Tabela nr 3. Dokumentacja finansowo-ekonomiczna.

	Nazwa dokumen-tu	Zakres danych dokumentu	Przepisy prawne, które regulują powstawanie i aktualizowanie tych dokumentów:
PAST	Faktura	Faktura - dokument sprzedaży, rodzaj rachunku zawierającego szczegółowe dane o transakcji: dane identyfikujące dokument: numer, data wystawienia strony kupna-sprzedaży: sprzedawca i nabywca specyfikacja przedmiotu transakcji: nazwa towaru lub usługi, ilość, cena, wartość dane do rozliczenia obowiązujących podatków podsumowanie: cyframi i słownie informacja o uzgodnionych terminach i formie zapłaty informacje dodatkowe: sposób odbioru, miejsce dostawy i inne podpisy uczestników transakcji (obecnie w Polsce wymagane wyłącznie w przypadku faktury VAT RR, wystawianej w transakcjach z rolnikami ryczałtowymi). (każde zdarzenie gospodarcze jest opisane za pomocą faktury)	ustawa z dnia 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług (z późniejszymi zmianami), która popularnie zwana jest ustawą o VAT Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. 2011 nr 68 poz. 360) Rozporządzenie Ministra Finansów z 14.07.2005 w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.Ustaw 133 poz. 1119 z 2005 r.)
	Faktura VAT	Faktura VAT - szczególny rodzaj faktury wystawianej przez płatników podatku VAT, podlegający osobnym przepisom. Zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem, faktura taka powinna zawierać przynajmniej: nazwy i adresy sprzedawcy i nabywcy oraz ich numery NIP datę dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia dokumentu napis Faktura VAT oraz numer kolejny faktury nazwę towaru lub usługi (przedmiotu transakcji) jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto) wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto) stawki podatku sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku, zwolnionych z podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, zwolnionych z podatku lub niepodlegających opodatkowaniu kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem (brutto), wyrażoną cyframi Faktura powinna być wystawiona przynajmniej w dwóch egzemplarzach. Obecnie nie obowiązuje już rozróżnienie na "oryginał" i "kopię" faktury. Tradycyjnie faktura wystawiana jest na papierze, jednak w pewnych okolicznościach dopuszczona jest postać elektroniczna (e-faktura).
	Rachunki	Działalność gospodarcza (czyli działalność obejmująca podmioty, które wystawiają rachunki) to każda działalność zarobkowa w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, w tym wykonywanie wolnego zawodu, a także każda inna działalność zarobkowa wykonywana we własnym imieniu i na własny lub cudzy rachunek, nawet gdy inne ustawy nie zaliczają tej działalności do działalności gospodarczej lub osoby wykonującej taką działalność - do przedsiębiorców. Obowiązek wystawienia rachunku nie wystąpi u podatnika, który zmuszony jest wystawić fakturę VAT. Obowiązek taki dotyczy podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny. Rejestracja sprzedaży na kasie fiskalnej nie powoduje, że klient nie może wystąpić o rachunek lub fakturę. Wyjątkowo, podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT zwolnieni mają możliwość podjąć decyzję, czy wystawią faktury VAT, czy też rachunki, mają możliwość również w części wystawiać rachunki, a w części - faktury VAT. Rachunku wystawiać nie musi rolnik sprzedający produkty roślinne i zwierzęce pochodzące z własnej uprawy lub hodowli, nieprzerobione sposobem przemysłowym, chyba że sprzedaż jest dokonywana w ich odrębnych, stałych miejscach sprzedaży, poza obrębem uprawy lub hodowli (rolnik sprzedający na targu rachunek będzie już musiał wystawić). Rachunek zawiera: imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi; datę wystawienia i numer kolejny rachunku; określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe; ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie; Obecnie nie ma obowiązku umieszczania na rachunku podpisu wystawcy i nabywcy. W przypadku duplikatu, rachunek zawiera również wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jego ponownego wystawienia.
