rokiem kalendarzowym. W takim przypadku dniem bilansowym jest dzień 31 grudnia. Zdarza się jednak, że jednostka może jako rok obrotowy przyjąć kolejne 12 miesięcy nie pokrywające się z rokiem kalendarzowym. W praktyce spotkamy się również ze sporządzeniem bilansu za okres dłuższy niż 12 miesięcy. Ma to miejsce wówczas, gdy jednostka gospodarcza rozpoczyna działalność w drugiej połowie roku przyjętego przez nią za obrotowy. Może wtedy bilans sporządzany za ten okres połączyć z bilansem sporządzanym za rok następny.

 

Bilans sporządzany na koniec roku obrotowego nazywany jest bilansem zamknięcia. Jeżeli przedsiębiorstwo kontynuuje działalność w roku następnym, bilans zamknięcia jest równocześnie bilansem otwarcia kolejnego roku obrotowego. Ponadto bilans sporządza się obowiązkowo w przypadku rozpoczęcia działalności, bez względu na datę oraz na moment zakończenia dotychczasowej działalności (np. likwidacja, łączenie się jednostek organizacyjnych, podział itp.).

Bilans jest również sprawozdaniem finansowym, którego głównym zadaniem jest dostarczanie informacji na temat sytuacji majątkowej firmy odbiorcom zewnętrznym. Do kręgu zainteresowanych należeć będą banki, dostawcy, odbiorcy, urzędy skarbowe, wierzyciele, urzędy statystyczne. W takim przypadku częstotliwość sporządzania bilansu dostosowuje się do zgłaszanych potrzeb i można go sporządzać za okresy krótsze niż rok.

 

Warto dodać, że aby bilans mógł spełniać wyżej wymienione funkcje, musi być sporządzony według ściśle określonych zasad, wynikających z przepisów prawnych. Do podstawowych z nich zaliczamy:

• sporządzenie według właściwego wzoru zawartego w załącznikach do ustawy o rachunkowości;

• sporządzenie na określony moment zwany dniem bilansowym;

• wyszczególnienie pozycji aktywów i pasywów oraz wyrażenie ich w wartościach pieniężnych;

• poszczególne pozycje aktywów i pasywów są wynikiem łączenia elementów o zbliżonej treści ekonomicznej i finansowej;

• w pozycjach bilansowych wykazuje się tylko te składniki, które jednostka posiadała w momencie sporządzania bilansu oraz źródła ich finansowania;

• umieszczenie składników aktywów i pasywów w określonej kolejności, to znaczy zgodnie z zasadami wzrastającej płynności i wymagalności;

• zachowanie zasady ciągłości, co oznacza, że bilans zamknięcia jest równocześnie bilansem otwarcia.

OPERACJE GOSPODARCZE

Bilans jest zestawieniem środków gospodarczych i źródeł ich finansowania, sporządzonym na ściśle określony moment zwany momentem bilansowym lub dniem bilansowym. Prowadzenie działalności gospodarczej przez jednostkę byłoby niemożliwe bez zaangażowania jej składników majątkowych. W związku z tym bezustannie będzie podlegała zmianie nie tylko struktura bilansu, ale również ogólna suma bilansowa. Wszystkie zdarzenia, które wywołują zmiany w aktywach lub pasywach przedsiębiorstwa podlegają ścisłej ewidencji i nazywane są operacjami gospodarczymi. Oprócz operacji gospodarczych funkcjonuje jeszcze pojęcie zdarzeń gospodarczych, które w przeciwieństwie do operacji, nie wywołują skutków majątkowych. W konsekwencji nie wpływają w żaden sposób na bilans, a zatem nie są ewidencjonowane.

Operacje gospodarcze – to wszelkie zdarzenia gospodarcze poparte dowodami księgowymi.

