FORMA NOTATKI URZĘDOWEJ
W lewym górnym rogu – stopień, nazwisko i imię sporządzającego /dopuszczalne jest podanie po stopniu , przed nazwiskiem, tytułu zawodowego lub stopnia naukowego np. mgr/, nazwę jednostki policyjnej /przy większej jednostce dodatkowo nazwę wydziału/. W tym rogu nie należy wypisywać nazwisk innych policjantów biorących udział w interwencji, gdyż wymienione zostaną w treści notatki.
W prawym górnym rogu – nazwa miejscowości oraz data sporządzenia notatki /data nie musi być taka sama, gdyż notatkę można pisać w innym, późniejszym terminie/.
Poniżej, na środku – tytuł dokumentu NOTATKA URZĘDOWA.
Nie należy napisu „NOTATKA URZEDOWA” brać w cudzysłów, ani tez stawiać za nim wykrzykników itp. Dla wyeksponowania graficznego tytuł można podkreślić.
Poniżej, od akapitu – należy napisać treść, czyli informacje jakie policjant przekazuje w tym dokumencie.
W treści notatki urzędowej powinny znajdować się następujące treści:
Data i czas dotyczące zdarzenia /kiedy policjant ujawnił lub brał udział w zdarzeniu, ewentualnie wykonywał daną czynność/. Data nie musi pokrywać się z datą wym. w ust. 2.
Wskazanie przyczyny, dlaczego policjant znalazł się w danym miejscu, np. „…z polecenia dyżurnego KRP…” albo „…pełniąc służbę w patrolu pieszym…”.
Osoby towarzyszące sporządzającemu notatkę urzędową, np. „…wspólnie z sierż. Kowalskim Tadeuszem i post. Fajka Janem…”.
Dokładne określenie miejsca, gdzie zaistniało opisane zdarzenie, np. „…w Krakowie przy ul. Cichej, na wysokości budynku oznaczonego nr 5…”.
Dokładny opis sytuacji, np. „…zauważyłem wysokiego mężczyznę o włosach jasnyblond, który stał opierając się lewą ręką o szybę wystawową sklepu spożywczego, twarzą do tej szyby, a prawą noga dwukrotnie kopnął w ta szybę, na wysokości 50 cm od ziemi…”.
Czynności jakie w związku z powyższym policjant wykonał na miejscu zdarzenia, np. „wylegitymowałem mężczyznę, którym okazał się /pełne dane personalne, nazwa dokumentu jakim się wylegitymował/…”, „…zabezpieczyłem dowody /jakie dowody, w jaki sposób zabezpieczono, komu je przekazano/…”, „…ustaliłem świadków zdarzenia /nazwisko, imię i adres oraz ewentualnie co powiedzieli policjantowi na temat zdarzenia/…”.
Wnioski co do dalszego postępowania ze sporządzoną notatką, np. „…biorąc pod uwagę fakt, że powyższy czyn stanowi wykroczenie niniejszą notatkę sporządziłem celem przekazania do Kolegium ds. Wykroczeń…”. We wnioskach nie należy pisać, iż notatkę przekazano dyżurnemu KRP, gdyż nie ma to żadnego znaczenia dla treści informacji jaką chcemy przekazać. Tak samo nie należy Kończyć zwrotem „…notatkę sporządzono celem dalszego wykorzystania…”, przecież wiadomo, że z notatką coś będzie trzeba zrobić.
We wnioskach policjant będący na miejscu zdarzenia podsumowywuje całe zdarzenie, ocenia jego charakter i wskazuje adresata, który będzie w dalszej kolejności korzystał z tej notatki.
Pod treścią w prawym dolnym rogu – widnieje podpis policjanta, który sporządził notatkę. W przypadku, gdyby w lewym górnym rogu widniało kilka nazwisk, należałoby przyjąć, że notatka sporządzona została wspólnie przez te osoby i tym samym pod treścią musiałoby widnieć kilka podpisów. W praktyce nie stosuje się tego. W sytuacji, kiedy policjant sporządził notatkę urzędową przez kalkę w kilku egzemplarzach, na każdej kopii powinien złożyć swój oryginalny podpis.