zarzadzanie procesowe Dziadek

PROCESY GŁÓWNE (kluczowe procesy organizacji)

 

PG1 – obsługa klienta to jeden z najważniejszych procesów w or­ga­ni­za­cji, zapewnia profesjonalną obsługę klienta w każdym z punktów sprze­da­ży. Jest procesem kluczowym w realizacji celów firmy. Generuje sa­tys­fak­cję klienta zewnętrznego, buduje relację oraz informację zwrotną do­ty­czą­cą jego potrzeb i uwag

PG3 – komunikacja z klientem to proces komunikacji z klientem, wszel­kimi kanałami i mediami w celu przekazania istotnych dla niego informacji i utrzymania świadomości produktu i marki

PG4 – obsługa systemu loteryjnego to proces krytyczny z punktu wi­dze­nia organizacji, utrzymanie działającego systemu loteryjnego nie tylko za­pew­nia generowanie zadowolenia wśród klientów spółki, ale też ge­ne­ro­wa­nia zysku i operacyjnego świadczenia usług

PG5 – wypłata wygranych to proces charakterystyczny dla omawianej or­ga­ni­za­cji ze względu na jej tryb działalności. Jest to proces bardzo wraż­li­wy ze względu na stopień generowania satysfakcji klienta. Jego funkcją jest bezpieczna i efektywna realizacja wygranej

PG6 – zasilanie funduszy jest procesem specyficznym, gdyż dotyczy klien­ta zewnętrznego, którym jest Skarb Państwa. Jego realizacja za­pew­nia satysfakcję i zadowolenie interesariuszy – ministerstw Rzeczypospolitej Polskiej

PG7 – wypłata dywidend to drugi specyficzny dla spółki proces, który za­pew­nia kontrolę i możliwość generowania przez spółkę dywidendy dla Skarbu Państwa (klienta zewnętrznego, interesariusza, właściciela spółki)

 

PROCESY WSPOMAGAJĄCE (procesy wspierające zarządzanie i dzia­łal­ność kluczową)

 

PW1 – zarządzanie zaopatrzeniem to proces wspierający procesy głów­ne w zakresie dostępności produktów, gotówki w punktach i kasach, wy­gra­nych, jak również materiałów reklamowych i promocyjnych

PW2 – zarządzanie bezpieczeństwem i kontrola wewnętrzna – ten pro­ces zapewnia kontrolowanie prawidłowego przepływu informacji wrażliwych dotyczących np. danych osobowych zwycięzców czy innych poufnych danych wewnętrznych

PW3 – zarządzanie siecią sprzedaży to proces zapewniający stałe funk­cjo­no­wa­nie i dostępność punktów sprzedaży dla klienta. Jest to jeden z bar­dziej rozbudowanych procesów w organizacji w związku z jego za­kre­sem i obszarem wpływu

PW4 – monitoring i analiza danych – proces ten umożliwia generowanie danych dotyczących sprzedaży, poziomu satysfakcji klienta, obrotów, przy­cho­dów, ilości wygranych oraz sporządzania analiz wspierających za­rzą­dza­nie procesami głównymi i biznesowymi

PW5 – doskonalenie i rozwój to jeden z najważniejszych procesów, wspie­ra­ją­cy ciągły rozwój i doskonalenie organizacji. Jest procesem wie­lo­ob­sza­ro­wym i zapewnia organizacji szybkie reagowanie na pojawiające się błędy, problemy, konflikty etc.

PROCESY BIZNESOWE (procesy zarządzania organizacją)

 

PB1 – zakupy to proces, którego wynikiem jest efektywne zaopatrzenie or­ga­ni­za­cji we wszystkie konieczne usługi, produkty, surowce etc.

