Uniwersytet Mikołaja Kopernika

w Toruniu

Wydział Nauk Ekonomicznych i Zarządzania w Toruniu

Bartłomiej Kacprzycki

(nr albumu 235982)

Bilans próbny. Techniki poprawy błędów księgowych. Zasady rachunkowości.

Rok 2011

Spis treści

Wstęp 3

Rozdział I Bilans próbny 3

Rozdział II Techniki poprawy błędów księgowych 6

1. Błędy księgowe zaksięgowane nie zgodnie z zasadą podwójnego zapisu 7

2. Błędy księgowe zaksięgowane zgodnie z zasadą podwójnego zapisu 7

Rozdział III Zasady rachunkowości 9

Podsumowanie 12

Bibliografia 14

Wstęp

Celem opracowania jest przybliżenie tematyki bilansu próbnego, który nazywany jest również zestawieniem obrotów i sald. Narzędzie te jest jednym z podstawowych sposobów wyłapywania błędów księgowych. W dalszej części naświetle techniki poprawy błędów księgowych wyłapywanych w trakcie sporządzania ksiąg, bądź właśnie przez bilans próbny. Ostatnim elementem zawarty w pracy będzie objaśnienie głównych zasad rachunkowości, których przestrzeganie jest wymogiem rzetelnie prowadzonej księgowości oraz podstawą do prowadzenia działalności gospodarczej. Styczność z tą tematyką może mieć każdy począwszy od przedsiębiorcy, poprzez księgowego, kończąc na zwykłym obywatelu.

Rozdział I

Bilans próbny

Bilans próbny, inaczej zestawienie obrotów i sald z reguły sporządzane jest przed sporządzeniem bilansu końcowego. Na komputerowych programach księgowych może być też generowane przed zamknięciem danego miesiąca. Jest ono tabelarycznym zestawieniem mającym za zadanie sprawdzenie prawidłowości otwarcia kąt księgowych, a także zgodności operacji księgowych z zasadą podwójnego zapisu. Działa w oparciu o metodę bilansową i wynikające z niej równości.

Po pierwsze, jeżeli aktywa równają się pasywom, to sumy sald początkowych kont aktywów i pasywów także będą sobie równe. A mianowicie suma sald debetowych będzie równa sumie sald kredytowych na kątach.

Po drugie. Każda operacja musi być wpisana w księgi zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, która głosi, że każda operacja musi być zaksięgowana na przynajmniej dwóch kątach, w równej kwocie, po przeciwnych stronach. Korzystając z tej zasady wiemy, że suma obrotów stron kredytowych na kątach musi równać się sumie obrotów stron debetowych na kątach.

Po trzecie, jeśli zostaną spełnione dwa warunki opisane powyżej, to również sumy sald końcowych muszą być sobie równe. Tzn. suma sald debetowych na kątach jest równa sumie sald kredytowych na kątach.

Znając te warunki jesteśmy wstanie narysować tabele potrzebną do sporządzenia zestawienia obrotów i sald, która może wyglądać w ten sposób:

Tabela 1. Przykład bilansu próbnego kont syntetycznych

Konto księgowe	Saldo początkowe	Obroty wraz z saldem początkowym	Saldo końcowe
	Dt	Ct	Dt
Aktywa trwałe	10000	-	10000
Kapitały własne	-	10000	-
Suma	10000	10000	10000

Źródło: Opracowanie własne.

Jako że zestawienie obrotów i sald kontroluje czy operacje są zaksięgowane zgodnie z zasadą podwójnego zapisu nie jest wstanie wykryć wszystkich błędów. „Może ono wykryć następujące błędy popełnione w brew (z niezachowaniem) zasadzie podwójnego zapisu:

• zaksięgowanie operacji na jednym koncie,”¹

Tabela 2. Przykład ujawnienia w bilansie próbnym zaksięgowani operacji na jednym koncie

Konto księgowe	Saldo początkowe	Obroty wraz z saldem początkowym	Saldo końcowe
	Dt	Ct	Dt
Aktywa trwałe	10000	-	15000
Kapitały własne	-	10000	-
Suma	10000	10000	15000

Źródło: Opracowanie własne.

