Dokumentacja finansowo-ekonomiczna

Faktura - dokument sprzedaży, Faktura stanowi dowód transakcji kupna-sprzedaży, wystawiony odbiorcy przez dostawce. Fakturę wystawia sie nie później niż siódmego dnia od daty wydania towaru lub wykonania usługi. Rodzaj rachunku zawierającego szczegółowe dane o transakcji:

• dane identyfikujące dokument: numer, data wystawienia

• strony kupna-sprzedaży: sprzedawca i nabywca

• specyfikacja przedmiotu transakcji: nazwa towaru lub usługi, ilość, cena, wartość

• dane do rozliczenia obowiązujących podatków

• podsumowanie: cyframi i słownie

• informacja o uzgodnionych terminach i formie zapłaty

• informacje dodatkowe: sposób odbioru, miejsce dostawy i inne

• podpisy uczestników transakcji (obecnie w Polsce wymagane wyłącznie w przypadku faktury VAT RR, wystawianej w transakcjach z rolnikami ryczałtowymi).

Faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

1. imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;

2. numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11;

3. numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”;

4. dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury;

5. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

6. miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;

7. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty po-datku (cenę jednostkową netto);

8. wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

9. stawki podatku;

10. sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;

11. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

12. kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Faktura VAT - szczególny rodzaj faktury wystawianej przez płatników podatku VAT, podlegający osobnym przepisom.

Zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem, faktura taka powinna zawierać przynajmniej:

• nazwy i adresy sprzedawcy i nabywcy oraz ich numery NIP

• datę dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia dokumentu

• napis Faktura VAT oraz numer kolejny faktury

• nazwę towaru lub usługi (przedmiotu transakcji)

• jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług

• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto)

• wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto)

• stawki podatku

• sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku, zwolnionych z podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu

• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku

• wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, zwolnionych z podatku lub niepodlegających opodatkowaniu

• kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem (brutto), wyrażoną cyframi

Faktura powinna być wystawiona przynajmniej w dwóch egzemplarzach. Obecnie nie obowiązuje już rozróżnienie na "oryginał" i "kopię" faktury.

Tradycyjnie faktura wystawiana jest na papierze, jednak w pewnych okolicznościach dopuszczona jest postać elektroniczna (e-faktura).

Plan finansowy – podstawa gospodarki finansowej zakładu budżetowego. Obejmuje on przychody i wydatki stanowiące koszty działalności oraz stan środków obrotowych i rozliczenia z budżetem, zatwierdzony przez kierownika zakładu.

• Przygotowanie planu finansowego usprawnia proces przygotowania całościowego planu firmy. Pozwala szybciej, w sposób bardziej sformalizowany i skwantyfikowany dokonać optymalnych wyborów,

• Plan finansowy dostarcza informacji niezbędnych dla właściwego procesu podejmowania decyzji,

• Pozwala na usprawnienie kontroli działalności. Właściwa analiza odchyleń umożliwia szybką korektę planu.

Co to jest plan finansowy?

Przez pojęcie plan finansowy będziemy rozumieć zapisany (w formie elektronicznej lub na papierze) zbiór celów finansowych oraz sposób ich realizacji w czasie. Sposób realizacji celów finansowych w czasie będziemy, dla naszych potrzeb nazywać symulacją finansową.

Jak widać z planem związane są takie pojęcia jak:

• cele finansowe

• symulacja finansowa

Należy też zauważyć, że plan finansowy w naszym pojęciu powinien zostać zapisany, tak by można było do niego wracać w razie potrzeby. Oznacza to, że za plan finansowy nie będziemy uważali planu opracowanego tylko w głowie. Można powiedzieć, że plan finansowy odpowiada na pytania:

• Jaki cel lub cele finansowe chcemy zrealizować ?

• W jaki sposób zrealizować dany cel lub cele finansowe ?

• Jak przebiega droga do realizacji naszych celów finansowych ?

• Co powinniśmy robić, aby zrealizować nasz cel finansowy ?

• Plan finansowy może też odpowiedzieć na pytanie, czy dany cel w ogóle da się zrealizować.

Cele finansowe to określone wartościowo (w konkretnej kwocie pieniędzy) cele, które chcesz osiągnąć. Celami mogą być twoje potrzeby lub twoje zamierzenia. Symulacja finansowa jest to zapisane wyszczególnienie planowanych zmian wartości finansowych w czasie. Na przykład planowany co miesięczny wzrost kapitału na lokacie

Salda właścicieli lokali, sprawozdawczość do ZUS, GUS, UM.