PB2 – zarządzanie IT to proces konieczny do płynnego funkcjonowania opi­sy­wa­nej organizacji, zapewnia tzw. business continuity oraz bieżący przep­ływ informacji i narzędzia zarządcze za pośrednictwem systemów IT

PB3 – administracja to proces zapewniający funkcjonowanie spółki, za­pew­nia administrację bieżącymi zasobami organizacji oraz działania in­wes­ty­cyj­ne

PB4 – zarządzanie finansami jest procesem umożliwiającym prawidłowy przep­ływ finansów w wewnętrznych strukturach spółki oraz w jej otoczeniu zewnętrznym

PB5 – zarządzanie personelem to proces, który zapewnia prawidłowe i efek­tyw­ne wykorzystanie zasobów ludzkich w organizacji, składa się (jak zresz­tą wszystkie omawiane procesy) z podprocesów realizujących posz­cze­gól­ne elementy ZZL w firmie

PB6 – zarządzanie projektami to proces łączący wszystkie trwające w spół­ce projekty w celu zapewnienia im skutecznego finansowania, za­o­pa­trze­nia i zasobów ludzkich. Pozwala na efektywne przydzielanie zasobów do projektów

2. Wyznaczenie właścicieli procesów (process owners) i określenie funkcji, jakie mają spełniać

 

Wyznaczenie właścicieli procesów wynika z charakterystyki „zarządzania pro­ce­so­we­go”. Owa filozofia zarządzania uwzględnia, obok klasycznej hie­rar­chicz­nej struktury zespołów, departamentów i oddziałów organizacji, nie­hie­rar­chicz­ną strukturę procesów. W związku z tym konieczne jest z pers­pek­ty­wy efektywnego zarządzania procesem wyznaczenie menedżera od­po­wie­dzial­ne­go za dany proces, będącego jego właścicielem (process owner).

 

ZAKRES OBOWIĄZKÓW WŁAŚCICIELI PROCESÓW W ORGANIZACJI:

 

a. Zarządzanie w strukturze procesu (in-process):

 

 

  

b. Zarządzanie strukturą procesu (of-process):

 

 

Właściciele procesów są odpowiedzialni za realizację wszystkich wy­ni­ka­ją­cych z przypisania do procesu działań i obowiązków. Konieczne jest rów­nież, moim zdaniem, w tym wypadku wykorzystanie „empowermentu” w ce­lu oddelegowania uprawnień i obowiązków do pracowników re­a­li­zu­ją­cych pro­ces, jako że samodzielne kontrolowanie całości procesu oprócz uciąż­li­wości i związanego z tym spadku jakości kontroli jest, według mnie, zaz­wy­czaj niemożliwe. Empowerment pozwala pracownikom za­an­ga­żo­wać się w realizację procesu, stworzyć pozytywną wewnętrzną kon­ku­ren­cję i wy­ko­rzy­stać efekt synergii wynikający z podniesienia się jakości pracy dzię­ki „włączeniu w decyzyjność”.

Należy pamiętać, że właściciel procesu oprócz bycia przełożonym po­wi­nien być w przede wszystkim nauczycielem, coachem i koordynatorem pra­­cy członków procesu.

 

Wyznaczenie właściciela procesu powinno polegać na wskazaniu w struk­tu­rze organizacyjnej działu odpowiedzialnego w największym stopniu za re­a­li­za­cję procesu i wskazanie menedżera odpowiedzialnego za proces z jego zasobów ludzkich. W przypadku procesów kluczowych dla satysfakcji klienta skłaniam się ku własnemu wnioskowi, że właściciel procesu powinien znajdować się możliwie blisko punktu odpowiadającego za ge­ne­ro­wa­nie, jakości produktu lub usługi końcowej procesu w celu kreowania za­an­ga­żo­wa­nia i podtrzymywania poziomu wartości dodanej, np. autor właścicielem procesu wypłaty wygranych powinien być kasjer kasy od­dzia­ło­wej mający najbliższy kontakt z klientem oraz mający możliwość kon­tro­lo­wania i reagowania na wszelkie nieprawidłowości w całej spółce (również zgod­nie z zasadą empowermentu).[4]

 

3. Zarządzanie zasobami (ludzie, technologia, kapitał itd.)

 

Ludzie

Wprowadzenie modelu procesowego w organizacji wymaga zmian w po­dej­ściu do zasobów ludzkich. W celu skutecznego wdrożenia zarządzania procesowego należy przygotować szkolenia dla kadry kierowniczej oraz dla pozostałych pracowników z zakresu zarządzania zmianami, jakością, is­to­ty procesów w organizacji. Ponadto konieczne są zmiany w podejściu do wiedzy – w zarządzaniu procesowym kluczowym elementem pod­trzy­mu­ją­cym ciągłość funkcjonowania przy wysokiej jakości jest „knowledge sha­ring”. W organizacji przechodzącej na zarządzanie procesowe konieczne jest wytworzenie kultury dzielenia się wiedzą.

