Jak zarejestrować własną firmę

Jak założyć własną firmęJeśli chcesz zostać przedsiębiorcą musisz liczyć się z koniecznością spędzania kilku dni w urzędach. Pełny proces rejestracji jednoosobowej działalności gospodarczej zajmuje w praktyce około 2-3 tygodni i jak to w Polsce bywa, może się sporo różnić w zależności od miejscowości, w której następuje rejestracja. W przypadku zakładania spółki, która wymaga rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym, ten czas jest dłuższy i głównie zależy od sądu, który rejestruje firmę w KRS. Proces rejestracji sądowej trwa zazwyczaj około 2-4 tygodni, choć w zależności od miejscowości może się różnić. Do tego czasu konieczne jest dodanie około 1-2 tygodni na zakończenie pozostałych formalności.

Wybór rodzaju prowadzonej działalności

Przed rozpoczęciem procesu rejestracji firmy należy zdecydować jaki rodzaj działalności będzie ona prowadziła. Jest to konieczne nie tylko do rejestracji firmy, ale również przy wyborze lokalu, w którym będzie prowadzona działalność, a nawet przy ustaleniu nazwy firmy. Przed rejestracją firmy musisz z Polskiej Klasyfikacji Działalności wybrać jaką działalność zamierzasz prowadzić. Pamiętaj, że nie powinieneś prowadzić takiej działalności, której nie zgłosiłeś w momencie rejestracji firmy (zawsze możesz później rozszerzyć zakres prowadzonej działalności), choć może się to wiązać z dodatkowymi kosztami zmian w dokumentach rejestracyjnych. Wybór rodzaju prowadzonej działalności ma również zasadnicze znaczenie przy wyborze formy opodatkowania, niektóre rodzaje działalności nie mogą być na przykład opodatkowane ryczałtowo, w przypadku innych nie można wybrać liniowej stawki (19% od całości dochodu) naliczania podatku dochodowego.

Lokal

Aby zarejestrować firmę należy wskazać miejsce, w którym ma być zarejestrowana firma. Lokal, w którym ma znajdować siedziba firmy trzeba wynajmować lub być jego posiadaczem. W momencie rejestracji firmy należy przedstawić dokumenty to potwierdzające – akt własności lokalu lub umowę najmu. W przypadku małych firm, często najlepszym pomysłem jest zarejestrowanie firmy we mieszkaniu właściciela. W tym przypadku należy zwrócić uwagę czy regulamin spółdzielni (wspólnoty mieszkaniowej) nie przewiduje konieczności uzyskania stosownej zgody.

Nazwa firmy

Przed wyborem nazwy dla firmy konieczne jest sprawdzenie, czy na rynku nie istnieje już firma, która posługuje się taką samą nazwą. Dobrze jest, aby nazwa była stosunkowo krótka i prosta. Pamiętaj, przy każdym zakupie będziesz musiał uzyskać potwierdzającą ten fakt fakturę. Jeśli nazwa będzie długa i skomplikowana każdorazowy proces wystawienia faktury będzie również dłuższy i może powodować pomyłki w nazwie Twojej firmy. Należy również unikać w nazwach znaków interpunkcyjnych (myślników, przecinków, itp.), jest bardzo duże prawdopodobieństwo, że wystawca faktury na nie uwzględni tego znaku w nazwie na fakturze. A wtedy po przyjęciu takiej faktury to Ty będziesz musiał wystawiać stosowne dokumenty korygujące pomyłkę. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej w nazwie należy podać w również swoje imię i nazwisko.

Rejestracja działalności gospodarczej

W pierwszej kolejności należy wybrać formę prowadzenia działalności. Należy podjąć decyzję czy będziemy działać samodzielnie, czy też ze wspólnikiem, czy będzie to jednoosobowa działalność, spółka cywilna czy spółka prawa handlowego. Jeżeli działalność ma być prowadzona wspólnie z inną osobą – wówczas konieczne jest spisanie umowy spółki. Rejestrując firmę podajemy co najmniej jej nazwę, zakres działalności i adres.

