Archiwistyka i

zarządzanie

dokumentacją

Kancelaria i archiwum bieżące - pojęcia

Kancelaria i archiwum bieżące –

pojęcia.

•1. Powody konieczności znajomości pojęć:
•A. komunikacja
•B. rozumienie języka zawodowego
•C. upowszechnienie znajomości języka aktów prawnych
•2. Początki nowoczesnej biurokracji:
•A. Obsługa biurowa nowoczesnego przedsiębiorstwa.
•3. Teorie o zarządzaniu a rozwój biurowości.

Kancelaria i archiwum bieżące –

pojęcia.

•4. Relacje pomiędzy pracą administracyjną a obsługą

kancelaryjną.

•5. Prawo – urzędy – biurokracja – dokumentowanie

sprawy.

•6. Cechy charakterystyczne współczesnej kancelarii:
•A. Decentralizacja czynności kancelaryjnych.
•7. Czynniki decydujące o decentralizacji:
•A. Wielkość struktur organizacyjnych – przedsiębiorstwa,

urzędy,

•B. Skomplikowanie relacji pomiędzy różnych

powiązanymi segmentami przedsiębiorstwa i urzędy,

Kancelaria i archiwum bieżące –

pojęcia.

•C. „Federacyjność” struktur przedsiębiorstw i urzędów –

decentralizacja decyzji,

•D. Możliwość szybkiej i sprawnej komunikacji pomiędzy

różnymi elementami struktury,

•E. Stosowanie wysokich technologii dla

dokumentowania sprawy.

•8. Pojęcie „kancelaria” i jego ewolucja:
•A. Polski Słownik Archiwalny,
•B. H.Robótka, Współczesna biurowość

Kancelaria i archiwum bieżące –

pojęcia.

•9. Definicja – katalog czynności kancelaryjnych:
•A. H.Robótka, Współczesna biurowość.
•10. Katalog czynności kancelaryjnych:
•A. Przyjmowanie wpływów, rejestracja wpływów,

rozdzielanie wpływów, dekretacja pism, tworzenie

sprawy, wiązanie pism w sprawę, rejestracja spraw,

tworzenie projektów pism, akceptacja projektów i

decyzji, tworzenie metadanych pism i spraw,

uzupełnianie metadanych, opisy pism, opisy spraw,

uzupełnianie opisów spraw, dodawanie załączników,

dodawanie notatek i opinii,

Kancelaria i archiwum bieżące -

pojęcia

•10. A. inicjowanie pism i spraw, przygotowywanie pism

do wysyłki, rejestracja pism wychodzących, wysyłka,

wznawianie spraw, zwieszanie spraw, kończenie spraw,

udostępnianie pism i spraw, przechowywanie akt spraw

zakończonych do czasu przekazania do archiwum

bieżącego.

•11. Podstawa katalogu z p.10 – Rozporządzenie Prezesa

Rady Ministrów, 2011.

Kancelaria i archiwum bieżące –

pojęcia.

•12. Pismo współczesne:
•Wystawca,
•Adresat,
•Data powstania
•Data wpływu
•Formularz pism
•Adnotacje: dekretacja, dyspozycja, akceptacja.