 

Technologia

Organizacja zarządzana procesowo jest organizacją dynamiczną i - moż­na rzec - szybką, zarówno w działaniu, jak i w dostosowaniu się do wa­run­ków dzięki elastycznej strukturze (opartej na procesach). W takiej sytuacji konieczne jest, moim zdaniem, zaplecze IT pozwalające na bieżąco i dy­na­micz­nie przydzielać zadania, rozwiązywać problemy, analizować i kon­tro­lo­wać zdarzenia. Systemy typu ERP czy CRM, bazy danych zawierające wie­dzę i procedury są nieodzowne w skutecznym zarządzaniu pro­ce­so­wym.[5]

 

Kapitał

Zarówno wspomniany już wcześniej kapitał ludzki, jak i kapitał złożony ze środków pieniężnych jest konieczny do  przeprowadzenia inwestycji us­pra­w­nia­ją­cych i wdrażających zarządzanie procesowe. Inwestycje te czasami na­wet w krótkim okresie zaczynają się zwracać dzięki ogólnemu us­pra­w­nie­niu zarządzania przedsiębiorstwem, odchudzeniu ze zbędnych czyn­noś­ci i dublujących się stanowisk i zadań (możliwość przesunięcia za­so­bów do obszarów z deficytem kapitałowym).

 

4. Pomiar efektywności procesów

 

Dział Monitoringu i Analiz, w którym realizowana jest większość procesu PW4, odpowiada za zbieranie i analizowanie danych napływających z wielu źródeł wewnątrz organizacji i ze środowiska zewnętrznego. Pomiar efek­tyw­no­ści procesów w firmie Epcor ma na celu ocenę funkcjonowania pro­ce­sów, ich efektywności, prawidłowości, niezawodności oraz zgodności z ce­lem, misją i strategią firmy, jak również z oczekiwaniami klientów (zew­nętrznych i wewnętrznych w zależności od umiejscowienia procesu). Koń­co­wym celem pomiaru efektywności procesów jest identyfikacja obszarów rozwojowych oraz możliwości zwiększenia generowanej korzyści. In­for­ma­cje agregowane przez Dział Monitoringu i Analiz pozwolą na ocenę funk­cjo­nowania poszczególnych elementów i procesów oraz całej organizacji.

 

Kompleksowy pomiar efektywności procesów w omawianej or­ga­ni­za­cji powinien polegać na:

 

 

 

 

Dzięki tego typu procedurze Dział Kontroli Wewnętrznej może dokonać, wy­ko­rzys­tując wyniki dostarczone przez Dział Analiz, oceny i wagi posz­cze­gól­nych procesów[6]

 

Na rysunku przedstawiono przykładową mapę procesów dla firmy zajmującej się sprowadzaniem używanych pojazdów z zagranicy. Na mapie zaznaczono powiązania o charakterze informacyjnym oraz przepływ produktu.

Rys. Mapa procesów przedsiębiorstwa sprowadzającego używane pojazdy

Niebieskim kolorem oznaczono przebiegi informacyjne, natomiast czerwonym - materialne. Dla zachowania przejrzystości zaznaczono jedynie główne przebiegi informacyjne, które dają ogólny pogląd na działanie organizacji.

Istotnym punktem klasyfikacji procesów jest określenie ich wpływu na sukces przedsiębiorstwa oraz potrzeby klientów. Rys. 2. przedstawia graficznie podział procesów według ich rodzajów.

 

Rys. 2. Schemat przedstawiający typologię procesów w organizacji

Procesy w przedsiębiorstwie można podzielić na podstawowe i pomocnicze.

1. Procesy podstawowe:

Ø  w efekcie ich działania powstaje produkt (wyrób, usługa, informacja) związany bezpośrednio z podstawowym rodzajem działania danej organizacji;

Ø  procesy te tworzą wartość dodaną, co się wyraża udziałem procesu w łańcuchu wartości, którą jako efekt postrzega klient zewnętrzny;

Ø  najczęściej zalicza się do nich procesy bezpośrednio wpływające na sytuację rynkową przedsiębiorstwa, np.: projektowanie produktu, sprzedaż, wytwarzanie, relacje z klientem, serwis, logistykę;

