Warunki sprawnej pracy zespołowej I

Jasno zdefiniowane role	Zespoły funkcjonują najefektywniej wtedy, kiedy wykorzystują talenty wszystkich swoich członków, kiedy wszyscy rozumieją swoje zadania i wiedzą, kto jest za co odpowiedzialny. Idealny zespół: ma formalnie przydzielone role (wszyscy członkowie zespołu wiedzą czego się od nich oczekuje, rozumie, które role należą do określonej osoby, a które są wypełniane wymiennie, oraz jak te ostatnie są przekazywane (np. stosowanie określonej procedury przekazywania funkcji), wykorzystuje talenty każdego uczestnika i w taki sposób angażuje każdego członka w działania zespołu, aby nikt nie czuł się odrzucony lub wykorzystany;
Precyzyjna komunikacja	Jakość dyskusji zależy od tego, jak informacja jest przekazywana między członkami zespołu. Członkowie idealnego zespołu powinni: mówić jasno i wprost, mówić zwięźle; unikać długich anegdot i przykładów, aktywnie słuchać; raczej badać, niż szczegółowo rozważać pomysły przedstawiane przez każdego uczestnika, unikać przerywania i rozmawiania w czasie kiedy inni mówią, dzielić się informacją na różnych poziomach (komunikaty dotyczące: wrażeń, przemyśleń, uczuć, intencji, działań);
Dobre praktyki uczestniczenia w zebraniach	Zespoły powinny zachęcać wszystkich członków do wykorzystywania umiejętności i podejmowania działań usprawniających dyskusje i zebrania. Członkowie idealnego zespołu powinni: rozpoczynać dyskusje, szukać informacji i opinii, proponować sposoby osiągania celu, wyjaśniać lub dopracowywać pomysły, podsumowywać, sprawdzać poziom aprobaty, „stać na bramce”: kierować rozmową tak, aby unikać równoległych dyskusji, zarządzać uczestnictwem, pilnować, aby dyskusja nie zbaczała z tematu, być twórczym w godzeniu różnic pomiędzy członkami zespołu, starać się obniżać napięcie w zespole, otwarcie pracując nad trudnymi sprawami, wyrażać uczucia zespołu i sprawdzać na forum ich słuszność, uzyskiwać zgodę co do zasad podstawowych („Czy wszyscy zgadzamy się aby dyskutować nad tą kwestią nie dłużej niż 15 minut?”), opierać się na dokumentacji i danych;
Dobrze zdefiniowane procedury podejmowania decyzji	Można bardzo dużo powiedzieć o jakości pracy zespołu na podstawie obserwacji procesu podejmowania decyzji. Zespół powinien być świadomy wielu sposobów podejmowania decyzji. Idealny zespół powinien: dyskutować o tym, jak będą podejmowane decyzje, np. kiedy głosować, a kiedy dochodzić do decyzji drogą consensusu, diagnozować ważne sprawy przez głosowanie (prosi się każdego członka zespołu o zagłosowanie lub pisemną/ustną opinię), weryfikować poziom aprobaty dla decyzji lub sposobu jej podejmowania, używać danych jako podstawy do decyzji;
Zrównoważone uczestnictwo członków zespołu	Każdy członek zespołu ma udział w osiągnięciach grupy, dlatego powinien uczestniczyć w dyskusjach i decyzjach, angażować się w osiąganie sukcesu przedsięwzięcia oraz wnosić własne zdolności. Idealny zespół powinien: mieć rozsądnie zrównoważone uczestnictwo, które polega na tym, że wszyscy członkowie są aktywni w większości dyskusji, wykorzystywać naturalne style uczestnictwa członków zespołu, chronić się za pomocą odpowiednich działań przed zdominowaniem zespołu przez jednostki ( nawet, jeżeli jest to lider);
Sformułowanie i przestrzeganie podstawowych zasad	Zespoły ustanawiają zasady (czyli „normy”), określające zachowania akceptowane i nie akceptowane w zespole. Idealny zespół powinien: przeprowadzić otwartą dyskusję o zasadach podstawowych, w wyniku której grupa określi, jakie zachowania są dopuszczalne, a jakie nie, przyjąć do wiadomości i przestrzegać przyjętych norm;
Świadomość procesu grupowego	Wszyscy członkowie zespołu powinni być świadomi procesu grupowego - tego jak zespół pracuje. Idealny zespół powinien: być wrażliwy na komunikację niewerbalną; np. mieć świadomość tego, że cisza może oznaczać niezgodę, czy wiedzieć że czyjeś fizyczne oznaki pobudzenia mogą oznaczać, że jest on niezadowolony z dyskusji, widzieć, słyszeć i czuć dynamikę zespołu, komentować i interweniować, kiedy w procesie grupowym pojawi się problem, angażować się nie tylko w wykonywanie zadania, ale 1 proces grupowy;
Metoda pracy oparta o podejście naukowe	Zespoły które wykorzystują naukowe metody pracy znacznie łatwiej osiągają trwałe rozwiązanie problemu. Zaniedbanie takiego podejścia może obniżać szansę zespołu na sukces. Naukowe podejście pomaga uniknąć wielu konfliktów w zespole. Wiele sprzeczek odbywa się między osobami wyrażającymi bardzo mocne przekonania. Naukowe podejście kładzie nacisk na to, by takie opinie były podparte danymi, lub się do nich odnosiły. Idealny zespół powinien: prosić o udostępnienie danych przed podjęciem decyzji, wykorzystywać podstawowe narzędzia statystyczne do śledzenia problemu oraz analizować dane, szukać przyczyn problemów u źródeł, raczej nieustannie szukać rozwiązań, niż polegać na szybko podjętych ustaleniach;
Doskonalenie i rozwój	Ważną funkcją zespołów jest stałe poprawianie jakości wykonywania zadań, stosowanych procesów i relacji pomiędzy członkami. Idealny zespół powinien zapewniać swoim członkom: możliwość doskonalenia się i rozwoju (dostosowaną do ich indywidualnych potrzeb) regularnie informacje o ocenie wyników pracy, zarówno indywidualnej jak i zespołowej, możliwości samodzielnej oceny bieżących rezultatów swojej pracy;
Relacje zewnętrzne	Żaden zespół nie może w dłuższym okresie czasu funkcjonować bez wymiany doświadczeń z innymi osobami lub zespołami. Idealny zespół: wymienia informacje z innymi zespołami poszukuje wiedzy i doświadczenia u ekspertów dzieli się sowimi osiągnięciami z innymi chętnie prezentuje wyniki swojej pracy;

