Zarządzanie wspomagane narzędziem informatycznym - arkuszem kalkulacyjnym Tomasz Głuszkowski
2002-04-04 wersja do druku

Rola menadżera w firmie to nie tylko podejmowanie decyzji dotyczących tej części działania firmy, którą zarządza, ale przede wszystkim ciągłe ulepszanie systemu informacyjnego wspólnie z innymi menadżerami. System informacyjny obejmuje cały przepływ informacji, natomiast system informatyczny, to część systemu informacyjnego uwzględniająca strumienie informacji objęte systemem komputerowym. Dlatego system informacyjny obejmuje swym zakresem system informatyczny. 
Menadżer powinien rozumieć sposób użytkowania systemu informatycznego, ale przede wszystkim musi posiadać wiedzę, z jakich informacji ten system korzysta, w jaki sposób i jakie informacje można z niego uzyskać.

Jest to bardzo ważne, ponieważ to właśnie menadżer musi podejmować decyzje dotyczące rozbudowy systemu informacyjnego oraz informatycznego, aby spełniał jego oczekiwania. Jednocześnie musi przestrzegać następującej zasady: przyrost marży brutto spowodowany wykorzystaniem informacji osiągniętej z nowej części systemu musi być większy od kosztów związanych z nakładami na system. Oznacza to, że menadżerowie muszą traktować systemy informatyczne jak inwestycje, które z jednej strony kosztują (koszt tworzenia lub zakupu, szkoleń, administracji), a z drugiej przynoszą efekty (szybsza, dokładniejsza informacja). 

Menadżerowie powinni również wiedzieć, że koszt tworzenia systemów informatycznych zmniejsza się w czasie; wystarczy spojrzeć na krótką historię rozwoju informatyki w ciągu ostatnich dwudziestu lat. Na początku lat osiemdziesiątych XX wieku komputerów i oprogramowania do nich było niewiele, oznaczało to, że tych, którzy umieli posługiwać się takim narzędziem, również było niewielu (wiedza tajemna); nie było również narzędzi, którymi mógł posługiwać się użytkownik. Obecnie osób, które samodzielnie użytkują komputer jest już dużo, rozwinęły się również narzędzia informatyczne - masowe ich zastosowanie spowodowało znaczną obniżkę kosztów. Rozwój oprogramowania (jak również sprzętu) powoduje, że tworzenie systemu informatycznego jest coraz bardziej proste; już niektórzy użytkownicy komputerów próbują sami tworzyć fragmenty systemów informatycznych wykorzystując narzędzia, które automatycznie wspomagają proces tworzenia elementów systemu. Bardzo szybki rozwój narzędzi informatycznych, a przede wszystkim podniesienie poziomu umiejętności wykorzystania tych narzędzi sprawia, że użytkownicy (nie informatycy) coraz częściej korzystają dla potrzeb zarządzania z własnych rozwiązań tworzonych w pakietach biurowych (Microsoft Office, StarOffice). Rozwiązania takie zwykle wykorzystują istniejące systemy rachunkowości finansowej (transakcyjnej) - czerpiąc dane z tych systemów automatycznie tworząc potrzebne analizy, raporty i sprawozdania.

Rysunek nr 2. Zależność między poziomem rozwoju narzędzi informatycznych i ich prostotą użytkowania, a liczbą użytkowników, którzy przy pomocy tych narzędzi są w stanie rozwiązać problemy w firmie. 

Wykorzystanie narzędzi informatycznych przez użytkowników jest funkcją dwóch czynników. Wiedzy i umiejętności użytkownika oraz poziomu rozwoju narzędzi informatycznych; zależność jest taka: przy niższym poziomie rozwoju narzędzi informatycznych wiedza użytkownika na temat użycia narzędzi musi być większa i odwrotnie im większy poziom rozwoju narzędzi informatycznych, tym mniejszą wiedzę i umiejętności na temat technicznych możliwości narzędzia może mieć użytkownik (za to użytkownik musi mieć wiedzę związaną z merytorycznymi możliwościami wykorzystania narzędzia). Narzędzia informatyczne ciągle się rozwijają dlatego będzie coraz więcej użytkowników narzędzi (patrz Rysunek nr 2). Z programów dostępnych w pakietach biurowych do zarządzania stosowany jest arkusz kalkulacyjny. Użytkownik, który chciałby budować modele wspomagające działalność firmy w arkuszu jest w stanie to zrobić, jeśli umie wykorzystać kilkanaście funkcji, zna działanie sposobów adresowania, potrafi zastosować kilka technik oraz, a może przede wszystkim zna ideę działania arkusza. Niestety obecny powszechny poziom wiedzy na temat użycia tych elementów arkusza jest delikatnie mówiąc skromny. 


