Jak zwiększyć

potencjał

komunikacyjny

gminy?

Studium przypadku opracowane przez konsultantów „Partners” Polska

w ramach programu Partnerstwo dla Samorządu Terytorialnego

finansowanego ze środków USAID

kontrakt 99-FPC-038

zadanie A 2.7

Warszawa, luty 2000 r.

Spis treści

Cele projektu 3

Zadania 3

Dane o wykonawcach projektu 3

Opis zakontraktowanych zadań 4

Streszczenie projektu 5

Schemat działań konsultantów „Partners” Polska w Dukli 5

Dukla: analiza stanu komunikacyjnego gminy 6

Ad. 1: Sposób postrzegania gminy przez jej mieszkańców 6

Ad 2: Sposób, w jaki mieszkańcy postrzegają siebie i swoją rolę w gminie 7

Ad 3: Sposoby komunikowania się przez różne podmioty na terenie gminy 7

Ad 4: Wizerunek Urzędu Miasta i Gminy Dukla 8

Realizacja projektu: prace konsultantów „Partners” Polska 9

Szkolenie 9

Uczestnicy szkolenia 10

Przebieg szkolenia 11

Doradztwo 14

Program segregacji odpadów 16

Zastosowana metodologia 18

Podsumowanie 19

Cele projektu

Celem pilotażowego projektu „Jak zwiększyć potencjał komunikacyjny gminy Dukla” było przede wszystkim:

1. Zwiększyć wiedzę i udoskonalić umiejętności kadry kierowniczej UMiG w zakresie zarządzania informacją publiczną i komunikacją z otoczeniem społecznym jako niezbędnego warunku dobrej współpracy ze społecznością lokalną.

2. Przyczynić się do zwiększania roli systemu komunikacji społecznej w informowaniu społeczności lokalnej o wadze i znaczeniu wprowadzanych innowacji

3. Działania w zakresie informacji publicznej i komunikacji społecznej w gminie koncentrowały się na zapewnieniu takiej pomocy, która wzmocni jej potencjał komunikacyjny, czyli skuteczność informowania opinii społecznej o dotychczasowych osiągnięciach i planach na przyszłość.

Zadania

Zadaniem konsultantów „Partners” Polska było przeprowadzić szkolenie dotyczące komunikacji społecznej oparte na diagnozie potrzeb komunikacyjnych gminy a następnie wspierać gminę w pracach wdrażających zaprojektowane na szkoleniu zmiany poprzez konsultacje i doradztwo.

Dane o wykonawcach projektu

Firma „Partners” Polska działa w Polsce od 1994 r i jest związana z międzynarodową organizacją szkoleniowo-doradczą Partners for Democratic Change. Ośrodki „Partners” w Argentynie, Bułgarii, Czechach, Gruzji, na Litwie, w Rumunii, na Słowacji, Węgrzech i w Stanach Zjednoczonych skupiają blisko siedemdziesięciu trenerów. Z usług polskiego centrum korzysta rocznie kilkaset osób i kilkadziesiąt organizacji i instytucji. Zatrudnieni w nim trenerzy i konsultanci prowadzą szkolenia i programy wdrożeniowe dla samorządów lokalnych, organizacji społecznych, administracji publicznej oraz przedsiębiorstw. Misją firmy jest wspieranie demokratycznych procesów przemian. Firma „Partners” Polska jest fundatorem Fundacji o tej samej nazwie, której corocznie przekazuje swój dochód.

Najważniejsze projekty zrealizowane przez „Partners” Polska to:

• projekt mediacji gospodarczej (1996-1999 r.)

• program partnerskiego planowania i rozwiązywania problemów w Opolu Lubelskim (1998 r.)

• Serbska Szkoła Liderów — szkoleniowa część projektu zorganizowanego przez Stowarzyszenie Szkoła Liderów (1998r.)

• Forum Przyszłych Liderów Kraków-Lwów (1998 r.)

• program mediacji rówieśniczej w szkole integracyjnej na warszawskich Stegnach (1999 r.)

