Zarządzanie projektami: dziedzina nauki pomagająca w zdobywaniu wyznaczonych wcześniej celów przy jednoczesnym ograniczeniu ryzyka utraty terminu i przekroczenia ram budżetowych.

Zarządzanie projektami to ogół zadań kierowniczych, organizacji procesu kierowania, technik i środków kierowania w celu wykonania projektu

Zarządzanie projektami: dziedzina obejmująca taki zbiór czynności, które pomagają w zdobywaniu wyznaczonych wcześniej celów. W celu sprawnego zarządzania projektem zwykle “przechodzi” się przez wszystkie etapy procesu. Umiejętne zarządzanie projektami to także dysponowanie odpowiednim poziomem wiedzy z tego zakresu oraz stosowanie odpowiednich technik, metodyk (zależnie od rodzaju projektu).

Elementy procesu zarządzania projektami
INICJACJA Proces ten polega wpierw na określeniu wizji projektu. Trzeba się zastanowić jaki jest cel powołania do życia takiego „programu”, czy mamy odpowiedni zasób środków finansowych na jego realizację, czy będziemy dysponować odpowiednim zasobem czynnika ludzkiego. Warto jest także przeprowadzić analizę rynku, zorientować się jaka jest realna potrzeba wprowadzania takiego projektu. Trzeba tu wyznaczyć ogólny jago zakres i odpowiedzieć na pytanie: jaki właściwy czas trzeba „zarezerwować” na realizację przedsięwzięcia.
Planowanie projektu to umiejętne zaplanowanie projektu małymi krokami przybliża do osiągnięcia sukcesu  w przyszłości. Powołuje się grupę projektową oraz ustala kto będzie pełnił funkcję kierownika projektu. Trzeba tu ułożyć cały harmonogram, wykonać kosztorys, określić ramy czasowe na wykonanie konkretnych zadań. Przy całym rozplanowywaniu bardzo pomocne jest oprogramowanie do zarządzania projektami. Pozwala ono na jasne i precyzyjne rozłożenie zadań pomiędzy uczestnikami. Każda z osób zaangażowanych w proces ma zawsze wgląd do programu, wie do kiedy musi zdążyć z realizacją polecenia w czasie.
Realizacja projektu Faza ta to po prostu realizacja wyznaczonych wcześniej zadań w ten sposób, by osiągnąć cele projektu. Zawsze należy pamiętać o fakcie, że na każdy element procesu projektowego jest przeznaczony odpowiedni czas i konieczne jest zmieszczenie się w jego granicach. Korzystanie tu ze wspomnianych programów upraszcza cały tok trwania prac nad projektem. Praca jest łatwiejsza, nie ma niepotrzebnych niedomówień. Program taki pomaga zaprowadzić porządek, zorganizować pracę na właściwym poziomie. Zarządzanie projektem to przede wszystkim praca wspólna.
Monitoring- Wszędzie jest tak, że pracownicy podlegają danej osobie. W przypadku zarządzania projektami taką osobą jest kierownik projektu, który odpowiada za cały proces od początku aż do końca. Kierownik ten sprawuje także funkcje kontrolne nad powołanym zespołem uczestników projektu. Musi on nadzorować jakość wykonania zadania, termin realizacji. Ważne jest także,  by kontrolował także środki przeznaczone do wypełniania konkretnego polecenia, chodzi o to by ich nie przekroczyć.
Zakończenie prac projektowych Ostatni z etapów polega na domknięciu wszystkim spraw. Tu zostają osiągnięte cele wyznaczone w planie. W fazie tej wyciąga się wnioski, które mogą być użyteczne przy kolejnej inwestycji. Prawidłowa realizacja faz odnośnie zarządzania projektami przyczynia się do osiągnięcia sukcesu firmy. Wizja projektu została pomyślnie sfinalizowana i przynosi to jednostce wymierne korzyści. Niektóre fazy mogą się powtarzać wielokrotnie, mówimy wtedy, że w projekcie może występować wiele iteracji. Różne standardy zarządzania projektami precyzują sposób podejścia do realizacji projektu, określają procesy oraz procedury związane z realizacją projektu oraz podają tzw. dobre praktyki, których stosowanie wspiera skuteczne osiąganie celów projektu.

Projekt to przedsięwzięcie scharakteryzowane przez unikalność swoich warunków – celów, kosztów, jakości i innych.

Projektem nazywamy najczęściej unikalne, złożone przedsięwzięcie określone w czasie. Rozwijając to możemy powiedzieć, że projekty mają swój początek i koniec, są jednorazowe, niepowtarzalne i często angażują wiele osób w wielu różnych zadaniach. 

