Formy ewidencji w małych przedsiębiorstwach:
•Karta podatkowa
•Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
•Podatkowa książka przychodów i rozchodów
Klasyfikacje małych firm według obowiązków ewidencyjnych i form opodatkowania
Karta podatkowa
Kartę podatkową mogą opłacać podatnicy wykonujący działalność wymienioną w art. 23 ust.1 i ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym. Generalnie za pomocą karty mogą się rozliczać podatnicy prowadzący działalność usługową, wytwórczo-usługową oraz handlową.
O wyborze formy opodatkowania należy zawiadomić urząd skarbowy do 20 stycznia roku podatkowego na formularzu PIT-16.
Kwotę podatku ustala urząd skarbowy, kierując się rodzajem i zakresem prowadzonej działalności gospodarczej, liczbą pracowników przedsiębiorstwa oraz liczbą mieszkańców miejscowości, w której działa firma.
Wyznaczoną kwotę miesięcznego podatku przedsiębiorca na karcie podatkowej może pomniejszyć o zapłaconą składkę na ubezpieczenie zdrowotne ( w wysokości 7,75 % podstawy wymiaru tej składki), a następnie do 7 dnia każdego miesiąca za ubiegły miesiąc musi ją wpłacić do urzędu skarbowego. Wyjątek stanowi podatek za grudzień, który należy zapłacić do 28 grudnia.
W okresie opłacania karty podatkowej obowiązki ewidencyjne są ograniczone. Podatnicy zobowiązani są jedynie do prowadzenia ewidencje zatrudnienia oraz kart przychodów pracowników oraz do przechowywania i wydawania na żądanie klientów faktur i rachunków stwierdzające sprzedaż towarów lub usług.
Przedsiębiorcy, którzy chcą rozliczać się z fiskusem w formie karty podatkowej:
nie mogą prowadzić innej, pozarolniczej działalności gospodarczej,
ich współmałżonek nie może mieć firmy, która działa w tym samym zakresie
nie mogą również zatrudniać osób na umowę zlecenie i o dzieło, a jedynie na umowę o pracę.
Zalety | Wady |
|
|
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
Podatnikami zryczałtowanego podatku dochodowego od przychodów osób fizycznych zwanego także podatkiem od przychodów ewidencjonowanych albo ryczałtem ewidencjonowanym, są osoby fizyczne oraz spółki cywilne tych osób:
Osiągające przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej, jeżeli w roku poprzedzającym rok podatkowy przychody z tej działalności nie przekroczyły równowartości 150 000 euro, przy czym przeliczenie na złote odbywa się według ogłoszonego przez NBP średniego kursu euro z 1 października roku poprzedzającego rok podatkowy;
Rozpoczynający działalność w roku podatkowym bez względu na wysokość przychodów pod warunkiem, że nie podlegają one opodatkowaniu w formie karty podatkowej, przy czym nie oznacza rozpoczęcia działalności zmiana (całkowita lub częściowa) branży bądź przedmiotu działalności ani zmiana spółki lub wspólnika.
Oprócz przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej, ryczałtem ewidencjonowanym są ponadto opodatkowane:
otrzymane lub pozostawione do dyspozycji podatnika w danym roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymywanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń z tytułu najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy i innych umów o podobnym charakterze,
przychody uzyskane z tytułu umów najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy i innych umów o podobnym charakterze w przypadku, gdy umowy te nie są zawierane w ramach prowadzonej działalności pozarolniczej.
Wpłacie do urzędu skarbowego podlega kwota ryczałtu pomniejszonego o zapłacone składki na ubezpieczenie zdrowotne (w wysokości 7,75% podstawy ich wymiaru).
Ryczałt opłacany może być w zaliczkach miesięcznych (do 20-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczania) lub kwartalnie.
Po zakończonym roku podatnicy korzystający z opodatkowania na zasadzie ryczałtu są obowiązani złożyć do urzędu skarbowego zeznanie podatkowe ( na formularzu PIT-28) w terminie do 31 stycznia następnego roku. W terminie tym należy również wpłacić wynikający z zeznania zryczałtowany podatek dochodowy.
