Wydział Zarządzania

Kierunek studiów: Zarządzanie

Specjalność: Zarządzanie projektami

OTWARCIE SIECI STOŁÓWEK NA TERENIE PODKARPAKIEGO PARKU NAUKOWO-TECHNOLOGICZNEGO AEROPOLIS

Praca zaliczeniowa z modułu: Zarządzanie projektem reorganizacyjnym

Kierownik projektu: Monika Ważna Członkowie zespołu: Agata Węgrzyn Magdalena Wilk Karolina Woźniak Sebastian Stafiej	Nadzór merytoryczny: dr Jacek Strojny

Rzeszów 2015/2016

Spis treści

Spis treści 2

Uzasadnienie projektu 3

Plan bazowy wdrożenia 3

Analiza interesariuszy 3

Analiza ryzyka 3

Struktura celów 3

Struktura podziału pracy 3

Harmonogram 3

Alokacja zasobów 3

Budżet 3

Efektywność 3

Spis tabel 3

Spis rysunków 3

Spis wykresów 3

Uzasadnienie projektu

Program będący przedmiotem niniejszego projektu polega na utworzeniu sieci stołówek na terenie Podkarpackiego Parku Naukowo-Technologicznego Aeropolis.

Aeropolis w chwili obecnej jest jednym z najbardziej atrakcyjnych miejsc pod inwestycje w południowo-wschodniej Polsce. Jest to odpowiedź na zgłaszane zapotrzebowanie na nowoczesne firmy i technologie oraz wykorzystanie potencjału miejscowych uczelni wyższych (Politechnika Rzeszowska jako główny partner oraz Uniwersytet Rzeszowski) i ośrodków naukowo-badawczych. Jego głównym celem jest podtrzymywanie i rozwój wieloletnich tradycji związanych z przemysłem lotniczym na terenie województwa Podkarpackiego.

Podkarpackim Parkiem zarządza specjalnie do tego powołana jednostka Rzeszowskiej Agencji Rozwoju Regionalnego S.A. - Centrum Zarządzania Podkarpackim Parkiem Naukowo-Technologicznym, a misją Aeropolisu jest stymulowanie wielofunkcyjnego rozwoju województwa podkarpackiego w oparciu o idee innowacyjności i transferu technologii poprzez synergiczne wykorzystanie regionalnego potencjału naukowo - badawczego, gospodarczego oraz infrastrukturalnego.

Jednym ze strategicznych celów Parku jest świadczenie usług pomocniczych przedsiębiorcom działającym na ich terenie, a także zwiększenie konkurencyjności innowacyjnych przedsiębiorców działających na terenie województwa.

Przedsiębiorcy oraz pracownicy przebywający na terenie Aeropolisu w bieżącym czasie nie mają dostępu do stołówki ani innego obiektu gastronomicznego. Jedynym aktualnym wyjściem jest przygotowywanie dań przed rozpoczęciem pracy. Są to działania, które większość pracowników określa jako utrudniające życie. Nie jest również możliwe zamawianie posiłków przy użyciu firm cateringowych, gdyż odległość od centrum miasta okazuje się dużym utrudnieniem. W związku z zapotrzebowaniem wyrażonym przez pracowników Parku zostały przeprowadzone badania marketingowe. Ponad 90% ankietowanych wyraziło zainteresowanie otwarciem stołówki.

Park Aeropolis w budynkach A, B oraz E, w których wdrażany będzie projekt posiada wyznaczone miejsce na otwarcie stołówek. Są to powierzchnie znajdujące się w centrum budynku, odznaczające się łatwością dostępu i otwartą przestrzenią.

Proces wyboru posiłku będzie polegał na użyciu aplikacji, która zostanie zsynchronizowana z bazą danych wybranej firmy cateringowej. Dnia poprzedzającego zamawiający będzie miał możliwość wyboru dania z przedstawionej oferty wraz z określeniem godziny dostarczenia dania oraz dodatków. Tworzona aplikacja zostanie dostosowana do wszystkich urządzeń mobilnych posiadających dostęp do sieci komórkowej.

Mobilna stołówka to odpowiedź na zapotrzebowanie osób zatrudnionych na terenie Podkarpackiego Parku Naukowo-Technologicznego Aeropolis.