• cykl szkoleń „Jak skutecznie komunikować się ze społecznością lokalną” adresowany do radnych gmin objętych powodzią (1999 r.)

Maciej Tański jest głównym trenerem i dyrektorem „Partners” Polska. Politolog i socjolog; trener umiejętności społecznych, mediator, facylitator. Odbył liczne szkolenia dla trenerów w Polsce, USA, na Litwie, Słowacji i na Węgrzech z dziedzin takich jak: komunikacja, rozwiązywanie konfliktów, negocjacje, mediacja, facylitacja, partnerskie planowanie i rozwiązywanie problemów, umiejętności doradcze. Przygotował i przeprowadził ponad 50 projektów szkoleniowych w zakresie umiejętności społecznych w tym programy międzynarodowe na Litwie, Węgrzech, Ukrainie i w Jugosławii oraz programy szkoleniowe dla trenerów (Polska, Ukraina, Jugosławia). Przygotował i facylitował program partnerskiego planowania i rozwiązywania problemów w Opolu Lubelskim i Pasłęku. Posiada doświadczenie praktyczne w pracy z mediami. Zna język angielski i rosyjski.

Ilona Iłowiecka — filolog, kulturoznawca, trenerka umiejętności społecznych. Ukończyła dwuletnie studium marketingu i Public Relations (Canadian Integrated Marketing Program). Uczestniczyła w polskich i zagranicznych treningach dla trenerów z aktywnych metod uczenia, komunikacji interpersonalnej, mediacji, umiejętności doradczych i interpersonalnych umiejętności dla konsultantów. Specjalizuje się w treningach związanych z rozwiązywaniem konfliktów, w tym z mediacji i negocjacji, wystąpień publicznych i prezentacji oraz z umiejętności doradczych. Przeprowadziła szereg projektów szkoleniowych dla polskich, białoruskich, ukraińskich, jugosłowiańskich i litewskich uczestników. Zna język angielski, niemiecki i rosyjski.

Opis zakontraktowanych zadań

Kontrakt dla Dukli programu Partnerstwo dla Samorządu Terytorialnego dotyczył pięciu zadań o ustalonym a priori czasie i terminach realizacji.

Zadania te brzmiały następująco:

1. Przeprowadzić w Dukli analizę potrzeb komunikacyjnych, opracować diagnozę obecnego stanu systemu informacji publicznej (9 dni roboczych).

Pierwszym zadaniem było ustalenie listy tych kwestii dotyczących komunikacji społecznej, których rozwiązanie można wspomóc treningiem i konsultacjami. Oznaczało to koncentrację na zadaniach dotyczących ściśle komunikacji społecznej, choć między innymi dzięki tej diagnozie udało się ujawnić również inne wymagające rozwiązania kwestie. W momencie przystąpienia do prac nad projektem nie istniała strategia rozwoju gminy, w fazie planowania był projekt zmiany gospodarki odpadami komunalnymi, wprowadzanie reformy dotyczącej szkolnictwa. Diagnoza sposobów przygotowywania i obiegu informacji służyła więc temu, żeby władze gminy wiedziały, które z kanałów komunikacyjnych są drożne i warte wykorzystania a które istnieją tylko pozornie i umiały wykorzystać tę wiedzę podczas realizacji wspomnianych projektów.

2. Opracować moduł szkoleniowy na temat systemu informacji publicznej dla Dukli z uwzględnieniem znaczenia komunikacji dwukierunkowej — przebiegającej zarówno od Urzędu do mieszkańców, jak i od mieszkańców do Urzędu (8 dni roboczych).

Najważniejszymi klientami szkolenia byli urzędnicy UMiG, ale istotne było również zaangażowanie innych ważnych podmiotów komunikacyjnych aktywnych na terenie gminy. Podstawowym wyzwaniem dotyczącym opracowywanego programu szkolenia było zainspirowanie duklan koncepcją dwukierunkowej komunikacji społecznej i wdrożenia jej zasad na terenie ich gminy.

3. Przeprowadzić szkolenie w formie praktycznego warsztatu na podstawie analizy potrzeb i opracowanego programu (6 dni roboczych).

