Kto to jest sekretarka?

Sekretarka jest pracownikiem, który pomaga swojemu przełożonemu/przełożonej w sprawach administracyjnych, w korespondencji, w sporządzaniu notatek, umawianiu spotkań, opiece nad gośćmi, pośredniczy w kontaktach między szefem i personelem oraz między szefem i interesantami, nadzoruje zgodnie z ustalonym harmonogramem przebieg dnia pracy a także zajmuje się innymi czynnościami pomocniczymi.

Jakie zagrożenia wiążą się z wykonywaniem tego zawodu?

Sekretarki zazwyczaj pracują w biurach, w których mogą występować uciążliwości  typowe dla takiego miejsca pracy spowodowane długotrwałą pracą przy komputerze (bóle pleców, rąk i barków, zmęczenie wzroku itp.) oraz związane ze słabą wentylacją pomieszczeń biurowych. Stanowisko sekretarki może stwarzać dyskomfort psychiczny i problemy osobiste np. sekretarki są często zmuszone zostawać po godzinach w pracy, stają się obiektami niewłaściwego zachowania ich szefów lub gości itp.

Czynniki środowiska pracy związane z wykonywanym zawodem oraz ich możliwe skutki dla zdrowia

Czynniki mogące powodować wypadki	Drabiny, krzesła nieprawidłowo używane – możliwość urazów w wyniku upadku
	Śliskie, polerowane, pastowane podłogi, pozostawione otwarte szuflady, luźne przewody telefoniczne - możliwość urazów w wyniku poślizgnięcia, potknięcia i upadku
	Ostre przyrządy stosowane w biurze (nożyczki, spinacze, zszywki) oraz krawędzie papieru – możliwość urazów w wyniku ukłucia, przecięcia, przekłucia
	Prąd elektryczny - możliwość porażenia w przypadku wadliwie działającego sprzętu elektrycznego
	Uszkodzone elektryczne urządzenia  biurowe, palenie papierosów – możliwość poparzeń w wyniku pożaru (zagrożenie wzrasta w obecności dużej ilości papieru)
Czynniki fizyczne	Nadmierny hałas emitowany przez sprzęt biurowy, rozmowy, telefon itp. w pomieszczeniach o złych warunkach akustycznych  - możliwość uszkodzenia słuchu
Czynniki chemiczne i pyły	Ozon, tlenki azotu emitowane przez sprzęt biurowy np. kopiarki, drukarki laserowe [patrz: uwaga 1] – możliwość zatrucia
	Pył papieru, środki do czyszczenia, kleje, rozpuszczalniki, dym papierosowy lub zanieczyszczenia powietrza wynikające z wadliwego systemu wentylacji – możliwość chorób układu oddechowego i uczuleń
Czynniki biologiczne	Mikroorganizmy chorobotwórcze, zakażeniu którym sprzyja kontakt z gośćmi i współpracownikami, szczególnie w pomieszczeniach, w których znajduje się dużo osób, a które nie mają dostatecznej wentylacji - możliwość chorób zakaźnych
Czynniki ergonomiczne, psychospołeczne i związane z organizacją pracy	Szerokie zastosowanie komputerów (monitorów ekranowych) – możliwość dolegliwości bólowych wynikających z przeciążenia układu mięśniowo-szkieletowego, nadmiernego obciążenia wzroku, problemów psychospołecznych związanych z adaptacją do technologii opartych na technice komputerowej [patrz: uwaga 2]
	Nieprawidłowo dopasowane słuchawki podczas użycia dyktafonu - możliwość podrażnienia zewnętrznego kanału słuchowego [patrz: uwaga 3]
	Podległość i związane z tym potencjalne narażenie na molestowanie seksualne (np. przez bezpośredniego przełożonego) – możliwość stresu psychicznego
	Przemoc fizyczna lub słowna ze strony gości, osób dzwoniących – możliwość urazów i stresu psychicznego

Działania profilaktyczne

	Należy sprawdzić drabinę przed wejściem na nią. Nigdy nie należy wchodzić na niestabilnie ustawioną drabinę lub drabinę o śliskich szczeblach.
	Należy zainstalować dźwiękoszczelny sufit i ściany oraz obudowy dla sprzętu powodującego hałas.
	Kopiarki i drukarki laserowe należy umieścić w osobnym pomieszczeniu odpowiednio wentylowanym.
	Należy zastosować środki zapobiegawcze wyszczególnione w Liście kontrolnej bhp: „Bezpieczeństwo i higiena pracy na stanowiskach z komputerami”.
	Należy przeszkolić pracowników w zakresie rozpoznawania i reagowania na przemoc oraz zapewnić alarm lub inne środki służące do wezwania pomocy, lub, jeśli to konieczne, ochronę.
	Należy sprawdzić stan techniczny urządzeń elektrycznych przed pracą oraz zlecać uprawnionemu pracownikowi naprawę ewentualnych uszkodzeń i okresowy przegląd urządzeń.

