Nazwa ośrodka: Centrum Informacji Gospodarczej przy Regionalnej Izbie Przemysłowo-Handlowej w Gliwicach, PARP
Tytuł pakietu: Czy Małe i Średnie Przedsiębiorstwo stać na konsultanta – kryteria
wyboru
Grupa: Zarządzanie przedsiębiorstwem
Autor: Jacek Słowik
Aktualizacja: Paweł Czyż
Data aktualizacji: 04.08.03r.
Przyczyny dla których MSP mogą sięgać po pomoc konsultanta
Burzliwie rozwijające się polskie małe i średnie przedsiębiorstwa (MSP) coraz częściej zaczynają doceniać korzyści z zatrudniania konsultantów.
Jest wiele przyczyn i dziedzin, gdzie zatrudnienie konsultanta z zewnątrz może przynieść i zazwyczaj przynosi duże, a czasem bardzo duże, korzyści.
Dzisiejsze MSP powstawały w Polsce w większości po roku 1989. Powstające prywatne przedsiębiorstwa rozwijały się żywiołowo nie natrafiając na wielką konkurencję. Do nich dołączały prywatyzowane przedsiębiorstwa państwowe.
Dzisiaj, bez względu na charakter i pochodzenie, firmy natrafiają na szereg nie znanych dawniej problemów, przy rozwiązywaniu których warto sięgnąć po pomoc konsultanta.
Poniżej przedstawiono listę takich problemów:
wyraźnie zmniejszona dynamika przychodów i zysków,
odczuwalna, czasem boleśnie, konkurencja,
znacznie wyższy koszt pieniądza, w tym obrotowego,
konieczność, często radykalnego, obniżenia kosztów działania, celem przemieszczenia tak zaoszczędzonych środków do obszarów najbardziej dochodowej działalności lub przeznaczenia ich na inwestycje przyszłościowe,
konieczność, równoczesnego z obniżką kosztów, podwyższenia produktywności poprzez przegląd i ocenę dostępnych zasobów, technologii, metod zarządzania, eliminację wąskich gardeł, etc.
konieczność inwestowania w nowe technologie lub wyraźne ulepszenie starych (poprawa jakości produktów, zmniejszenie ilości reklamacji, uzyskanie lepszej powtarzalności jakościowej produktów, etc.),
konieczność podnoszenia jakości swoich wyrobów i usług, jak również konieczność inwestowania w budowę systemów zarządzania jakością (ISO 900x, ISO 14000, TQM),
nieefektywne zarządzanie finansami przedsiębiorstwa oraz niedoskonały system monitorowania kosztów w odniesieniu do istniejących w przedsiębiorstwie procesów biznesowych (technologicznych, logistycznych, zarządzania informacją, czasem, itd.),
kłopoty z przygotowaniem obiektywnych i wiarygodnych prognoz (budżetowaniem) dla średnio- i krótkoterminowej działalności operacyjnej,
konieczność sporządzania spójnych prognoz korygujących plany finansowe, w ramach konstrukcji biznesplanów dla potrzeb inwestycji, etc.,
kłopoty z personelem i skutecznością dotychczasowych metod zarządzania.
We wszystkich wymienionych przypadkach pomoc doświadczonego konsultanta może przynieść wymierne korzyści.
