Wykłady 09.01.2010 r.

Organizacja i zarządzanie

Analiza efektywności organizacji na poziomie procesu oraz na poziomie stanowiska pracy.

Poziomy analizy efektywności organizacji:

1. Poziom organizacji

2. Poziom procesu

3. Poziom stanowiska pracy

Proces w organizacji jest ciągiem czynności zaprojektowanych tak aby w ich wyniku powstawał produkt lub usługa.

Dział informatyki - przygotowanie oprogramowania

Produkcja, finanse, obsługa klienta- realizacja zamówienia

Rodzaje procesów w organizacji:

A) procesy podstawowe

Ogólne np. Specyficzne dla branży

- przygotowanie i wprowadzenie - załatwianie wniosku

nowego produktu (usługi) kredytowego (bankowość)

- produkcja - przydzielenie dotacji

(agendy rządowe)

- dystrybucja - przygotowanie posiłków (restauracje)

- realizacja zamówień - przyjmowanie rezerwacji (hotele)

- fakturowanie - obsługa operatora (telekomunikacja)

- obsługa klienta - transport bagażu (linie lotnicze)

- obsługa gwarancyjna

B) procesy wspomagające - czy i na ile tworzą one wartość dodaną?

C) procesy zarządzania - związane z procesami komunikacji podejmowania decyzji

Ma być slajd na następnym wykładzie dla nas - rodzaje procesów w praktyce!!

ZYSK

Funkcje pomocnicze:

- infrastruktura firmy

- zarządzanie zasobami ludzkimi

- rozwijanie technologii

- zaopatrzenie

Funkcje główne:

- logistyka na wejściu

- produkcja

- logistyka na wyjściu

- handel i sprzedaż

- usługi

Procesy -> podprocesy

Proces produkcji:

- podproces planowania

- podproces pobrania narzędzi

- podproces obróbki

- podproces składania

- podproces testowania

1. Wyniki organizacji

Trzy potrzeby efektywności opisane na poziomie procesu

- cele procesu

- zaprojektowanie procesu

- zarządzanie procesem

2. Wyniki na poszczególnych stanowiskach

Cele procesu opierają się na trzech źródłach

- cele organizacji

- wymagania klientów

- benchmarking

Zaprojektowanie procesu

Mapa procesu przedstawiająca sekwencje czynności, która doprowadza do przekształcenia określonych zasobów w efekty konkretnego procesu.

Przykład tworzenia mapy procesów

Klient

Obsługa klientów Sprzedaż

---------------------------------------------------------------------------------

Administracja sprzedaży

Finanse Wprowadzenie zamówień

---------------------------------------------------------------------------------

Kredytowanie i fakturowanie

Produkcja Kontrola realizacji

---------------------------------------------------------------------------------

Kopiowanie

---------------------------------------------------------------------------------

Pakowanie i wysyłka

Po co mapy procesów??

- określenie głównych powiązań w procesie

- określenie czasu koniecznego a wykonanie poszczególnych czynności

- zidentyfikowanie wszelkich nieciągłości

- nielogicznych

- brakujących czynności

- niepotrzebnych czynności

Zarządzanie procesem:

1. Zarządzanie celami

2. Zarządzanie efektywnością

3. Zarządzanie zasobami

4. Zarządzanie na styku miedzy działami

Podejście systemowe

3. Na poziomie stanowiska pracy

I i II działanie na poziomie organizacji i procesu.

System efektywności pracowników:

Materiały i surowce Awans

Formularze Premie

Zadania Uznanie

Zapytania klientów +

ZASOBY pracownik i wykonawca WYNIKI konsekwencje

------------ ---------

Zasilenia Upomnienia

Systemy Działania dyscyplinarne

Procedura Przydzielenie mało interesujących

Zadań

INFORMACJE ZWROTNE

OCENA

Raporty, analizy statystyczne, odmowy przyjęcia, ustne i pisemne komentarze

Czynniki wpływające na potrzebę efektywności i potrzeby efektywności na stanowisku pracy:

- cele stanowiska pracy

- projektowanie stanowiska pracy

- zarządzanie stanowiskiem pracy

Cele stanowiska pracy - zdefiniowanie głównego zadania , w jednym lub dwóch zdaniach określających istotę opisywanego stanowiska - cel jego utworzenia.

Cele stanowiska powinny być oparte na celach funkcji(działu) , które wynikają z celów procesów, a te z celów organizacji i wymagań klientów.

Kilka przykładów

Specjalista do spraw sprzedaży - skuteczna sprzedaż wyrobów i reklam w celu zwiększenia dochodów firmy.

Specjalista do spraw produkcji wyrobów - zaspokojenie potrzeb firmy w zakresie produkcji wyrobów reklamowych.

