Zaopatrzenie rozumiane jest jako proces pozyskiwania dóbr i usług. Zadaniem zaopatrzenia jest zagwarantowanie, że materiały niezbędne do zasilania operacji zostaną dostarczone w momencie, kiedy będą najbardziej potrzebne. W logistyce zaopatrzenia podstawowymi problemami są:
ustalenie liczby dostawców,
ustalenie „geografii” dostawców,
określenie polityki cenowej,
wybór dostawców.
Duża liczba dostawców zmniejsza ryzyko braku na czas określonego materiału czy elementu do produkcji, zwiększa jednak obciążenie i koszty systemu zaopatrzenia. Najkorzystniejszym ekonomicznie rozwiązaniem jest pozyskiwanie dostawców mających swe siedziby w bliskiej odległości od siedziby firmy. W przypadku dużego rozproszenia zaleca się korzystać z zewnętrznych magazynów (hurtownie). W zakresie polityki cenowej istnieje silne powiązanie logistyki z kalkulacją cen. Logistyka zaopatrzenia w swych działaniach oprócz nominalnej zapłaty może i powinna np. uwzględniać stosowane przez producentów rabaty i upusty cenowe. Wybór właściwych dostawców jest jednym z najbardziej istotnych zagadnień z zakresu logistyki zaopatrzenia. Stosuje się tu różnorodne zasady i kryteria.
Zaleca się tu różne metody ułatwiające wybór, np. metodę punktową Kaplana. Jej algorytm to:
1. określenie przez odbiorcę podstawowych kryteriów (parametrów) dostawy,
2. przypisanie tym kryteriom wartości punktowych, np. w skali od 1do 5,
3. ustalenie ważności (wag) tych kryteriów dla realizacji całego zadania,
4. wymnożenie wag prze wartości punktowe poszczególnych kryteriów,
5. obliczenie sumy kryterialno-ważonej dla poszczególnych dostawców,
6. wybór dostawcy według maksymalnej wartości tej sumy. [1]
Wymagania wobec dostarczanego produktu
Opakowanie do jogurtu Jogo Fruit musi spełniać następujące wymagania:
- materiał: plastik,
- powierzchnia: gładka,
- kolor: biały,
- spód: płaski, w kształcie koła,
- wymiary: jak na rysunku poniżej.
Ogłoszenie o przetargu
Przedsiębiorstwo Maxfruits ogłasza przetarg na cotygodniowe dostawy 100 000 szt. opakowań do jogurtów.
Parametry opakowań:
- materiał: plastik,
- powierzchnia: gładka,
- kolor: biały,
- spód: płaski, w kształcie koła o średnicy 6 cm,
- średnica pojemnika: 6cm,
- wysokość: 12 cm.
Oferta powinna zawierać cenę netto jednej partii opakowań (100 000 szt.), koszt transportu, warunki płatności oraz gwarancji. Oferty będą przyjmowane w biurze firmy mieszczącym się przy ulicy Jagiellońskiej 10 w Warszawie do dnia 5 grudnia 2011r.
Informacje dodatkowe dotyczące przedmiotu przetargu są udzielane telefonicznie lub mailowo: Tel.: 77 555 55 55, e-mail: maxfruits@o2.com.pl
Informacja o przetargu była zamieszczana w Gazecie Stołecznej codziennie od dnia 5 listopada 2011 do 5 grudnia 2011 roku. Ogłoszenie ukazało się również na stronie internetowej firmy Maxfruits, maxfruits.com.pl dnia 5 listopada 2011 roku i widniało tam do momentu zakończenia przyjmowania zgłoszeń potencjalnych dostawców.
Charakterystyka dostawców
Swoje oferty w wyznaczonym terminie złożyło 5 dostawców: Packmaster, Boxmax, Opatex, Opakpol oraz Paker.
Packmaster - firma z Płońska z długoletnim doświadczeniem na rynku. Jest najbardziej elastyczna spośród wszystkich dostawców. Przedsiębiorstwo posiada własny transport, ale oferuje go po średnio zadowalającej cenie. Zawsze dotrzymuje terminów dostaw. Posiada wdrożoną normy ISO 9001 oraz ISO 14001.
Boxmax - firma z Poznania z długoletnim doświadczeniem na rynku. Przedsiębiorstwo to jest dość elastyczne. Przewidywane opóźnienia w dostawie wynoszą maksymalnie 2 dni robocze. Firma posiada własny transport, ale po średnio zadowalającej cenie. Firma nie ma wdrożonych norm ISO.
