Organizując pracę przedsiębiorstwa, należy kierować się następującymi zasadami:
zasada optymalnego wykorzystania maszyn i urządzeń oraz nakładów pracy dla osiągnięcia jak najlepszego wyniku finansowego firmy,
zasada podziału pracy – specjalizacja pracy związana z umiejętnościami i wykształceniem pracowników,
zasada koncentracji pracy – powtarzalność czynności jednej osoby,
zasada harmonii pracy – koordynacja pracy w miejscu i czasie, odpowiedni dobór ludzi, narzędzi i materiałów,
zasada ciągłości pracy (w każdy dzień, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy) i równomiernego tempa pracy,
zasada intensyfikacji pracy – odpowiednie wyposażenie techniczne stanowisk pracy i odpowiednia organizacja, prowadzące do jak największej wydajności,
zasada kompleksowego działania – całościowe postrzeganie procesu pracy,
zasada indywidualizacji – przydział pracy według predyspozycji pracowników.
Poszukując pracowników, warto zainteresować się podażą siły roboczej w najbliższym otoczeniu, czyli na rynku lokalnym, np. wśród absolwentów okolicznych szkół i uczelni. Pozwala to uniknąć problemu dojazdów do pracy, związanych z tym spóźnień i zmęczenia pracowników. Jeśli rynek lokalny jest zbyt mały, trzeba szukać w jego otoczeniu, np. w całym województwie.
Przeglądając listy motywacyjne od kandydatów, należy zwrócić uwagę na sposób prezentowania się. Jeśli list wzbudza zainteresowanie, odróżnia się od innych na korzyść, warto przeprowadzić rozmowę z jego autorem. Od kandydatów należy oczekiwać nie tylko określonego wykształcenia – ważne jest również to, czy chcą się rozwijać, są otwarci, planują swoją przyszłość. Należy zwrócić uwagę na kulturę osobistą kandydata.
Jednym z elementów zarządzania przedsiębiorstwem jest program rozwoju kadr i awansu pracowników. Jego celem jest stałe podnoszenie kwalifikacji oraz zaangażowania osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie, dzięki czemu wzrasta jego konkurencyjność.
Program rozwoju kadr powinien dotyczyć:
zasad selekcji i doboru najzdolniejszych, wysokokwalifikowanych młodych kadr,
zasad podnoszenia kwalifikacji i konkurencyjności pracy,
doskonalenia metod oceny i motywacji pracowników.
Ważną rolę w tym programie odgrywa kierownik (dyrektor, menedżer). Postępowanie kierownika w stosunku do podwładnych nazywamy stylem kierowania. Wyróżniamy następujące style kierowania:
autokratyczny – kierownik podejmuje decyzje bez konsultacji z podwładnymi, nie wyjaśnia im celu działań,
demokratyczny – kierownik konsultuje decyzje z podwładnymi, daje im większą samodzielność w działaniu,
liberalny – kierownik pozostawia podwładnym pełną swobodę w podejmowaniu decyzji.
Do zadań kierownika, związanych z kierowaniem personelem, należą:
wydawanie poleceń dotyczących czynności, jakie pracownik ma wykonać,
udzielanie informacji na temat powodów i danych niezbędnych do wykonania zadania,
motywowanie pracowników, które ma na celu wywołanie lub podtrzymanie zachowań pożądanych ze względu na wytyczony przez przedsiębiorstwo cel,
kontrola wyników pracy mająca na celu sprawdzenie prawidłowości wykonywanych zadań,
ocena pracowników polegająca na wydawaniu opinii o ich pracy na podstawie przyjętych kryteriów, niezbędna przed podjęciem decyzji o awansowaniu, wyróżnieniu lub ukaraniu.
Istnieją trzy podstawowe sposoby motywowania pracowników: przymus (nakazy, zakazy itp.), zachęta (np. w postaci podwyżki, premii, pochwały lub awansu) i perswazja (wywieranie wpływu za pomocą racjonalnej argumentacji lub oddziaływania na emocje). Najskuteczniejsze jest zazwyczaj umiejętne łączenie tych sposobów, polegające na stosowaniu odpowiednich środków w zależności od sytuacji i osobowości podwładnych.
Zasady nagradzania pracowników oraz system kar powinny być ujęte w regulaminie i współmierne do zasług lub przewinień. Jawność stosowania nagród i publiczne informowanie pracowników o kryteriach ich przyznawania zwiększają zaufanie do obiektywizmu przełożonych, poprawiają atmosferę w firmie, integrują załogę, wzmacniają konkurencyjność między pracownikami i motywują ich do lepszej pracy.
Jednym z narzędzi nagradzania pracownika jest awans, czyli przydzielenie pracownikowi wyższego stanowiska w hierarchii zawodowej. Osadzanie wolnych stanowisk przez awansowanie własnego personelu pozwala na ściślejszą integrację załogi, akceptującej ten awans i respektującej obiektywizm kierownictwa. Takie postępowanie eliminuje także koszty i ryzyko związane z zatrudnianiem osoby z zewnątrz.
Stosowanie kar jest konieczne, gdy postępowanie pracownika działa demoralizująco na pracę innych, narusza regulamin pracy lub naraża przedsiębiorstwo na straty. Kara powinna być wymierzona natychmiast po stwierdzeniu przewinienia, bezosobowa (dotyczyć przewinienia, a nie osoby), jednakowa za dane przewinienie dla wszystkich, dostosowana do rozmiarów przewinienia i konkretnych ustaleń regulaminu. Nie powinna być wymierzana w gniewie i w sposób obraźliwy.
Ważnymi elementami zarządzania firmą są zarządzanie dokumentacją oraz przepływ informacji. W związku z tym konieczne jest podjęcie następujących działań:
utworzenie katalogu dokumentów, które w świetle obowiązujących przepisów powinny znajdować się w firmie (według rodzajów, miejsca sporządzania, sfer działalności, terminów przekazywania),
wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za prowadzenie dokumentacji,
wydanie wewnętrznej instrukcji o sporządzaniu i przechowywaniu dokumentów oraz o prowadzeniu i kontroli ich obiegu,
ustalenie zasad oznakowania, przechowywania i archiwizowania akt,
sporządzenie wykazu stanowisk pracy,
wydanie instrukcji przepływu informacji, która powinna zawierać: kolejny numer i temat informacji, miejsce jej powstania oraz nazwisko osoby odpowiedzialnej za przekazywanie informacji (np. jednego z wiceprezesów).