2. Plan bazowy wdrożenia

2.1. Plan fazowy

Tabela 1. Plan fazowy projektu
Źródło: opracowanie własne

		INICJACJA	PLANOWANIE	REALIZACJA	ZAKOŃCZENIE
CEL FAZY		Wstępna ocena racjonalności projektu	Skompletowany plan pełnego projektu	Otwarcie sieci stołówek w PPNT	Formalne zamknięcie projektu
KAMIEŃ MILOWY	Start projektu	Podjęcie decyzji o realizacji projektu	Stworzenie harmonogramu	Działające oprogramowanie	Skompletowanie pełnej dokumentacji
KAMIEŃ MILOWY DATA	x	x	x	x	x
ZADANIE W FAZIE		Dobór zespołu, wybór kierownika projektu, ustalenie koncepcji, analiza ryzyka, rynku, interesariuszy	Określenie zadań do wykonania, podział realizacji zadań, stworzenie budżetu, określenie ram czasowych, zasobów, przeprowadzenie ankiet	Uzyskanie potrzebnych zgód, marketing, podpisanie umów, podpisanie kontraktów	Uregulowanie umów, przeprowadzenie ankiet, rozliczenie projektu, sprawozdanie
BUDŻET FAZY	-	-	-	xxxxx	-
DOKUMENTACJA		Raport ze studium wykonalności projektu	Karta projektu, wniosek z UE o dofinansowanie, ankiety	Umowy, kontrakty, zgody	Sprawozdania, ankiety
CELE JAKOŚCIOWE		Zapewnienie zespołowi kompleksowych informacji	Stworzenie racjonalnego oraz dobrze przemyślanego planu projektu	Otworzenie sieci stołówek działających na wysokim poziomie jakości	Wysoki poziom zadowolenia użytkowników stołówki

2.2 Analiza interesariuszy

Tabela 2. Analiza interesariuszy
Źródło: opracowanie własne

Lp.	Interesariusz	Oczekiwania	RK	SW	Cele	Strategia
1.	Zarząd Aeropolis	prestiż, zwiększenie efektywności pracowników, zwiększenie zainteresowania PPNT	2	10	Niedopuszczenie do wstrzymania projektu	Zdawanie cyklicznych raportów z postępu projektu
2.	Kierownik projektu	duża efektywność działań i duże zaangażowanie zespołu projektowego	1	8	Zrealizowanie projektu w terminie - do DATA	Ciągła kontrola harmonogramu i terminów umów/ kontraktów.
3.	Zespół projektowy	sprawiedliwy podział pracy, brak konfliktów, zdobycie doświadczenia	1	6	Brak rotacji, sumienne wykonywanie zadań	Motywowanie pracowników, raporty z wykonywanych zadań
4.1.	Pracownicy Aeropolis, którzy są za wdrożeniem projektu	łatwa w obsłudze aplikacja, łatwy dostęp, zaspokojenie podstawowych potrzeb, duży wybór posiłków	4	3	Pomoc ze strony pracowników, dzielenie się swoimi spostrzeżeniami oraz pomysłami na udoskonalenie działającej stołówko	Zaprezentowanie pracownikom pozytywnych aspektów funkcjonowania stołówki, uzyskanie ich zadowolenia
4.2.	Pracownicy Aeropolis, którzy są przeciwni wdrożeniu	Brak działającej stołówki	9	5	Przekonanie pracowników do korzystania ze stołówki	Zaprezentowanie pracownikom pozytywnych aspektów funkcjonowania stołówki, uzyskanie ich zadowolenia
5.	Firma informatyczna tworząca aplikację	korzyści finansowe, prestiż, najwyższa jakość wdrożenia	2	4	Sprawne wdrożenie aplikacji na wszystkie rodzaje urządzeń mobilnych, łatwość usługi	Stały kontakt, raporty z działań
6.	Dostawcy, firmy cateringowe	Korzyści finansowe, zwiększenie rozpoznawalności marki	4	7	dobra współpraca i przepływ informacji	Przedstawienie korzyści związanych ze współpracą z PPNT
7.	Media Lokalne	Wzmianka w lokalnych mediach nt. innowacji w PPNT, wywiadem z członkiem Zarządu	1	1	Posiadanie materiału na wywiad/artykuł,	Udzielenie wywiadów, przygotowanie ciekawych materiałów prasowych
8.	Konkurencyjne firmy w okolicach PPNT	Niepowodzenie wdrożenia projektu, wysokie koszty funkcjonowania stołówki nieodpowiadające zyskom	6	2	Bycie najczęściej wybieraną stołówką w okolicach PPNT	Badanie rynku, kontrola i ciągłe ulepszenia całego projektu
9.	RARR	Wprowadzenie innowacji w PPNT, możliwość zdalnego nadzorowania postępu projektu,	3	9	Zaakceptowanie projektu i brak poważnych ingerencji w jego przebieg	Przedstawienie instrukcji i wskazanie zalet z wdrożenia stołówki
10.	Unia Europejska	Fundusze na projekt będą wykorzystywane zgodnie z ich przeznaczeniem i będą wykorzystane na maksimum możliwości.	3	10	Otrzymanie dofinansowania	złożenie zgodnego z wytycznymi biznes planu
11.	Właściciele firm funkcjonujących na terenie PPNT	zwiększenie efektywności pracowników , łatwa w obsłudze aplikacja, łatwy dostęp, zaspokojenie podstawowych potrzeb, duży wybór posiłków,	3	3	Feedback, sugestie i opinie na temat prowadzenia stołówki, aktywne korzystanie z usług cateringowych	Zaprezentowanie pracodawcom pozytywnych aspektów funkcjonowania stołówki, uzyskanie ich zadowolenia