Opatex - debiutant z Gniezna. Nie posiada żadnych osiągnięć ani certyfikatów. Przewidywane opóźnienia w dostawie wynoszą maksymalnie 5 dni roboczych. Przedsiębiorstwo nie posiada własnego transportu. Nie ma wdrożonych norm ISO i jest mało elastyczne.
Opakpol - firma z długoletnim doświadczeniem, znajdująca się w Jeleniej Górze. Jest dostawcą mało elastycznym. Przewidywane opóźnienia w dostawie mogą wynieść 1 dzień roboczy. Przedsiębiorstwo posiada własny transport, a jego koszt jest stosunkowo niski. Firma jest w trakcie wdrażania normy ISO 9001.
Paker - firma z Łodzi działająca od dwóch lat. Przedsiębiorstwo jest elastyczne jednak uprzedza o możliwości występowania opóźnień do 2 dni roboczych. Firma nie posiada własnego transportu, ale ma wdrożoną normę ISO 9001.
Oferty dostawców
Packmaster:
oferuje 100 000 szt. opakowań plastikowych zgodnych z wymaganiami Maxfruits po cenie 0,10 zł/szt. (łączny koszt: 10 000zł),
oferuje własny transport wliczony w cenę,
zapewnia dotrzymywania terminów dostaw,
posiada wdrożone normy ISO 9001 i 14001,
zapewnia możliwość zmiany wielkości zamówienia – zmniejszenia lub zwiększenia - do 50% od wielkości na którą zgłoszono pierwotnie zapotrzebowanie,
wskaźnik bieżącej płynności finansowej firmy wynosi 2, co wskazuje na zachowaną równowagę finansową.
Boxmax:
oferuje 100 000 szt. opakowań plastikowych zgodnych z wymaganiami Maxfruits po cenie 0,10 zł/szt. (łączny koszt: 10 000zł),
oferuje własny transport wliczony w cenę,
zapewnia dotrzymywania terminów dostaw z maksymalnymi opóźnieniami do 2 dni roboczych,
nie ma wdrożonych norm ISO,
zapewnia możliwość zwiększenia zamówienia do 50% od wielkości na którą zgłoszono pierwotnie zapotrzebowanie,
wskaźnik bieżącej płynności finansowej firmy wynosi 1,8, co wskazuje na zachowaną równowagę finansową.
Opatex:
oferuje 100 000 szt. opakowań plastikowych zgodnych z wymaganiami Maxfruits po cenie 0,08 zł/szt. (łączny koszt: 8 000zł),
nie posiada własnego transportu,
zapewnia dotrzymywania terminów dostaw z maksymalnymi opóźnieniami do 5 dni roboczych,
nie ma wdrożonych norm ISO,
nie jest w stanie reagować na zmieniającą się wielkość zamówienia,
wskaźnik bieżącej płynności finansowej firmy wynosi 1,8, co wskazuje na zachowaną równowagę finansową.
Opakpol:
oferuje 100 000 szt. opakowań plastikowych zgodnych z wymaganiami Maxfruits po cenie 0,08 zł/szt. (łączny koszt: 8 000zł),
posiada własny transport wliczony w cenę,
zapewnia dotrzymywania terminów dostaw z maksymalnymi opóźnieniami do 1 dnia roboczego,
jest w trakcie wdrażania normy ISO 9001,
zapewnia możliwość zmiany wielkości zamówienia – zmniejszenia lub zwiększenia - do 30% od wielkości na którą zgłoszono pierwotnie zapotrzebowanie,
wskaźnik bieżącej płynności finansowej firmy wynosi 1,8, co wskazuje na zachowaną równowagę finansową.
Paker:
oferuje 100 000 szt. opakowań plastikowych zgodnych z wymaganiami Maxfruits po cenie 0,07 zł/szt. (łączny koszt: 7 000zł),
nie posiada własnego transportu,
zapewnia dotrzymywania terminów dostaw z maksymalnymi opóźnieniami do 2 dni roboczych,
ma wdrożoną normę ISO 9001,
zapewnia możliwość zwiększenia zamówienia do 50% od wielkości na którą zgłoszono pierwotnie zapotrzebowanie,
wskaźnik bieżącej płynności finansowej firmy wynosi 1, co wskazuje na niepewną sytuację finansową firmy.