• „zaksięgowanie operacji na dwóch kątach, lecz po tych samych stronach kont, ”²

Tabela 3. Przykład ujawnienia w bilansie próbnym zaksięgowanie operacji na dwóch kątach, lecz po tych samych stronach kont

Konto księgowe	Saldo początkowe	Obroty wraz z saldem początkowym	Saldo końcowe
	Dt	Ct	Dt
Aktywa trwałe	10000	-	15000
Kapitały własne	-	10000	2000
Suma	10000	10000	17000

Źródło: Opracowanie własne.

• zaksięgowanie różnych kwot na kątach korespondujących.”³

Tabela 4. Przykład ujawnienia w bilansie próbnym zaksięgowania różnych kwot na kątach korespondujących

Konto księgowe	Saldo początkowe	Obroty wraz z saldem początkowym	Saldo końcowe
	Dt	Ct	Dt
Aktywa trwałe	10000	-	15000
Kapitały własne	-	10000	-
Suma	10000	10000	15000

Źródło: Opracowanie własne.

Niestety zestawienie obrotów i sald nie jest w stanie wykryć błędów księgowych dotyczących:

• „zaksięgowania operacji gospodarczych w zgodzie z zasadą podwójnego zapisu, lecz na niewłaściwych kątach chyba, że będą one przeczyły logice np. takie, których skutkiem będzie saldo kredytowe na kącie aktywów bądź odwrotnie,

• Zaksięgowanie operacji na właściwych kontach, lecz po przeciwnych stronach niż by należało chyba, że … (warunek j. w.),

• Zaksięgowanie na prawidłowych kontach po prawidłowych stronach, lecz nie prawidłowej kwoty,

• Niezaksięgowanie w ogóle operacji gospodarczej..”⁴

Tak, więc, nawet po dokonaniu bilansu próbnego nie możemy mieć pewności, iż podczas księgowania operacji gospodarczych nie popełniliśmy błędu. Mamy jednak pewność, że nie popełniliśmy księgowania nie zgodnego z zasadą podwójnego zapisu, bądź jeśli go popełniliśmy zostanie on wyłapany i skorygowany.

Zestawienie obrotów i sald może mieć nie tylko zastosowanie do kąt syntetycznych jak opisane jest to powyżej, ale także stosuje je się w przypadku sprawdzania syntetyki z analityką. Na kontach analitycznych funkcjonuje zasada powtarzanego zapisu, jednak nie zmienia to zastosowania bilansu próbnego. Mają tu zastosowanie te same zasady równości poszczególnych wartości kąta syntetycznego z sumami tych składników na kontach analitycznych. Mowa jest tu o takich wartościach jak salda początkowe, obroty kąt i ich salda końcowe.

Tabela 5. Przykład bilansu próbnego kont syntetycznych i analitycznych

Konto księgowe	Saldo początkowe	Obroty wraz z saldem początkowym	Saldo końcowe
	Dt	Ct	Dt
Środki trwałe	15000	-	15000
Urządzenia techniczne i maszyny	5000	-	5000
Inne środki trwałe	10000	-	10000

Źródło: Opracowanie własne.

Rozdział II

Techniki poprawy błędów księgowych

W poprzednim rozdziale powiedzieliśmy o jednej z metod sprawdzania obecności błędów księgowych. Ten rozdział poświęcony będzie metodą korygowania tych błędów.

Błędy księgowe można podzielić na dwie zasadnicze grupy:

• błędy księgowe zaksięgowane nie zgodnie z zasadą podwójnego zapisu,

• błędy księgowe zaksięgowane zgodnie z zasadą podwójnego zapisu.

Sposoby korygowania błędów zależne są od tego, w której grupie dany błąd się znajduje.

1. Błędy księgowe zaksięgowane nie zgodnie z zasadą podwójnego zapisu

Błędy tego typu poprawia się w bardzo prosty sposób. Należy skreślić błędny zapisu, umieścić przy nim parafkę osoby poprawiającej, a następnie dokonać poprawnego zapisu. Trzeba pamiętać, że zapis skreślony musi być widoczny.

Rysunek 1. Poprawiania błędu nie zgodnego z zasadą podwójnego zapisu

Źródło: Opracowanie własne.