Saldo właściciela lokalu – są to miesięczne raporty/sprawozdania na temat rozliczeń właścicieli lokali, ich udział w opłatach. Saldo zawiera informacje o wpłatach na fundusz remontowy, media (kanalizacja, C.O., wywóz nieczystości), ogólnie opłaty. Saldo końcowe właściciela może być dodatnie lub ujemne. Przy kolejnych wpłatach zaliczek właściciel powinien uzupełnić ujemną kwotę. Gdy saldo jest dodanie właściciel może pozostawić środki pieniężne na kolejne okresy płatności lub zażądać zwrotu pieniędzy.

Saldo końcowe właściciela lokalu obejmuje więc rozliczenie zaliczek uiszczanych na fundusz bieżący, na funduszu na koszty remontowe, na media zużywane w lokalu oraz rozliczenie kosztów zarządu nieruchomością wspólną pokrywanych z funduszu bieżącego (w tym za media).

Sprawozdanie finansowe składa się z:

1) bilansu;

2) rachunku zysków i strat;

3) informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

Są to wyniki finansowe przedsiębiorstwa przedstawione zgodnie z zasadami rachunkowości. Sporządza się je na koniec roku obrachunkowego (dzień bilansowy) lub inny dzień zamknięcia ksiąg wynikający z przepisów prawa podatkowego. Sprawozdania finansowe sporządza się w języku polskim oraz w walucie polskiej.

Muszą one spełniać warunki formalne tj.: podanie w nagłówku pełnej nazwy i adresu firmy, określenie momentu lub okresu, którego dotyczą dane. Inne warunki to załączenie tablic statystycznych, zawierające zestawienie liczbowe związane z określonym zagadnieniem. Następnym ważnym warunkiem jest podanie daty sporządzenia sprawozdania oraz podpisanie sprawozdania przez osoby odpowiedzialne za rzetelne i prawidłowe jego sporządzenie. Dane liczbowe można wykazywać w zaokrągleniu do tysiąca złotych, jeżeli nie zniekształci to obrazu jednostki zawartego w sprawozdaniu finansowym oraz w sprawozdaniu z działalności. To właśnie jednostki gospodarcze, prowadząc swą działalność, są zobowiązane zamknąć księgi rachunkowe na koniec roku obrotowego, a konsekwencją tego zdarzenia jest przygotowanie i przetworzenie informacji wynikających z tych ksiąg oraz ich zestawienie w formie odpowiednich sprawozdań.

Najważniejszym sprawozdaniem jednostki gospodarczej jest obligatoryjne roczne sprawozdanie finansowe, czyli roczny raport finansowy, który powinien zawierać czytelny przegląd rozwoju działalności jednostki i jej sytuacji oraz wskazywać na ważne wydarzenia, które wystąpiły od zakończenia roku obrachunkowego. Powinien też wskazywać prawdopodobny przyszły rozwój jednostki oraz działalność w dziedzinie badań i rozwoju. Sprawozdania finansowe dostarczają wielu informacji dla ich odbiorców. Dlatego, też muszą one spełniać pewne standardy jakościowe, aby informacje w nich zawarte nie budziły zastrzeżeń. Dlatego powinny odznaczać się:

• wiarygodnością (rzetelnością),

• zrozumiałością dla użytkowników,

• kompletnością,

• porównywalnością,

• sprawdzalnością,

• terminowością,

• ciągłością.

Na kompletne sprawozdanie finansowe składają się następujące części składowe:

• wprowadzenie do sprawozdania finansowego,

• rachunek zysków i strat (rachunek wyników),

• bilans,

• zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym,

• sprawozdanie z przepływów pieniężnych (rachunek przepływów pieniężnych),

• dodatkowe informacje i objaśnienia.

Sprawozdanie do GUS – np. sprawozdanie o kosztach utrzymania zasobów lokalowych oraz stawkach opłat w budynkach z lokalami mieszkalnymi. Zawiera:

• dane identyfikacyjne jednostki- województwo, powiat, nazwa i adres administratora/zarządcy, nr REGON administratora/zarządcy, nazwa osiedla.

• Informacje o zasobach lokalowych – liczba budynków, liczba budynków z windą, z dostawą ciepłej wody (z licznikami i bez), z C.O., powierzchnia użytkowa lokali, liczba mieszkańców w lokalach mieszkalnych,

• Koszty utrzymania lokali mieszkalnych i użytkowych – eksploatacji (zarządy, konserwacji i remontów, podatki, pozostałe), świadczonych usług (centralne, ciepła woda, zimna woda, odprowadzanie ścieków, wywóz nieczystości płynnych i stałych, utrzymywanie wind,

• Stawki podstawowych składników opłat za lokale mieszkalne (czynsz, zaliczki właścicieli mieszkań na koszt zarządu, opłata eksploatacyjna w spółdzielniach mieszkaniowych, czynsz za lokale socjalne w zasobach komunalnych, centralne ogrzewanie, ciepła woda, zimna woda, odprowadzanie ścieków i nieczystości płynnych, wywóz śmieci, winda

Rachunkowość zarządcza to system gromadzenia, klasyfikacji, analizy i prezentowania informacji finansowych i niefinansowych na temat firmy (nieruchomości) oraz jej otoczenia, którego celem jest wspieranie kierownictwa podmiotów gospodarczych, menadżerów, zarządców nieruchomości w procesie podejmowania decyzji, planowania, kontroli, a więc zarządzania.