Osoby fizyczne, które chcą prowadzić działalność gospodarczą we własnym imieniu muszą zarejestrować się w urzędzie gminy właściwym ze względu adres prowadzonej działalności lub adres zamieszkania (pamiętaj o zabraniu dowodu osobistego do urzędu).

Jeśli rejestrowana jest spółka oprócz dokumentów potwierdzających tytuł prawny do lokalu należy okazać umowę spółki.

Spółki prawa handlowego po notarialnym spisaniu statutu spółki (jeśli jest 1 osoba, lub umowy spółki w przypadku większej ilości udziałowców lub akcjonariuszy) muszą uzyskać wpis do rejestru przedsiębiorców (Krajowego Rejestru Sądowego), prowadzonego przez właściwe dla siedziby firmy sądy gospodarcze umiejscowione w sądach rejonowych.

Niektóre urzędy gminy umożliwiają złożenie wniosku o wpis do ewidencji osób prowadzących działalność gospodarczą przez Internet. Zdecydowanie jednak odradzamy korzystanie z tej metody. Komputer i internet w procesie rejestracji firmy to nic więcej tylko inteligenta maszyna do pisania. Tak czy owak po kilku dniach otrzymasz telefon z prośbą o przybycie do urzędu gminy, miasta lub dzielnicy i okazanie oryginałów dokumentów towarzyszących wnioskowi o rejestrację (np. potwierdzających prawo do lokalu). Dopiero po podpisaniu w obecności pracownika urzędu gminy staje się on pełnoprawnym wnioskiem i nabiera mocy urzędowej. Tak więc lepiej od razu się udać do urzędu i w ten sposób zaoszczędzić okres pomiędzy wysłaniem wniosku przez Internet a jego podpisaniem.

Uzyskanie numeru REGON w Urzędzie Statystycznym

Każda firma, która prowadzi działalność gospodarczą w Polsce musi uzyskać wpis do rejestru REGON, prowadzonego przez Główny Urząd Statystyczny. REGON to odpowiednik numeru PESEL, jakim posługują się osoby fizyczne.

Wniosek o nadanie numeru REGON powinien być złożony w urzędzie statystycznym lub jego oddziale w województwie, na terenie którego podmiot ma siedzibę. Wniosek o wpis można również złożyć jednocześnie ze złożeniem wniosku o wpis do rejestru przedsiębiorców lub do ewidencji działalności gospodarczej. Wówczas w ciągu 3 dni wniosek ten przesyłany jest do właściwego Urzędu Statystycznego. Jednak szybciej jest udać się samemu do Urzędu Statystycznego. Do wniosku dołącza się wyciąg z rejestru (ewidencji). Wniosek o numer REGON należy złożyć najpóźniej w ciągu 14 dni od rozpoczęcia działalności gospodarczej. Urząd ma 7 dni na jego przyznanie. Zwykle, przy osobistym złożeniu wniosku, numer przydzielany jest na miejscu.

Uzyskanie wymaganej prawem koncesji lub zezwolenia

Swobodę prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce ograniczają koncesje i zezwolenia. Jeśli chcesz prowadzić działalność gospodarczą wymagającą koncesji lub zezwolenia zorientuj się najpierw czy będziesz w stanie je uzyskać.

Pieczątka firmy

Wyrobienie pieczątki wydaje się drobiazgiem, jednak jest niezbędne do dalszych działań związanych z uruchomianiem firmy – np. niektóre banki wymagają jej do założenia rachunku bankowego. Na pieczątce powinna znaleźć się nazwa firmy, adres prowadzenia działalności gospodarczej, a także z praktycznego punktu widzenia numer telefonu(-ów) kontaktowego oraz numer NIP i REGON.

