Zarządzanie, ogół działań zmierzających do efektywnego wykorzystania zespołów ludzkich i środków materialnych, podejmowanych w celu osiągnięcia wcześniej sformułowanych założeń. W procesie zarządzania można wyróżnić pięć podstawowych funkcji: planowanie, organizowanie, przekazywanie poleceń, koordynację i kontrolowanie. W ramach każdej z tych funkcji zarządca może wykorzystywać określone zbiory instrumentów, służących do ich realizacji. Także nauka o metodach, zasadach i instrumentach dotyczących realizacji powyższych założeń.
FUNCJE ZARZĄDZANIA - 4 funkcje menedżera:
1. planowanie i podejmowanie decyzji - określenie celów organizacji i decydowanie o najlepszym sposobie ich osiągnięcia,
2. organizowanie - określenie najlepszego sposobu grupowania typów działań i zasobów,
3. przewodzenie (kierowanie ludźmi) - motywowanie załogi, organizowanie w interesie organizacji.
4. kontrolowanie - obserwowanie i wprowadzanie korekt do bieżących działań dla ułatwienia realizacji celów.
MENEDŻER: osoba, której podstawowym zadaniem jest realizacja procesu zarządzania.
Łączy i koordynuje różne rodzaje zasobów poprzez wykonywanie 4 podstawowych funkcji lub działań kierowniczych.
Menedżer sprawny - wykorzystujący zasoby mądrze i bez zbędnego marnotrawstwa.
Menedżer skuteczny - działający z powodzeniem.
Organizacje odnoszące sukcesy są zarówno sprawne, jak i skuteczne.
Złożoność i niepewność zarządzania wynika z otoczenia, w jakim funkcjonują organizacje, ponieważ zasoby wykorzystywane przez nie w celu tworzenia produktów i usług pochodzą właśnie z otoczenia.
Styl kierowania można zdefiniować jako względnie trwały i powtarzalny sposób, w jaki przełożony oddziałuje na podwładnych w celu pobudzenia i koordynacji ich działania w zespole, a przez to - osiągania celów stojących przed organizacją. Potencjalny styl kierowania jest to indywidualny pogląd kierującego dotyczący tego, jakimi metodami powinien on oddziaływać na podwładnych. Rzeczywisty styl kierowania jest to styl potencjalny, który został skorygowany pod wpływem aktualnych celów postawionych przed kierownikiem oraz warunków, w których trzeba je będzie realizować.
Wymienia się trzy najważniejsze style kierowania:
(1) Autokratyczny - zakłada, że najważniejszy w strukturze grupy jest lider. Styl ten wiąże się często z określonymi cechami osobowości lidera grupy, czyli z tzw. osobowością autorytarną. Kierownik autokratyczny na ogół sam podejmuje decyzje za grupę jako całość i poszczególnych jej członków. Stosuje przy tym dużo kar, bez wyjaśniania motywów ich stosowania. Sam nie bierze udziału w pracach grupy, sprowadzając kontakt z nią tylko do formalnego dozorowania. Nie dopuszcza dyskutowania swoich poleceń, ani nie zasięga opinii na temat sposobów wykonania zadania. Z badań wynika, że ten styl w warunkach normalnych jest uciążliwy dla grupy i mało efektywny. Jednak w sytuacji zagrożenia zewnętrznego grupy (np. konkurencja) jest preferowany jako bardzo skuteczny.
Styl ten bywa też nazywany restrykcyjnym, dyrektywnym, ustrukturalizowanym. Kierownicy zorientowani na styl autokratyczny cechuje autorytarna osobowość i dyrektywność zachowania. Warto te związki przeanalizować bardziej szczegółowo.
(2) Liberalny - zakłada, że najważniejsi są zwolennicy lidera. Charakteryzuje się zupełną biernością lidera w stosunku do poczynań grupy, a więc jest zaprzeczeniem kierowania. Poza komentowaniem zachowań swoich podwładnych, lider liberalny nie korzysta ani z nagród ani z kar. Styl ten jest uważany za mało efektywny i nie jest akceptowany przez grupę jako całość, choć niektórym członkom grupy (tzw. satelitom) bardzo odpowiada. Charakterystyczny jest brak spontanicznego zainteresowania efektywnością funkcjonowania podwładnych. Kierownik liberalny nastawiony jest mniej na kontekst personalny (jak w stylu autokratycznym), czy rzeczowy (jak w stylu demokratycznym) ale przede wszystkim kontekst sytuacyjny, koncentrujący się zwykle na poszukiwaniu ,,kozła ofiarnego", odpowiedzialnego za wszelkie niepowodzenia w firmie.
(3) Demokratyczny - zakłada, że najważniejsza jest grupa jako całość. Lider demokratyczny liczy się z sugestiami członków grupy, zwłaszcza na etapie doboru najlepszych środków do realizacji celów grupowych. Lider wprawdzie przedstawia alternatywne cele i środki ich realizacji, ale decyzje pozostawia grupie. Bierze udział w wykonywaniu zadań wraz z członkami grupy. Wykorzystuje duży repertuar środków dyscyplinarnych, preferując przede wszystkim nagrody. Kary stosuje w ostateczności. Posiada zwykle w grupie także autorytet nieformalny. Jest to styl najbardziej preferowany przez grupę, gdyż jest najbardziej efektywny. Styl ten nazywany bywa też stylem przyzwalającym, partycypacyjnym, nagradzającym.
Style Procesu Zarządzania
Rozróżniamy trzy podstawowe style procesu zarządzania: technokratyczno-analityczny, polityczny i przedsiębiorczy.