MISJA - z jednej strony podnoszenie umiejętności użytkowników, 
- z drugiej rozbudowa narzędzi w arkuszu

podnoszenie umiejętności użytkowników

Szkolenia z umiejętności użytkowania arkusza muszą iść w kierunku nauczania tych elementów arkusza, które pozwalają na łatwe praktyczne zastosowanie tego narzędzia oraz na nauczaniu technik i sposobów radzenia sobie przy rozwiązywaniu problemów firmy. Dlatego na szkoleniach trzeba przede wszystkim uczyć w prosty sposób realizacji w arkuszu podstawowych funkcji informatyki:
- narzędzi wspomagających wprowadzanie danych - w arkuszu wprowadzanie danych realizowane jest w prosty sposób za pomocą bezpośredniego wprowadzania informacji do komórek, jednakże można zastosować dodatkowe narzędzia wspomagające ten proces, narzędzia te mogą zawierać funkcje kontrolujące poprawność wprowadzanych danych, 
- sposobów transmisji danych, 
- przechowywanie danych - dane przechowuje się w arkuszu głównie w rejestrach; struktura danych ma zasadnicze znaczenie dla sposobu przetwarzania danych, dlatego w tym przypadku ważna jest umiejętność takiego doboru struktury danych, aby można było jak najłatwiej nimi zarządzać, 
- przetwarzanie danych - do tego celu w arkuszu przeznaczone są wzory wykorzystujące funkcje; tutaj potrzebne są umiejętności takiego doboru funkcji, które w prosty sposób realizują cel przetwarzania, 
- tworzenie dokumentów - są różne rodzaje dokumentów: indywidualne, zbiorcze i zagregowane oraz wykresy; wszystkie je można tworzyć za pomocą wzorów; we wszystkich rodzajach dokumentów można zastosować parametry, wtedy użytkownik zmieniając wartość parametru może wybrać interesujące go dane w dokumencie. 

PRZYKŁAD: Jak użytkownik wykorzystując proste narzędzia może sobie sam pomóc

Dla przykładu zostanie przedstawiony drobny przykład wykresu z parametrami. W arkuszu zostały umieszczone dane o wartości sprzedaży poszczególnych towarów przez każdego z dealerów. 




Rysunek nr 3. Dane do przykładu - wartości sprzedaży każdego z dealerów.

Zastosowanie funkcji INDEKS pozwala na sterowanie wyborem towarów z arkusza (zob. Rysunek nr 4). 




Rysunek nr 4. Zastosowanie parametru w komórce B11 pozwala zmienić wynik otrzymany za pomocą wzorów w komórkach B14:B20. 



Rysunek nr 5. Wykres korzysta z zawartości komórek w zakresie A13:B20.

Zmieniając wartość parametru w komórce B11 można otrzymać jeden z czterech wykresów dotyczących sprzedaży jednego (dowolnego) towaru. Po wprowadzeniu liczby 2 do komórki B11 wzory automatycznie wybiorą wartość sprzedaży płaszczy. 




Rysunek nr 6. Po zmianie parametru w komórce B11 na 2 wynikiem działania wzorów w komórkach kolumny B jest wartość sprzedaży płaszczy. 

Jednocześnie zmieni się wykres.



Rysunek nr 7. Wykres po zmianie wartości parametru w komórce B11. 


