Elementy zarządzania kapitałem ludzkim w przedsiębiorstwie.
1.Planowanie zatrudnienia zwane także planowaniem zasobów jest to analiza miejsc pracy oraz prognozowanie popytu na pracę oraz jej podaży.Planowanie zatrudnienia rozpoczynamy od
Prognozowanie popytu i podaży zasobów ludzkich - po ustaleniu tego jakie prace są wykonywane w organizacji można przystąpić do planowania przyszłych potrzeb firmy w zakresie zasobów ludzkich.Zaczynamy od oceny tendencji w zakresie dotychczasowego wykorzystania zasobów ludzkich,przyszłych planów organizacji oraz ogólnych tendencji ekonomicznych.Często najlepszą podstawą jest tu dobra prognoza sprzedaży,zwłaszcza w przypadku mniejszych organizacji.Za pomocą współczynników zaobserwowanych w przeszłości można następnie przewidywać popyt na pracowników.Oczywiście duże organizacje wykorzystują bardziej skomplikowane narzędzia do prognozowania potrzeb kadrowych.
Prognozowanie podaży pracy sprowadza się w rzeczywistości do dwóch zadań : prognozowania podaży wewnętrznej i zewnętrznej.W najprostszym podejściu dostosowuje się obecną obsadę z uwzględnieniem fluktuacji kadr i awansów.
Natomiast na wyższych szczeblach organizacji menedżerowie planują już konkretnych ludzi i stanowiska.Bardzo często stosuje się tu tzw. Tablicę rotacji ,która wylicza wszystkie ważne stanowiska kierownicze ,osoby które je zajmują ,oczekiwany czas pozostawienia ich na tym stanowisku oraz nazwiska osób które nadają się lub będą się wkrótce nadawały na te stanowiska.Technika ta pozwala z wyprzedzeniem planować kariery osób wskazanych jako potencjalni następcy na wskazanych stanowiskach.
W celu ułatwienia zarówno planowania ,jak i identyfikacji osób do przeniesienia lub awansu niektóre organizacje mają również system informacji o pracownikach albo inwentarz kwalifikacji.Takie systemy są zazwyczaj skomputeryzowane i zawierają informacje na temat wykształcenia,kwalifikacji,praktyki zawodowej i aspiracji zawodowych pracowników.Mając taki system ,można szybko zlokalizować wszystkich pracowników organizacji ,którzy mają odpowiednie kwalifikacje by zająć jakieś stanowisko.
Prognozowanie zewnętrznej podaży pracy jest zupełnie odmiennym problemem.Jak menedżer na np.: przewidzieć ,ilu inżynierów elektryków będzie za trzy lata poszukiwało pracy w Georgii?By wyrobić sobie pojęcie o przyszłej dostępności siły roboczej ,planiści muszą się opierać na informacji ze źródeł zewnętrznych ,takich jak państwowe komisje zatrudnienia ,sprawozdania rządowe i dane uniwersytetów na temat liczby studentów w głównych dziedzinach.
Dostosowanie podaży pracy i popytu na zasoby ludzkie – po dokonaniu porównania przyszłego popytu i podaży wewnętrznej menedżerowie mogą formułować plany działań na wypadek przewidywanego niedoboru lub nadwyżki kadrowej.Jeżeli należy się liczyć z niedoborem ,można zatrudnić nowych pracowników ,przekwalifikować obecnych i przenieść ich do dziedziny w której występują braki.Można też namówić do pozostania w pracy osoby zbliżające się do wieku emerytalnego ,można wreszcie wprowadzić systemy oszczędności pracy lub podnoszenia wydajności.Jeżeli powstanie potrzeba dodatkowych przyjęć pracowników ,prognoza zewnętrznej podaży pracy pozwala menedżerom planować rekrutację w zależności od tego czy poszukiwane osoby są na rynku pracy łatwo dostępne ,czy też raczej nieliczne.Jeżeli oczekuje się problemów z nadmiarem pracowników ,podstawowe możliwości obejmują przeniesienie nadwyżkowych pracowników ,rezygnację z obsady wakatów po pracownikach ,którzy opuścili organizację ,a wreszcie – zwolnienia !! (np.:TPSA obecnie będzie zwalniać około 1/5 swoich pracowników (15000 ludzi) w ramach restrukturyzacji ; General Motors zmuszony był do zwolnienia około 74000 osób).
2.Fluktuacja zatrudnienia oznacza zakładowe zmiany stanowisk pracy ,czyli odejście pracownika z firmy ,które może mieć miejsce przed upływem jednego roku zatrudnienia (tzw.fluktuacja wczesna) oraz po dłuższym niż rok zatrudnieniu.
Głównym problemem jest tu fluktuacja wczesna ,bowiem duża liczba przyjęć i odejść z pracy rodzi wysokie koszty ,na które składają się:
Koszty separacji, czyli czas poświęcony negocjacji warunków separacji, koszty administracyjne związane ze zwolnieniem, odprawa
Koszty znalezienia zastępstwa, a więc: rozesłanie informacji o wakacie, wstępne funkcje administracyjne związane z zatrudnieniem, wywiady,zastosowanie testów i innych narzędzi selekcji, spotkania kadry kierowniczej, badania medyczne, formalności związane z przyjęciem do pracy, wycofanie zawiadomień o wakacie, koszty delegacji i ewentualnie - przeniesienia;
Koszty szkolenia, czyli przygotowanie i druk biuletynów informacyjnych, instruktaż w ramach formalnego programu szkoleniowego, instruktaż na stanowisku pracy podczas wykonywania zadań;
Obniżona efektywność pracy zastępcy/ następcy.
