Etapy procesu planowania:

• ustalenie celów. Cel najprostszego nawet planu lub projektu powinien być zgodny z celami przedsięwzięcia jako całości,

• identyfikacja problemów. Definiowany jest problem do rozstrzygnięcia, wywołany albo przez sygnały pochodzące z firmy, albo z jej otoczenia,

• poszukiwanie alternatywnych rozwiązań. Tu wybieramy rozwiązania najbardziej opłacalne i zgodne z naszymi oczekiwaniami. Definicja problemu oraz formułowanie alternatyw wiąże się z wartościami i celami organizacji. Alternatywne rozwiązania nie powinny odbiegać od naczelnych zamierzeń firmy, do których ma ona zdążać. Mają pomagać w wyborze skutecznego działania, które jak najszybciej powinny doprowadzić do osiągnięcia planowanych rezultatów,

•ocenianie konsekwencji. Alternatywne rozwiązania powinny także być oceniane pod kątem pozytywnych konsekwencji, jakie mogą przynieść oraz utraconych korzyści, jakie pojawią się, gdy dane rozwiązanie nie zostanie wdrożone,

• dokonanie wyboru. Jest to ostateczny przegląd planu, przed przekazaniem go do realizacji,

• wdrażanie planu. Gotowy już plan wprowadzamy w życie. Menedżer powinien wówczas na bieżąco rejestrować zmiany zachodzące w firmie a także porównywać rezultaty i następstwa z ustalonymi celami planu. Porównanie takie pozwala ocenić w jakim zakresie plan został zrealizowany, a w jakim wymaga ponownego sformułowania. Wynika z tego, że planowanie staje się techniką „uczenia się” firmy, jak należy realizować założone cele,

• kontrola realizacji planu. Ten etap jest zbędny, jeśli kierownik po analizie bieżących trendów dojdzie do wniosku, że plan obecnie realizowany doprowadzi organizację lub jej część do pożądanego celu. Zazwyczaj jednak obserwuje i kontroluje postępy i gotów jest szybko reagować.

Bariery w ustalaniu celów i planowaniu:

1. Niewłaściwe cele (np. nietrafne – zbyt wysoka dywidenda wypłacana akcjonariuszom, nieosiągalne – bycie liderem rynku, niewłaściwe – zbyt wielki nacisk na cele ilościowe albo cele jakościowe),

2. Niewłaściwy system nagradzania (ludzi należy nagradzać zarówno za skuteczne stawianie celów i planowanie, jak i za ich pomyślną realizację),

3. Dynamiczne i złożone otoczenie (szybkie zmiany, techniczne innowacje oraz intensywna konkurencja mogą utrudnić organizacji właściwą ocenę przyszłych możliwości i zagrożeń),

4. Niechęć do ustalania celów (chęć uniknięcia odpowiedzialności za wykonanie planu),

5. Opór wobec zmian (np. brak zgody na obniżenie dywidendy w przypadku pogarszającej sie sytuacji firmy),

6. Ograniczenia (niedobór zasobów, restrykcje polityki rządu i silna konkurencja).

Przezwyciężenie barier:

1. Zrozumienie roli celów i planowania

2. Komunikacja i współuczestnictwo

3. Spójność, rewizja i aktualizacja

4. Skuteczne systemy nagradzania

Zarządzanie przez cele

Szeroko wykorzystywaną metodą równoległego zarządzania procesami ustalania celów i planowania, zapewniającą ich skuteczność jest zarządzanie przez cele.

Chodzi tu o wciągnięcie podwładnych w proces wytyczania celów i planowania oraz jasne i wyraźne postawienie przed nimi zadań, których wykonania oczekuje się od nich w określonym czasie.

Menadżerowie informują podwładnych o tym jakie ustalono cele i plany dla organizacji i podległych im jednostkom. Następnie menadżerowie odbywają spotkania ze swymi podwładnymi, których celem jest wypracowanie zestawu celów i planów dla każdego podwładnego, wspólnie i z pełnym obustronnym poparciem. Następnie cele są precyzowane tak, by można je było dokładnie zweryfikować. Określane są również ramy czasowe ich realizacji. Menadżerowie muszą odgrywać rolę doradców i dokonywać określonych przeglądów. Na koniec okresu menadżer ponownie spotyka się z podwładnymi, aby ocenić stopień realizacji celów. Badane są przyczyny sukcesów i porażek, a stopień realizacji celu jest podstawą nagradzania pracownika.