Informacje szczegółowe

Synonimy	Asystentka.
Definicja i/lub opis zawodu	Sekretarka czyta, segreguje i przekazuje przychodzącą oraz wychodzącą korespondencję. Pilnuje obiegu dokumentów zgodnie z instrukcją kancelaryjną. Umiejscawia i dołącza odpowiedni segregator do korespondencji, na którą ma odpowiedzieć pracodawca. Pisze pod dyktando, stenografując ręcznie lub maszynowo oraz przepisuje notatki na maszynie lub przepisuje z nagrań. Tworzy i przepisuje na maszynie rutynową korespondencję. Archiwizuje korespondencje i inne notatki. Odbiera telefony i przekazuje informacje dzwoniącym lub kieruje rozmowy do odpowiednich urzędników i łączy rozmowy wychodzące. Ustala daty spotkań pracodawcy. Wita gości, upewnia się co do istoty sprawy, oraz zaprowadza gości do pracodawcy lub odpowiedniej osoby. Może ustalać program podróży i dokonywać rezerwacji. Może zestawiać i przepisywać na maszynie raporty statystyczne. Może nadzorować urzędników. Może prowadzić kartotekę personelu. Może sporządzać notatki ze spotkań personelu. Może robić kopie korespondencji lub innych drukowanych materiałów, używając kopiarki. Może przygotowywać korespondencję wychodzącą. Może przygotowywać notatki, korespondencję i raporty, używając komputera. Podaje kawę i herbatę. Pilnuje terminowości w załatwianiu spraw. Przygotowuje materiały i dokumenty związane ze spotkaniami i wyjazdami. Organizuje spotkania.
Zawody pokrewne	Urzędnik administracyjny, maszynistka, operator sprzętu komputerowego, stenograf, archiwista zakładowy, urzędnik przeprowadzający rozmowy kwalifikacyjne.
Wykonywane czynności	Archiwizowanie, czytanie, drukowanie, komunikowanie się, kontrolowanie, kopiowanie, maszynopisanie, notowanie, obsługiwanie gości, pisanie ręczne, pism, podawanie napoi, pozdrawianie gości, przygotowywanie dokumentów, sprawdzanie korespondencji, stenografowanie, ustalanie terminów, wprowadzanie danych do komputera, zapisywanie dokumentów.
Podstawowy stosowany sprzęt	Komputer, drukarka, kopiarka, dyktafon (ze słuchawkami), monitor, niszczarka do dokumentów, słuchawki, faks, skaner, telefon, maszyna do pisania.
Miejsca/obszary, gdzie zawód występuje powszechnie	Sekretariaty we wszystkich gałęziach przemysłu, handlu, usług oraz instytucjach, szkołach itp.

Uwagi	W miejscach prawidłowo wentylowanych, narażenie na cząsteczki tonera, ozon oraz tlenki azotu jest poniżej wartości Najwyższych Dopuszczalnych Stężeń (NDS) i nie stanowi zagrożenia, może jednak stanowić zagrożenie w słabo wentylowanym pomieszczeniu z kilkoma drukarkami laserowymi i kopiarkami. Szczegółowe informacje dot. zagrożeń związanych z pracą z komputerami zawarte są w Karcie Charakterystyki Zagrożeń Zawodowych "Operator Sprzętu Komputerowego”. Nawet jeśli słuchawki są prawidłowo założone, wywołują uczucie dyskomfortu a jeżeli nałożone są na zainfekowane uszy, mogą być przyczyną komplikacji. Wiele sekretarek skarży się na rozmaite objawy choroby "chorego budynku".
Piśmiennictwo	Rozporządzenie MPiPS z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. (t.j. Dz. U. 2003 nr 169 poz. 1650). Rozporządzenie MZiOS z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy. (Dz. U. nr 69, poz. 332). Rozporządzenie RM z dnia 10 września 1996 r. w sprawie wykazu prac szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet (Dz. U. 1996 nr 114 poz. 545) ze zm. (Dz. U. 2002 nr 127 poz. 1092). Rozporządzenie MPiPS z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. (Dz. U. nr 148, poz.973). "Komputerowe stanowisko pracy - aspekty zdrowotne i ergonomiczne". Warszawa. CIOP 1999. Informator - „Środki ochrony indywidualnej”. INFOCHRON. Warszawa. CIOP 2000.