W praktyce rozróżnia się cztery główne typy operacji gospodarczych, związane ze sposobem wpływania na bilans. Są to:

1. operacje gospodarcze wywołujące zmiany wyłącznie po stronie aktywów - nie wpływają one na zmianę sumy bilansowej, a jedynie na strukturę aktywów bilansu;

2. operacje gospodarcze wywołujące zmiany wyłącznie po stronie pasywów - nie wpływają one na zmianę sumy bilansowej, a jedynie na strukturę pasywów bilansu;

3. operacje gospodarcze wywołujące zmiany równocześnie po stronie aktywów i pasywów, zwiększające ogólną sumę bilansu;

4. operacje gospodarcze wywołujące zmiany równocześnie po stronie aktywów i pasywów, zmniejszające ogólną sumę bilansu.

Podsumowując typy operacji gospodarczych dotyczących składników bilansu można powiedzieć, że:

• jeżeli operacje gospodarcze dotyczą wyłącznie aktywów, to kwota operacji zawsze zwiększa jeden składnik, równocześnie pomniejszając drugi - równowaga zostaje zachowana,

• jeżeli operacje gospodarcze dotyczą wyłącznie pasywów, to kwota operacji zawsze zwiększa jeden składnik równocześnie pomniejszając drugi - równowaga zostaje zachowana,

• jeżeli operacja gospodarcza dotyczy równocześnie aktywów i pasywów, zwiększając sumę bilansową, wtedy kwota operacji powiększa odpowiednie pozycje aktywów i pasywów, co powoduje równoczesne zwiększenie się ogólnej sumy bilansowej aktywów i pasywów - równowaga zostaje zachowana,

• jeżeli operacja gospodarcza dotyczy równocześnie aktywów i pasywów, zmniejszając sumę bilansową, wtedy kwota operacji pomniejsza odpowiednie pozycje aktywów i pasywów przez co zmniejsza się ogólna suma bilansowa - równowaga zostaje zachowana.

KONTO

Każda operacja gospodarcza powoduje zmiany w składnikach majątkowych jednostki gospodarczej. Ewidencja tych zmian, ciągłe śledzenie i interpretacja skutków, jakie one wywołują, dostarcza bardzo wielu informacji. Ze względu na ogromną liczbę operacji gospodarczych w jednostce, trudne byłoby ujmowanie ich wprost w bilansie. Ponadto w bilansie ujmowany jest jedynie stan początkowy i końcowy poszczególnych kategorii majątkowych, bez uwzględnienia czynników wywołujących te zmiany. Nie wszystkie operacje gospodarcze można ująć w bilansie, gdyż dotyczą one zupełnie innych wielkości (tzw. operacje wynikowe), jak na przykład przychody i koszty, które są jednak istotne i w efekcie końcowym wpływają na bilans pośrednio poprzez kreowanie pozycji wyniku finansowego. Dlatego też konieczne są urządzenia ewidencyjne, opisujące dla jednostki wszystkie pozycje majątkowe (aktywa, pasywa) oraz wynikowe (przychody, koszty), ich zmiany, a także szczegółową ewidencję operacji gospodarczych, które te zmiany wywołały. Takim urządzeniem ewidencyjnym, które doskonale spełnia powyższe warunki, jest konto księgowe.

Konto – jest to urządzenie księgowe umożliwiające ciągłą i systematyczną rejestrację jednorodnych zdarzeń gospodarczych

Konto teowe jest uproszczonym schematem konta dwustronnego. Jest ono zbudowane z dwóch stron. Lewa strona to WN (debet), zaś prawa strona to MA (credit).

Wn Nazwa konta Ma

debetowanie konta kredytowanie konta

obciążenie konta uznanie konta

zapisanie w ciężar konta zapisanie na dobro konta

Każde konto zawiera następujące elementy:

• Datę zapisu, numer i rodzaj dowodu źródłowego

• Nazwę konta oraz symbol cyfrowy

• Kwotę, czyli dane wartościowe zapisu

Założenie konta polega na wpisaniu jego nazwy oraz symbolu.

Otwarcie konta polega na zaksięgowaniu na jednej ze stron konta, stanu początkowego z bilansu otwarcia.

Obrót konta – suma zapisów po jednej stronie konta

Saldo konta – różnica między obrotami konta, przyjmuje nazwę większego obrotu.