	Sprawoz-dawczość, adresat zgłoszenia: UM, UG, US, ZUS	1)Urząd Miasta (Gminy): a. Zgłoszenie do ewidencji działalności gospodarczej; b. Informacja o nieruchomościach i obiektach budowlanych (podatek od nieruchomości wykorzystywanych w działalności gospodarczej) 2)Urząd Skarbowy: Są to deklaracje: NIP, PIT i VAT Aktualizacja / zgłoszenie NIP-1 (osoby fizyczne) lub NIP-2 (spółki) Zgłoszenie VAT-R lub VAT-R + VAT-RUE (podatek od towarów i usług) Oświadczenie o wyborze formy opodatkowania: zasady ogólne, liniowy, ryczałt (oświadczenie pisemne), karta podatkowa (PIT-16) Zawiadomienie o zaprowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ewidencji przychodów lub ksiąg rachunkowych Oświadczenie pisemne o opodatkowaniu ryczałtem całości przychodów z najmu przez jednego z małżonków (nie dotyczy przedsiębiorców) W sprawie zaliczek z działów specjalnych produkcji rolnej PIT-6 3)ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych): a. Zgłoszenie płatnika ZFA (przedsiębiorca) lub ZPA (spółki) oraz ubezpieczonych (ZUA). b. Wniosek o wydanie certyfikatu do przekazu elektronicznego (pow.5 ubezpieczonych)
	Umowy kosztowe	Definicja faktury kosztowej wskazuje, że jest to dokument księgowy, który jest wystawiany na zakupione przez firmę towary lub usługi, niezbędne do osiągnięcia przez przedsiębiorcę przychodu. Dokumentuje więc te wydatki, które można włączyć do kosztów. Elementy faktury kosztowej imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową kupowanego towaru lub usługi bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności, dane dotyczące podatnika i nabywcy.
FUTURE	Budżet nieruchomości: Budżetowanie jest narzędziem, z którego korzysta zarządca do ustanowienia priorytetów wydatków na podstawie prognozowanych przychodów. Podstawą sporządzania budżetów jest zatem analiza przewidywanych przychodów i kosztów, będącymi wydatkami. Analiza przewidywanych przychodów i wydatków musi uwzględniać: Uwarunkowania otoczenia, w którym funkcjonuje i będzie funkcjonować nieruchomość (przede wszystkim sytuację w danym segmencie rynku nieruchomości, jego stabilność, potencjał rozwojowy, zagrożenia czy szanse, uwarunkowania makroekonomiczne np. zmiany inflacji, stóp procentowych Prognozę przychodów z tytułu czynszów i dochodów pozaczynszowych, Prognozę strat w dochodach, spowodowanych niepełnym wynajęciem powierzchni lub z powodu zaległości czynszowych Prognozę wydatków Nakłady na działalność remontową i inwestycyjną Oszacowanie źródeł pochodzenia kapitału. Uwzględnienie powyższych założeń zależy od rodzaju sporządzanych budżetów. Podstawowe rodzaje budżetów nieruchomości: operacyjny (roczny), przepływów pieniężnych(cash flow), kapitałowy (remonty, inwestycje), alternatywny.
	1.Budżet operacyjny	to podstawowy budżet opracowywany dla nieruchomości. Jest on sporządzany najczęściej na okres jednego roku w postaci zestawień miesięcznych, rzadziej kwartalnych. Zawiera on planowane potencjalne i efektywne przychody oraz koszty operacyjne. potencjalny dochód brutto (PDB) - wyznaczany przy założeniu, że potencjał nieruchomości jest wykorzystany w 100%, co oznacza, że nie występują straty z tytułu pustostanów, zwolnień z płatności czynszu i zaległości czynszowych, przy czym szacunek dochodów uwzględnia zasady panujące na danym rynku i stan wycenianej nieruchomości; efektywny dochód brutto (EDB) obliczany jako różnica pomiędzy potencjalnym dochodem brutto a stratami w dochodach, uzasadnionymi rynkowo i stanem wycenionej nieruchomości, np. zwolnieniami w płatnościach, pustostanami, zaległościami czynszowymi dochód operacyjny neto (DON) – obliczany jako różnica pomiędzy efektywnym dochodem brutto a wydatkami operacyjnymi związanymi z utrzymaniem danej nieruchomości, których rodzaj i poziom wynikają z warunków rynkowych. gdzie: Wp – wskaźnik strat z tytułu pustostanów Wzc – wskaźnik strat z tytułu zwolnień z płatności czynszu i zaległości czynszowych Wydatki operacyjne (WO) obejmują: koszty podatku od nieruchomości, opłaty roczne za użytkowanie wieczyste gruntu, koszty mediów, nakłady na konserwację i naprawy bieżące, koszty zarządzania, koszty ubezpieczenia, koszty ochrony oraz inne koszty ponoszone okresowo, a ponadto średni nakład na powtarzające się regularnie wymiany elementów stałego wyposażenia