Złota zasada 80/20, czyli prawo Pareto

Prawo Pareto to zasada ułatwiająca podejmowanie perspektywicznych decyzji dotyczących optymalizacji działań w zakresie przychodów, kosztów, zysków i nie tylko. Każda z osób zarządzających różnej wielkości firmami zastanawiała się wiele razy nad tym, jak wykorzystać obszerne informacje zawarte w dużych zbiorach danych liczbowych, dotyczących różnych obszarów działania firmy do usprawnienia zarządzania firmą w oparciu o wnioski, wynikające z analizy tych danych w zakresie: • wartości sprzedaży do współpracujących z firmą kontrahentów, • wartości i struktury asortymentowej sprzedaży towarów lub usług, • wartości i struktury asortymentowej i cenowej marży realizowanej na sprzedaży towarów lub usług, • wartości i struktury kosztów rodzajowych funkcjonowania firmy. Każdego szefa firmy zajmującej się sprzedażą towarów czy usług nurtują następujące pytania: • Którym z kontrahentów poświęcić najwięcej uwagi w obsłudze, żeby wykorzystać w pełni ich możliwości rozwojowe? • Jak ich zmotywować do dalszego wzrostu zakupów w naszej firmie? • Jak ułożyć strukturę asortymentową szerokiej oferty towarowej czy usługowej firmy, aby oferta sprzedawała się w większości asortymentu w pełnej cenie rynkowej i przynosiła jak najwięcej marży? • Które z produktów czy usług w ofercie firmy są głównymi źródłami marży, a które trafiają masowo do wyprzedaży po obniżonych cenach i dlaczego tak jest? • Jakie rodzaje kosztów firmy warto byłoby w pierwszej kolejności zracjonalizować, tzn. jasno i ściśle powiązać z uzyskiwanymi przez firmę przychodami? Z własnego doświadczenia oraz z kontaktów z osobami zarządzającymi różnymi obszernymi zbiorami danych liczbowych opisujących w detalach efekty działalności w zakresie sprzedaży, a także rodzaje i wartości kosztów, związanych z obsługą procesu sprzedaży, wiem, że wiele osób nie zdaje sobie sprawy z tego jak łatwo jest ustalić, które pozycje w budżetach sprzedaży i kosztów są pozycjami istotnymi dla wyniku funkcjonowania firmy, i na które z nich powinno się zwrócić szczególną uwagę aby osiągać lepsze rezultaty w gospodarowaniu posiadanymi zasobami. Wiem także, że praktyczne stosowanie „zasady 80/20” przynosi konkretne efekty, zarówno w zarządzaniu samym procesem sprzedaży jak i budżetem kosztów bezpośrednio i pośrednio związanych z obsługą procesu sprzedaży. I nie ma tu znaczenia, czy firma jest duża, średnia czy mikro. Wnioski z analizy w oparciu o „zasadę 80/20” zawsze są takie same, a poczynione „odkrycia” bywają zdumiewająco proste, oczywiste i bardzo pomocne w dalszym działaniu. Osobiście bardzo nie lubię wszelkich teoretycznych wywodów na tematy z praktyki gospodarczej. Aby jednak wzbudzić odrobinę zaufania Czytelników do „zasady 80/20” czyli „prawa Pareto” i jego użyteczności w praktyce, opiszę krótko kto to pojęcie wymyślił a w dalszej części tekstu zaproponuję, co w pierwszej kolejności warto przeanalizować po zakończeniu lektury tego artykułu. CO OZNACZA POJĘCIE „PRAWO PARETO” Jest ono określane najczęściej jako „zasada Pareto”, w języku potocznym nazywana „zasadą 80/20”. Służy ona do opisywania i analizy wielu zbiorów liczbowych pod kątem stwierdzenia, które z ogólnej ilości posiadanych zasobów przyczyniły się do wygenerowania 80% osiągniętych efektów. Prawo Pareto jest powszechnie znane osobom różnych profesji, zajmującym się zarządzaniem dużymi zbiorami danych dotyczącymi wszelkich dziedzin. Autorem tego konceptu ekonomiczno-socjologicznego jest włoski ekonomista i socjolog Vilfredo Pareto (1848 - 1923). Czy „prawo Pareto” to wyłącznie pojęcie z teorii ekonomii, czy też można je stosować w zarządzaniu różnymi zjawiskami, zdarzeniami, organizacjami czy innymi zbiorami danych, w tym w zarządzaniu różnymi obszarami firmy? Prawo Pareto, czyli zasada 80/20, to bardzo użyteczne narzędzie znajdujące wszechstronne zastosowanie w praktyce. Pod jednym wszakże warunkiem: analizowane zbiory danych muszą dać się przedstawić w formie mierzalnej, czyli muszą być zbiorami danych liczbowych a analizowane zbiory danych muszą dotyczyć tego samego okresu. JAK TO WYGLĄDA W PRAKTYCE Aby się upewnić, że zasadę 80/20 warto stosować w praktyce, proponuję na początek przeanalizować pod tym kątem zestawienie wartości sprzedaży firmy w podziale na sprzedaż zrealizowaną do wszystkich kontrahentów. Prawie na pewno wyniknie z niego, że aż 80% wartości sprzedaży zostało zrealizowane do tylko 20% z ogólnej ilości kontrahentów. Te 20% z