Ø  powiązane ze sobą tworzą tzw. megaproces, czyli sekwencję zdefiniowanych procesów, stanowiących w efekcie przekrojowy opis działań istotnych dla przedsiębiorstwa strategii rynkowych; opis megaprocesu ma charakter ogólny i jest w istocie mapą relacji między procesami podstawowymi

2. Procesy pomocnicze:

Ø  powstają w celu sprawnego funkcjonowania i wsparcia realizacji procesów podstawowych;

Ø  mają pośredni wpływ na wartość dodaną, poprzez umożliwienie jej tworzenia przez procesy podstawowe;

Ø  mają bezpośredni wpływ na kreację wartości dla klienta wewnętrznego, którym są realizatorzy procesów podstawowych i innych pomocniczych;

Ø  najczęściej zalicza się do nich procesy pośrednio tj. poprzez efektywność procesów podstawowych, wpływające na sytuację rynkową firmy, np.: zarządzanie zasobami ludzkimi, wewnętrzną logistykę, obsługę informatyczną, zarządzanie finansami, badanie rynku, planowanie strategiczne.

Rys.1. Materialne i niematerialne mierniki (rezultaty produktywności w aspekcie poziomu zarządzania i obszarów działania przedsiębiorstwa

Kluczowe wskaźniki efektywności[edytuj]

Przykład komunikowania wyników KPI klientom przez brytyjskiegoprzewoźnika First Capital Connect. Dworzec kolejowy Farringdon wLondynie (2014)

Tablica wyświetlającą bieżący wynik OEE dla linii produkcyjnej

Kluczowe wskaźniki efektywności (ang. Key Performance Indicators, KPI) – finansowe i niefinansowe wskaźniki stosowane jako mierniki w procesach pomiaru stopnia realizacji celów organizacji.

KPI wspierają osiąganie przez firmę jej celów operacyjnych i strategicznych. Mają one duże znaczenie dla budowania zorientowanej na wyniki kultury organizacyjnej, gdyż stanowią dla pracowników źródło obiektywnej informacji zwrotnej o wykonywanej przez nich pracy, kosztach oraz jakości. KPI są także narzędziem kontroli menedżerskiej, pozwalają szybko podejmować decyzje, nadawać priorytety działaniom, wcześnie reagować na problemy, wspierają również procesy ciągłego doskonalenia i efektywne wykorzystywanie posiadanych przez organizację zasobów.

KPI są narzędziem stosowanym m.in. w lean management.

Przykłady KPI[edytuj | edytuj kod]

W praktyce zarządzania opracowano setki wskaźników, które mogą być wykorzystane jako KPI. Są to m.in.:

Jakość produktów i usług[edytuj | edytuj kod]

Zarządzanie operacyjne[edytuj | edytuj kod]

Zarządzanie zasobami ludzkimi i BHP[edytuj | edytuj kod]

Obsługa klienta[edytuj | edytuj kod]

Łańcuch dostaw[edytuj | edytuj kod]

Marketing[edytuj | edytuj kod]

Wskaźniki finansowe[edytuj | edytuj kod]

Wdrożenie programu KPI[edytuj | edytuj kod]

Skuteczny program KPI w firmie powinien spełniać następujące warunki:


Wyszukiwarka

Podobne podstrony:
5 Systemy Operacyjne 23 11 2010 Zarządzanie procesami
Zarządzanie procesowe i systemowe
14 Klepacki Martyniuk Zarzadzanie procesami
ZARZĄDZANIE PROCESAMI
Zarządzanie procesami 2
plan pracy zarządzania procesami (1)
zarzadzanie procesami wyklady
3 zagadnienia do kolokwium zarzadzanie procesami 14 2015
Projekt na Zarządzanie Procesami
Zarzadzanie procesami NN, Zarządzanie Inwestycjami i Nieruchomościami UWM, Zarządzanie procesami
Zarzadzanie procesami Wyklady 2009-2010
Sciaga zarzadanie procesami gospodarczymi, Zarządzanie i marketing
Zarządzanie procesami, zp w5, WYŻSZA SZKOŁA OFICERSKA
Zarządzanie procesami, zarzadzanie procesami -sylabus wyklad, Wydział Ekonomiczno - Menadżerski
ZARZĄDZANIE PROCESOWE I SYSTEMOWE
zarzadzanie procesami sciaga
Procesy wykład 20 maja, Zarządzanie Inwestycjami i Nieruchomościami UWM, Zarządzanie procesami

więcej podobnych podstron