Procedura ustalania ryczałtu
Formuła obliczania zryczałtowanego podatku od przychodów osób fizycznych
Przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej
(+) doliczenia do przychodów
(-) odliczenia przychodów
= podstawa opodatkowania
(x)stawka podatku
= należny podatek
(-) obniżki podatku (ulgi)
= podatek należny do odprowadzenia do urzędu skarbowego.
Obowiązujące w 2014 roku stawki ryczałtu to: 20%, 17%, 8,5%, 5,5% oraz 3% przychodów.
Wysokość stawki ryczałtu zależy od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. W razie prowadzenia działalności opodatkowanej różnymi stawkami podatek w formie ryczałtu należy obliczać przy zastosowaniu stawki właściwej dla danego rodzaju działalności. W przypadku odliczeń konieczne jest dokonywanie ich w takim stosunku, w jakim poszczególne rodzaje przychodów opodatkowane różnymi stawkami brały udział w ogólnej kwocie przychodów.
Przykład 1.
Jan Woźniak prowadzi działalność gastronomiczną, z której w lutym 2014 r. uzyskał następujące przychody:
sprzedaż napojów o wartości powyżej 1,5% alkoholu – stawka ryczałtu 8,5% - 2500 zł
pozostała działalności gastronomiczna- stawka ryczałtu 3,0% - 3100 zł
sprzedaż żetonów - stawka ryczałtu 5,5%- 400 zł
Przykład 2
Właściciel firmy budowlanej osiągnął w marcu bieżącego roku przychody w wysokości 25 000 zł, w tym: przychody ze sprzedaży usług budowlanych w wysokości 20 000 zł oraz z handlu materiałami budowlanymi 5000 zł. Przysługujące odliczenia z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne oraz darowizny przewidziane w ustawie o podatku dochodowym wyniosły 1500 zł. Ponadto podatnik wydatkował na cele rehabilitacyjne 300 zł. Ustalić kwotę podatku należnego oraz podatku odprowadzanego do urzędu skarbowego.
Pozycja | Stawka ryczałtu | Razem |
Usługi budowlane 5,5% |
Działalność handlowa 3% | |
Kwota przychodu | 20 000 zł | 5 000 zł |
Udział w przychodzie | 20 000/25000=0,8 | 5000/25000=0,2 |
Podział odliczeń między grupy przychodów | 0,8x1800zł=1440zł | 0,2x1800zł=360 zł |
Przychód do opodatkowania | 20000zł-1440zł=18560zł | 5000zł-360zł=4640zł |
Należny podatek zryczałtowany | 5,5%x18560zł=1020,80zł | 3%x4 640zł=139,20zł |
Podatek do odprowadzenia |
Ewidencję przychodów podatnik ryczałtowy może prowadzić we własnym zakresie albo korzystać z usług biura rachunkowego.
Ewidencja przychodów może być prowadzona w formie papierowe lub za pomocą komputera.
W przypadku ewidencji elektronicznej należy zapewnić możliwość wydruku danych w każdym momencie. Na koniec miesiąca należy zaś sporządzić wydruk dokonanych zapisów. Wydruk powinien mieć układ zgodny z obowiązującym wzorem ewidencji przychodów. Jeżeli nie zapewnia tego stosowany program komputerowy, to podatnik musi założyć ewidencję i po zakończeniu miesiąca dane z ewidencji komputerowej wpisać zbiorczo w jednej pozycji do właściwych kolumn ewidencji przychodów w formie papierowej z uwzględnieniem ich podziału według określonych stawek ryczałtu.