Przykład ten, tak bardzo prosty w realizacji, powinien uzmysłowić, że wiedza na temat podstawowych narzędzi informatycznych i umiejętności ich wykorzystania przez użytkowników jest podstawą do rozwiązywania problemów firmy przy pomocy technologii IT - przeważnie w firmach nie trzeba zaawansowanych dużych systemów zintegrowanych do zarządzania, na ogół wystarczy do funkcjonujących systemów informatycznych rachunkowości finansowej dobudować systemy zarządzania (takie jak: budżetowanie i controlling, system informacji marketingowej, planowanie produkcji). Arkusz kalkulacyjny jest jednym z najlepszych narzędzi do tego celu. Aby zbudować system zarządzania w arkuszu konieczna jest wiedza o technologii jego użytkowania i nabycie określonych umiejętności, których uzyskanie dla osób użytkujących arkusz wcześniej na poziomie podstawowym nie powinno sprawić trudności. 


rozbudowa narzędzi arkusza


Rozwój arkusza kalkulacyjnego firma Microsoft ograniczyła tylko do rozwiązań informatycznych - nie stworzyła wzorców wykorzystania arkusza w biurze. Dlatego wielu użytkowników arkusza próbuje różnych metod i technik, aby samodzielnie dopracować się takich rozwiązań. Dzięki kilkunastoletniemu doświadczeniu w użytkowaniu arkusza i tworzeniu w tym narzędziu systemów rachunkowości finansowej i zarządczej autor opracował technologię pracy w tym narzędziu. Technologia użytkowania arkusza składa się ze sposobów pracy w arkuszu, metod budowy modeli dla potrzeb firmy; narzędzi przyjaznych dla użytkownika stworzonych w Visual Basicu, które wspomagają funkcje informatyki, które trudno zrealizować (lub jest to niemożliwe) za pomocą formuł. Jednym z takich narzędzi są mikroprogramy napisane w Visual Basicu. 

PRZYKŁAD: narzędzia w excelu

Mikroprogramy realizują różne funkcje, na przykład: czyszczenie zakresów, czytanie danych z plików zewnętrznych różnych formatów, automatyczne sortowanie danych, rejestrowanie danych w rejestrach, wybieranie pozycji z listy, a następnie wprowadzanie tej pozycji do wybranej komórki, i inne. Z mikroprogramów użytkownik może ułożyć dowolny program realizujący potrzebne funkcje; przykłady takich programów zostały przedstawione na Rysunku nr 8. Program w kolumnie A składa się z trzech mikroprogramów: Czyść, Czytaj oraz Sortuj. 




Rysunek nr 8. Programy napisane w języku przeznaczonym dla użytkownika w arkuszu PROGRAM.

Każdy z mikroprogramów wyposażony jest w zestaw parametrów; zestawy parametrów są umieszczone w arkuszu PARAMETRY, każdy z zestawów ma swój unikalny numer, który jest równocześnie parametrem po nazwie mikroprogramu. I tak, instrukcja z mikroprogramem Czyść zawiera również parametr równy 1 wskazujący na zestaw parametrów w wierszu 6 arkusza PARAMERTY (zob. Rysunek nr 9). Mikroprogram Czyść czyści w arkuszu zakup zakres D6:E9. Instrukcja z mikroprogramem Czytaj zawiera parametr równy 2 wskazujący na zestaw parametrów w wierszu 8 arkusza PARAMETRY. Mikroprogram Czytaj odczytuje informacje z zakresu A1:B4 arkusza Dane skoroszytu pl.xls (zamieszczonego w folderze głównym) i kopiuje je do komórek D6:E9 arkusza Zakup. Instrukcja z mikroprogramem Sortuj zawiera parametr równy 3 wskazujący na zestaw parametrów w wierszu 10 arkusza PARAMETRY. Mikroprogram Sortuj sortuje informacje z zakresu D6:E9 arkusza Zakup według klucza z kolumny D. 




Rysunek nr 9. Parametry do programów w arkuszu PARAMETRY 


Użytkownik może samodzielnie budować mikroprogramy i do nich parametry. Parametry mogą być wynikiem działania wzorów, a to oznacza, że model cały czas pozostaje elastyczny - czyli zmiany w poszczególnych arkuszach automatycznie mają wpływ na wyniki działania wzorów w arkuszu z parametrami; co z kolei ma wpływ na działanie mikroprogramów! 

