Slajd nr 1
Formalizacja w żadnym przypadku nie jest abstrakcją (wyrasta ze sposobu postrzegania przez kierownictwo kwalifikacji i postawy podwładnych, ich zdolności do rozwiązywania problemów, podejmowania decyzji itd.), nie jest także pojęciem neutralnym (z jednej strony może być pomocna, ponieważ sformalizowane procedury ułatwiają pracę, ale z drugiej strony zawiera w sobie przymus, jako że zmusza ludzi do posłuszeństwa: zakres indywidualnej swobody jest odwrotnie proporcjonalny do zakresu zaprogramowania zachowania w organizacji. Powyższe wskazuje, że formalizacja jest nie tylko zjawiskiem strukturalnym, ale ma także znaczenie etyczne i polityczne.
Slajd nr 4
Niedoformalizowanie
prowadzi do sytuacji, w której pracownicy mają zbyt dużo swobody w wyborze zadań i sposobów ich realizacji, często dokonując niewłaściwych wyborów z punktu widzenia celów organizacji
Przeformalizowanie
polega na obowiązywaniu zbyt wielu, zbyt szczegółowych i rygorystycznych przepisów nie pozwala na działanie elastyczne.
Slajd nr 7
1. Stopień zmienności otoczenia – otoczenie bardzo zmienne wymaga niskiego stopnia formalizacji, otoczenie stabilne pozwala na wysoki stopień formalizacji.
2. Poziom kwalifikacji kadry kierowniczej i załogi – wysoki stopień kwalifikacji sprzyja obniżaniu stopnia formalizacji i odwrotnie
3. Stopień zmienności i złożoności przedmiotu działalności organizacji – im jest on wyższy, tym niższy może być stopień formalizacji i odwrotnie.
4. Twórczy lub rutynowy charakter zadań wykonywanych w określonych obszarach organizacji – stopień formalizacji wewnątrz organizacji maże być różny: im bardziej twórcze, kreatywne zadania wykonywane w jakimś obszarze organizacji, tym niższy powinien być stopień formalizacji.
5. Typ działalności i wynikający stąd typ organizacji – organizacje gospodarcze są z zasady mniej sformalizowane niż organizacje militarne, ale bardziej niż organizacje społeczne.
6. Kultura organizacyjna – wypracowany w długim okresie czasu system wartości, norm społecznych, zwyczajów i obyczajów w danej organizacji może zawierać więcej lub mniej respektu dla działań sformalizowanych, lub niesformalizowanych.
Dokumentacja organizacyjna odgrywa ważną rolę w każdej organizacji. Zawiera ona opis przyjętych rozwiązań organizacyjnych pozwala na ich odtworzenie w przypadku następstw na stanowiskach kierowniczych., a tym samym zapewnia ciągłość funkcjonowania instytucji.
Slajd nr 10
Regulują one zachowania członków organizacji, wymuszając na nich określone czynności, realizowane w określonej kolejności, według ściśle określonych norm i kryteriów wyboru.
Slajd nr 11
Niektóre ważniejsze obszary funkcjonowania organizacji, będące przedmiotem formalizacji:
podział zadań między komórki organizacyjne i osoby zajmujące określone stanowiska jest określony formalnie. Chodzi więc o zakres obowiązków i odpowiedzialności za ich wykonanie.
zakresy uprawnień, czyli władzy nad innymi, przysługującej osobom zajmującym określone stanowiska i pełniącym określone funkcje, role i realizującym określone zadania. Chodzi więc o odpowiedź na ważne pytanie: kto, komu i co może nakazać”. Odpowiedź taka bywa nazywana hierarchią.
obieg pisemnej i elektronicznej, a także w jakimś stopniu ustnej, informacji w organizacji. Oznacza to, że z dokumentów organizacyjnych mnożna się do wiedzieć kto, komu, w jakich terminach i z czego sprawozdaje, a także kiedy i gdzie trafiają oceny, instrukcje, polecenia itp. Określony jest też zakres wymiany informacji między równorzędnymi komórkami. Innymi słowy, droga służbowa obiegu informacji jest określona.
procedury precyzyjnie określające przebieg stale zachodzących w organizacji procesów, takich jak np. przyjmowanie, awansowanie i zwalnianie pracowników, przygotowywanie budżetów i planów, kontrola ich realizacji, dokonywanie zakupów, przyjmowanie zamówień przekazywanie ich do realizacji, wymagane terminy płatności i rozliczeń, załatwianie reklamacji itp.