Kontrola zapisu tekstu w Excelu

• W trakcie wypełniania arkuszy tekstami, np. nazwami, ważne jest, aby ich zapis był spójny. Jeżeli zastosujemy sprawdzanie poprawności danych, nie będziemy musieli ręcznie ujednolicać zapisu i oszczędzimy czas na żmudne klikanie. Kontrola zapisu tekstu w Excelu

Przyjmijmy, że w arkuszu Excela prowadzimy rejestr zawierający nazwy firm, imiona i nazwiska, a także kwoty. Nazwy firm powinny być wpisywane jedynie wielkimi literami. Nasi współpracownicy także mają dostęp do tego zestawienia i często się zdarza, że wprowadzają nazwę firmy w inny sposób (małymi literami). Aby się przed tym zabezpieczyć, nałóżmy na arkusz stosowne ograniczenie.

Zestawienie wypełniane przez użytkownika

• Aby uchronić się przed wpisywaniem małych liter, musimy odpowiednio ustawić parametry sprawdzania poprawności danych.

W tym celu:

• Zaznaczamy całą kolumnę B, poprzez kliknięcie nagłówek kolumny, i wybieramy polecenie menu Dane/Sprawdzanie poprawności (w Excelu 2007/2010: na karcie Dane, w grupie poleceń Narzędzia danych wybieramy Poprawność danych).

• W oknie Sprawdzanie poprawności danych przechodzimy do zakładki Ustawienia. W polu Dozwolone wybieramy z listy rozwijanej Niestandardowe i w polu Formuła wpisujemy formułę:
  =PORÓWNAJ(B1;LITERY.WIELKIE(B1))

Ustawienia sprawdzenia poprawności danych

• Uwaga

Przy zaznaczeniu wielu komórek, jak w tym przypadku, formuła powinna odnosić się do aktywnej komórki i ewentualnie zawierać odwołanie bezwzględne (za pomocą znaków $) do innych komórek. W zaznaczonym obszarze komórek aktywna komórka to ta, która nie ma zaciemnionego tła.

• Przechodzimy do zakładki Alert o błędzie. W polu Styl ustawiamy pozycję Zatrzymaj, a w polu Tytuł wpisujemy tekst, który będzie pojawiał się na pasku okna komunikatu o błędzie: Nieprawidłowy tekst.

• W polu Komunikat o błędzie wpisujemy tekst komunikatu: Nazwa firmy musi być pisana wielkimi literami i naciskamy przycisk OK, aby zatwierdzić ustawienia sprawdzania poprawności danych dla komórek w kolumnie B.

Ustawienia komunikatu błędu

• Uwaga

Ustawienie parametrów sprawdzania poprawności danych będzie działać tylko przy wprowadzaniu nowych danych lub edycji istniejących. Te ustawienia nie powodują wymuszania wpisywania wielkich liter w komórkach, które są wypełnione, dopóki nie zostaną edytowane. Jeśli przewidujemy, że w wybranych komórkach zaznaczonego obszaru będą odstępstwa od ograniczeń (jak np. w tym przypadku w komórce B1), to zalecane jest, aby wypełnić te komórki przed ustawieniem parametrów sprawdzania poprawności danych dla całego obszaru.

Teraz po wpisaniu nowych danych lub edycji istniejących za pomocą niedozwolonych liter, pojawi się komunikat informujący o niepoprawnym wpisie.

Komunikat z informacją o niepoprawnie wpisanym tekście

Po naciśnięciu przycisku Ponów próbę okno zostanie zamknięte i komórka będzie dostępna w trybie edycji tekstu. Będziemy mogli poprawić tekst w taki sposób, aby wszystkie litery były wielkie. W oknie Nieprawidłowy tekst możemy też nacisnąć przycisk Anuluj, aby zrezygnować z wprowadzania danych do tej komórki. Zarówno w pierwszym, jak i w drugim przypadku nie będzie można wprowadzić nazwy firmy, jeśli do tego celu nie zostaną użyte wielkie litery.