Założenie rachunku bankowego

Założenie rachunku bankowego jest dla przedsiębiorców obowiązkowe. Z rachunku bankowego opłaca się m.in. podatki oraz składki na ZUS.

Uzyskanie numeru NIP

Przedsiębiorca rozpoczynający działalność gospodarczą zobowiązany jest do uzyskania numeru NIP, który jest numerem rejestrowym firmy w urzędzie skarbowym. Wniosek o numer NIP składa się w urzędzie skarbowym właściwym dla miejsca prowadzenia działalności. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej samodzielną działalność gospodarczą, numer NIP nadany wcześniej (z tytułu osiągnięcia wcześniejszych jakichkolwiek opodatkowanych dochodów) będzie również obowiązywał dla prowadzonej działalności gospodarczej. Dla nowo powstałych podmiotów (spółek) lub osób, które przed rozpoczęciem działalności gospodarczej nie płaciły podatków numer NIP musi zostać nadany.

Wybór formy opodatkowania

Każdy przedsiębiorca musi zgłosić działalność gospodarczą do właściwego dla swojej siedziby urzędu skarbowego. Firmy prowadzące działalność gospodarczą mają prawo do wyboru formy opodatkowania. Z pewnymi wyjątkami, do dyspozycji są cztery formy:

- zasady ogólne,

- podatek liniowy,

- ryczałt ewidencjonowany

- karta podatkowa.

Rozliczanie na zasadach ogólnych jest dostępne dla każdego podatnika, przy czym niezależnie można wybrać prowadzenie pełnej księgowości lub podatkowej książki przychodów i rozchodów. Przy wyborze podatku liniowego istnieją już pewne ograniczenia. Rozliczać się ryczałtowo mogą niemal wszyscy podatnicy, z wyjątkami określonymi ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Karta podatkowa jest dostępna tylko dla wąskiej grupy podatników, określonej w powyższej ustawie.

W przypadku wybrania formy opodatkowania na zasadach ogólnych stawkami progresywnymi lub stawką liniową, należy prowadzić księgowość w celu ustalenia dochodu do opodatkowania. Księgowość w uproszonej formie jest dopuszczalna dla przedsiębiorców o małej skali działalności (nie jest np. dopuszczona dla spółek kapitałowych) i jest prowadzona w formie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów.

W przypadku wybrania ryczałtu ewidencjonowanego należy zaprowadzić ewidencję przychodów. Koszty w tym przypadku są nieistotne dla rozliczeń z fiskusem.

W przypadku karty podatkowej nie trzeba prowadzić żadnej ewidencji.

Gdy firma posiada choć jeden środek trwały lub przedmiot zaliczany do wyposażenia firmy musisz prowadzić odpowiednio rejestr środków trwałych i ewidencję wyposażenia.

Osoby, które używają prywatnego samochodu do celów służbowych powinny pamiętać o prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdu.

Rejestracja na potrzeby podatku od towarów i usług (VAT)

Na potrzeby podatku VAT rejestracji należy dokonać w Urzędzie Skarbowym, przed dokonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu.

W sytuacji, gdy osoba dopiero rozpoczyna działalność gospodarczą i przewiduje, że jej obroty roczne nie przekroczą 10 000 euro (liczy się je w proporcji do okresu prowadzonej działalności), może wybrać zwolnienie od podatku VAT.

Przed dokonaniem pierwszej sprzedaży, w Urzędzie Skarbowym należy złożyć pisemne oświadczenie, iż wybiera się zwolnienie od VAT. W momencie, gdy faktyczne obroty,

w proporcji do okresu prowadzonej działalności, przekroczą 10 000 euro (w skali rocznej), zwolnienie od VAT traci moc z dniem przekroczenia tej kwoty, a opodatkowaniu podlega nadwyżka ponad tę kwotę.