Rachunkowość zarządcza nastawiona jest na dostarczenie danych do podejmowania decyzji wewnątrz jednostki w celu sterowania jednostką. W odróżnieniu od rachunkowości finansowej, rachunkowość zarządcza:

1. zorientowana jest na przyszłość:

2. informacje z niej płynące powinny pozwolić na podjęcie szczegółowych decyzji krótkookresowych, dosyć szczegółowych a nie w skali całej jednostki;

3. zasady i procedury rachunku opłacalności przedsięwzięć nie mają charakteru urzędowego. Korzysta tu się z procedur obliczeniowych stosowanych w ekonometrii czy statystyce;

4. operuje się tutaj dyskontem tj. zmianą wartości pieniądza w czasie;

5. przeważa tu koncepcja kasowa (operowanie przepływami gotówki) a nie memoriałowa (tj. oparta na kosztach i przychodach) Np. firma może mieć zysk a bankrutować z braku gotówki, gdyż dużo środków zaangażowanych jest w należnościach czy zapasach

6. rachunkowość zarządcza musi ostatecznie pokazać co ma osiągnąć firma tj. planowany bilans, rachunek zysków i strat, Cash-flow;

7. prowadzenie rachunkowości zarządczej nie ma charakteru przymusowego

Rachunkowość zarządcza

• informacje głównie przeznaczone dla kierownictwa wewnętrznego firmy

• opiera się na miernikach, relacjach i modelach zweryfikowanych przez rachunkowość tradycyjną lecz ich dobór zależy od preferencji menadżerów

• stosuje równolegle rożne zasady wyceny, tj. także przewidywane koszty odtworzenia i wartości ekonomiczne

• orientuje się na istotność, szybkość i koszt informacji jest nastawiona na cel

• stale zorientowana na przyszłość (np. wariantowe projekcje kosztów i dochodów, przepływów finansowych, ale stasuje także mechanizm sprzężenia zwrotnego), daje informacje do zarządzania przez wyjątki, przez cele i przez ceny transakcyjne

• stosuje się podejście probalistyczne i deterministyczne

• kontrola – kierownicza kontrola efektywności i skuteczności na podstawie różnych kryteriów i mierników

• sprawozdania wewnętrzne wg ośrodków odpowiedzialności za koszty, za zysk, za kontrolowane inwestowanie

Różnice:

	Finansowa	Zarządcza
Użytkownicy informacji	Zewnętrzni i wewnętrzni	Wewnętrzni
Wymagania prawne	Przepisy i standardy	Brak
Zakres informacji	Określony przepisami	Dowolny
Cechy jakościowe informacji	Dokładność, rzetelność, wiarygodność	Istotność i szybkość pozyskania
Częstotliwość informacji	Ściśle określony	Dowolny
Metody wyceny	Jednolite	Różne
Stopień standaryzacji	Wysoki	Brak
Obligatoryjność	Tak	Nie
Prezentacja informacji	Sprawozdania finansowe	Dowolne raporty i analizy
Horyzont czasowy	Ex post	dowolny

Budżetowanie – proces polegający na przygotowaniu założeń, opracowywaniu, zatwierdzaniu i kontrolowaniu budżetu. Zależy od wielu czynników charakteryzujących przedsiębiorstwo.

Funkcja budżetowania:

• prezentacja obszarów działalności firmy

• ocena efektywności zarządzania

• uzyskanie informacji będących podstawą podejmowania różnych działań

• koncentracja na przyszłości, przewidywanie problemów

• koordynacja działań i współpraca

• komunikowanie zamierzeń i celów -> zrozumienie roli

• umożliwienie kontroli i oceny dokonań

• motywowanie pracowników

Budżet - plan działania pokazujący sposób alokacji zasobów w formie wartościowej lub ilościowej sporządzany na okres roku lub krótszy, zaakceptowany do realizacji, stworzony i realizowany przez pracowników różnych szczebli, kontrolowany i zmieniany

Budżet wiodący- jest to program działania obejmujący wszystkie ośrodki odpowiedzialności występujące w danej jednostce gospodarczej, sporządzany na okres jednego roku z podziałem na okresy krótsze (kwartały, miesiące, tygodnie). Budżet wiodący jest budżetem ciągłym (kroczącym), tzn. obejmującym zawsze 12 kolejnych miesięcy. W momencie, gdy upływa 1

miesiąc, tworzony jest bowiem budżet na miesiąc następny. Pozwala to zarządzającym osiągnąć stabilny horyzont planowania. Budżet wiodący składa się generalnie z 2 części: budżetu operacyjnego i finansowego.