Objaśnienia:

1. Zapis błędny,

2. Zapis poprawny.

1. Błędy księgowe zaksięgowane zgodnie z zasadą podwójnego zapisu

Są to błędy zgodne z zasadą podwójnego zapisu, nieodpowiadające treści ekonomicznej operacji gospodarczych. Dla błędów księgowych z tej grupy istnieje więcej możliwości korygowania, można je poprawiać za pomocą storna.

Pierwszym rodzajem storna jest storno czarne, które polega na wyksięgowaniu błędnego zapisu po stronach przeciwnych, a następnie zaksięgowanie operacji gospodarczej po właściwych stronach odpowiednich kąt. Sposób ten ma jedną wadę. Zwiększa obroty na kątach, a nie ma to uzasadnienia w żadnych zmianach pozycji bilansowych. Zawyżenie obrotów nie ma żadnej podstawy w księgach rachunkowych. W tym przypadku mamy do czynienia z tzw. Przeniesieniami, czyli zapisami, którym nie odpowiadają żadne operacje gospodarcze. Sposób ten wywołuje jedynie zwiększenie obrotów na danym koncie, nie wywołuje zmniejszenia bądź zwiększenia danej pozycji bilansowej.

Rysunek 2. Przykład storna czarnego

Źródło: Opracowanie własne.

Objaśnienia:

1. Zapis błędny,

2. Zapis stornujący czarny,

3. Zapis poprawny.

Kolejnym sposobem jest storno czerwone, polegające na powtórzeniu zapisu błędnego, tzn. zaksięgowanie błędu ponownie na tych samych kątach i po tych samych stronach. Powtórzenie to zapisujemy kolorem czerwonym bądź bierzemy w ramkę księgowane cyfry. Oznacza to, że przy sumowaniu obrotów na kącie księgowym odejmujemy te kwoty zamiast dodawać. Storno te nie posiada wady storna czarnego, nie zawyża obrotów na kątach księgowych

Rysunek 3. Przykład storna czerwonego

Źródło: Opracowanie własne.

Objaśnienia:

1. Zapis błędny,

2. Zapis stornujący czarny,

3. Zapis poprawny.

Można znaleźć wiele sposobów poprawiania błędów księgowych za pomocą storna. Powyżej opisane są dwie główne metody. Rodzaj storna zazwyczaj dopasowuje się do błędu, jaki został popełniony. Przykładowo, jeśli w księgowaniu wybraliśmy jedno konto nie właściwie, jednak po właściwych stronach kąt, taki błąd można poprawić stosując połączenie storna czerwonego i czarnego.

Rysunek 4. Przykład połączenia storna czerwonego i czarnego

Źródło: Opracowanie własne

Objaśnienia:

1. Zapis błędny,

2. Zapis stornujący czarny,

3. Zapis stornujący czerwony.

Jak widać storna można wykorzystywać różnorako, jednak należy pamiętać o sposobach ich tworzenia i wykorzystywania. Pozwoli nam to na poprawienie wielu błędów księgowych, na które można się natknąć w księgowości.

Najcięższym do zakwalifikowania w jakikolwiek podział błędem jest pominięcie operacji gospodarczej, jednakże jest najprostszym błędem do poprawy. Wymaga jedynie zaewidencjonowania pominiętej operacji na właściwych kątach, po właściwych stronach, we właściwych kwotach.

Rozdział III

Zasady rachunkowości

Główną i najważniejszą zasadą rachunkowości jest zasada jasnego i rzetelnego obrazu, zwana także zasadą wiernego obrazu. Na mocy tej zasady jednostki zobowiązane są do prezentacji sprawozdań finansowych tak, aby pokazywały one faktyczną sytuacje majątkową i finansową jednostki gospodarczej.

„Realizacji tej zasady służy wiele innych zasad rachunkowości. Najważniejsze z nich to:

• zasada podmiotowości,

• zasada periodyzacji,

• zasada kontynuacji działania,

• zasada memoriałowa,

• zasada współmierności kosztów i przychodów,

• zasada ostrożności,

• zasada ciągłości stosowanych metod rachunkowości,

• zasada zakazu kompensaty,

• zasada istotności,

• zasada bilansowości,

• zasada kosztu historycznego”⁵

Zasada podmiotowości głosi, że rachunkowość jest prowadzona na cele jednostki wyodrębnionej pod względem majątkowym i organizacyjnym od prywatnego majątku właściciela danej jednostki gospodarczej.