Wstępna weryfikacja dostawców
Kryterium wstępne: posiadanie własnego transportu (0- NIE , 1-TAK)
| PACKMASTER | BOXMAX | OPATEX | OPAKPOL | PAKER |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 1 | 0 | 1 | 0 |
Po wstępnej eliminacji pozostało 3 dostawców: Packamster, Boxmax, Opakpol
Kryteria zastosowane w wyborze najlepszego dostawcy
Cena – koszt produkcji i dostawy opakowań do firmy. Im niższa cena, tym dostawca wypada lepiej. Jest to kryterium najważniejsze z punktu widzenia firmy Maxfruits, ponieważ cena opakowań i ich dostawy wpływa na jednostkowy koszt produkcji. Koszt ten jest brany pod uwagę przy ustalaniu ceny za produkt, jednak należy pamiętać, że ceny w głównej mierze kształtowane są przez rynek i firma musi się do nich dopasować. Zatem aby zmaksymalizować zysk Maxfruits musi minimalizować koszty produkcji.
Terminowość – dotrzymywanie terminów dostaw. Jest to bardzo ważne kryterium dla firmy, ze względu na charakter produkcji firmy Maxfruits. Przedsiębiorstwo funkcjonuje w branży spożywczej, która jest szczególnie wrażliwa na wszelkie opóźnienia. Składniki do jogurtów (owoce i mleko) nie mogą być długo magazynowane, gdyż ulegną zepsuciu, co zwiększy tylko koszty produkcji. Produkcja jogurtu nie może zacząć się w momencie gdy firma nie ma dostarczonych gotowych opakowań. Opóźnienia w dostawie powodują zastój w produkcji oraz ogromne koszty wynikające ze zmarnowania zasobów - surowców, czasu i ludzkiej pracy.
Jakość – posiadanie wdrożonych norm ISO i ważnych certyfikatów jakości. Firma Maxfruits posiada wdrożony System Zarządzania Jakością w związku z czym, nie może sobie pozwolić na to, aby ich produkty odbiegały od przyjętych norm. Opakowanie do jogurtu jest istotną częścią produktu. Spełnia funkcje ochronną i funkcjonalną dlatego musi być odpowiednio wytrzymałe na warunki transportu oraz zapewnić wygodne użytkowanie produktu. Poza tym musi być produkowane zgodnie z normą ISO 14001 dotyczącą zarządzania środowiskowego. Opakowanie nie może uwalniać żadnych substancji szkodliwych do produktu ani zmieniać jego właściwości fizycznych lub chemicznych. Należy więc pamiętać, że zapewnienie jakości obowiązuje nie tylko producenta, ale także jego wszystkich dostawców. Maxfruits gwarantuje swoją marką wysoką jakość dostarczanych na rynek produktów. W przypadku utraty zaufania klientów do marki, firma szybko straciłaby swoją pozycję, dlatego kryterium jakości dostaw jest równie ważne, co kryterium terminowości.
Elastyczność - zdolność reagowania systemu logistycznego dostawcy na zmienne zapotrzebowanie naszej firmy. Wpływają na nią m.in. lokalizacja, nowoczesność stosowanych urządzeń i maszyn, zdolności zarządcze, czy dobra komunikacja w firmie. Kryterium to nie jest aż tak ważne dla przedsiębiorstwa zamawiającego ponieważ wahania popytu na produkowany przez Maxfruits wyrób nie są duże.
Kondycja finansowa – sytuacja finansowa dostawcy powinna być stabilna, aby zminimalizować niebezpieczeństwo zakłóceń w dostawach. W przypadku dostawcy o niestabilnej sytuacji finansowej pojawia się niebezpieczeństwo zakłóceń w zapewnianej przez niego regularnej długoterminowej obsłudze. Finansowy upadek dostawcy wiąże się z dużymi stratami dla przedsiębiorcy, który musi szybko zorganizować nowe zaopatrzenie, wstrzymać produkcję lub odłożyć ją do czasu dostarczenia opakowań. Kryterium te jest równie ważne co elastyczność. Kondycja finansowa dostawcy nie jest oczywiście bagatelizowana jednak odgrywa mniejsze znaczenie dla przedsiębiorstwa bo ryzyko wystąpienia opóźnień w dostawach z powodu bankructwa jest bardzo małe.