ZASTOSOWANIE - wykorzystanie narzędzi w systemach zarządzania

Dzięki zastosowaniu wiedzy i umiejętności opracowanych technik i metod użytkowania arkusza oraz wykorzystaniu narzędzi (których drobna część została przedstawiona wcześniej), można szybko samodzielnie stworzyć dowolny system zarządzania, wykorzystujący informacje z systemów rachunkowości finansowej. Taki system tworzy się na drodze ewolucji w firmie - nie trzeba zmieniać istniejących systemów, tylko na podstawie informacji dostarczanych przez te systemy zbudować nowy, taki, który będzie wspomagał zarządzanie; taki system można również tworzyć na raty. 

Wśród systemów do zarządzania można wyróżnić:
- system budżetowania i controllingu: kosztów, rzeczowego oraz finansowego dla menadżera finansowego; 
- system zarządzania produkcją z elementami logistyki dla menadżera produkcyjnego; 
- system informacji marketingowej dla menadżera handlowego. 

Każdy z tych systemów ma swoją specyfikę, ale we wszystkich można wykorzystać technologię użytkowania arkusza od umiejętności tworzenia wzorów do wykorzystania narzędzi zrealizowanych w arkuszu. 


PRZYKŁAD: zastosowanie narzędzi w systemie budżetowania i controllingu




Rysunek nr 10. Obieg informacji w systemie budżetowania i controllingu

Informatyczny system budżetowania i controllingu powinien realizować następujące funkcje:
- wysyłać puste budżety do wypełnienia (do każdego centrum kosztowego),
- umożliwić wypełnianie budżetów w centrach kosztowych przez osoby odpowiedzialne za tworzenie budżetu, 
- odbierać wypełnione budżety w centrach kosztowych, 
- rozliczać koszty wydziałów pomocniczych, 
- wysyłać planowane rozliczone budżety, 
a po okresie planowania
- odczytywać rzeczywiste dane z systemu rachunkowości finansowej, 
- tworzyć różnorodne raporty z wykonania planu, 
- wysyłać raporty do centrów kosztowych, 
(zob. obieg informacji w systemie budżetowania i controllingu Rysunek nr 10).



Rysunek nr 11. Przykładowy obieg informacji w module głównym systemu budżetowania i controllingu

Wszystkie te funkcje można zrealizować za pomocą narzędzi w Visual Basicu lub wzorów. Podstawą takiego systemu są poprawnie zaprojektowane arkusze, w których będą przechowywane dane (planowane i rzeczywiste) podmiotowe - dla każdego centrum kosztowego, przedmiotowe - dla każdego produktu, półproduktu, surowca. Wprowadzanie informacji do tych arkuszy powinno nastąpić automatycznie za pomocą przedstawionych narzędzi, tworzenie raportów należy zrealizować przy pomocy wzorów, natomiast ich wysyłanie do zainteresowanych również można zrealizować za pomocą narzędzi. 

PRZYKŁAD: zastosowanie narzędzi w systemie zarządzania produkcją - przykład praktyczny

System zarządzania produkcją został zrealizowany dzięki opracowanej wcześniej technologii użytkowania arkusza kalkulacyjnego - zasadom i metodom budowy aplikacji. System składa się z modułów, które stanowią jego części; każdy z modułów (skoroszytów w arkuszu) komunikuje się z innymi modułami przy pomocy arkusza z danymi wysyłanego z jednego modułu do innego. W jednym z modułów realizowana jest symulacja produkcji, czyli obliczane są chemiczne i biologiczne cechy przyszłej produkcji, wynik symulacji wraz właściwościami zużytych surowców i materiałów oraz stanem materiałów dostępnym na stoku są wysyłane do właściciela surowców pocztą elektroniczną z prośbą o aprobatę ich użycia do danej produkcji. 



Rysunek nr 12. Obieg informacji w systemie zarządzania produkcją. 