Dla dobrych i ambitnych przedsiębiorstw, chcących uzyskać nową jakość dla swojej misji, rekomendowana jest pomoc konsultanta w zakresie:
przeglądu i opracowania wariantów strategii rozwoju przedsiębiorstwa,
diagnostyki przedsiębiorstwa dla oceny funkcjonujących procesów biznesowych w celu identyfikacji “wąskich gardeł”, oceny stopnia wykorzystania zasobów, uzyskania rekomendacji dla działań optymalizacyjnych, etc.,
diagnostyki przedsiębiorstwa dla oceny potencjału innowacyjnego przedsiębiorstwa,
diagnostyki przedsiębiorstwa dla oceny jego przygotowania dla potrzeb wdrożenia zintegrowanych systemów informatycznego wspomagania zarządzania (w celu uniknięcia zamrożenia i utrwalenia niedoskonałej struktury zarządzania, implementacji właściwego rachunku kosztów i skorelowania go z miejscami powstawania i nośnikami kosztów),
poprawy produktywności procesów,
redukcji kosztów i opracowania strategii wzrostu firmy celem:
- upublicznienia
- znalezienia strategicznego inwestora
przeglądu personelu, metod zarządzania zasobami ludzkimi i opracowania spójnego, przyszłościowego systemu zarządzania personelem, a w tym:
budowy motywacyjnych systemów wynagrodzeń,
określenia indywidualnych ścieżek rozwoju dla najbardziej obiecujących pracowników,
wszelkiego rodzaju szkoleń i warsztatów tematycznych, w tym np. sztuki negocjacji,
warsztatów motywujących i integrujących pracowników z przedsiębiorstwem.
Ile to kosztuje?
Usługi firm konsultingowych nie są tanie i autor gorąco przestrzega przed konsultantami oferującymi swe usługi za cenę na znacznie niższym niż przeciętnym poziomie. Cena w dużej mierze zależy od zakresu usług, branży, oraz doświadczenia zatrudnionych konsultantów.
Na podstawie ogólnodostępnych danych można stwierdzić, że ceny usług konsultingowych firm doradczych różnych kategorii (liczone za jeden dzień pracy konsultanta), kształtują się w ciągu kilku ostatnich lat na prawie stałym poziomie, np. Warszawska Grupa Konsultingowa od 300 do 700 euro (tj. około 1200 – 2800 zł), polskie firmy lokalne od 200 do 300 euro (tj. około 800 – 1200 zł).
Czy to się opłaca?
Dla przedsiębiorstwa znajdującego się w kryzysie lub odczuwającego zamieranie koniunktury często nie ma alternatywy. To, że jest właśnie w takiej a nie innej sytuacji, świadczy o tym, iż brak jest ludzi, którzy potrafią obiektywnie, krytycznie i bezkompromisowo ocenić stan i perspektywy rozwoju swojej firmy.
Doświadczeni konsultanci mają nie tylko doświadczenie i listę “podobnych przypadków”, potrafią przede wszystkim popatrzeć na przedsiębiorstwo z dystansu i jakby “z lotu ptaka”.
Często zarówno kierownictwo, jak i pozostali pracownicy przedsiębiorstwa z czasem przyzwyczają się do “status quo” i nie tyko nie próbują niczego wokół siebie zmieniać, ale zwykle w ogóle nie widzą możliwości lub co gorsza potrzeby zmiany czegokolwiek.
Z drugiej strony jednak zdeterminowane kierownictwo często zmuszone jest dokonać radykalnych zmian, i tu rekomendacja konsultanta jest bardzo wskazana.
Często zarządy i rady nadzorcze są przeciwne bardziej radykalnym zmianom, zwłaszcza jeśli grożą one konsekwencjami personalnymi (redukcje personelu, weryfikacje kadry kierowniczej, wreszcie zmiany w samych radach nadzorczych). W takim przypadku merytoryczna opinia konsultanta stanowić może decydujący argument dla podjęcia określonych działań naprawczych.
Przedsiębiorstwo rozwojowe często czuje, iż potrzebuje nowego spojrzenia na swoje procesy biznesowe i na dotychczasową strategię działania.
Tam, gdzie przedsiębiorstwo oczekuje konkretnych działań, a nie ma ku temu własnych pracowników, zdecydowanie wybiera konsultantów-specjalistów. Dla działań takich jak opracowanie systemu zarządzania jakością, nadzór nad certyfikacją ISO, wdrożenie systemu komputerowego, przeprowadzenie dedykowanych szkoleń specjalistycznych nie ma lepszej alternatywy niż zaangażowanie konsultantów-specjalistów.
