DOKUMENTACJA SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ

DOKUMENTACJA SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ

Wprowadzenie

Dokumentacja w systemie zarządzania jakością stanowi narzędzie pozwalające na kontrolę jego działania [3, s. 214]. Standard ISO 9001:2000 zawiera określenie minimalnych wymagań co do dokumentacji systemu zarządzania jakością. Dokumentacja taka jest niezbędna do właściwego funkcjonowania systemu, jak również do jego udoskonalania. Dokumenty SZJ opisują działania konieczne do uzyskania i utrzymania odpowiedniego stopnia wiarygodności, że wyroby będą spełniać wymagania jakościowe.

Dokumentacja systemu zarządzania jakością obejmuje dwie grupy dokumentów:
1.    zewnętrzne, czyli normy państwowe i międzynarodowe;
2.    wewnętrzne, czyli normy przedsiębiorstwa.
Dokumenty systemu zarządzania jakością
Najważniejszą grupą dokumentów systemu zarządzania jakością są normy serii ISO 9000 i powiązane z nimi normy krajowe. Przedsiębiorstwa współpracujące z innymi firmami są zobligowane do spełniania wymogów sprecyzowanych w normach branżowych .
Hierarchię wewnętrznej dokumentacji SZJ można przedstawić na rys. 1.

Rys. 1 Hierarcha dokumentacji w SZJ

Źródło: http://www.strefa-iso.pl/iso9000-dokumentacja.html

Polityka jakości
Jest to nadrzędny dokument określający zasady i ramy dla całego SZJ. Jest on opracowywany przez kierownictwo firmy. Polityka jakości, jako dokument ogromnej wagi, musi być spójna z celem istnienia organizacji. Powinna zawierać zobowiązanie do zapewnienia zgodności z normą i ciągłego doskonalenia systemu zarządzania jakością. Deklaracje zawarte w polityce jakości stanowią podstawę do opracowania celów odnoszących się do jakości.
Opracowaną politykę jakości należy rozpowszechnić wśród członków organizacji (np. poprzez umieszczenie jej w miejscach gdzie przebywają pracownicy). Jej aktualność i przydatność winna być regularnie weryfikowana.

Cele dotyczące jakości
Określane są przez kierownictwo dla poszczególnych szczebli w organizacji. Precyzują do czego organizacja ma dążyć. Cele powinny być spójne z polityką jakości. Ważne jest aby były mierzalne, by pozwalały na ocenienie w jakim stopniu są spełnione. Cele dotyczące jakości powinny być jasno komunikowane na odpowiednich szczeblach organizacji. Podobnie jak polityka jakości, cele muszą podlegać okresowo przeglądom i aktualizacji.

Księga jakości
Stanowi opis konkretnego, działającego w przedsiębiorstwie SZJ. Zazwyczaj odnosi się do całego przedsiębiorstwa. Opisuje ona sposób w jaki organizacja chce zapewnić wymaganą przez odbiorców jakość swoich produktów [1, s. 184].
Ze względu na zakres stosowania możemy wyróżnić trzy rodzaje ksiąg jakości:
-  księgę jakości – opisującą politykę jakości i SZJ w przedsiębiorstwie,
- księgę zarządzania jakością – przeznaczoną tylko do użytku wewnętrznego, ponieważ może zawierać informacje poufne,
- księgę zapewnienia jakości – zawierającą uproszczony opis SZJ, przeznaczoną do użytku zewnętrznego.
Zawartość i struktura księgi jakości jest zależna od charakteru i wielkości przedsiębiorstwa oraz przyjętego modelu SZJ. Norma ISO 9001:2000 określa jednak, że musi ona zawierać przynajmniej [2]:
1.    zakres systemu zarządzania,
2.    ewentualne wyłączenia (wraz z uzasadnieniem),
3.    mapę procesów,
4.    udokumentowane procedury wymagane przez normę ISO 9001:2000 lub odniesienie się do tych procedur jako zewnętrznych dokumentów.

Procedury
Zawierają opis celów oraz sposobów realizacji zadań SZJ. Określają kto, gdzie, kiedy i w jaki sposób ma te zadania zrealizować. Mogą przybierać formę opisu słownego, karty przebiegu, schematu blokowego itp. Procedury obowiązują w całej organizacji. Każdy członek organizacji uczestniczący w procesach SZJ musi znać procedury i wedle nich postępować [2].
Norma ISO 9001:2000 wymaga aby organizacja udokumentowała w formie procedur 6 elementów systemu zarządzania jakością:
1.    nadzorowanie dokumentacji,
2.    nadzorowanie zapisów,
3.    audit wewnętrzny,
4.    nadzorowanie wyrobu niezgodnego z wymaganiami,
5.    działania korygujące,
6.    działania zapobiegawcze.