Podczas dokonywania zapisów w ewidencji muszą być przestrzegane następujące zasady:
każdy zapis musi być udokumentowany właściwym dowodem księgowym,
zapisy powinny następować kolejno (chronologicznie) według dat ewidencjonowanych zdarzeń, a jeżeli zapis jest dokonywany w innym dniu niż uzyskano przychód albo wystawiono fakturę bądź rachunek, to należy podać datę wpisu oraz datę wystawienia tych dowodów lub zbiorczego dowodu wewnętrznego obejmującego przychody nieudokumentowane,
zapisy muszą być dokonane w czasie gwarantującym prawidłowe i terminowe rozliczenie zryczałtowanego podatku,
zapisy powinny być staranne, czytelne oraz dokonywane w sposób trwały,
niedopuszczalne są wszelkie poprawki, jak zamazywanie, wyskrobywanie, zaklejanie, „przerabianie" zapisów itp.,
popełnione błędy powinny być przekreślone w sposób zapewniający ich czytelność, a obok naniesionego właściwego zapisu powinna być zamieszczona data i podpis osoby dokonującej sprostowania z tym, że w wypadku liczb nie wolno poprawiać pojedynczych cyfr, lecz całą liczbę.
Przestrzeganie wymienionych zasad gwarantuje prawidłowość ewidencji pod względem:
materialnym, czyli zgodnie ze stanem rzeczywistym (rzetelność),
formalnym, a więc zgodnie z przepisami ustawy i obowiązującego rozporządzenia, dzięki czemu ewidencja jest niewadliwa.
Warunek rzetelności i niewadliwości uznaje się za spełniony nawet wówczas, gdy wystąpią drobne uchybienia, takie jak:
brak wpisów albo błędne wpisy kwot przychodów, które nie przekraczają łącznie 0,5 % przychodu wykazanego za dany rok albo przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia ujawnienia tych niedociągnięć przez naczelnika urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej,
brak właściwych zapisów w ewidencji wskutek nieszczęśliwego wypadku lub zdarzenia losowego, uniemożliwiającego podatnikowi prowadzenie ewidencji przychodów,
wystąpienie błędów związanych z oczywistą pomyłką podatnika, który posiada wymagane dowody księgowe.
Ewidencję uznaje się za rzetelną i niewadliwą także wtedy, gdy podatnik dokona korekty błędnych zapisów lub uzupełni brakujące (niekompletne) zapisy przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub organ kontroli.
Zapisy w ewidencji przychodów muszą być ujmowane w złotych i groszach. Prowadząc ewidencję przychodów, wykazuje się:
kolejny numer zapisu i datę jego dokonywania,
datę uzyskania przychodu,
numer dowodu, na którego podstawie następuje zapis,
kwotę przychodu z przypisaniem do właściwej stawki podatku
ogólną sumę przychodu.
Podstawą ewidencji przychodów mogą być następujące dokumenty wystawione przez podatnika:
faktury VAT lub rachunki, jeżeli nimi jest dokumentowana sprzedaż,
faktury korygujące, noty korygujące,
dokumenty celne,
dzienne zestawienia faktur, rachunków, zawierające: datę, numer zestawienia, numery i daty faktur, rachunków objętych zestawieniem, łączną wartość przychodów wynikającą z dokumentów ujętych w zestawieniu, z podziałem na grupy przychodów według stawek podatku
sporządzony na koniec dnia dowód wewnętrzny ujmujący zbiorczo (w jednej kwocie) za dzień przychody ze sprzedaży nieudokumentowanej fakturami, rachunkami z tym, że zawarte w tym dowodzie przychody muszą być wykazane z podziałem na grupy według stawek podatku
inne dowody potwierdzające faktyczne uzyskanie pozostałych przychodów, na przykład: wyciągi bankowe informujące o wysokości odsetek od środków zgromadzonych na rachunku bankowym podatnika, otrzymanie środków pieniężnych z tytułu najmu.
Inne obowiązki ewidencyjne
W przypadku prowadzenia ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych podatnicy są zobowiązani do prowadzenia następujących ewidencji:
wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
ewidencji wyposażenia
ewidencji wynagrodzeń w przypadku zatrudnienia pracowników.