ogólnej ilości kontrahentów to tzw. klienci kluczowi (Key accounts). Pozostałe 80% z ogólnej ilości kontrahentów daje tylko 20% wartości sprzedaży. Są to bardzo istotne informacje, które powinny być wykorzystane do podejmowania różnych działań w dziedzinie współpracy z kontrahentami, a przede wszystkim do różnicowania przyszłych zasad zarządzania relacjami z kontrahentami firmy w taki sposób, aby w pełni wykorzystać rezerwy tkwiące w grupie 20% kontrahentów dających 80% wartości sprzedaży. Kontrahenci ci powinni być traktowani inaczej (bardziej uważnie) niż pozostali, ponieważ zwiększone wysiłki włożone w aktywizację sprzedaży do tej grupy kontrahentów przyniosą zdecydowanie większe korzyści, niż gdyby były poświęcone kontrahentom z dużej ilościowo (80% z ogólnej ilości) grupy przynoszącej tylko 20% z ogólnej wartości sprzedaży. Zróżnicowanie w zasadach współpracy z klientami grupy 80% i 20% wartości sprzedaży może dotyczyć preferencji w dostępie do oferty towarowej, preferencji w warunkach finansowych współpracy (warunki płatności, rabaty, itp.), obszerniejszej opieki ze strony naszych przedstawicieli handlowych, wsparcia marketingowego oraz innych istotnych warunków współpracy. W kolejnym kroku należy przeanalizować zestawienie asortymentowe wartości sprzedaży i marży dla wszystkich towarów lub usług z oferty firmy pod kątem udziału procentowego wartości sprzedaży i udziału procentowego wartości marży każdego z tych towarów lub usług w ogólnej wartości sprzedaży i marży firmy. Z całą pewnością okaże się, że „zasada 80/20” też tu działa, bo na 80% ogólnej wartości sprzedaży i marży złożą się towary lub usługi, które stanowią tylko 20% z ogólnej ilości wszystkich pozycji analizowanej listy asortymentowej, które były w obrocie handlowym w analizowanym okresie. Warto się przy tej okazji zastanowić, dlaczego taka duża liczba pozycji asortymentowych, składających się na pozostałe 80% pozycji z listy, przyniosła tylko 20% z ogólnej wartości sprzedaży czy marży? Aby odpowiedzieć na to pytanie, trzeba szybko sprawdzić, co się dzieje z zapasami tych 80% pozycji z listy asortymentowej, które dały tylko 20% wartości sprzedaży. Jak długo leżą na półkach sklepu, magazynu detalicznego czy hurtowni, pełniąc zaszczytną funkcję „wypełniaczy” czy tzw. „półkowników”? Co można z nimi zrobić dalej? Czy były już w wyprzedaży, na jakim poziomie cenowym i co to dało? Warto także te wnioski wykorzystać przy budowie struktury asortymentowej i cenowej zamówień na dalsze okresy sprzedaży. Kolejny etap to analiza rocznego zestawienia kosztów rodzajowych. Zapewne przyniesie ona te same wnioski. W większości analizowanych firm sprzedażowych czy usługowych na 80% ogólnej kwoty kosztów składać się będą przede wszystkim koszty wynagrodzeń i czynszów najmu, a pozostałe 20 % z ogólnej kwoty kosztów przypadnie na kilkanaście pozycji pozostałych kosztów rodzajowych. Po stwierdzeniu, jakie koszty składają się na 80% ogólnej kwoty kosztów, warto zastanowić się przede wszystkim nad tym w jaki sposób poprawić produktywność lub zyskowność tych głównych pozycji kosztów. Dopiero w następnej kolejności należy myśleć nad tym w jaki sposób zmniejszyć kwoty tych kosztów, czy też raczej jak zracjonalizować ich wysokość w stosunku do ogólnej wartości sprzedaży czy zysku firmy. W przypadku pozycji kosztów stanowiących 80% ich ogólnej kwoty trzeba bardzo rygorystycznie podchodzić do kształtowania relacji tych kosztów w stosunku do wartości sprzedaży. JAK NIE POWIELAĆ BŁĘDÓW Korzystając z zasady 80/20 w przeprowadzaniu analizy różnych zbiorów danych nie można oczekiwać, że w wyniku naszych usilnych starań po jakimś czasie osiągniemy taką sytuację, że będziemy mieli w sprzedaży same szybko rotujące towary, sprzedawane wyłącznie z pełną marżą i wyłącznie do najlepszych klientów z listy 20 procent. Cokolwiek byśmy nie zrobili, zasada 80/20 zawsze będzie z nami i – jeśli będziemy jej systematycznie używać w zarządzaniu - zawsze wskaże, na co należy pilnie zwrócić uwagę, aby uzyskać jak najwięcej korzyści z posiadanych zasobów i nie wydawać bezproduktywnie pieniędzy na obszary działania, które nie mają w sobie potencjału wzrostu. Dzięki temu unikniemy powielania w kolejnych latach tych samych błędów, co zawsze przekłada się na systematyczną i widoczną poprawę efektywności działania firmy. Kazimiera Krawczyk, Partner Akademii Rozwoju Systemów Sieciowych

http://www.arss.com.pl/pl/publikacje/346-zota-zasada-8020-czyli-prawo-pareto