Tabela obrazująca istotność kryteriów za pomocą wag
| KRYTERIUM | WAGA |
|---|---|
| Cena | 0,4 |
| Terminowość | 0,2 |
| Jakość | 0,2 |
| Elastyczność | 0,1 |
| Kondycja finansowa | 0,1 |
| ∑ | 1 |
Do oceny punktowej kryteriów przyjęto pięciostopniową skalę.
KRYTERIA
cena – wartościowanie ofert dostawców pod tym kątem odbywa się z wykorzystaniem funkcji liniowej o wzorze y = -14,29x + 5,43
Najniższa rynkowa cena opakowania wynosi 0,08 zł a najwyższa 0,12zł.
Funkcja na obliczanie kryterium ceny
Dla 0,10 zł/szt. - ocena 4
Dla 0,08 zł/szt. - ocena 5
y = ax + b
x - cena
y – ocena4 = 0,1a + b
5 = 0,08a + ba = - 14,29
b = 5,43y = -14,29x + 5,43
yϵ < 1; 5>
x ϵ < 0, 08; 0, 12>
Współczynnik kierunkowy funkcji informuje nas o tym, że funkcja ma charakter malejący, zatem im wyższa jest cena oferowanego przez dostawcę produktu, tym gorzej jest oceniany dostawca.
terminowość
| Warunki | Ocena |
|---|---|
| Dotrzymuje terminów dostaw bez opóźnień | 5 |
| Uprzedza o możliwości wystąpienia jednodniowego opóźnienia | 4 |
| Uprzedza o możliwości wystąpienia dwudniowego opóźnienia | 3 |
| Uprzedza o możliwości wystąpienia trzydniowego opóźnienia | 2 |
| Uprzedza o możliwości wystąpienia czterodniowego opóźnienia lub dłuższego | 1 |
jakość
| Warunki | Ocena |
|---|---|
| Wdrożone przynajmniej dwie normy: ISO 9001 i 14001 | 5 |
| Wdrożona jedna norma: ISO 9001 i rozpoczęty proces wdrożenia drugiej normy jakościowej ISO 14001 | 4 |
| Wdrożona norma ISO 9001 | 3 |
| Rozpoczęty proces wdrażania norm ISO 9001 i ISO 14001 | 2 |
| Rozpoczęty proces wdrażania normy ISO 9001 | 1 |
elastyczność
| Warunki | Ocena |
|---|---|
| Zapewnia możliwość zmiany wielkości zamówienia – zmniejszenia lub zwiększenia - do 50% | 5 |
| Zapewnia możliwość zmiany wielkości zamówienia – zmniejszenia lub zwiększenia - do 30% | 4 |
| Zapewnia możliwość zwiększenia zamówienia do 10% | 3 |
| Zapewnia możliwość zmniejszenia zamówienia do 10% | 2 |
| Nie jest w stanie reagować na zmieniającą się wielkość zamówienia | 1 |
kondycja finansowa
| Warunki | Ocena |
|---|---|
| Wskaźnik bieżącej płynności finansowej firmy zawarty w przedziale <1,8;2> | 5 |
| Wskaźnik bieżącej płynności finansowej firmy zawarty w przedziale <1,6;2) | 4 |
| Wskaźnik bieżącej płynności finansowej firmy zawarty w przedziale <1,4;1,6) | 3 |
| Wskaźnik bieżącej płynności finansowej firmy zawarty w przedziale <1,2;1,4) | 2 |
| Wskaźnik bieżącej płynności finansowej firmy zawarty w przedziale <0;1,2) | 1 |
Ocena wagowo-punktowa
| Waga | Kryteria | PACKMASTER | BOXMAX | OPAKPOL |
|---|---|---|---|---|
| 0,4 | Cena | 4 | 4 | 5 |
| 0,2 | Terminowość | 5 | 3 | 4 |
| 0,2 | Jakość | 5 | 3 | 4 |
| 0,1 | Elastyczność | 5 | 4 | 3 |
| 0,1 | Kondycja finansowa | 5 | 5 | 5 |
| ∑(ocena x waga) | 4,6 | 3,7 | 4,4 |
W analizie najlepiej wypadł Packmaster i to on zostanie wybrany jako najlepszy dostawca. O jego zwycięstwie zadecydowała nie tyle cena świadczonych usług co wzorowe: terminowość, jakość, elastyczność i kondycja finansowa. Wysoko oceniany był również Opakpol. Najważniejsze kryterium z punktu widzenia firmy organizującej przetarg miało w przypadku Opakpolu najwyższą wartość spośród wszystkich dostawców. W pozostałych kategoriach przedsiębiorstwo wypadło jednak gorzej i dlatego nie zostało wybrane. Za najgorszego dostawcę został uznany Boxmax, który w porównaniu do konkurentów wypadł słabo w kwestii jakości i terminowości dostaw. Nie zachwycał również elastycznością czy szczególnie niską ceną usług.