2.3 Analiza ryzyka

Tabela 3. Analiza ryzyka projektu
Źródło: opracowanie własne

Lp.	NAZWA RYZYKA	PRAWDOPODOBIEŃSTWO WYSTĄPIENIA	WARTOŚĆ RYZYKA	SIŁA ODDZIAŁYWANIA	STRATEGIA REAKCJI
1.	PROJEKT NIE ZOSTANIE ZREALIZOWANY
1.1.	Ryzyko prawne
1.1.1.	pominięcie ważnych aspektów/ punktów umowy	5%	4927	98540	UN
1.1.2.	Opóźnienie w podpisaniu umowy	50%	49000	98000	UN
1.1.3.	Niespełnienie wymagań sanepidu	30%	30 tys.	100000	UN
1.2.	Ryzyko technologiczne
1.2.1.	Awarie aplikacji, sprzętu kuchennego	10%	10000	100000	UN
1.2.2.	Awaria prądu	5%	4927	98540	AKC
1.2.3.	Niedostosowany sprzęt	5%	4927	98540	PRZEN
1.2.4.	Brak funduszy na modernizację sprzętu	10%	10000	100000	MIN
1.3.	Ryzyko klienta
1.3.1	Brak zgody władz PPNT na wdrożenie projektu	3%	2956	98533	MIN
1.3.2.	Brak aprobaty ze strony pracodawców na dofinansowanie posiłków	50%	49000	98000	MIN
1.3.3.	Brak chętnych pracowników na korzystanie ze stołówki	30%	30000	100000	MIN
1.3.4.	Niezadowolenie klienta z jakości dań na stołówce	20%	19708	98540	MIN
1.3.5.	Niezgodność z wymaganiami klienta	15%	14781	6569	MIN
1.4.	Ryzyko dostawcy
1.4.1.	Dania złej jakości	15%	14781	6569	UN
1.4..2.	Zbyt zaporowe ceny dostawców	20%	19708	98540	PRZEN
1.4.3.	Brak ofert współpracy	5%	4927	98450	PRZEN
1.4.4.	Nieterminowość dostawcy	60%	60000	100000	UN
1.4.5.	Upadek firmy	5%	4927	98450	AKC
1.4.6.	Konflikt, zaburzona komunikacja	30%	30000	100000	MIN
1.5.	Ryzyko atmosferyczne
1.5.1.	-	35%	15 tys.	5250	akceptacja
1.6.	Ryzyko personalne
1.6.1.	Brak zaangażowania i chęci do współpracy	40%	40000	100000	MIN
1.6.2.	Konflikty w zespole projektowym/słaby przepływ informacji	30%	30000	100000	MIN
1.6.3.	Niewystarczające kompetencje/umiejętności pracowników firmy cateringowej	20%	19708	98540	MIN
1.7.	Ryzyko budżetowe
1.7.1.	Odrzucenie wniosku o dofinansowanie przez UE na części merytorycznej/formalnej	30%	30000	100000	AKC
1.7.2.	Przekroczenie budżetu projektu	20%	19708	98540	MIN
1.7.3.	Nieuwzględnienie jakiejś pozycji kosztów w budżecie projektu	20%	19708	98540	MIN
1.8.	Ryzyko polityczne
1.8.1.	Wojna	1%	1970	98540	AKC