Budżet operacyjny obejmuje programowanie dotyczące podstawowej działalności jednostki, czyli sprzedaży, produkcji, gospodarki zapasami i kończy się planowaniem rachunku zysku i strat na poziomie wyniku operacyjnego. Jest to budżet w ujęciu ilościowym i/lub wartościowym, tj. wyrażony zarówno w jednostkach naturalnych (np. sztukach, godzinach, metrach), jak i pieniężnych.

Budżet operacyjny w jednostkach produkcyjnych obejmuje następujące budżety cząstkowe:

• budżet sprzedaży

• produkcji

• materiałów bezpośrednich

• robocizny bezpośredniej

• pośrednich kosztów produkcji

• kosztów ogólnego zarządu i sprzedaży

• zapasów końcowych wyrobów gotowych

• kosztu sprzedanych wyrobów

• planowany rachunek zysków i strat na poziomie wyniku operacyjnego

Budżet obejmuje koszty i przychody w analizowanym okresie. W części kosztów występuje podział na koszty stałe i koszty zmienne, podział ten jest przydatny do obliczeń progu rentowności, który to określa granice opłacalności sprzedaży usług.

Koszty stałe to te, na które wielkość sprzedaży nie ma wpływu, ponieważ one są i będą niezależnie od tego, czy przychody są, czy ich nie ma, np. abonamenty, licencje, podatek od nieruchomości.

Koszty zmienne to te, których dynamika jest uzależniona od przychodów, a tym samym od wykorzystania nieruchomości, np. woda, energia elektryczna, telefony bez części, która została przydzielona do kosztów stałych. Koszt jednostkowy zmienny i stały to nic innego, jak iloczyn ogólnej wartości odpowiedniego rodzaju kosztu do ogólnej liczby sprzedanych usług.

Budżet finansowy prezentuje planowane wpływy i wydatki gotówkowe, uwzględnia działalność inwestycyjną i finansową, a także obejmuje planowane sprawozdanie finansowe określone często sprawozdaniem pro-forma w postaci planowanego bilansu, planowanego rachunku zysków i strat na poziomie wyniku netto i planowane sprawozdanie o przepływie środków pieniężnych. Budżet operacyjny i finansowy się uzupełniają.

Jest to budżet wyrażony tylko w jednostkach pieniężnych, sporządzany na podstawie budżetu operacyjnego. Odzwierciedla środki finansowe, które zamierza się wykorzystać w danym okresie. w jego skład wchodzi budżet wpływów i wydatków oraz sprawozdanie finansowe pro forma.

W ramach budżetu finansowego występują:

• budżet środków pieniężnych

• wkładów kapitałowych

• planowany bilans

• planowany rachunek zysków i strat na poziomie wyniku na działalności (wynik operacyjny skorygowany m.in. o przychody i koszty finansowe oraz podatki)

• planowane sprawozdanie z przepływów środków pieniężnych

Sprawozdania pro forma – budżety finansowe obejmujące projekt bilansu, rachunku zysków i strat i sprawozdania z przepływu środków pieniężnych. Pomagają zarządowi jednostki gospodarczej ustalić, czy przyszłe działania ujęte w planach zapewnią osiągnięcie pożądanego zysku i przepływów pieniężnych.

Sprawozdania finansowe pro forma - plan finansowy powinien zawierać przypuszczalny bilans, rachunek zysków i strat i rachunek przepływów pieniężnych (cash flow). Dokumenty te określa się jako sprawozdanie finansowe pro forma. Pro forma oznacza tu, że sprawozdania finansowe stanowią formę, którą stosujemy do streszczania różnych zdarzeń, jakie mogą mieć miejsce w przyszłości. Sprawozdania pro forma są generowane przez model planowania finansowego. Użytkownik określa wielkość sprzedaży, a model generuje wynikający z niej rachunek wyników oraz bilans.

Rachunek przepływów (zwany potocznie cash-flow) przedstawia zmiany w stanie finansów nieruchomości w danym okresie. Pierwsza jego część przedstawia przepływ gotówki wpływającej i wypływającej z nieruchomości, druga wykazuje zmiany, jakie następują w zasobach finansowych nieruchomości. Rachunek przepływów finansowych wierniej przedstawia sytuację finansową nieruchomości niż budżet operacyjny. Ponieważ rachunek przepływów pieniężnych wykazuje tylko faktyczne wpływy środków pieniężnych, dlatego znajdują się w nim inne pozycje niż w zestawieniu przychodów i kosztów nieruchomości.