Projekt wg IPMY - Projekt (przedsięwzięcie) to unikatowy zestaw skoordynowanych działań ograniczony czasemi kosztami, mający na celu uzyskanie zbioru określonych uprzednio produktów (zakres spełniający cele projektu), zachowując przy tym normy jakości i wymagania.

Projekt wg PMI - Ograniczony w czasie wysiłek, podjęty w celu wytworzenia unikatowego produktu, usługi lub rezultatu.

Cechy projektu

Unikalność projektu – zakłada się, że projekt jest działaniem nowym, nie mającym wzorca i nie realizowanym wcześniej. Ta unikalność projektu sprawia, że zdobyte w trakcie jego realizacji doświadczenie nie może zostać przy okazji kolejnego projektu powielone w formie tych samych czynności, ale stanowi wsparcie w prognozowaniu i podejmowaniu decyzji.

Interdyscyplinarność projektu - Realizacja projektu często wymaga zaangażowania wiedzy z różnych dziedzin, co może wywoływać problemy organizacyjne i komunikacyjne.

Ograniczony harmonogram czasowy –

Zdefiniowany cel – w zarządzaniu projektami chodzi przede wszystkim o realizację celu projektu, reszta jest tylko narzędziami które mają w tym pomóc

Złożoność - Projekt obejmuje ogół czynności niezbędnych do jego realizacji od planowania poczynając, poprzez przygotowanie, wdrożenie, a na testach i ocenie kończąc.

Określony budżet -

Cel projektu to wszystkie główne zagadnienia projektu tj. techniczne, finansowe, organizacyjne, czasowe, jakościowe, a ponadto bezpieczeństwo, zasoby ludzkie, logistyka, zaopatrzenie, systemy informacyjne i technologia.

WARTOŚCI DOCELOWE PROJEKTU:

Jakość – produkty i usługi na żądanym poziomie jakości. Założona jakość powinna uwzględniać odpowiedni poziom niezawodności i bezpieczeństwa użytkowania.

Zakres – efekty składające się na projekt – możliwie najdokładniej opisany wynik końcowy.

Czas – okresy i terminy. Rzeczywista realizacja etapów powinna następować w zaplanowanych terminach bądź je wyprzedzać.

Wydatki – nakłady i koszty. Realizacja projektu nie może się wiązać z przekraczaniem przyjętych wydatków, gdyż zmniejsza to zyski oraz oczekiwaną stopę zwrotu z kapitału. Nie we wszystkich projektach zysk jednak jest priorytetem.

Ważne w projekcie jest określenie celu, który posiada następujące cechy:
- Specyficzny - jasno sprecyzowany,

- Mierzalny - cel musi być możliwy do zmierzenia w celu stwierdzenia czy został osiągnięty,

- Ambitny - powinien być ambitny by jego osiągnięcie wymagało wysiłku i pracy, nie może być czynnością rutynową, codzienną

- Realny - by cele były mierzalne ich osiągnięcie musi być dla nas realne. Takie cele motywują.

- Terminowy - cele są ograniczone ramami czasowymi

Zespół projektowy :

grupa osób wybranych kierunkowo do realizacji określonego projektu

pod przewodnictwem kierownika projektu. Po realizacji projektu

zespół projektowy jest rozwiązywany.

Dyrektor
-Osoba zajmująca się zarządzaniem projektami jako całością, bierze na siebie pełną odpowiedzialność
-Zajmuje się raczej strategią projektów niż bezpośrednim ich prowadzeniem

Zespół kontrolny
Zespół (lub osoba) powoływana w celu niezależnego śledzenia przebiegu projektu

Kierownik projektu
-Osoba bezpośrednio prowadząca projekt, odpowiedzialna za szczebel taktyczno-operacyjny, czyli planowanie, koordynację i kontrolę.
-Stanowi główne ogniwo wiążące prace projektowe

Kierownik zespołu
-Osoba sprawująca tą samą funkcję w odniesieniu do projektów cząstkowych składających się na główny projekt.

Zespół projektowy
-Zespół specjalistów realizujących poszczególne zadania projektowe

Zespół doradczy
-Zespół specjalistów powoływany we wstępnych fazach projektów w celach doradczych.

Interesariusze to osoby lub grupy osób zainteresowane wynikiem realizacji projektu lub w jakiś sposób przez niego ograniczane.

