Na początku umiejscowimy arkusz kontrolny, pośród tradycyjnych narzędzi jakości. Jest on jednym z sposobów zbierania danych.
Krótka definicja:
Lista zbiorcza: formularz zbierania danych (inne nazwy: lista wad, lista kontrolna, arkusz częstości zdarzeń), jest narzędziem służącym do zbierania, grupowania i zapisywania danych, które stanowią podstawę do dokonywania analiz. Dotyczą konkretnego wyrobu lub procesu. Najczęściej wskazują one na miejsce i częstotliwość występujących zdarzeń wpływających na jakość wyrobu lub usługi.
stosowane do gromadzenia danych z jednoczesnym ich porządkowaniem
dotyczą najczęściej wad, zdarzeń, dat
karty projektuje się indywidualnie dla problemów
powinniśmy określić:
co chcemy wiedzieć
jak będziemy zbierać dane
Dobrze przygotowany arkusz kontrolny charakteryzuje się następującymi cechami:
- ma wyraźnie określony cel,
- jest czytelny,
- łatwy w wypełnianiu,
- prosty,
- łatwy w odczycie i interpretacji.
Możliwość zastosowania we wszystkich obszarach organizacji w procesie poprawy jakości;
Krótki czas przygotowania;
Niski koszt zastosowania;
Wysoka efektywność;
W cyklu doskonalenia jakości wyróżniamy dwa różne typy arkuszy kontrolnych. W obydwu przypadkach bardzo pomocne mogą być specjalnie zaprojektowane arkusze. W trakcie fazy „wykonaj" cyklu występują zwykle pewne standardowe operacje, których trzeba przestrzegać. Takie konieczne operacje są pewnym ograniczeniem przy wykonywaniu pracy.
Na ograniczenia takie składają się warunki, których trzeba przestrzegać przy pracy; najważniejsze z nich to te, które zapewniają bezpieczeństwo pracowników lub zapewniają jakość. Aby zapewnić przestrzeganie warunków, można zaprojektować arkusz pytań kontrolnych, na którym wymienione są ograniczenia (operacje konieczne). Podczas procesu operator musi udokumentować, że wykonał wszystkie operacje konieczne. Potwierdzeniem może być podpis pracownika lub znak OK przy każdej wyszczególnionej operacji i podpis na końcu listy.
Dobrym pomysłem jest przeszkolenie, przećwiczenie i motywowanie operatorów do posługiwania się arkuszem kontrolnym. W wielu przypadkach okaże się możliwe i korzystne włączenie pracowników do tworzenia lub nowelizacji listy pytań kontrolnych.
Drugi typ arkusza kontrolnego występuje w fazie „sprawdź" cyklu. Tu porównuje się rezultaty z planem oraz identyfikuje się i analizuje przyczyny każdej istotnej luki. Słowami podstawowymi stają się: „studiuj", „ucz się" i „zrozum zmienność". Rotacją cyklu można podjąć w skuteczny sposób tylko po zrozumieniu zmienności. Ale gruntowne zrozumienie jest możliwe, gdy dysponujemy odpowiednimi danymi, które będą dostępne tylko wówczas jeśli dobrze się je zaplanuje. W fazie „planuj" cyklu trzeba zaplanować zgromadzenie koniecznych danych, by można je było zgromadzić w fazie „wykonaj" i przeanalizować niezbędne dane w fazie „sprawdź" cyklu.
Dla zgromadzenia danych i skutecznej ich analizy dobrze jest zaprojektować arkusz kontrolny, który upraszcza cały proces. Taki arkusz musi być dopasowany do każdego z zastosować, gdyż zapotrzebowanie na dane zmienia się zależnie od zastosowania. Praktyczną zasadą jest, że arkusz kontrolny wymaga zarówno danych o wynikach, jak i danych o przyczynach. Przykładami danych o wynikach może być liczba wad lub uszkodzeń, wielkość produkcji czy liczba wyrobów sprawdzonych. Przykłady danych o przyczynach pochodzą z następujących źródeł: maszyny, materiały, metody, menedżment, człowiek, środowisko.