z częstotliwością co najmniej raz na kilka lat, co jest uzasadnione wymogami rynkowymi. Przy określaniu wartości rynkowej do wydatków operacyjnych nie zalicza się: odpisów amortyzacyjnych, spłat rat kapitałowych i odsetkowych od kredytów lub pożyczek, nakładów na remonty, przekraczających bieżącą dbałość o stan techniczny i standard użytkowy, z wyjątkiem nakładów na wymianę elementów stałego wyposażenia – z częstotliwością co najmniej raz na kilka lat, podatku dochodowego. Dochody generowane przez nieruchomość są wyrażane w ujęciu realnym, co oznacza, że inflacja nie stanowi podstawy do różnicowania ich przyszłych poziomów. Poziom pustostanów (Wp) oraz strat spowodowanych zaległościami czynszowymi (Wzc) ustala się na podstawie informacji z rynku
	2.Budżet przypływów pieniężnych (cash flow)	opracowywany jest na bazie budżetu operacyjnego. Zawiera on poza ujętymi w budżecie operacyjnym wydatkami operacyjnymi także wydatki nieoperacyjne takie jak: obsługa ewentualnego zadłużenia (raty kapitałowe, odsetki) wydatki kapitałowe (remontowe, inwestycyjne) łącznie z rezerwą na remonty lub inwestycje, czyli odpisami na fundusz remontowy Przy kalkulacji kosztów obsługi zadłużenia należy wziąć pod uwagę wysokość kredytu, okres i terminy spłaty i obowiązującą stopę procentową. Wydatki kapitałowe oblicza się na podstawie budżetu kapitałowego. Dochód operacyjny z nieruchomości pomniejszony o spłatę rat kapitałowych wraz z odsetkami i nakłady inwestycyjne, określa wielkość przepływów pieniężnych przed opodatkowaniem. Dochód po opodatkowaniu stanowi faktyczną gotówkę uzyskaną z nieruchomości, będąca w dyspozycji właściciela. Budżet przepływów pieniężnych - określa konkretnie ile gotówki uzyskamy z nieruchomości i ile pieniędzy będziemy potrzebować na pokrycie wszystkich wydatków w poszczególnych miesiącach. Sprawozdanie z przepływów pieniężnych, rachunek przepływów pieniężnych (rpp) nazywane też sprawozdaniem z przepływu środków pieniężnych, sprawozdaniem z przepływów finansowych lub z angielskiego cash flow jest sprawozdaniem pokazującym przepływ środków pieniężnych w danej firmie w ujęciu dynamicznym, czyli z uwzględnieniem jego źródeł i wykorzystania. Przepływy pieniężne są prezentowane w postaci odpowiedniego zestawienia (rachunek przepływów pieniężnych), które stanowi często uzupełnienie podstawowych sprawozdań finansowych (bilans, rachunek wyników) o informacje dotyczące kształtowania się sytuacji w zakresie płynności finansowej przedsiębiorstwa
	3.Budżet kapitałowy (remontowy)	Jest to budżet wieloletni. Podaje wysokość planowanych nakładów na cele remontowe lub inwestycyjne (rozbudowa, przebudowa nieruchomości) oraz sposób ich finansowania. Podstawą do sporządzenia takiego budżetu jest precyzyjne określenie rozmiaru potrzeb remontowych i pilności ich przeprowadzenia, a także kalkulacja kosztów robót (do oszacowania kosztów przydatne mogą być katalogi, podające ceny robót budowlanych i instalacyjnych). Do ustaleń tych niejednokrotnie potrzebna będzie opinia rzeczoznawcy budowlanego. Po określeniu zakresu prac remontowych (modernizacyjnych) i ich kosztów, zarządca powinien określić sposób ich finansowania. Na podstawie budżetu operacyjnego i przepływów pieniężnych oceni, czy prace mogą być finansowane z bieżącej nadwyżki finansowej. Jeżeli środki te okażą się niewystarczające, inwestycje remontowe (modernizacyjne) mogą być finansowane ze środków własnych właściciela, z kredytów bankowych lub z zgromadzonych wcześniej zaliczek na fundusz remontowy (rezerw). Korzystając z kredytu należy starannie przeanalizować opłacalność takiego finansowania – a więc jego koszty (odsetki, prowizje bankowe) i dodatkowe zyski, jakie można uzyskać z inwestycji, a ponadto konieczne jest określenie realności spłaty zadłużenia i jego obsługi z dochodu operacyjnego. W przypadku kalkulacji odpisów na inwestycje czy remonty należy uwzględnić okres składania oraz uzyskane odsetki w tym czasie. Reasumując, w budżecie kapitałowym zarządca określa priorytety robót w kolejnych latach, kierując się z jednej strony stanem technicznym poszczególnych elementów budynku, a z drugiej dostępnością zgromadzonych środków finansowych. Wskazuje, ile trzeba zaoszczędzić, aby móc przeprowadzić działalność remontową lub inwestycyjną.