Pogrubioną czcionką na schemacie zostały określone miejsca, składowania informacji (niektóre z tych miejsc, są też modułami systemu: Stok, Laboratorium, Symulacja, Produkcja i Wysyłka). Strzałki pokazują strumienie informacji w systemie. Dane o wprowadzeniu surowców na teren firmy rejestrowane są w skoroszycie: Stok, w którym przechowuje się aktualne informacje o wszystkich surowcach: powierzonych i własnych. Każdą partię surowców należy zbadać, zajmuje się tym laboratorium, dlatego ze skoroszytu Stok automatycznie jest wysyłany plik do laboratorium z informacjami o rodzaju towaru do zbadania; plik ten jest uzupełniany o informacje z badań - po uzupełnieniu informacje przepisywane są do rejestru w skoroszycie: Stok. 
Surowce i półfabrykaty, którym wykonano badania przepisywane są na żądanie do skoroszytu: Symulacja; w tym skoroszycie (tej części systemu) dobierane są składniki do produkcji (kilku równocześnie) tak, aby można optymalizować produkcję według dowolnego kryterium (na przykład: konieczności wywozu przywiezionego z zagranicy surowca w odpowiednim terminie określonym przez urząd celny). Po symulacji produkcji jej wynik automatycznie jest wysyłany do części systemu: Out (oraz Wait). Do Out trafia plik z informacjami o proponowanej produkcji i użyciu do niej określonych składników, a dalej już pocztą elektroniczną do odbiorcy, który na podstawie takiej informacji może podjąć decyzję; do Wait trafia też taka informacja, ale bardziej rozbudowana (konieczna dla modułu Produkcji). Jeśli odbiorca wyrazi zgodę na określoną produkcję, to dane z modułu Wait z powrotem wprowadzane są automatycznie do symulacji, a stamtąd do produkcji; jeśli odbiorca nie zgodzi się na zaproponowaną produkcję, to dane z modułu Wait nie przechodzą do symulacji. Po zakończeniu produkcji półfabrykaty lub wyroby muszą trafić na stok, jednak oprócz tego automatycznie generowany jest plik do laboratorium, dane z pliku (podobnie jak w przypadku surowców) po uzupełnieniu odczytywane są w skoroszycie ze stokiem i rejestrowane. Należy zwrócić uwagę, że każde działanie zmienia status surowców, półfabrykatów czy wyrobów, dlatego informacje o takich czynnościach przekazywane są w formie plików do arkusza ze stokiem, w którym zmieniają się stany. Dla każdego rodzaju transmisji danych został opracowany odrębny wzorzec (arkusz w skoroszycie) do automatycznego wypełnienia. 


GOTOWE SYSTEMY, a NARZĘDZIA DO WSPOMAGANIA ZARZĄDZANIA

Podstawową barierą stojącą na przeszkodzie prawidłowego wykorzystania informatyki w biznesie jest nienależyta jakość oferowanych systemów informatycznych klasy ERP oraz niewystarczająca znajomość zasad zarządzania projektami informatycznymi po stronie klienta - przyszłego użytkownika systemu informatycznego. 
Jednak nie ma podstaw do zarzucenia tym produktom - kupowanym, gotowym systemom informatycznym, niesprawności technicznej. Zatem, może błąd tkwi w niewłaściwej definicji jakości, a zła reputacja systemów informatycznych może wynikać z tego, że ich funkcjonalność zbyt często nie odpowiada potrzebom i specyfice konkretnego przedsiębiorstwa. Tymczasem nikt spoza firmy nie określi lepiej tego co jest potrzebne dla jej dobrego funkcjonowania. Dlatego projekt systemu informatycznego powinien powstać wewnątrz firmy, przy założeniu najlepszej znajomości własnego systemu i potrzeb informacyjnych. W znacznej części firm występuje jednak bariera wiedzy na temat znajomości systemu informacyjnego i umiejętności kadry zarządzającej w projektowaniu nowych strumieni informacji. Rozumienie przez zarządzających strumieni informacji oraz umiejętność zaprojektowania nowych strumieni zdecydowanie obniża koszty tworzenia systemów. Dlatego w firmach powinien istnieć ciągły proces szkolenia i doskonalenia umiejętności w poznawaniu rozwiązań informatycznych oraz narzędzi do samodzielnego rozwiązywania problemów firmy. 