Główni interesariusze:
-Kierownik projektu odpowiedzialny za kierowanie projektem
-Zespół projektowy grupa osób realizująca projekt
-Klient – osoba albo organizacja, która będzie korzystać z produktu projektu
-Organizacja macierzysta – organizacja, ktorej pracownicy bezpośrednio wykonują pracę projektową
-Zleceniodawca – osoba albo grupa osób w organizacja macierzystej, która daje środki finansowe dla projektu
-Inni interesariusze – udziałowcy, dostawcy, przedstawiciele władz lokalnych, media, mieszkańc i stowarzyszenia zawodowe
Determinanty sukcesu projektu:
- komunikacja – błędne lub niepełne przekazanie informacji bądź też przestój w przepłynie informacji w największym stopniu wpływa na sukces bądź porażkę projektu
- definicja celu – dobrze zdefiniowany cel wpływa na dobrze usystematyzowaną pracę
Projekt a proces

	Projekt	Proces
REZULTAT	Coś nowego, niepowtarzalnego	Jasno zdefiniowany produkt lub usługa
SPOSÓB WYTWARZANIA	Kreatywność, Innowacyjność	Określone, powtarzalne czynności
SPOSÓB WPROWADZANIA ZMIAN	Zmiany są gruntowne, niekiedy rewolucyjne, obarczone dużym ryzykiem	Rozłożony w czasie
ROLA KIEROWNIKA	Musi na bieżąco kontrolować projekt.	Ingeruje tylko w przypadkach odchyleń rezultatów procesu od normy lub w nietypowych sytuacjach

Metodyka PRINCE2

PRINCE 2 opiera się na podejściu procesowym do zarządzania projektami. Jest to uniwersalna metodyka zarządzania projektami, którą można łatwo zaadaptować do projektów z różnych dziedzin i o różnej skali.

Standardy dotyczące zarządzania projektami (zwane metodyką) tworzone są często w sposób uniwersalny, niezależnie od dziedziny w której projekt jest wykonywany, przez co sposób prowadzenia projektu jest podobny w budownictwie, informatyce, ekonomii itp.

Metodyka PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments)

jest nowszą wersją metodyki PRINCE, która powstała w 1989r. Metodyka PRINCE2 spełnia wszystkie wymogi stawiane sposobowi zarządzania projektami. Definiuje projekt jako: "środowisko zarządzania stworzone w celu dostarczenia jednego lub większej liczby produktów biznesowych stosownie do specyficznych wymagań biznesu". Pozwala unikać niepowodzeń

Korzyści z wdrożenia metodyki

_ Wspólne, jednolite podejście do projektów

_ Ustrukturyzowany początek, środek i koniec projektu

_ Regularne przeglądy postępów prac w odniesieniu do planu

_ Zapewnienie, że przez cały okres trwania projektu najważniejszy jest cel biznesowy

Metodyka PRINCE2 opiera się na kilku zasadach.

Główne z nich to:
-projekt musi posiadać swój początek i koniec,
-projekt musi być zarządzany tak, aby skończył się sukcesem danego przedsięwzięcia, finansujący, zarządzający i pracujący muszą mieć dokładnie określone swoje kompetencje, powinni wiedzieć po co dany projekt jest realizowany, co zamierza się osiągnąć, w jaki sposób to osiągnąć i w jakim stopniu strony ponoszą odpowiedzialność za powodzenie projektu.

PRINCE2 to metodyka oparta na produktach. Produktem może być rzecz materialna np. książka. Może nim być też rzecz bardziej niematerialna np. poziom usług serwisowych.

Proces: Zarządzanie Wytwarzaniem Produktów obejmuje następujące podprocesy:
-WP1. Przyjęcie grupy zadań do realizacji
-WP2. Wytwarzanie grupy zadań
-WP3. Dostarczanie grupy zadań

PODEJŚCIE PROCESOWE - Współcześnie stosuje się trzy podejścia do zarządzania projektami.

Podejście "tradycyjne" zwane też kaskadowym (ang. waterfall) identyfikuje sekwencje kroków, jakie muszą zostać wykonane.

W przeciwieństwie do tego, w podejściach zwinnych (ang. agile) projekt jest widziany jako zbiór stosunkowo małych zadań, których zakres cały czas ma prawo się zmieniać tak, aby jak najlepiej odpowiadać potrzebom klienta

PODEJŚCIE TRADYCYJNE - W tradycyjnym podejściu projekt można podzielić na wiele faz zwanych też etapami. Na ogół projekt ma początkowe etapy inicjacji i planowania. Potem następują etapy związane z realizacją i jednoczesnym monitorowaniem projektu. Zestaw faz, nazywany cyklem życia projektu, jest specyficznych dla konkretnych organizacji i rodzajów projektów.