Przyczyny wysokiej fluktuacji mają charakter zewnętrzny i wewnętrzny.Do przyczyn zewnętrznych należą wszystkie czynniki które nie zależą od przedsiębiorstwa,czyli:
Rozwój gospodarki
Rozwój specyficzny dla sektora
Zjawiska na regionalnym rynku pracy
Natomiast przyczyny wewnętrzne obejmują te wszystkie czynniki ,których źródłem jest przedsiębiorstwo lub pracownicy.Możemy tu wymienić następujące czynniki:
Niewłaściwy dobór pracowników
Ich niewłaściwe przeszkolenie
Zły klimat w pracy,złe warunki pracy
Niskie zarobki
Brak perspektyw rozwoju
Sytuacja rodzinna
Przyczyny osobiste
3.Rekrutacja i selekcja kadr kiedy organizacja wyrobi sobie już obraz swoich przyszłych potrzeb w dziedzinie zasobów ludzkich ,następna faza polega zwykle na przyjęciu nowych pracowników.Rekrutacja (nabór) jest procesem przyciągania osób o odpowiednich kwalifikacjach do ubiegania się o wolne stanowiska pracy.Kandydaci są znajdowani wewnątrz organizacji lub pochodzą spoza niej.
Rekrutacja wewnętrzna oznacza rozważenie osób już zatrudnionych jako kandydatów do obsady wakatów.Awans wewnętrzny sprzyja budowaniu morale i powstrzymaniu pracowników wysokiej jakości od opuszczenia firmy.W przedsiębiorstwach ,w których istnieją związki zawodowe ,procedury powiadamiania pracowników o wewnętrznych możliwościach zmiany pracy są zwykle wyszczególnione w umowie zbiorowej.Wadą procesu naboru wewnętrznego jest ‘efekt falowania’.Kiedy jakiś pracownik przechodziz jednego stanowiska na drugie ,trzeba znaleźć kogoś na jego miejsce.W pewnej organizacji obsada 195 wolnych miejsc pracy wymagała 454 ruchów kadrowych.
Rekrutacja zewnętrzna oznacza przyciąganie osób spoza organizacji do ubiegania się o pracę.Metody rekrutacji zewnętrznej obejmują ogłoszenia w prasie,na uniwersytetach itp. ,usługi agencji wyspecjalizowanych w poszukiwaniu kadr kierowniczych,referencje udzielane przez obecnych pracowników oraz akcje tzw. ‘otwartych drzwi’. Poprzez internet – ta forma rekrutacji zdobywa ostatnio dużą popularność.Przedewszystkim ze względu na niskie koszta jej przeprowadzenia oraz skrócenie cyklu rekrutacyjnego. Dobrym źródłem kandydatów na pracowników mogą być prywatne agencje zatrudnienia lub tzw.head hunters ,którzy specjalizują się w wyławianiu talentów z perspektywą na najwyższe stanowiska kierownicze.Często wykorzystuje się także ogłoszenia prasowe ,które docierają do szerokiej opinii publicznej.
Metody doboru kadr – kiedy już w procesie naboru zgromadzono pewien zestaw kandydatów następnym krokiem jest decyzja ,którego z nich wybrać.Celem procesu selekcji jest uzyskanie od kandydatów informacji ,które pozwolą przewidzieć ,jak mogą się oni sprawować na proponowanym stanowisku ,i następne zatrudnienie najbardziej obiecującego kandydata.Proces określenia wartości informacji jako podstawy takich przewidywań nazywamy uwiarygodnieniem.Wyróżniamy następujące metody uwiarygodniania:
Formularze podania o przyjęcie do pracy – skuteczna metoda gromadzenia informacji o dotychczasowej pracy kandydata,wykształceniu itp.
Sprawdziany – służą do sprawdzania zdolności kwalifikacji czy wiedzy.Czasami stosuje się testy na inteligencję lub osobowość.
Rozmowy kwalifikacyjne – najbardziej popularne ,choć często nie dostarczają właściwych informacji o kandydacie.Niektóre firmy oprócz tego że kandydat rozmawia z kierownictwem rozmawia także z innymi menedżerami,sekretarką itp.
Ośrodki oceny – pozwala on na symulowanie głównych elementów pracy kierowniczej.Z kandydatami przeprowadzane są rozmowy ,są obserwowani przez psychologów itp.Zajęcia w takim ośrodku trwają średnio 2-3 dni.
Inne techniki – poligraf (wykrywacz kłamstw)niegdyś był bardzo popularny (zwłaszcza w USA) ; zaświadczenia o stanie zdrowia ; testy antynarkotykowe.
Bibliografia:
‘Elementy nauki o przedsiębiorstwie’ Praca zbiorowa pod redakcją Stanisława Marka
‘Podstawy zarządzania organizacjami’ Ricky W. Griffin
Strony WWW ( www.hrk.pl , www.kadry.info.pl itp.)