Rys.1. Wykres ryzyka
Źródło: opracowanie własne

2.4 Struktura celów

Tabela 4. Struktura celów
Źródło: opracowanie własne

Lp.	Drzewo	Miernik	Oczekiwany stan miernika
C	Zbudowanie sieci stołówek dla pracowników zatrudnionych na terenie PPNT Aeropolis w budynkach A,B,E	Funkcjonująca stołówka	z dniem DATA oddanie stołówek do użytku we wszystkich budynkach
1.	Cele związane z interesariuszami
1.1.	Władze PPNT: utrzymanie 100% poparcia w zakresie projektu przez cały czas jego realizacji	Utrzymanie 100% finansowania projektu	Zero istotnych zmian w projekcie wynikających z decyzji władz PPNT
1.2.	Zespól projektowy: Minimum 90% efektywność pracy zespołu	Raporty z wykonywanych zadań, mieszczenie się w harmonogramie projektu, nie więcej niż jednodniowe opóźnienie w zadaniach	Terminowe realizowanie zadań
1.2.1.	Nie większy niż 20% zmiany zespołu projektowe w trakcie całej realizacji	Odsetek osób wymienionych w zespole	minimum 80% stałego zespołu projektowego podczas trwania projektu
1.3.	Pracownicy PPNT: 100% zadowolenie i aprobata wszystkich pracowników wobec otworzenia stołówki	Brak działań pracowników wpływających na niekorzyść projektu	zero skarg, zero petycji do władz PPNT
1.3.1.	Korzystanie ze stołówki przynajmniej 70% pracowników	Raport z kasy z ilością wydanych posiłków dziennie	minimum 70% statystki korzystania z usług stołówki
1.4.	Pracodawcy: podpisanie umów z minimum 60% pracodawcami działających na terenie PPNT na współfinansowanie posiłków swoich pracowników	Podpisane umowy	minimum 60% skuteczność w zawieraniu umów
1.5.	UE: Otrzymanie 70% (……….zl) dofinansowania do 30 grudnia 2017 na otworzenie stołówki	Przelew zaksięgowany na koncie,	Pieniądze na koncie ….
2	Cele związane z opłacalnością inwestycji
2.1.	Zwrot poniesionego wkładu po dwóch latach działania stołówek	Stopa zwrotu	Dodatni wynik finansowy
2.1.1.	Wypracowanie zysku minimum 100 tys złotych po trzech latach od otwarcia stołówek	Zysk	minimum 100 tys zysku po 3 latach działalności
3	Cele związane z zarządzaniem
3.1.	Zasoby ludzkie
3.1.1.	Zintegrowany zespół	Efektywność pracy zespołu - efekt synergii	zero zdarzeń związane z zachowaniem ludzi na niekorzyść firmy
3.1.2.	Motywacja	zgłaszanie przez pracowników swoich pomysłów na usprawnienie pracy, błędów w działaniu stołówki	przynajmniej jeden pomysł udoskonalenia
3.1.3.	Dobra atmosfera w zespole projektowym	przeprowadzenie ankiet wśród pracowników	uzyskanie oceny min. 8/10
3.2.	Zarządzanie pracą
3.2.1.	Sprawny przepływ informacji	Cotygodniowe raporty z funkcjonowania stołówki	Zadowalający wynik raportów
3.2.2.	Zwiększenie samodzielności podejmowania inicjatyw przez osoby zarządzające	Ilość inicjatyw	przynajmniej jeden pomysł udoskonalenia
3.3.	Zarządzanie finansami
3.3.1.	Nieprzekroczony budżet	Stała kontrola przy kosztach poszczególnych zadań i zasobów	Maksymalne odchylenie od budżetu: 2000zł
4.	Cele merytoryczne
4.1.	Stworzenie 3 stołówek, każdej na 50 miejsc, w 3 budynkach PPNT do grudnia 2016	Liczba stołówek oraz liczba miejsc w stołówce	Liczba stołówek: 3 Liczba miejsc w sumie: 150
4.2.	Zwiększenie zadowolenia firm z wybrania PPNT jako miejsca uruchomienia działalności	Przeprowadzenie ankiet	Minimum 70% ankietowanych firm zauważy wzrost atrakcyjności PPNT po stworzeniu sieci stołówek
4.3.	Zwiększenie atrakcyjności firm działających na terenie PPNT w oczach pracowników	Przeprowadzenie ankiet	Minimum 70% ankietowanych pracowników uzna PPNT/pracodawcę jako bardziej atrakcyjne miejsce pracy
5.	Cele związane z ryzykiem: obniżenie poziomu ryzyka
5.1.	Stworzenie wniosku o dofinansowanie do UE na kwotę ????????, który nie będzie zawierał błędów merytorycznych	Akceptacja wniosku	Wniosek został zaakceptowany
5.2.	Realizacja projektu nie będzie obciążała finansów RARR	Dofinansowanie otrzymanie z unii	????????? (wysokość niezbędnego dofinansowania)
5.3.	Utworzenie sieci stołówek w PPNT zgodnie z zaplanowanym terminem	Opóźnienie względem harmonogramu	Stan opóźnienia: 0 tygodni
5.4.	Stworzony plan funkcjonowania stołówek zostanie przyjęty przez firmy działające w PPNT	Badanie opinii firm	Firmy zatrudniające w sumie minimum 80% pracowników PPNT wyrażą pozytywną opinie zasad funkcjonowania stołówek w PPNT
5.5.	Sprzęt zakupiony jako wyposażenie stołówek będzie w pełni bezpieczny	Certyfikaty bezpieczeństwa	100% wyposażenia posiada certyfikat bezp./atest