Podatnik ma prawo do dobrowolnej rezygnacji ze zwolnienia, pod warunkiem pisemnego zawiadomienia Urzędu Skarbowego o tej rezygnacji przed początkiem miesiąca, w którym rezygnuje ze zwolnienia.

Zasadnym jest być płatnikiem podatku VAT, jeżeli dokonuje się zakupu towarów i usług od innych przedsiębiorców, którzy również są płatnikami podatku VAT, gdyż wówczas można odliczyć wartość tego VAT-u od wartości VAT-u doliczonego do sprzedawanych produktów i usług.

Niezależnie od formy opodatkowania, jeśli jesteś płatnikiem VAT to musisz prowadzić rejestry sprzedaży i zakupów VAT w celu prawidłowego sporządzenia deklaracji dotyczącej tego podatku.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych

W zależności od tego, jaką formę rozliczania wybrałeś, przygotować się musisz na określony sposób rozliczania się z fiskusem. Prowadzenie księgowości firmy można robić samemu (jeśli firma jest mała i raczej przy uproszczonych formach ewidencji), jednak bezpieczniej jest powierzyć to profesjonaliście.

Zgłoszenie w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych

Każda firma prowadząca działalność gospodarczą w ciągu 7 dni od jej rozpoczęcia musi zarejestrować się jako płatnik ubezpieczeń społecznych. Jeśli firma zatrudnia pracowników to w ciągu 7 dni od daty zatrudnienia każdego pracownika musisz zgłosić ten fakt do ZUS. Jeśli sam prowadzisz sprawy rachunkowe firmy, skorzystaj ze strony internetowej ZUS (www.zus.gov.pl), tam znajdziesz wzory wszystkich koniecznych druków (a naprawdę jest ich dużo) oraz odpowiedzi na większość pojawiających się pytań.

Kasa fiskalna

Podatnicy sprzedający towary i świadczący usługi (np. w zakresie handlu

i gastronomii) na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej są zobowiązani do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego VAT przy zastosowaniu kas rejestrujących. Ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących podlega każda sprzedaż towarów i świadczenie usług na rzecz takich osób. Sprzedaż powinna być udokumentowana paragonem, którego oryginał sprzedawca wręcza klientowi. Gdy kupujący żąda wystawienia faktury VAT, należy ją wystawić pod warunkiem zwrotu paragonu.

Osoba, która dopiero rozpoczyna działalność gospodarczą jest zwolniona z obowiązku posiadania kasy rejestrującej. Musi zacząć używać kasy od dnia, gdy jej obrót na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej przekroczy 10 000 euro. Zakup kasy uprawnia do odliczenia połowy jej ceny (lecz nie więcej niż 2,5 tys. zł) od kwoty należnego podatku VAT.

Aby można było odliczyć od podatku połowę ceny kasy, należy jeszcze przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania złożyć w Urzędzie Skarbowym pisemne oświadczenie o liczbie kas i miejscu ich używania.

Przepisy środowiskowe, sanitarne, przeciwpożarowe, itp.

Każdy przedsiębiorca, który zatrudni pracownika, musi w ciągu 30 dni zawiadomić o tym Państwową Inspekcję Pracy oraz Powiatową Inspekcję Sanitarną, składając odpowiednie wnioski.

Niektórych rodzajów działalności gospodarczej nie można uruchomić bez raportu w zakresie oddziaływania na środowisko. Raport ten jest potrzebny już na etapie uzyskiwania warunków zabudowy i zagospodarowania terenu. W gminie należy się dowiedzieć czy raport będzie niezbędny w przypadku firmy rozpoczynającej określoną działalność. W niektórych przypadkach o konieczności sporządzenia raportu decyduje gmina w porozumieniu z Inspekcją Sanitarną.

Oprócz tego, każdy przedsiębiorca rozpoczynający działalność gospodarczą zobowiązany jest do przestrzegania przepisów wynikających z ustawy o ochronie przeciwpożarowej, jak również przepisów dotyczących ochrony środowiska.