Współczesne archiwa bieżące 15.02.2015

Brakowanie dokumentacji nie archiwalnej.

Ma wartość praktyczna wykazana w wykazie akt,

Brakowanie: polega na ocenie przydatności dokumentacji do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nie potrzebnej, i przekazaniu jej na makulaturę lub zniszczenie. Rozporządzenie od 4 do 9,

Zasady wydzielania oceny dokumentacji: brakowanie powinno wykonywać się raz w roku, sprawdzenie czy dokumentacja została odpowiednio zakwalifikowana, na początku roku archiwista przegląda spisy zdawczo odbiorcze z komórek organizacyjnych do archiwum i odznacza za te pozycje których okres przechowywania upłynął, na podstawie spisów zdawczo odbiorczych archiwista sporządza spis dokumentacji nie archiwalnej, przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie.

Po dokonaniu należy przejrzeć wszystkie pozycje we spisie, czyli liczbę jednostek archiwalnych, daty skrajne, metry bieżące, i nazwisko osoby brakującej akta, spis ten powinien być zaaprobowany przez kierowników komórek organizacyjnych, z których dokumentacja ma być wybrakowana, Na wniosek archiwisty zakładowego, kierownik jednostki, powołuję komisję wydzielania, w skład której wchodzą, : kierownik komórki organizacyjnej, archiwista i kierownik komórki której podlega archiwum. Powołana komisja sporządza protokół oceny dokumentacji nie archiwalnej. Zwrócenie się z wnioskiem do odpowiedniego terytorialnie archiwum państwowego o zgodę, zgoda może mieć charakter jednorazowych, i tak zgoda jest wydana przez dyrektora archiwum zakładowego, może również zgoda o charakterze generalnym, ale wydawana jest ona wtedy przez naczelnego dyrektora archiwum państwowego, wyłączona jest zgoda na be, b50 be50 tutaj nie ma zgody generalnej.

Dobrze zorganizowane archiwum, uporządkowany zasób, odpowiednio wyszkoleni pracownicy.

Zgoda generalna wydawana na 10 lat, na całość dokumentacji, lub określonej, może też być bezterminowo na BC, zgodę można cofnąć

Państwowe jednostki organizacyjne, gdzie są składnice akt, mogą ubiegać się o zgodę bezterminowa, może być ona cofnięta, szczególnie w przypadku stwierdzenia że dana jednostka zaczęła wytwarzać materiał archiwalny, lub znalazła się w posiadaniu takiego materiału.

Brakowanie,

Komisja wydzielona zgłasza się z wnioskiem do archiwum

Zgoda jednorazowa

Przeprowadzenie ekspertyzy przy be? Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe. Archiwista dokonuje ekspertyzę.

Archiwista archiwum dokonuje wpisu do spisu zdawczo odbiorczego, akt przekazywanych z komórek do archiwum zakładowego, uzupełnia rubrykę 8 spisu. Skompletowane w sposób prawidłowy dokumenty brakowania, czyli uzyskana zgoda, spis dokumentacji, protokół oceny dokumentacji, wkładamy do teczki stanowiący kolejny ważny środek ewidencyjny archiwum, dokumenty brakowania maja kategorią A,

Nadzór nad brakowaniem prowadzony jest również nad składnicami akt.

Firmy prywatne mogą prosić o każdą kwestię odnośnie brakowania dokumentacji do archiwum państwowego.

Przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego rozp 16 wrzesnia 2002 od 10 do 18

Wraz z upływem terminu jego materiały archiwalne są przekazywane do archiwum państwowego właściwego. Materiały archiwalne które nie upłynęło 25 lat, a które są niezbędne do prowadzenia jednostki administracyjnej, przyjmującej zadania jednostki przyjmującej, przekazuje się, jednostce przejmującej (sukcesorowi)

W przypadku likwidacji jednostki dokumentacja nie archiwalna i jeżeli niema sukcesora dokumentacje przejmuje, rzeczowo właściwy organ administracji rządowej (organem może być wojewoda, starosta, ) bądź może być przekazana odpłatnie na przechowywanie instytucją które się tym fachowo zajmują. W tym przypadku płaci syndyk, z wygospodarowanych środków,

Przekazywanie materiały

Archiwista musi sporządzić w trzech egzemplarzach spis zdawczo odbiorczy, materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego. Dwa egzemplarze wędrują do archiwum państwowego jeden zostaje w archiwum zakładowego, do spisów zdawczo odbiorczych dołącza się notatkę informacyjną na temat jednostki. Archiwista zakładowy sporządza wniosek o przyjęcie materiałów archiwalnych, tę dokumentacje wysyłamy do archiwum państwowego na trzy tygodnie przed fizycznym przekazaniem, przed przejęciem dokumentów archiwalnych, dyrektor stwierdza nadawanie się dokumentacji do przyjęcia, jeżeli nie akceptuje umawiają się na kolejny termin,

Dyrektor archiwum narodowego może żądać wykonania dodatkowych zadań, archiwista musi je wykonać.

Nadzór nad archiwami zakładowymi:

Współczesne metody kształtowania narastającego zasobu realizowane są przez selekcję twórców jak i materiałów, po pierwsze poprzez selekcje, nadzór nad narastającym materiałem archiwalnym który przybiera trzy formy:

Archiwalna kontrola biurowości,

Nadzór nad archiwami zakładowymi

Nadzór nad brakowaniem dokumentacji nie archiwalnej w archiwach zakładowych i składnicach akt.

Wydawanie zaleceń pokontrolnych, sprawdzanie ich wykonania, kontrola wykonania, sprawdzanie, nadzór nad dokumentacja przekazywana, szkolenia , instruktarz doradztwo.

Obecnie obowiązujące jest zarządzenie naczelnego dyrektora archiwów państwowych nr 8 z dnia 15.06.2000 w sprawie przeprowadzania przez archiwa państwowe kontroli postepowania z materiałami archiwalnymi, wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego, załącznikiem do tego zarządzenia jest instrukcja w sprawie z,……………………………..

Najważniejszym celem jest zabezpieczenie w stanie kompletnym materiałów archiwalnych tworzących państwowy zasób archiwalny

Są również sytuacje, że kontrole przeprowadza się w państwowych i samorządowych jednostkach nie wytwarzających materiałów archiwalnych jeśli przejęły one zadania innych jednostek, oraz mogą być przeprowadzane w nie państwowych jednostkach organizacyjnych, pod warunkiem, że przechowują one materiały archiwalne, stanowiące państwowy zasób archiwalny,

Wyróżniamy cztery rodzaje kontroli:

Kontrola ogólna

Kontrola problemowa – swoim zakresem obejmuje tylko część

Lustracje – kontrole sprawdzające, mają na celu ocenę stopnia realizacji zaleceń pokontrolnych

;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;przeprowadzane są na wniosek dyrektorów archiwów’’’’’’’’’’’’’’

Kontrola specjalna na wniosek naczelnego dyrektora archiwów państwowych i to na czelny dyrektor sprawuje nadzór nad tą kontrolą