Konta można dzielić według różnych kryteriów. Do podstawowych należy podział kont według kryterium wielkości ekonomicznych przez nie opisywanych. Wyróżniamy tutaj:

1. konta bilansowe - opisują zmiany w stanie majątku jednostki oraz źródłach jego pochodzenia;

2. konta wynikowe - opisują kategorie ekonomiczne kształtujące wynik na działalności - przychody i koszty oraz straty nadzwyczajne i zyski nadzwyczajne;

3. specyficzne konto wyniku finansowego.

 

Ze względu na stopień szczegółowości ujmowanych na kontach operacji wyróżniamy:

1. konta syntetyczne - dostarczają ogólnych informacji o wielkościach które opisują, na tych kontach obowiązuje zasada podwójnego zapisu;

2. konta analityczne - dostarczają szczegółowych informacji o wielkościach które opisują, na tych kontach obowiązuje zasada zapisu powtórzonego (pojedynczego).

 

Operacje gospodarcze ujmuje się na kontach za pomocą zapisów księgowych. Każda operacja równocześnie wywołuje jednakowe zmiany w dwóch różnych wielkościach.

 

Sytuację tę musi zatem odzwierciedlać zapis księgowy, który:

• zawsze ujmowany jest przynajmniej na dwóch różnych kontach;

• w jednakowych kwotach;

• po dwóch różnych stronach kont.

Zapisy księgowe łączą ze sobą różne konta, co w rachunkowości nazywane jest korespondencją kont. Natomiast fakt dokonywania zapisu po stronach przeciwnych kont, w równych kwotach, to zasada podwójnego zapisu, wynikająca z konieczności zachowania równowagi bilansowej.

Konta bilansowe

Konta aktywne służą do ewidencji zmian składników aktywów. Otworzenie konta aktywnego dokonuje się poprzez przepisanie wartości odpowiedniej pozycji z bilansu otwarcia na stronę Debet. Odbywa się to zawsze na początku roku obrotowego. Jeżeli jakaś pozycja środków gospodarczych nie występuje w bilansie otwarcia a pojawi się w trakcie roku obrotowego, wtedy otworzenie konta opisującego tę pozycję dokonuje się przez zapis pierwszej operacji jej dotyczącej.

Konta bilansowe spełniają bardzo ważną rolę w jednostce gospodarczej, gdyż opisują środki gospodarcze oraz źródła ich pochodzenia. Konta bilansowe dzielimy na: konta aktywne, konta pasywne, konta aktywno - pasywne.

 

Wszystkie operacje gospodarcze, które powodują wzrost składników aktywów, księgowane są po stronie debetowej, natomiast operacje powodujące zmniejszenia stanu aktywów księgujemy zawsze po stronie kredytowej. Saldo końcowe kont aktywnych jest debetowe bądź równe zero.

Konta pasywne opisują źródła finansowania jednostki. Otworzenie konta pasywnego następuje na początku roku poprzez przeniesienie stanu początkowego odpowiedniej pozycji z bilansu otwarcia na stronę kredyt. Wszystkie operacje zwiększające pasywa księguje się również po stronie kredytowej. Zmniejszenia księgujemy po debecie konta. Saldo końcowe konta jest zawsze kredytowe, bądź równe zeru. Widać więc, że konto pasywne działa dokładnie odwrotnie do konta aktywnego.  

Szczególnym rodzajem kont bilansowych jest konto aktywno - pasywne. Jak z nazwy można wywnioskować, konto to powstaje poprzez połączenie dwóch kont: konta aktywnego i pasywnego. Doskonałym przykładem konta aktywno - pasywnego są konta rozrachunków, powstałe w wyniku nałożenia na siebie należności i zobowiązań. Konto aktywno - pasywne zachowuje się jak pasywne jeżeli księgujemy na nim operację dotyczącą pasywów. Cechy konta aktywnego przyjmuje wtedy, gdy księgujemy na nim operację dotyczącą aktywów. Otworzenie konta A-P następuje w sposób analogiczny do pozostałych kont bilansowych, z tą różnicą, że może ono posiadać dwa salda początkowe: saldo odzwierciedlające stan należności i saldo odzwierciedlające stan zobowiązań. Podobnie jest ze stanami końcowymi. Konto aktywno - pasywne może wykazywać saldo tylko debetowe, tylko kredytowe, bądź równocześnie dwa salda: debetowe i kredytowe. Ustalanie sald końcowych przebiega tutaj w odmienny sposób niż na typowych kontach bilansowych. Przy ustalaniu salda debetowego bierzemy pod uwagę saldo początkowe wyrażające stan należności, następnie dodajemy do niego obroty debetowe zwiększające aktywa i odejmujemy obroty kredytowe zmniejszające aktywa.