Instrukcje
Stanowią realizację procedur. Szczegółowo opisują, ak zadania zawarte w procedurach mają być wykonywane na poszczególnych stanowiskach pracy.

Zapisy jakości
Jest to dowód realizacji przez SZJ celów zawartych w księdze jakości i uszczegółowionych w procedurach. Stwierdzają osiągnięty rezultat lub dostarczają dowodu na przeprowadzenie danego działania. Zapisy jakości mogą przyjmować postać raportów z auditów i przeglądów SZJ, rejestrów dostawców, ewidencji niezgodności, protokołów z przeprowadzanych kontroli itp. Zapisy w systemie zarządzania są wynikiem funkcjonowania tegoż systemu i są jednocześnie dowodem potwierdzającym jego zgodność z wymaganiami.
Zapisy jakości tym wyróżniają się na tle innych dokumentów, że po swoim zaistnieniu nie podlegają już żadnym zmianom.
Zapisy możemy podzielić na wymagane przez normę ISO 9001:2000 i zapisy dodatkowe, ustalone przez organizację jako wymagane dla poprawnego funkcjonowania jej systemu.

Plan jakości
Jest specjalnym dokumentem systemu zarządzania jakością. Tworzony jest w celu ściślejszego powiązania SZJ z konkretnymi wyrobami, projektami i procesami realizowanymi w przedsiębiorstwie. Jego użyteczność ujawnia się zwłaszcza w sytuacji, gdy przedsiębiorstwo współpracuje z odbiorcą wyrobu albo z wieloma kooperantami. Plan jakości pozwala na śledzenie konkretnego zlecenia podczas jego realizacji. Dzięki temu zwiększają się szanse otrzymania wyrobu o oczekiwanej jakości.
Plan jakości powinien odnosić się do procedur i instrukcji zawartych w dokumentacji SZJ. Powinien być z tą dokumentacją spójny.

Korzyści z opracowania dokumentacji SZJ
Odpowiednio opracowana, stosowana i nadzorowana dokumentacja systemu jest jednym z głównych filarów funkcjonowania każdej organizacji. Stosowanie właściwie przygotowanej dokumentacji SZJ przynosi organizacji liczne korzyści. Pozwala na ujednolicenie sposobów postępowania pracowników podczas realizacji poszczególnych procesów. Opracowanie dokumentacji SZJ na odpowiednim poziomie szczegółowości umożliwia: uporządkowanie podziału zadań, określenie ich właściwej kolejności, ustalenie zakresu prac dla każdego zatrudnionego, jak również kontrolę działań procesów.
Innym bardzo istotnym celem opracowywania dokumentacji SZJ jest chęć zwiększenie skuteczności szkoleń pracowników. Stosowane wciąż w wielu organizacjach ogólne szkolenia dotyczące wprowadzanych zmian odznaczają się niską efektywnością ze względu na niewłaściwy sposób przekazu (zazwyczaj odczytanie przepisów), brak zainteresowania słuchaczy oraz przekonanie, że najlepiej jest uczyć się w praktyce. Podejście takie skutkuje dużą liczbą błędów powodowanych przez pracowników w pierwszych dniach po zmianie [5, s. 38]. Znacznie skuteczniejszą metodą jest udostępnianie dokumentacji wszystkim zainteresowanym nią pracownikom, zachęcanie personelu do samodoskonalenia, a w razie problemów  zasięganie opinii przełożonych lub autorów dokumentów.

Literatura:
1.    Hamrol A., Mantura W.: Zarządzanie jakością, teoria i praktyka, Wyd. Nauk. PWN, Warszawa – Poznań 1999.
2.     Huber Z.: ISO 9001 - Dokumentacja systemu, http://www.strefa-iso.pl/iso9000-dokumentacja.html.
3.    Projektowania systemów zarządzania, pod red. J. Skalika, Wyd. AE we Wrocławiu, Wrocław 1997.
4.    Wawak S.: Dokumentacja systemu zarządzania jakością,
5.    Zbuduj swój system zarządzania jakością, pod red. J. Kowalczyka, Ministerstwo Gospodarki, Warszawa 2002.