	4.Budżet alternatyw-ny	sporządzamy, gdy planujemy przeprowadzenie konkretnych działań, które doprowadzą do poprawienia efektywności ekonomicznej inwestycji, tj. powiększą dochód operacyjny lub gotówkę po opodatkowaniu. Porównując dane z budżetu alternatywnego z budżetem podstawowym oceniamy opłacalność planowanych działań.
	Budżet pro forma	Budżet operacyjny dla nowowybudowanych obiektów lub ich części w wyniku przebudowy lub rozbudowy, a także dla obiektów podlegających remontom lub modernizacjom nazywamy budżetem pro forma. Faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym i nie potwierdza dokonania operacji gospodarczej, zatem nie podlega ewidencji w księgach rachunkowych. Wystawienie faktury pro forma nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury VAT lub innego właściwego dokumentu potwierdzającego dokonanie operacji gospodarczej. Nawet jeżeli na podstawie faktury pro forma została wypłacona zaliczka, nie zwalnia to z obowiązku udokumentowania przedpłaty fakturą VAT (zaliczka). Kwestia wystawiania faktur pro forma nie została uregulowana w żadnych przepisach. W praktyce faktura ta jest najczęściej wystawiana przed dostawą lub wykonaniem usługi i ma charakter informacyjny - zawiera dane o wielkości dostawy, zakresie usługi i wartości przyszłej należności. Często faktura pro forma stanowi również podstawę dokonania przedpłaty.	§ 10 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych
	Fundusz remontowy	1. Fundusz remontowy nieruchomości tworzy się w celu finansowania kosztów remontów nieruchomości i powstaje z połączenia funduszu remontowego poszczególnych budynków wchodzących w skład tych nieruchomości. 2. Fundusz nieruchomości tworzy się z: 1) odpisu na fundusz remontowy naliczanego w danej nieruchomości, w podziale na budynki, 2) kar umownych z tytułu realizacji umów na roboty remontowe w nieruchomości, 3) dofinansowania z zysku na podstawie uchwał ZPCz (Walnego Zgromadzenia), 4) kredytów bankowych, 5) dofinansowania środkami instytucji samorządowych, Unii Europejskiej, 6) innych przychodów funduszu remontowego nieruchomości. Pojęcie tzw. funduszu remontowego nie występuje w ustawie o własności lokali, jednak w orzecznictwie i piśmiennictwie jednolity jest pogląd o możliwości jego tworzenia przez właścicieli  w celu zapewnienia płynności finansowej i gromadzenia środków koniecznych do wykonywania remontów nieruchomości wspólnej. „Fundusz remontowy" to w rzeczywistości część składowa kosztów zarządu, ściśle zaliczki na remonty nieruchomości wspólnej, którą w szczególny sposób się wyodrębnia, a to poprzez odmienne nazewnictwo ( „fundusz remontowy") czy sposób jej księgowania - zwykle tworzy się odrębne konto księgowe, niekiedy  środki gromadzi  na osobnym  rachunku bankowym. Zwykle tylko do takich kwestii ograniczają się wspólnoty mieszkaniowe w swoich uchwałach, oczywiście podają w nich jeszcze wysokość miesięcznej opłaty na poczet tego funduszu.
	Procedura obliczenia dochodu operacyjnego NETTO	Dochód operacyjny netto to dochód generowany przez nieruchomość. Na jego poziom nie wpływają wydatki na remonty, inwestycje i obsługę zadłużenia. DON jest podstawą do sporządzenia budżetu przepływów pieniężnych, a także do obliczania wielu wskaźników efektywności nakładów inwestycyjnych. Oblicza się po wcześniejszym wyliczeniu potencjalnego dochodu brutto, efektywnego dochodu brutto oraz wydatków operacyjnych, co zostało szczegółowo opisane w punkcie: Budżet operacyjny.