Przy ustalaniu salda kredytowego postępujemy dokładnie odwrotnie. Do stanu początkowego odzwierciedlającego stan zobowiązań dodajemy obroty kredytowe zwiększające stan pasywów, potem odejmujemy obroty debetowe zmniejszające stan zobowiązań. Oczywiście stany końcowe konta aktywno - pasywnego są odpowiednio przenoszone na stronę aktywów bądź pasywów w bilansie zamknięcia. Sposób funkcjonowania konta aktywno - pasywnego obrazuje schemat:

Konta wynikowe

Przy prowadzeniu działalności gospodarczej ważne są informacje dotyczące przychodów i kosztów osiąganych przez jednostkę w danym okresie czasu. Zestawienie ze sobą tych dwóch wielkości ekonomicznych decyduje bowiem o sensie dalszego istnienia na rynku. Nie trzeba więc uzasadniać konieczności ciągłego obserwowania zmian wielkości przychodowych i kosztowych oraz czynników na nie wpływających. Funkcję tę doskonale spełniają niebilansowe konta wynikowe, do których należą konta kosztów i przychodów oraz zysków i strat nadzwyczajnych.

 

Poprzez koszty i straty rozumie się uprawdopodobnione zmniejszenia w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych o wiarygodnie określonej wartości, w formie zmniejszenia wartości aktywów, albo zwiększenia wartości zobowiązań i rezerw, które doprowadzają do zmniejszenia kapitału własnego lub zwiększenia jego niedoboru w inny sposób niż wycofanie środków przez udziałowców lub właścicieli.

 

Przez przychody i zyski rozumie się uprawdopodobnione powstanie w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych o wiarygodnie określonej wartości, w formie zwiększenia wartości aktywów, albo zmniejszenia wartości zobowiązań, które doprowadzą do wzrostu kapitału własnego lub zmniejszenia jego niedoboru w inny sposób niż wycofanie środków przez udziałowców lub właścicieli.

 

W przedsiębiorstwie, oprócz szeroko rozumianych kosztów i przychodów, mamy również straty i zyski nadzwyczajne. Jak sama nazwa wskazuje wielkości te mają nadzwyczajny (najczęściej losowy) charakter i nie są w żaden sposób związane z rodzajem prowadzonej przez jednostkę działalności.

Koszty ujmowane są na kontach wynikowych kosztowych. W sposób identyczny funkcjonują konta strat nadzwyczajnych. Otworzenie tych kont może nastąpić przez zaksięgowanie na nich pierwszej operacji, gdyż konta te nie posiadają stanu początkowego na początek roku obrotowego. Poza tym konta kosztowe mają cechy kont aktywnych, a więc wszystkie operacje zwiększające koszty zaksięgujemy po stronie debetowej, a zmniejszające (rozliczające) koszty po stronie kredytowej. Na koniec okresu sprawozdawczego konta kosztów i strat nadzwyczajnych mogą wykazywać salda. Na koniec roku obrotowego stają się kontami bezsaldowymi, gdyż całoroczne koszty bądź straty nadzwyczajne według określonych procedur przeksięgowywane są na konto wyniku finansowego.