Zasada periodyzacji polega na podziale czasu działania jednostki, który zwykle jest nieokreślony i zakłada się, że działalność prowadzi się tak jak by miała nie ustać, na krótsze okresy obrachunkowe. Okresy te zwykle zgodne są z rokiem kalendarzowym i trwają 12 miesięcy. W związku z tym pomiar wyników dokonywany jest nie dla całego okresu działalności przedsiębiorstwa do momentu jego likwidacji, a dla okresów rocznych. Ujednolicenie okresów sprawozdawczych ułatwia porównywalność różnych jednostek gospodarczych.

Zasada kontynuacja działania zakłada, że jednostka w dającej się przewidzieć przyszłości będzie kontynuować swoją działalność bez istotnych zmian w zakresie działania. Głównym założeniem tej zasady jest brak zamiaru ani też przymusu jednostki do zaniechania działalności gospodarczej, a także istotnego ograniczenia działania. Ze względu na to, że zasada wykorzystywana jest w wycenie elementów sprawozdań finansowych, za okres dającej się przewidzieć przyszłości przyjmuje się okres powyżej jednego roku od dnia bilansowego.

Zasada memoriałowa głosi, że operacje gospodarcze ewidencjonuje się w księgach nie z chwilą wpływu bądź wypływu środków pieniężnych, a w momencie ich wystąpienia. Oznacza to, iż w księgach rachunkowych należy ująć każde koszty oraz osiągane przychody dotyczące danego okresu obrotowego, nawet, jeśli termin ich zapłaty jest w kolejnym okresie.

Zasada współmierności kosztów i przychodów polega na przypisywaniu do przychodów związanych z nimi kosztów w tym samym okresie obrachunkowym. ”Oznacza ona, że do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane są te koszty i związane z nimi przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na te okresy koszty, które nie zostały jeszcze poniesione. Zgodnie z tą zasadą wynik finansowy danego okresu kształtują wszystkie koszty, które w sposób bezpośredni lub pośredni przyczyniły się do powstania przychodów w tym okresie”⁶

Zasada ostrożności zakłada, że przy wycenie składników aktywów oraz pasywów stosuje się rzeczywiste poniesione koszty nabycia bądź koszty ich wytworzenia. Jednak składniki te nie mogą być wycenione powyżej ich wartości rynkowej. Przy stosowaniu tej zasady należy kierować się rozwagą podczas wyceny niepewnych sytuacji wymagających dokonania oszacowań. Tak, więc za pewne przyjmuje się prawdopodobne koszty i straty, a jeśli chodzi o przychody uznaje się tylko w przypadku całkowitej pewności. Do przychodów z godnie z tą zasadą nie można, więc zaliczyć, np. przychodów i zysków nadzwyczajnych, gdyż są one nie pewne. Stosowanie tej zasady zapobiega zniekształceniom wyniku finansowego.

Zasada ciągłości stosowanych metod oznacza, że jednostka przyjęte zasady rachunkowości powinna stosować w sposób ciągły, w kolejnych latach obrotowych należy dokonywać jednakowego pogrupowania operacji gospodarczych, tych samych sposobów wyceny aktywów i pasywów, jednakowych metod ustalania wyniku finansowego, a także tych samych schematów sporządzania sprawozdań finansowych. Robi się to po to by w kolejnych okresach informacje w nich zawarte dało się ze sobą porównywać.

Zasada zakazu kompensaty ma szeroki zakres stosowania „oznacza, że wartości poszczególnych aktywów i pasywów, przychodów i związanych z nimi kosztów oraz zysków i strat nadzwyczajnych ustala się oddzielnie. Nie można kompensować ze sobą wartości różnych, co do rodzaju aktywów, pasywów, przychodów i kosztów, zysków i strat nadzwyczajnych.”⁷

Zasada istotności zwana też zasadą prawdy materialnej swe działanie uwypukla w narzuceniu jednostce przymusu wyodrębnienia w rachunkowości istotnych operacji gospodarczych. Operacje istotne to takie, które mają wpływ na sytuacje majątkową oraz finansową jednostki, a także na wynik finansowy oraz rentowność jednostki. Nie można w tym momencie zapominać o zasadzie ostrożności wyceny. Należy też wspomnieć, co jest rozumiane przez informacje istotne, a mianowicie są to informacje, których pominięcie bądź zafałszowanie mogłoby wpłynąć na decyzje podejmowane przez osoby korzystające ze sprawozdania finansowego.