Zarządzanie projektami stara się objąć następujące wymiary: zakres, czas, koszt i jakość

AGILE
Zespół projektowy, realizując cel, nie podąża za wcześniej ustalonym planem, lecz za ciągle zmieniającymi się potrzebami odbiorców projektu. Podejście to stosowane jest często w projektach informatycznych i internetowych.

Np. w tradycyjnym podejściu menedżer określiłby cel powstania jakiegoś złożonego oprogramowania, a potem nakazał programistom pracę wg z góry ustalonego planu.
W Agile programiści najpierw napiszą niewielką aplikację o podstawowych funkcjach (MVP lub prototyp), a potem oddadzą ją klientom - jeszcze nie w pełni gotową. Następnie przez wiele miesięcy będą tą aplikację rozbudowywać, opierając się nie na planie projektowym, ale na zgłaszanych przez klientów potrzebach i opiniach – których w tradycyjnym podejściu na etapie planowania nie dałoby się przewidzieć.

EKSTREMALNE ZARZĄDZANIE PROJEKTEM
Ekstremalne Zarządzanie Projektem – gdy nie jest precyzyjny ani cel projektu ani jego plan. To najczęściej projekty rozwojowo-badawcze.

Naukowcy - prowadząc eksperymenty czy analizy – nie są w stanie nawet przewidzieć, co w ich efekcie powstanie, kiedy zakończą się prace i jak będzie można wdrażać efekty prac laboratoryjnych.

Mimo tej ciągłej zmienności nadal trzeba kierować zespołem projektowym, budżetem, harmonogramem prac – elastycznie dostosowując go do sytuacji.

Tu menedżer codziennie od nowa decyduje, w którym kierunki skierować wysiłek zespołu projektowego.

Ponadto w zarządzaniu projektami pojawia się szereg innych obszarów wiedzy, jak np.:

• zarządzanie ryzykiem, komunikacją, ludźmi, kontraktami i udziałowcami.

ZARZĄDZANIE RYZYKIEM - To podejmowanie decyzji i realizacja działań prowadzących do osiągnięcia przez podmiot akceptowalnego poziomu ryzyka. W praktyce zarządzanie ryzykiem utożsamiane jest z procesami diagnozy i sterowania ryzykiem, których celem jest intencjonalne zapewnienie stabilnych wyników finansowych oraz stworzenie uwarunkowań dalszego rozwoju.

Zarządzanie komunikacją odgrywa kluczową rolę w prawidłowym i bieżącym informowaniu wszystkich stron projektu. Brak płynnego przepływu informacji pomiędzy interesariuszami projektu może mieć bardzo negatywny wpływ na jego powodzenie.

Zarządzanie zasobami ludzkimi to kierowanie całym zespołem projektowym. Zarządzanie zasobami ludzkimi obejmuje procesy wymagane do koordynowania człowieka.Do takich procesów zaliczane jest planowanie, pozyskiwanie - jak i zwalnianie - pracowników w trakcie trwania realizacji projektu. Zarządzanie zasobami ludzkimi w projekcie ma istotny wpływ na sukces lub porażkę projektu. Procesy te są silnie uzależnione od polityki oraz procedur organizacyjnych. Wiedzę tą przeważnie wykorzystują managerowie, którzy powinni być wrażliwi na specyficzne potrzeby projektu.

Zarządzanie kontraktami Kontrakty w projekcie stanowią narzędzie realizacji zakresu, redukcji ryzyka, zarządzania kosztem itd. Zarządzanie projektem jest wspomagane przez zarządzanie kontraktem, co zwiększa zarówno zadowolenie klienta, jak i wydajność dostawców poprzez przygotowywanie jasnych i dobrze wyważonych umów kontraktowych.

Zarządzanie udziałowcami - Kompetencje i techniki zarządzania udziałowcami to przede wszystkim umiejętność negocjowania, perswazji i słuchania potrzeb ludzi wokół projektu.
Odpowiednie zarządzanie relacjami z interesariuszami może przynieść przedsiębiorstwu wymierne korzyści
– od minimalizowania ryzyka związanego np. ze strajkami pracowników, po pomysły na innowacje produktowe.

W zależności od wielkości firmy, charakteru działalności i zidentyfikowanych interesariuszy, zarządzanie relacjami z nimi może przybrać formy różniące się stopniem sformalizowania, czy intensyfikacji. Niezależnie jednak od tego w jaki sposób firma będzie komunikowałasię ze swoimi interesariuszami, pierwszym etapem zarządzania relacjami z nimi powinna być ich prawidłowa identyfikacja.