Konta przychodów i zysków nadzwyczajnych otwieramy analogicznie do kont kosztowych, czyli poprzez zaksięgowanie pierwszej operacji. Konta przychodów mają cechy kont pasywów, czyli wszystkie operacje zwiększające stan przychodów księgowane są po stronie kredytowej, a zmniejszające po debetowej. W trakcie roku obrotowego mogą wykazywać salda kredytowe. Na koniec roku obrotowego następuje przeksięgowanie całości obrotów kredytowych na wynik finansowy, co powoduje, że konta przychodów i zysków nadzwyczajnych również nie wykazują sald końcowych.

Do okresowego porównania wielkości ekonomicznych: przychodów, zysków nadzwyczajnych, kosztów i strat nadzwyczajnych służy konto wyniku finansowego. Konto Wynik finansowy pojawia się w jednostce gospodarczej raz w roku tj. na koniec roku obrotowego. Następuje wtedy przeksięgowanie całorocznych obrotów kont kosztów i strat nadzwyczajnych oraz przychodów i zysków nadzwyczajnych na Wynik finansowy, którego saldo końcowe informuje nas o tym, czy za dany okres osiągnięto zysk lub stratę. Jeżeli obroty debetowe konta Wynik finansowy są większe od obrotów kredytowych (poniesione koszty są większe od uzyskanych przychodów), mamy saldo końcowe debetowe oznaczające stratę na działalności.

W sytuacji, gdy obroty kredytowe są większe od obrotów debetowych (uzyskane przychody są większe od poniesionych kosztów) konto Wynik finansowy wykazuje saldo kredytowe oznaczające zysk na działalności.

Chociaż konta przychodowe i kosztowe nie występują w bilansie, to wywierają na niego wpływ poprzez pozycję bilansową zysku lub straty.

Saldo wyniku finansowego zysk lub strata jest przenoszone do bilansu zamknięcia. Jeżeli jednostka gospodarcza uzyskała w danym roku obrotowym zysk, to następuje zwiększenie kapitałów własnych. W przypadku poniesienia straty następuje zmniejszenie kapitału własnego.

Podsumowując, można stwierdzić, że konta wynikowe są swego rodzaju "licznikami", które w trakcie roku obrotowego rejestrują zmiany w kategoriach przychodów i kosztów oraz zysków nadzwyczajnych i strat nadzwyczajnych, umożliwiając ich bieżącą kontrolę.

PODZIAŁ POZIOMY

Podział poziomy polega na wprowadzeniu do ewidencji określonego przedmiotu w miejsce dotychczas stosowanego jednego konta, dwóch lub większej ilości kont bardziej szczegółowych. Przykładowo konto Materiały można podzielić poziomo na konta bardziej szczegółowe, takie jak: Materiały podstawowe, Materiały pomocnicze, Opakowania.

W wyniku podziału poziomego konto dzielone funkcjonuje nadal, a konta uzyskane z podziału prowadzone są obok konta dzielonego, jako konta pomocnicze – analityczne. Zapis na tych kontach przebiega zgodnie z zasadą zapisu powtarzanego.

Konta analityczne stanowią tzw. Księgę pomocniczą w odróżnieniu do kont syntetycznych, które stanowią Księgę główną.

PODZIAŁ PIONOWY

Podział pionowy polega na wyodrębnieniu z jednej strony konta dzielonego określonej części zapisów i przeniesieniu ich na konto powstałe w wyniku dzielenia. W wyniku podziału pionowego powstają konta korygujące, które spełniają swoją funkcję kiedy ewidencję danego składnika prowadzi się według wartości umownych, czyli wartości innych niż wykazywane w bilansie, np. środki trwałe wykazywane są w bilansie według wartości netto (tj. wartości po uwzględnieniu zużycia środka trwałego), natomiast ewidencja na koncie przebiega według wartości początkowej. Konta korygujące powstają z podziału pionowego konta podstawowego, aby korygować jego wartość; nie występują więc samodzielnie. Konta korygujące mogą zwiększać wartość danego składnika bilansowego lub zmniejszać wartość składnika. Przykładem pionowego podziału konta, w wyniku którego powstaje konto korygujące, jest podział konta środki trwałe. Ze strony MA tego konta wyodrębnione zostają operacje gospodarcze związane ze zmniejszeniem się wartości środków trwałych i przeniesione na konto Umorzenie środków trwałych.