Wykres radarowy obrazuje dane zawarte w tabeli powyżej dla trzech wytypowanych firm. Dzięki graficznemu przedstawieniu wartości liczbowych możemy zaobserwować, w jakich kryteriach poszczególne firmy były najlepiej i najgorzej oceniane. Na pierwszy rzut oka największą przestrzeń na wykresie zajmuje Packmaster i to on, zgodnie z ilustracją graficzną powinien okazać się najlepszą firmą. Odczyt ten zgadza się z wynikiem przeprowadzonej analizy wielokryterialnej. Należy pamiętać, że wykres radarowy nie uwzględnia ważności kryteriów i dlatego Maxfruits traktuje go jedynie jako narzędzie wspierające analizę wielokryterialną.
Użycie algorytmu pozwoliło w rzeczowy sposób wybrać spośród 5 dostawców najlepszego, a okazał się nim Packmaster. Mimo, iż nie oferował najniższej ceny za wyprodukowanie i transport plastikowych opakowań zwyciężył w przetargu. O jego wyborze zadecydowały dotrzymywanie terminów dostaw, wysoka jakość zapewniona certyfikatami norm ISO, duża elastyczność i dobra kondycja finansowa. Bez zastosowania algorytmu trudno byłoby ocenić, która z firm najlepiej odpowiada wymaganiom stawianym przez Maxfruits, gdyż dostawcy bardzo różnili się między sobą. Kolejnymi etapami wyboru dostawcy były: zamieszczenie w Gazecie Stołecznej oraz na stronie internetowej Maxfruits ogłoszenia o przetargu, wstępna analiza ofert dostawców, którzy odpowiedzieli na ogłoszenie i porównanie firm na podstawie kryteriów ważności. Przedsiębiorstwo wykorzystało do oceny wykres radarowy a za pomocą funkcji liniowej wartościowało oferty cenowe dostawców.
Najważniejszym dla firmy kryterium jest cena dlatego też otrzymuje ona najwyższą wagę. Kolejnymi pod względem ważności czynnikami są terminowość i jakość, traktowane na równi. Za najmniej ważne kryteria doboru dostawców uznano elastyczność i kondycję finansową. Wszystkie obrane kryteria wpływają w sposób bezpośredni lub pośredni na koszty wytworzenia produktu finalnego, czyli jogurtu Jogo Fruit. Cena opakowań i transportu w oczywisty sposób ma związek z kosztem końcowym, podobnie jak terminowość dostaw. Oczekiwanie na przedłużającą się dostawę generuje koszty, gdyż powoduje zastój maszyn i pracowników oraz magazynowanie, a co najgorsze psucie się składników. Przemysł spożywczy jest szczególnie wrażliwy na braki w ciągłości dostaw. Natomiast elastyczność jest o tyle ważna, że umożliwia ograniczenie przez Maxfruits zapasów lub zwiększenie zysków ze sprzedaży, gdy na rynku obserwuje się nagły, wzmożony popyt na jogurt Jogo Fruit. Z kolei certyfikaty ISO dają gwarancję wysokiej jakości produktów i usług. Stabilność finansowa dostawcy jest dla Mxfruits czynnikiem upewniającym, że dostawy nie zostaną nagle wstrzymane np. z powodu bankructwa dostawcy. Jak widać przedsiębiorstwo Maxfriuts przyjęło strategię orientacji na koszty, gdyż to one mają wpływ na jednostkowy koszt wytworzenia wyrobu i decydują o wysokości zysku – cena bowiem jest ustalana przez rynek a firma musi się do niej dostosować.
[1] Słowiński B.: Skrypt wprowadzenie do logistyki. Koszalin: Wydawnictwo Uczelniane Politechniki Koszalińskiej 2008.