Od działań konsultanta wymaga się konkretnych efektów. Poniżej przytoczono typowe przykłady wymiernych efektów pracy konsultanta:
Przykład 1.
Firma handlowa – sprzedaż rzędu 10 mln miesięcznie. Wielkość ta zależy w dużym stopniu od odpowiednich kontaktów sprzedawców z klientami. A więc nie tylko sprzedaż poszukiwanych przez nich produktów, ale także doradztwo, wprowadzenie ofert promocyjnych i inne. Zwiększenie sprzedaży już o 0,1% daje oszczędności ok. 10 tys. zł, a to z kolei pozwoli zatrudnić w firmie dobrego konsultanta na okres tygodnia.
Przykład 2.
Zaoszczędzenie jednego miejsca pracy = średnia pensja ok. 2100 zł
65% - narzuty, okres 13 miesięcy = 45045 zł
przy ok. 2000 zł - średniej cenie usług uznanego polskiego doradcy
otrzymany 22 dni pracy konsultanta lub tydzień pracy zespołu 3 konsultantów.
Jak w poprzednim przykładzie w większości przedsiębiorstw można znaleźć dużo większe rezerwy.
Poza tym konsultanci oprócz postawionych im zadań szczegółowych udzielają też innych, dodatkowych rekomendacji, które zastosowane w praktyce przynoszą wymierne korzyści.
Prezentowane powyżej proste przykłady wskazują na opłacalność korzystania z usług konsultantów-specjalistów. Ich wybór zależy od oczekiwań przedsiębiorstwa w stosunku do konsultanta, profilu działania przedsiębiorstwa, charakteru problemów do rozwiązania oraz przewidywanego czasu współpracy z daną firmą doradczą.
Wybór firmy doradczej zależeć też będzie od preferowanego modelu działania tej firmy.
Różne modele działalności doradczej
Działania doradcze można podzielić w zasadzie na trzy rodzaje:
działalność diagnostyczna i wypracowywanie rekomendacji dla dalszych działań,
działalność jw. i nadzór nad wdrożeniem rekomendacji (coaching),
działalność szkoleniowa i doradztwo w sferze zarządzania zasobami ludzkimi (oprócz szkoleń tematycznych np. trening sukcesu, sztuka negocjacji, techniki sprzedaży, etc.).
W pierwszym przypadku konsultant wydaje rekomendacje w formie raportu i wskazuje na metody i środki, które powinny służyć osiągnięciu wytyczonego celu. W zasadzie sukces zależy w głównej mierze od przedsiębiorstwa-zleceniodawcy. Firma doradcza w zasadzie nie ponosi konsekwencji za efekty wydanych rekomendacji.
W drugim przypadku konsultant bierze na siebie odpowiedzialność za wydane rekomendacje oraz często jego wynagrodzenie pozostaje w wynegocjowanej relacji do osiągniętych efektów (success fee – wynagrodzenie za efekt).
W tym modelu konsultant może zaoferować pomoc (tzw. coaching) we wdrażaniu rekomendowanych działań czy też w budowie nowoczesnego stylu zarządzania w przedsiębiorstwie, moderując i nadzorując postęp prac w tym zakresie.
Przypadek trzeci odnosi się do firm prowadzących wyspecjalizowaną działalność szkoleniową. Często działalnością taką zajmują się wydzielone oddziały firm konsultingowych, będące uzupełnieniem oferty typowo doradczej. Pomoc firmy doradczej w ramach danego zlecenia szczegółowego często owocuje raportem o potrzebach szkoleniowych w danym przedsiębiorstwie.
Niektóre firmy doradcze, zwłaszcza te, które zajmują się diagnostyką przedsiębiorstw, za niewielką opłatą oferują analizę potrzeb szkoleniowych, dostosowaną do specyfiki, wielkości i aspiracji przedsiębiorstwa-zleceniodawcy.