Podstawą zasady bilansowej jest równanie bilansowe, z tym, że można wyróżnić dwa podejścia do tego równania. W wariancie pierwszym równanie to wygląda następująco:

Suma aktywow jednostki  = Suma kapitalu wlasciciela + Zobowiazanie

Z jednej strony ukazany jest majątek jednostki, a po przeciwnej sposób jego finansowania tzn. prawa własności do danego składnika majątku. Ten wariant za najważniejsze stawia aktywa, na drugim planie dopiero są pasywa. Drugi wariant zwany jest teorią własności, a przedstawia się następująco:

Suma kapitalu wlasciciela = Suma aktywow jednostki − Zobowiazania

W tym wariancie od aktywów ważniejsze są pasywa, a więc główną role odgrywa majątek właścicieli. Wymogi prawne ukierunkowane są na pierwszy wariant zasady bilansowej.

Zasada kosztu historycznego ukazuje, że składniki aktywów i pasywów wyceniane są podług zasady ostrożności wyceny. Oznacza to, iż jako wartość składnika przyjmujemy jego wartość historyczną, a nie rynkową chyba, że ta jest wartością niższą. Wtedy wartość rynkowa ma wyższy priorytet.

Podsumowanie

Zestawienie obrotów i sald jest najbardziej przydatnym narzędziem do wyszukiwania błędów księgowych. Od każdego księgowego wymaga się jego znajomości, a robi się je, co najmniej raz w roku przed zamknięciem okresu obrotowego. Istotna też jest umiejętność poprawiania błędów księgowych zgodnych i nie zgodnych z zasadą podwójnego zapisu. Nie trzeba jednak znać konkretnej metody, a schemat tworzenia tych metod by wiedzieć, w jaki sposób dany błąd poprawić. Najlepiej jednak tych błędów nie popełniać, w dużym stopniu pomoże nam w tym znajomość zasad rachunkowości, które każdy księgowy i przedsiębiorca powinien znać dokładnie, a co ważniejsze skrupulatnie ich przestrzegać. Każda z zasad jest ważna, jednak górę nad nimi bierze zasada jasnego i rzetelnego obrazu. Kolejne zasady poczyści wywodzą się z niej, oraz dopełniają i uwidaczniają zakres działania rachunkowości.

Bibliografia

Podstawy rachunkowości, (red.), S. Sojak, J. Stankiewicz, Wyd. Dom organizatora, Toruń 2008,

Rachunkowość od podstaw, J. Matuszewicz, P. Matyszewicz, Wyd. Finans - Servis Zespół Doradców Finansowo - Księgowych, Warszawa 2006,

---

1. Podstawy rachunkowości, (red.), S. Sojak, J. Stankiewicz, Wyd. Dom organizatora, Toruń 2008, s. 61↩

2. Podstawy rachunkowości, (red.), S. Sojak, J. Stankiewicz, Wyd. Dom organizatora, Toruń 2008, s. 61↩

3. Podstawy rachunkowości, (red.), S. Sojak, J. Stankiewicz, Wyd. Dom organizatora, Toruń 2008, s. 61↩

4. Podstawy rachunkowości, (red.), S. Sojak, J. Stankiewicz, Wyd. Dom organizatora, Toruń 2008, s. 61↩

5. Podstawy rachunkowości, (red.), S. Sojak, J. Stankiewicz, Wyd. Dom organizatora, Toruń 2008, s. 26↩

6. Podstawy rachunkowości, (red.), S. Sojak, J. Stankiewicz, Wyd. Dom organizatora, Toruń 2008, s. 27↩

7. Podstawy rachunkowości, (red.), S. Sojak, J. Stankiewicz, Wyd. Dom organizatora, Toruń 2008, s. 28↩