Fazy rozwoju grupy ( dynamika grupy)

Każda rozwijająca się grupa (zespół) przechodzi przez cztery fazy omówione poniżej. Jeżeli tak się nie dzieje to znaczy, że grupa utkwiła w jakiejś fazie, są jakieś zjawiska blokujące rozwój tej grupy. Trudna dla funkcjonowania grupy jest faza druga (konfliktów i oporu) ponieważ mamy różną tolerancję na konflikty i rozwiązujemy je często w sposób niekonstruktywny, co prowadzi w konsekwencji do dysfunkcji grupy, organizacji.

I Faza Orientacji i zależności (forming)

Jest to faza kształtowania się grupy. Członkowie wzajemnie się rozpoznają. Uczą się, czego się od nich oczekuje, jak działa grupa i jak należy w niej funkcjonować. Rozpoznają zadania, zasady i metody działania. Tworzą normy, bądź je rozpoznają. Następuje zbieranie informacji. Grupa w tej fazie potrzebuje wsparcia i dyrektywności lidera, przywódcy. Zaczyna tworzyć się spójność grupy, o ile jej członkowie gotowi są do otwartej komunikacji. Pojawiają się pytania dotyczące mojego miejsca w grupie, mojej w niej roli. Członkowie podejmują osobiste decyzje, komu zaufać, a komu nie; kogo lubię, a kogo nie.

Grupa jest nierozwinięta, nieukształtowana. Członkowie unikają wyrażania uczuć. Cele są niepewne, lider podejmuje większość decyzji.

II Faza Buntu, konfliktu, oporu (storming)

Członkowie grupy obserwują lidera, aby wiedzieć czy jest godny zaufania. Angażują się w walkę o władzę i kontrolę sytuacji (np. mogą przekraczać normy). Uczą się skutecznych sposobów funkcjonowania. Wchodzą w konflikt z liderem, kwestionują obrany cel, zadanie. Wykazują emocjonalny opór przed zadaniem, szczególnie gdy było narzucone przez lidera. Toczą zmaganie między wyborem ryzyka interpersonalnego i otwartym zakomunikowaniem własnej opinii na temat wykonywanych zadań, a pozostaniem w wygodnym dystansie i brakiem wyraźnego zaangażowania się.

W tej fazie następuje przeformułowanie norm grupowych. Grupa może eksperymentować z nowymi sposobami zachowań, podejmuje próby zmiany procedur, przygląda się samej sobie. Od lidera oczekuje bardziej nastawienia na relacje międzyludzkie, uważnego słuchania i rzeczowego negocjowania.

Warunkiem „przejścia” grupy przez tę fazę jest konstruktywna, otwarta i bezpośrednia komunikacja między wszystkimi jej członkami. Sprzyjają temu zachowania asertywne.

III Faza Konstruktywnej pracy, normalizacji (norming)

W grupie zaczyna rozwijać się współpraca. Pojawia się wysoki poziom zaufania i spójność grupy, otwarta komunikacja i elastyczność w działaniu. Członkowie grupy podejmują część zadań lidera. Maleje liczba interwencji lidera. Grupa staje się samodzielna i gotowa do podejmowania trudnych problemów. Sytuacje konfliktowe w grupie są szybko zauważane i ujawniane. Zauważalny jest swobodny przepływ informacji zwrotnych oraz atmosfera wsparcia dla poszczególnych członków. Wzrasta motywacja i zaangażowanie w wykonywane zadania. Towarzyszy temu wysoki poziom osobistej skuteczności członków grupy, poczucie sprawstwa i podmiotowości.

Zespól się konsoliduje. Zadanie jest jasne, uzgodnione są cele, wdrażane są procedury dyskusji i rozwiązywania problemów.

IV Faza Wykonania (performing)

Zespól jest w pełni dojrzały. Następuje otwarte wyrażanie uczuć, szeroki wachlarz branych pod uwagę opcji rozwiązań. Metodyczne procedury pracy, styl kierowania sprzyjający pracy zespołu, członkowie zespołu są elastyczni, a grupa szanuje i docenia ich jednostkowy wkład i odpowiedzialność za zadania.

W końcowej części tej fazy – co wynika z końca realizacji zadania, projektu – członkowie mogą mniej intensywnie angażować się w pracę przewidując jej koniec i koniec funkcjonowania grupy. Zaczynają zastanawiać się, co będą robić dalej i podejmują w związku z tym nowe decyzje. Pojawiają się oceny pracy grupy przez jej członków.

Formowanie się grupy wymaga czasu. Efektywna grupa, to grupa, która zaczyna rozumieć czego się od niej oczekuje, na jakich zasadach, jaki ma potencjał i jak może być wykorzystany.

Gdy tworzymy nowe zespoły zadaniowe, projektowe, to należy uwzględnić fakt, że zostanie uruchomiony nowy proces grupowy. Zatem każdy zespół potrzebuje czasu na „dotarcie się”.