ĆWICZENIA 3 - INWENTARYZACJA
Zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację w następujący sposób:
drogą spisu ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic:
środków pieniężnych, z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych,
akcji, obligacji i innych papierów wartościowych
rzeczowych składników majątku obrotowego,
środków trwałych oraz maszyn i urządzeń objętych inwestycją rozpoczętą,
drogą uzyskania od banków i kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu następujących aktywów:
środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych,
należności,
pożyczek i zobowiązań,
powierzonych kontrahentom własnych składników majątkowych,
drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości składników:
gruntów i trudno dostępnych oglądowi środków trwałych,
należności spornych i wątpliwych,
należności i zobowiązań wobec pracowników oraz tytułów publiczno - prawnych,
innych nie wymienionych składników aktywów i pasywów.
Termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane jeżeli inwentaryzację:
składników majątku z wyłączeniem:
środków pieniężnych,
papierów wartościowych,
produktów w toku produkcji,
materiałów, towarów i produktów gotowych, w przypadku odpisywania w koszty wartości materiałów i towarów w momencie ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia
rozpoczęto 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń lub zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg nie może być ustalony po dniu bilansowym,
zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się na terenie strzeżonym i objętych ewidencją ilościowo - wartościową - przeprowadzono raz w ciągu 2 lat,
zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach detalicznego obrotu jednostki o rozbudowanej sieci detalicznej - przeprowadzono raz w roku, pod warunkiem jednoczesnego ustalenia wartości zapasów towarów i materiałów (opakowań) w cenach nabycia lub zakupów,
środków trwałych oraz maszyn i urządzeń objętych inwestycją rozpoczętą, znajdujących się na terenie strzeżonym - przeprowadzono raz w ciągu 4 lat.
Istotne różnice powstałe w wyniku inwentaryzacji są klasyfikowane pod względem przyczyny powstania różnicy. Wyodrębnia się tu różnice podlegające kompensacie oraz pozostałe. Idea kompensaty wynika z uznania prawdopodobieństwa wystąpienia nieumyślnej pomyłki przy przyjmowaniu lub wydawaniu składników, która może wynikać z podobieństwa tych składników. Przeprowadzenie kompensaty niedoborów z nadwyżkami jest możliwe, jeśli zostaną spełnione następujące warunki:
– niedobory i nadwyżki dotyczą podobnych składników,
– niedobory i nadwyżki zostały stwierdzone podczas tego samego spisu,
– niedobory i nadwyżki zostały stwierdzone w tym samym polu spisowym,
– niedobory i nadwyżki dotyczą składników, które zostały powierzone tej samej osobie.
Przy kompensacie obowiązuje zasada „mniejszej ilości po niższej cenie jednostkowej”.
Po wyeliminowaniu różnic inwentaryzacyjnych, które podlegają kompensacie, pozostałe różnice dzieli się na różnice naturalne oraz różnice niemieszczące się w granicach uznanych za naturalne.
Niedobory naturalne wynikają z cech fizycznych danych składników lub ze sposobu obrotu nimi (parowanie, wysychanie, utrata jakości itp.). W praktyce zazwyczaj ustala się normy, które określają wielkość dopuszczalnych ubytków naturalnych. Mogą być one wyrażone w jednostkach naturalnych lub w procentach od wielkości sprzedaży (przerobu).
W przypadku powstania ubytków niemieszczących się w granicach uznanych za naturalne należy przedstawić je do wyjaśnienia osobom materialnie odpowiedzialnym. Po otrzymaniu od tych osób pisemnych wyjaśnień, komisja inwentaryzacyjna podejmuje decyzję o zaklasyfikowaniu niedoborów jako niezawinionych lub zawinionych.
Niedobory niezawinione powstają w wyniku zdarzeń niezależnych od osób materialnie odpowiedzialnych, takich jak np. błędy w dokumentacji lub niedokładność urządzeń pomiarowych, zdarzenia losowe, itp. Z kolei niedobory zawinione powstają z winy osób materialnie odpowiedzialnych lub innych osób, a spowodowane są niedbalstwem, nienależytym zabezpieczeniem, nadużyciami itp.
Komisja inwentaryzacyjna przedstawia swoją propozycję ewentualnych roszczeń wobec osoby materialnie odpowiedzialnej. Wysokość ewentualnego roszczenia ustala kierownik jednostki. Jeżeli osoba uznana za winną wyraża zgodę na pokrycie utraconego mienia, mówi się o niedoborze bezspornym. Właściciel mienia może skierować spór na drogę sądową (niedobór dochodzony) albo pogodzić się z poniesieniem straty (niedobór niedochodzony). W dalszej kolejności można mówić o niedobrze zasądzonym i niezasądzonym.
ZADANIE 1:
W wyniku inwentaryzacji magazynu stwierdzono niedobór 200 szt. kopert białych w cenie jednostkowej 10 gr oraz nadwyżkę 150 szt. kopert niebieskich w cenie jednostkowej 20 gr. Wszystkie składniki w magazynie podlegają nadzorowi tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej, która wyjaśniła, że stwierdzony niedobór ma związek ze zidentyfikowaną nadwyżką.
ZADANIE 2:
Stwierdzono niedobór 100 kg materiału „X” o wartości 1000 zł, który uznano za naturalny.
Stwierdzono niedobór środka trwałego „T” o wartości początkowej 20.000 zł i dotychczasowym umorzeniu 15.000 zł, którego utratę zakwalifikowano jako niedobór zawiniony. Osoba odpowiedzialna swoją odpowiedzialność uznała.
Stwierdzono niedobór gotówki w kasie w kwocie 2000 zł, którego kasjer nie uznał za zasadne. Jednostka skierowała sprawę do sądu ponosząc koszt sprawy w wysokości 250 zł oraz naliczając kasjerowi dodatkowo odsetki w kwocie 50 zł. Jednostka wygrała sprawę w sądzie przeciwko kasjerowi.
Stwierdzono nadwyżkę 50 szt. towaru „M” o wartości 500 zł i jednoczesny brak 20 szt. towaru „N” o wartości 200 zł.
Stwierdzono nadwyżkę środka trwałego „S” w cenie rynkowej 3000 zł
Stwierdzono nadwyżkę gotówki w innej kasie w kwocie 1000 zł
ZADANIE 3:
Podczas inwentaryzacji, w sklepie detalicznym „XYZ" stwierdzono niedobór towarów 100 szt. towaru A po 10 zł oraz nadwyżkę towaru B 60 szt. po 20 zł.