Kryteria wyboru doradcy
Podstawowe kryteria wyboru doradcy to:
zakres działalności firmy doradczej (np. doradztwo prawne, doradztwo w zakresie opracowywania strategii i kierunków rozwoju, doradztwo finansowe, doradztwo w zakresie systemów zarządzania jakością, doradztwo w zakresie monitoringu kosztów, doradztwo w zakresie projektowania i wdrażania systemów informatycznych, doradztwo podatkowe, doradztwo personalne, działalność szkoleniowa, etc.),
doświadczenie w branży (istotne są udokumentowane referencje od dotychczasowych klientów doradcy) oraz w realizacji podobnych zleceń,
charakter usługi,
przewidywany czas realizacji usługi bądź przewidywany czas współpracy z firmą doradczą,
możliwości finansowe przedsiębiorstwa-zleceniodawcy,
szacowany efekt (na podstawie zaprezentowanych ofert niezbędne jest oszacowanie korzyści wynikającej z prac konsultanta, tam gdzie tylko to jest możliwe należy określić relację kosztu usługi do oczekiwanego efektu).
Małe i średnie przedsiębiorstwa szczególną uwagę powinny zwracać na jakość oferty ze strony firmy doradczej. Zakres, sposób ujęcia tematyki, a zwłaszcza proponowany harmonogram oraz kosztorys proponowanych prac świadczą o profesjonalizmie oferenta oraz jego gotowości dostosowania się do wymagań zleceniodawcy. Z ostrożnością należy podchodzić do ofert zawierających wyłącznie standardowe, rutynowe produkty, nie obejmujących całości zapytania ofertowego. Może to świadczyć o braku kompetencji lub niechęci do indywidualnego potraktowania potrzeb klienta.
Przeciwnie, oferty wybiegające poza zdefiniowany wstępnie zakres usługi, świadczą o kompetencji konsultanta, jego doświadczeniu oraz o jego aktywnym podejściu do problematyki. Takie podejście zapewnić może uniknięcie wielu problemów przy realizacji zlecenia, wyprzedzając niejako pytania rodzące się w trakcie praktycznej działalności doradczej.
Małemu lub średniemu przedsiębiorcy może wystarczyć pomoc niezależnego konsultanta-specjalisty w miejsce większych i znacząco droższych firm doradczych. Niezależny konsultant, zwykle z dużym doświadczeniem branżowym lub z doświadczeniem w realizacji podobnych zleceń w przeszłości, jako “osobisty“ doradca kierownictwa firmy może okazać się lepszym i efektywniejszym rozwiązaniem. Łatwiej i szybciej angażując się w działalność operacyjną przedsiębiorstwa niezależny konsultant może szerzej i głębiej poznawać specyfikę działania przedsiębiorstwa i dopasowywać rekomendacje do dynamicznie zmieniających się realiów rynkowych.
Tam, gdzie zauważa się brak dynamiki rozwoju oraz brak odpowiednich pracowników, zaangażowanie firmy doradczej gwarantuje szybką i fachową identyfikację problemów i uzyskanie kompetentnych rekomendacji dla dalszych konkretnych działań. W wielu przypadkach nie ma innej alternatywy, a także rozwiązanie to okazuje się tańsze niż wielomiesięczne borykanie się problemami przerastającymi możliwości etatowych pracowników przedsiębiorstwa.
Dla wyboru doradcy pomocnym może być także fakt jego działania na danym terenie. Powoduje to zmniejszenie kosztów usługi z uwagi na niższe koszty dojazdów, diet, etc.
Adresy firm doradczych, jak również wielu konsultantów niezależnych, często prowadzących swą działalność na danym terenie znajdziecie Państwo w najbliższej Izbie Przemysłowo-Handlowej lub ośrodkach doradczych należących do Krajowego Systemu Usług koordynowanych przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości.
Stowarzyszenie Doradców Gospodarczych zrzesza firmy konsultingowe różnych kategorii oraz branż, więcej informacji na stronie Stowarzyszenia http://sdg.com.pl