Styl Technokratyczno-Analityczny odznacza się założeniem racjonalnego działania na podstawie różnorodnych analiz, określających zarówno strukturę celów, jak i metody ich realizacji. Zakłada się tu możliwość daleko idącego zdeterminowania procesu zarządzania, maksymalnego ograniczenia niepewności w działaniu. Położono zatem nacisk na jak najdokładniejszy proces przygotowania wszystkich działań przedsiębiorstwa.
To właśnie w ramach tego stylu rozwinęły się nowoczesne metody projektowania, budowy modeli planistycznych i modeli dynamicznego zachowania systemów, jak również matematyczne metody podejmowania decyzji. Nowoczesna technika elektroniczna stwarza tu olbrzymie możliwości ograniczenia czynników stochastycznych (przypadkowych) w procesie zarządzania.
Ten styl procesu zarządzania jest możliwy do zastosowania w warunkach daleko posuniętej stabilności środowiska wewnętrznego i zewnętrznego, jest on również stosowany w dużych kompleksach przemysłowych, które nie są nastawione na dynamiczny, spontaniczny proces innowacyjny.
Można więc stwierdzić, że jest to styl będący w pewnym stopniu reliktem systemu naukowego zarządzania, które jednak w dalszym ciągu istnieje w schyłkowej formie w dużych kompleksach.
Podejście technokratyczno-analityczne przyniosło dużą liczbę różnych sformalizowanych komputerowych modeli, programów i banków danych.
Niewątpliwie istnieją pewne korzyści ze stosowania stylu technokratyczno-analitycznego. Rozbudowana analiza umożliwia kompleksowe studium konkretnego problemu z maksymalizacją obiektywności. Jednocześnie ten styl jest zorientowany na znalezienie konkretnych i praktycznych rozwiązań
Istnieje jednakże wiele argumentów przeciw upowszechnianiu tego stylu. Krytycy twierdzą, że jest to trudny styl do realizacji, a nawet do samego nauczenia się, drogi, zbyt skomplikowany i nie zawsze niezawodny na skutek błędów we wprowadzaniu danych. Tymczasem metody oparte na praktyce, logicznym rozumowaniu i intuicji, dają nieraz lepsze rezultaty.
Przykładem szeroko rozbudowanego stylu technokratyczno-analitycznego jest organizacja IBM i Gilette.
• Styl jest związany ze zjawiskiem typowych sytuacji konfliktowych, istniejących w przedsiębiorstwie pomiędzy postawami pracowników a wymaganiami kierownictwa w zakresie racjonalizacji działania. Przybiera on formę:
Uzgodnień i partycypacji. gdzie proces decyzyjny jest terenem rozwiązań kompromisowych a zespoły pracownicze mają pewien wpływ na proces planowania.
Przetargów i negocjacji; w którym konflikt interesów staje się legalnym środkiem regulowania stosunków pracy.
Perswazji i systemu wartości. wychodzi się tu z założenia że ujednolicona struktura wartości , akceptowana przez wszystkich członków załogi bardziej stabilizuje załogę niż system norm i reguł formalnie obowiązujących.
Styl polityczny wykazuje dużą zmienność celów , niezbędna stabilność utrzymuje się poprzez praktykę formalizowania planów i równie sformalizowaną kontrolę wydatków struktura organizacyjna uzależniona jest od indywidualnych rozwiązań dotyczących negocjacyjnego i przetargowego systemu podejmowania decyzji. Występuje większa identyfikacja osobista kadry z zadaniami , a nie z formalną rolą wyrażającą się w pozycji hierarchicznej i tytule służbowym. Przy podejmowaniu decyzji występuje duża liczba uczestników co powoduje rozwijanie się nie formalnej postaci informacji.
Styl polityczny jak widać we wszystkich swoich wariantach nawiązuje do zewnętrznego środowiska demokratycznego akceptując wewnętrzną permanentna grę konfliktową , która ma pobudzać zmysł innowacyjny i dynamizm rozwojowy
• Styl przedsiębiorczy - to styl typowy dla szybkich decyzji w warunkach zagrożenia, trudności, szybkiego rozwoju małych i średnich przedsiębiorstw. Posiada on wiele elementów spontaniczności, wyzwalając się w dużym stopniu od biurokratycznej procedury.
Kładzie mały nacisk na sformalizowany ład organizacyjny i formalne planowanie, zwracając główną uwagę na indywidualną swobodę działania i inicjatywę. Koordynacja jest realizowana poprzez nadzór samego przedsiębiorcy. Styl przedsiębiorczy odegrał dużą rolę w rozwoju gospodarczym bowiem nie wielkie koncerny a właśnie małe i średnie przedsiębiorstwa wykazały największy poziom zatrudnienia.
W praktyce procesu zarządzania występują z reguły , pomieszane ze sobą ,elementy tych trzech stylów.
Negocjacje to dwustronny proces komunikowania się, którego celem jest osiągnięcie porozumienia, gdy przynajmniej jedna strona nie zgadza się z daną opinią lub z danym rozwiązaniem sytuacji. Negocjacje to sposób porozumienia się w celu rozwiązania konfliktu oraz dojścia do porozumienia obydwu stron, proces wzajemnego poszukiwania takiego rozwiązania które satysfakcjonowałoby zaangażowane w konflikt strony.
KONFLIKT - sytuacja, w której strony (dwie lub więcej) spostrzegają
niemożliwe do pogodzenia różnice interesów
niemożność zdobycia ważnych zasobów
niemożność realizacji istotnych potrzeb i wartości
Podejmują działania by tę sytuację zmienić.
Rezultatem tego mogą być trzy sytuacje: złagodzenie, rozwiązanie, lub eskalacja.
Konflikt obejmuje każdą sytuacje, której źródła tkwiące w człowieku lub w jego otoczeniu wzbudzają w nim silne napięcie, motywują go do pewnych zachowań mających na celu rozładowanie sytuacji poprzez działanie.