Zalety | Wady |
|
|
Podatkowa książka przychodów i rozchodów
Podstawa prawna do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów jest ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, która upoważnia Ministra Finansów do określenia w drodze rozporządzenia:
sposób prowadzenie księgi przychodów i rozchodów,
szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać PKPiR, by stanowiła dowód pozwalający na określenie zobowiązania podatkowego
szczegółowy zakres obowiązków związanych z prowadzeniem PKPiR
termin zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o prowadzeniu księgi
Obowiązek prowadzenia PKpiR mają:
osoby fizyczne,
spółki cywilne osób fizycznych,
spółki jawne osób fizycznych,
spółki partnerskie
jeżeli ich przychody w rozumieniu ustawy o podatku od osób fizycznych (art. 14) wynosiły do 1200 000 euro.
Obowiązek ten posiadają również osoby:
wykonujące działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia
wykonujących wolne zawody
prowadzące działy specjalne produkcji rolnej, jeśli zgłosili taki zamiar opodatkowania w takiej formie
duchowni, którzy zrzekli się formy zryczałtowanej
Podatkowa księga przychodów i rozchodów stanowi dowód w postępowaniu podatkowym i dlatego musi być prowadzona w zgodnie z zasadami ( tj. rzetelnie i niewadliwie pod względem formalnym i materialnym). Wymogi co do zasad są analogiczne jak omówione przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych.
Dokonując zapisu operacji gospodarczej w PKPiR, należy podać numer, ewentualnie symbol dowodu, będącego podstawą zapisu. Ponadto zapis powinien zawierać następujące dane:
numer odpowiadający jego kolejności w księdze,
datę zdarzenia gospodarczego,
informacje o kontrahencie biorącym udział w transakcji (imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres),
charakterystykę operacji gospodarczej (treść operacji),
kwotę operacji, zamieszczaną w odpowiedniej kolumnie księgi (od 7. do 16.) w zależności od rodzaju operacji (tytułu przychodu lub wydatku).
Ewidencja operacji w PKPiR powinna być prowadzona bieżąco w kolejności ich występowania
Dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów
Sprzedaż towarów, wyrobów i usług | Faktury VAT, rachunki wystawione odbiorcom | Sprzedaż dokumentowana przez podatników VAT wymaga dowodów spełniających warunki zawarte w przepisach dotyczących VAT |
Dzienne zestawienie rachunków (zestawienie sprzedaży), które powinno zwierać: datę i numer zestawienia, numery rachunków ujętych w zestawieniu, zbiorczą kwotę rachunków, podpis sporządzającego zestawienie | Stosuje się, gdy w ciągu dnia jest wystawianych wiele rachunków | |
Faktury korygujące, noty korygujące | Są podstawą korekty zapisów, które zostały dokonane na podstawie błędnych dowodów przekazanych kontrahentom | |
Dowody wewnętrzne wystawiane na koniec dnia; podaje się w nich w łącznej kwocie wartość przychodów nieudokumentowanych w danym dniu | Sprzedaż nieudokumentowana rachunkami (sprzedaż za gotówkę) | |
Raporty dobowe | Sprzedaż przy zastosowaniu kas fiskalnych | |
Pozostałe przychody | Rachunki, dowody bankowe (wyciągi) | |
Zakupy materiałów i towarów handlowych | Faktury VAT, rachunki otrzymane od dostawców Opis otrzymanego |
Zakupy udokumentowane fakturami, rachunkami |
Opis otrzymanego materiału (towaru) powinien zawierać: imię i nazwisko lub firmę i adres dostawcy, ilość, rodzaj, cenę jednostkową, wartość materiału lub towaru, datę przyjęcia i podpis osoby przyjmującej | Podstawa przyjęcia materiałów lub zakupionych towarów przed nadejściem rachunku | |
Specyfikacja dostawcy | Podstawa przyjęcia zakupionych materiałów lub towarów, która może zastąpić „Opis otrzymanego materiału (towaru)" | |