Ratownik medyczny - realizacja usług medycznych związanych z przywracaniem zdrowia świadczenie opieki w oparciu o standardy i procedury.

Na projekt stanowiska prac składają się:

- Podziała zadań i odpowiedzialności między pracownikami

- kolejność działań podejmowanych na stanowisku pracy

- polityki i procedury na stanowisku pracy

- ergonomia stanowiska

Ergonomia stanowiska pracy

Zarządzanie stanowiskiem pracy

Celem zarządzania stanowiskiem pracy jest umieszczenie właściwych osób w takim otoczeniu, które pozwoli im na osiągnięcie celów tego stanowiska.

Pojęcie procesu

Wsad Proces Produkt

Dokument wyrób

Przetworzenie wsadu

Zamówienie w produkt procesu usługa

Materiał dokument

Informacja zamówienie

Tworzenie wartości dodanej

Pieniądze materiał

Reklamacja

Człowiek

Nazwa procesu cel procesu

Kształtowanie warunków i stosunków pracy komfort pracy i klimat społeczny

Administrowanie z prawami personalnymi poziom obsługi klienta wewnętrznego i

zewnętrznego

Doskonalenie organizacji i zarządzania funkcją personalną innowacje podnoszące efektywność funkcjonowania systemu zarządzania zasobami ludzkimi

Podejście funkcjonalne a podejście procesowe

element	Podejście funkcjonalne	Podejście procesowe
Kanały komunikacji	Wysoce ustruktyzowana kontrola przepływu informacji	Swobodny przepływ informacji
operacja	Operacje ujednolicone o ograniczonym zasięgu	Zamienność operacji w poszczególnych jednostkach biznesu
Uprawienia decyzyjne	Władza formalna	Zarządzanie przez delegowanie uprawnień decyzyjnych
adaptacyjność	Powolna adaptacja do otoczenia	Wymagane zmiany w procesie ciągłego doskonalenia organizacji
praca	Procedury formalne	Samodzielne projektowanie efektywnych procesów
kontrola	Ścisła, sformalizowana kontrola	Samokontrola
zachowania	Zachowania są warunkowane przez opisy stanowisk pracy	Rola i odpowiedzialność wynikają ze specyfiki procesów
partycypacja	Niewiele informacji, decyzje są przekazywane z góry do dołu	Praca zespołowa, koncepcja między zespołami

↓ ↓

Rozkazy i kontrola

Właściciele i zarządcy procesów

Rozróżnienie między właścicielami a zarządcami procesów także władającymi daną instalacją jest istotne w obszarze odpowiedzialności administracyjnej cywilnej i karnej za skutki bezpośrednie i pośrednie w realizacji danego procesu (np. dla środowiska przyrodniczego)

Kategorie procesów

- związany z rozwojem biznesu

- rozwoje produktu

- usługi klienta

- dostarczenia produktów

- zarządzania finansami

- zrządzania kadrami

- zarządcze i administracyjne

Procesy związane z rozwojem biznesu

- analiza konkurencyjności

- prognozowanie

- kreowanie i zarządzanie szansami biznesowymi

- badanie rynku

- ustalanie cen

- opracowywanie ofert

- działania promocyjne

- sprzedaż

Procesy rozwoju produktu

- identyfikacja potrzeb rynku

- rozwój produktu

- wprowadzenie nowego produktu na rynek

Proces dostarczania produktów

- fakturowanie

- windykacja należności

- dystrybucja

- zarządzanie zapasami

- wytwarzanie

- realizacja zamówienia

Związki między hierarchią procesu a wydajnością

1. metaprocesy - radykalna reorganizacja procesu

2. procesy główne - celowe ulepszanie wydajności

3. subprocesy - ciągłe ulepszanie wydajności

od 3 początek (piramida)

Procesy personalne jako źródło wartości

Nazwa procesu cel procesu

Planowanie zasobów ludzkich opracowanie planów strategicznych i operacyjnych

Kształtowanie stanu i struktury personelu optymalizacja zatrudnienia

Zarządzanie efektywnością pracy produkcyjność, jakość, zachowanie

Kształtowanie wynagrodzeń dochody, koszty, motywacja

Rozwój zasobów ludzkich kompetencje, kariery

Etapy zarządzania procesem

Analiza procesu

↓

Zagrożenia czynności krytyczne

↓

Polityka____________

↓ ↓ ↓

Procedury zadania uprawienia ← instrukcje robocze

I odpowiedzialności

Klasyfikacja procesu produkcyjnego

Kryteria klasyfikacji:

- obiekt odniesienia

- złożoność

- udział pracy

- udział w produkcji towarowej

- związek procesów/operacji

- struktura procesu

Związek procesów/operacji

Operacje technologiczne	Operacje transportu	Operacje kontroli	Operacje konserwacji	Operacje magazynowanie
Proces technologiczny	Proces transportu	Proces kontroli	Proces konserwacji	Proces magazynowania