Wdrożenie w przedsiębiorstwie systemu klasy ERP to znaczny wydatek i rewolucja organizacyjna. Jest to projekt o charakterze organizacyjnym z dużym udziałem informatyki. Istotnym problemem jest oszacowanie, na ile jest on uzasadniony i opłacalny [2]. Autorzy [2, 3] podają, że wdrożenie systemu klasy MRP II umożliwia uzyskanie na przykład oszczędności materiałowych rzędu 30%. Informacja ta jest w zasadzie niesprawdzona, pochodzi z literatury amerykańskiej, najprawdopodobniej jest wynikiem badań APICS - American Production Inventory and Control Society i firmy Coopers - Lybrand, ale brak jest danych o konkretnych organizacjach, w których te efekty wystąpiły, a zwłaszcza o wymiernych efektach finansowych. Co więcej w opracowaniach podaje się, że organizację przedsiębiorstwa należy "budować na funkcjach" systemu MRP. Należy się zastanowić, czy technologie informatyczne głęboko ingerujące w organizację firmy są do zaakceptowania, gdyż ich stosowanie wiąże się z rezygnacją z osiągniętego poziomu kompetencji personelu i ponownym tworzeniem organizacji.

Koszt tworzenia systemu informatycznego jest wypadkową dwóch czynników - rozwoju oprogramowania (oraz sprzętu), a także wiedzy, umiejętności menadżerów w zakresie użytkowania systemów informatycznych oraz zrozumienia strumieni informacji w firmie i umiejętności projektowania zmian w tych strumieniach. 
Jeśli pominąć zapotrzebowanie na masowe proste przetwarzanie danych i masowe drukowanie, można powiedzieć, że manager nie potrzebuje informatyki, ale informacji. Dzisiejsi dostawcy systemów i usług informatycznych prześcigają się w ilości możliwych opcji, liczbie możliwych do uzyskania raportów, liczbie i zakresie danych możliwych do uwzględnienia, wielości parametrów poddawanych kontroli. Są dostawcami informatyki, a nie informacji (ale zgodnie ze współczesnymi kanonami zarządzania przez jakość, kryteriów jakości dla informatyki nie powinno się szukać w niej samej, lecz tam, gdzie jest ona stosowana - w przedsiębiorstwie). Tymczasem biznes potrzebuje informacji, a do jej uzyskania narzędzi prostych, tanich, spełniających swe funkcje przy minimum wprowadzonych danych. Narzędzi generujących proste dokumenty i zapewniających najodpowiedniejszą wizualizację trendów. Narzędzi zapewniających syntezę informacji ważnych, łatwych do interpretacji i jasno wskazujących, jakie decyzje należy podjąć, takich jak na przykład zaproponowana technologia użytkowania arkusza kalkulacyjnego.




--------------------------------------------------------------------------------

1. T. Głuszkowski, Arkusz kalkulacyjny w praktyce, Broker, Łódź 2000
2. L. Maciejec, M. Maciejec, Informatyka policzalna, ComputerWorld nr 6/2000
3. A. Popończyk, Ocena efektywności wdrożenia systemu MRP II, Informatyka 6/1997

Tomasz Głuszkowski mail: [e-mail]
Doktor nauk ekonomicznych; pracownik naukowo-dydaktyczny Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Łódzkiego. Wykładowca i ekspert w dziedzinie zastosowań arkusza kalkulacyjnego w finansach, rachunkowości i zarządzaniu. Opracował technologię użytkowania arkusza kalkulacyjnego, która pozwala użytkownikom na budowę modeli wspomagających zarządzanie. Prowadzi szkolenia na ten temat w Fundacji Centrum Prywatyzacji oraz Polsko Amerykańskim Centrum Zarządzania. Równocześnie tworzy i wdraża gotowe rozwiązania w arkuszu (budżetowanie i controlling, zarządzanie produkcją, system informacji marketingowej). Autor kilku książek o zastosowaniach arkusza, ostatnia: "Arkusz kalkulacyjny w praktyce", wyd. Broker, Łódź 2000.