Paragony, które muszą zawierać: datę i pieczątkę wystawcy paragonu, ilość, cenę jednostkową, wartość zakupu, a na odwrocie: nazwisko podatnika lub nazwę jego zakładu, adres, rodzaj (nazwę) zakupionego towaru | Zakupy w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp, materiałów biurowych | |
Paragony, dowody kasowe zawierające podane wyżej elementy | Zakup paliwa i olejów za granicą | |
Dowody wewnętrzne, które powinny zawierać: datę i podpis osoby dokonującej zakupu, nazwę towaru, ilość, cenę jednostkową i wartość | Zakup bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy produktów roślinnych i zwierzęcych nieprzerobionych sposobem przemysłowym albo przerobionych w sposób polegający na kiszeniu, przetwórstwie mleka, uboju zwierząt i ich obróbce poubojowej Zakup materiałów pomocniczych w jednostkach handlu detalicznego Zakup od ludności odpadków poużytkowych, będących surowcami wtórnymi, z wyjątkiem metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części |
|
Zużycie produktów zwierzęcych i roślinnych z własnej uprawy | Dowody wewnętrzne | |
Pozostałe wydatki:
|
Polecenie wyjazdu służbowego Dowody wewnętrzne (rozliczenie delegacji) z załączonymi rachunkami lub oświadczeniami o wydatkach Dowody wewnętrzne Listy płac Dowody opłat |
Koszty diet z tytułu podróży służbowych i innych wydatków, zarówno pracowników, jak i osób prowadzących działalność gospodarczą, z podaniem: imienia i nazwiska, celu podróży, nazwy miejscowości docelowej, liczby godzin (dni) przebywania w podróży (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), kwoty przysługujących diet |
Do ewidencji uzupełniających (dodatkowych) obowiązujących wszystkich podatników PKPiR należą:
ewidencja sprzedaży,
ewidencja sprzedaży na potrzeby VAT,
ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
ewidencja wyposażenia
Opodatkowanie na zasadach ogólnych podatek progresywny
Zalety | Wady |
|
|
Dokumenty księgowe
Dokument księgowy to dokument stwierdzający powstanie, przebieg i skutek operacji gospodarczej, a także dokument zawierający zlecenie zapisów w księgach, mimo że ma on pośredni związek z określoną operacją gospodarczą.
Klasyfikacja dowodów księgowych
Kryterium | Podział | Charakterystyka |
Liczba operacji | Pojedyncze | Dotyczą jednej operacji |
Zbiorcze (zestawienia) | Dotyczą kilku operacji jednego rodzaju | |
Źródło (podstawa powstania dowodu) | Pierwotne (źródłowe) | Podstawa — operacje gospodarcze |
Wtórne | Podstawa — dokumenty pierwotne | |
Zastosowanie | Dyspozycyjne | Polecenie wykonania operacji |
Wykonawcze | Informacje o przebiegu operacji | |
Dyspozycyjno-wykonawcze (mieszane) | Polecenie, a następnie informacja o wykonaniu operacji | |
Wystawca | Obce | Wystawiane przez podmioty spoza jednostki (kontrahentów, banki) |
Własne | Wystawiane w danej jednostce | |
Odbiorca (dotyczy dokumentów własnych) | Wewnętrzne | Użytkownicy — inne komórki w danej jednostce |
Zewnętrzne | Przekazywane na zewnątrz (kontrahenci, banki, budżet) | |
Rodzaj operacji | Obrót zapasami (zakup materiałów, towarów, sprzedaż produktów, towarów, materiałów) | „Pz", „Rw", „Mm", „Zw", „Wz", faktury, rachunki |
Obrót majątkiem trwałym (zakup, sprzedaż, likwidacja) | „PT", „OT", „LT", faktury, rachunki | |
Siła robocza | Listy obecności, karty pracy, karty drogowe w transporcie, indywidualne karty wynagrodzeń (przychodów pracowników), raporty, listy płac itp. | |
Środki pieniężne | „Kp", „Kw", wyciągi bankowe, czeki, weksle | |
Rozrachunki | Faktury, rachunki, noty |
Przykłady dowodów stosowanych w określonych formach ewidencji
Ryczałt ewidencjonowany | Podatkowa księga przychodów i rozchodów |
Księgi rachunkowe |
Podstawa ewidencji przychodów:
Inne dowody niepodlegające ewidencji, a jedynie przechowywaniu:
|
Podstawa zapisów w księdze:
w jednostkach handlu detalicznego)
|
Podstawa zapisu na kontach według dziedzin tematycznych:
w różnych operacjach) |