Struktura procesu „współpraca z klientem”

Wejście	Nazwa procedury	Wyjście
Przyjęcie zapytania od klienta	Obsługa zapytania	Przyjęcie zamówienia od klienta
Przyjęcie zamówienia od klienta	Obsługa zamówienia	Wystawienie dokumentów sprzedaży
Zgłoszenie przez klienta zwrotu (reklamacji)	Obsługa zwrotu	Wystawienie dokumentu korygującego lub zgłoszenia reklamacji

Outsourcing - nowoczesna forma zarządzania strategicznego, polegająca na powierzaniu specjalistycznym firmom zewnętrznym zadań nie związanych z podstawową działalnością firmy.

Outsourcing = podwykonawstwo

Offshoring - jest strategią podobną do outsourcingu, różni się tym, że pracodawcy zatrudniają pracowników z innych krajów.

Co-sourcing - ściślejsze niż w zwykłym outsourcingu oddziaływanie dostawcy i odbiorcy usług. Model ten obarczony jest ryzykiem związanym z brakiem rekompensaty w razie niepowodzenia.

Insourcing - udoskonalenie działalności w danej dziedzinie i świadczenie jej na rzecz innych firm. Model ten podnosi kwalifikacje przy niskich kosztach jednostkowych.

Netsourcing - polega na korzystaniu z aplikacji internetowych umieszczonych na zewnętrznym, wynajętym serwerze WWW, a nie na własnym, w ramach sieci firmowej.

Inter-sourcig - outsourcing w sektorze publicznym, polega na utworzeniu odrębnego przedmiotu przez kilka jednostek lub podmiotów gospodarczych, które są wyspecjalizowane w świadczeniu określonych usług lub wytwarzaniu produktów na rzecz uczestników owego porozumienia.

PODZIAŁ

1. Outsourcing kontaktowy

ZALETY

- swoboda wyboru wykonawcy

- upraszczanie struktury

- redukcja problemów zarządczych

WADY

- konieczność zwolnień

- ograniczenia w kontroli

2. Outsourcing kapitałowy

ZALETY

- unikanie zwolnień

- szeroka kontrola

- swoboda kształtowania cen

WADY

- dodatkowe nakłady związane z wyłączeniem

- brak możliwości radykalnych zmian

Cele outsourcingu

- zwiększenie elastyczności działania przedsiębiorstwa macierzystego

- redukcja problemów operacyjnych

- koncentracja na działalności kluczowej - obniżenia kosztów

- zwiększenie swobody strategicznej

- lepsze wykorzystanie majątku i poprawy wyników działalności przedsiębiorstwa

- uproszczenie struktur i procedur organizacyjnych

- obiektywizacja wyników ekonomicznych

Funkcje

- pozyskiwanie surowców

- produkcja materiałów i półfabrykatów

- produkcja detali (komponentów)

- produkcja podzespołów i ich sprzedaż i obsługa posprzedażna (serwis)

Funkcje pomocnicze

- badania i rozwój

- zaopatrzenie

- gospodarka materiałowa

- gospodarka pomocami warsztatowymi

- utrzymanie ruchu (remonty konserwacje)

- gospodarka magazynowa

- gospodarka transportowa

- gospodarka energetyczna

- ochrona środowiska

- kontrola jakości

- administracja ogólna

Mocne strony

- koncentracja na podstawowej działalności

- większy zakres usług

- łatwy dostęp do nowości

- lepsza jakość usług

- bardziej efektywne wykorzystanie czasu pracy

- oszczędność

Słabe strony

- nie można delegować odpowiedzialności

- niemożność sprawdzenia kompetencji firmy outsourcingowej

- nieuczciwe wykorzystanie informacji

- postrzegania outsourcingu według modelu „win/lose”

Algorytm postępowania

1. inicjatywa wydzielenia

2. badania wstępne (sondaże)

3. badania szczegółowe

4. wdrożenie

Podjęcie decyzji

Rozpatrując kwestię outsourcingu w organizacji, powinniśmy odpowiedzieć sobie na kilka kluczowych pytań:

- jakie są podstawowe obszary działania firmy?

- jakie obszary działania firmy nie należą do kluczowych?

- jakie bariery związane z kontaktem mogą wystąpić w organizacji (personalne, wiedza, koszty)?

- jaki wpływ będzie miał outsourcing na pozostałe obszary działalności firmy?

- jakie cele i korzyści chcemy osiągnąć e współpracy z określonym usługodawcą?

- jaka relacja z usługodawcą jest najbardziej odpowiednia?

1

---