Struktura podziału pracy

1. Otwarcie sieci stołówek w PPNT

   1. Pozyskanie finansowania projektu

      1. Złożenie wniosku o dofinansowanie do UE

      2. Przygotowanie umów współpracy z przedsiębiorstwami PPNT

      3. Podpisanie umów współpracy z przedsiębiorstwami PPNT

   2. Pozyskanie dostawców gastronomicznych

      1. Rozpisanie przetargu na dostawce gastronomicznego

      2. Zebranie ofert

      3. Analiza ofert

      4. Wybór dostawcy

   3. Outsorcing firmy informatycznej

      1. Rozpisanie przetargu na firmę informatyczną

      2. Zebranie ofert

      3. Analiza ofert

      4. Wybór firmy

   4. Działania marketingowe

      1. Badania wśród przedsiębiorstw i pracowników PPNT

      2. Określenie strategii marketingowej i grup docelowych

      3. Umieszczenie informacji na stronie RARR

   5. Działania zarządcze

      1. Wyznaczenie zespołu odpowiedzianego za realizacje projektu

      2. Stworzenie harmonogramu realizacji projektu

      3. Kontrola projektu

   6. Działania prawne

      1. Złożenie wniosku do Państwowej Inspekcji Sanitarno-Epidemiologicznej

      2. Odebranie decyzji Sanepidu

   7. Wyposażenie stołówek

      1. Analiza rynku dla sprzętu gastronomicznego

      2. Określenie zapotrzebowania na sprzęt

      3. Zakup sprzętu

      4. Wyposażenie stołówek

Harmonogram

Alokacja zasobów

Budżet

Efektywność

Raport z badań marketingowych

Instrukcja kodowania

Ankiety

Spis tabel:

Tabela 1. Plan fazowy projektu

Tabela 2. Analiza interesariuszy
Tabela 3. Analiza ryzyka
Tabela 4. Struktura celów

Spis rysunków

Rys.1. Wykres ryzyka

Spis wykresów