4. Służyć radą uczestnikom warsztatu w skutecznym zastosowaniu wiedzy i umiejętności zdobytych na szkoleniu (9 dni roboczych)

Podstawowym wyzwaniem dla konsultantów było określenie tych obszarów i zagadnień wymagających doradztwa, które służyłyby rzeczywistej zmianie jakości komunikacji społecznej w Dukli a zarazem rokowały największą szansę, że po naszym wyjeździe będą stosowane i kontynuowane.

5. Upowszechnić osiągnięte wyniki: opracować praktyczne, gotowe do zastosowania narzędzia, przeszkolić innych trenerów, pomóc przygotować odpowiednie publikacje syntetyzujące uzyskane doświadczenia (17 dni roboczych).Część kontraktu przeznaczona na działania upowszechniające zdobyte w Dukli doświadczenia składała się z następujących elementów:

• szkolenia dla trenerów pracujących przy innych projektach komunikacyjnych w ramach LGPP

• opracowania studium przypadku na podstawie prac w Dukli

• przeprowadzenia warsztatu dla trenerów i konsultantów zajmujących się PR

Miernikiem sukcesu projektu dukielskiego było więc nie tylko to, na ile zmieni on sytuację w gminie Dukla, ale też na ile wiedza i doświadczenie konsultantów pracujących przy tym projekcie okażą się użyteczne dla innych specjalistów zajmujących się Public Relations samorządów lokalnych.

Streszczenie projektu

Dukla jest przygraniczną, rolnicza gminą w województwie podkarpackim. Jak wiele innych polskich społeczności lokalnych poszukuje obecnie swojego miejsca w nowej rzeczywistości: pracuje nad nową strategią rozwoju, przygotowuje wieloletnie plany inwestycyjne, w ramach działań proekologicznych otwiera nowe składowisko odpadów, buduje kanalizację. Władze gminy są dość otwarte i świadome czekających Duklę wyzwań. Zdają sobie również sprawę z jej licznych problemów: bezrobocia, nierozstrzygniętych pytań o wizję rozwoju i kierunku kształcenia miejscowej młodzieży, wizję samej gminy w przyszłości — handel przygraniczny, agroturystyka czy może stanice i jazda konna. Program Partnerstwo dla Samorządu Terytorialnego miał za zadanie zwiększyć potencjał rozwojowy gminy w trzech dziedzinach: zarządzania finansami, budowania strategii rozwoju i wzmocnienia efektywności komunikacji społecznej. Wciągu 46 dni pracy w Dukli, czyli trzech tygodni pracy dwóch konsultantów firmy „Partners” Polska przeprowadzono trzydniowe szkolenie inspirujące do rozwoju systemu dwukierunkowej komunikacji społecznej a w czasie następujących po warsztacie konsultacji opracowane konkretne rozwiązania wspierające ten system: określono zakres obowiązków i opisano stanowisko specjalisty do spraw promocji gminy, określono jego wstępny plan pracy i cele, zainspirowano działania udrażniające obieg informacji wewnątrz Urzędu, zaproponowano nową wizję lokalnej gazety — „Dukielskiego Przeglądu Samorządowego”. Jako dodatkowe zadanie, zakontraktowane przez LGPP na prośbę gminy, opracowano plan działań komunikacyjnych przy wprowadzanym przez gminę projekcie segregacji odpadów.

S chemat działań konsultantów „Partners” Polska w Dukli

Dukla: analiza stanu komunikacyjnego gminy

W czerwcu 1999 roku Ilona Iłowiecka i Maciej Tański oraz współpracujący z nimi socjologowie przeprowadzili badania stanu komunikacji społecznej w gminie Dukla. Podstawowe wnioski dotyczące czterech zasadniczych obszarów problemowych oraz sposobu postrzegania programu LGPP, który można traktować jako przykład odbioru i zakresu posiadanych przez mieszkańców informacji na temat działań władz lokalnych, stanowiły punkt wyjścia do prac usprawniających komunikację społeczną w gminie. Analiza stanu komunikacyjnego gminy dotyczyła przede wszystkim:

1. Sposobu postrzegania gminy przez jej mieszkańców

2. Sposobu postrzegania w niej siebie i swojej roli

3. Sposobów komunikowania się różnych podmiotów na terenie gminy

4. Wizerunku Urzędu Miasta i Gminy

Ad. 1: Sposób postrzegania gminy przez jej mieszkańców

Praktycznie nikt (z wyjątkiem pracowników UMiG) nie patrzy na gminę Dukla jako na pewną całość. Mieszkańcy koncentrują swoją uwagę na problemach dotyczących tylko ich wsi lub części gminy, w której się wieś znajduje. Tak też jest postrzegana polityka gminy. Poszczególne wioski konkurują o środki z UMiG, a osoby pełniące funkcje społeczne są postrzegane jako ci, których zasadniczym zadaniem jest dbanie o kierowanie nakładów na inwestycje w danej wsi.

Część mieszkańców ma poczucie, że gmina pozostaje pod przemożnym wpływem Kościoła rzymskokatolickiego i jego lokalnych przedstawicieli. Jest to wizerunek niekorzystny, zwłaszcza w regionie tak zróżnicowanym wyznaniowo.

Postawa środowisk mniejszościowych w gminie

Nie manifestują wyraźnie własnej odrębności — starają się raczej pozostawać neutralni. Wyjątkiem są pojedynczy działacze łemkowscy, ci jednak nieobecni są w instytucjach samorządowych

Komunikacja między społecznościami

Mieszkańcy nie postrzegają gminy dukielskiej jako całości, lecz odnoszą się w swoich wypowiedziach do potrzeb własnej wioski. Podkreślają, że społeczność jest niejednorodna — na pierwszym miejscu stawiając zróżnicowanie religijne, w drugiej kolejności — etniczne. Nie wiąże się to ze znajomością obyczajów i odmienności społeczności żyjących po sąsiedzku.

Problem jest jednak głębszy i nie dotyczy aspektu politycznej reprezentacji mniejszości. Prawdopodobnie najsłabszą stroną komunikacji w gminie jest komunikacja pozioma — pomiędzy poszczególnymi społecznościami i obszarami położonymi w różnych częściach gminy.

Wiedza o samym regionie jest wśród mieszkańców gminy słaba. Z pewnością znaczna część mieszkańców północy gminy, gdy mówi o atrakcjach turystycznych regionu, nie ma na myśli, że taką atrakcją jest Łemkowszczyzna, a być może nawet nie zdaje sobie z tego sprawy. Można wątpić, czy osobom mówiącym o kulcie św. Jana z Dukli jako o czynniku mogącym przysporzyć gminie turystów przychodzi do głowy, że przybyli do Dukli pielgrzymi mogą, w nieodległych Jaśliskach, modlić się przed koronowanym przez Ojca Świętego obrazem Matki Boskiej. W największym stopniu jest to problem pewnej edukacji kulturalnej w regionie, która zdaje się być słabo obecna.

Charakterystyczny jest rozdział pomiędzy instytucjami kulturalnymi regionu — poszczególne muzea z reguły mają charakter monograficzny i nie odsyłają do innych zabytków kultury w regionie (wyjątkiem jest prywatne muzeum łemkowskie Teodora Gocza, które odsyła do Muzeum w Dukli), brak jest też w samej Dukli czy w innych miejscach atrakcyjnych turystycznie informacji o pozostałych wartych odwiedzenia miejscach. „DPS” udostępnia Stronę Muzealną dukielskiemu muzeum, nie poświęcając jednak miejsca np. promocji (czy informacji) Łemkowszczyzny.

Ad 2: Sposób, w jaki mieszkańcy postrzegają siebie i swoją rolę w gminie

1. Rolę, jaką widzą dla siebie mieszkańcy gminy, widać na przykładzie mechanizmów powstawania tzw. komitetów lokalnych.

Ich zaletą z punktu widzenia władz jest to, że pozwalają przerzucić na ciało społeczne odpowiedzialność za podjęte inicjatywy oraz uniknąć konfliktów związanych z tym, że inwestycje z reguły muszą być realizowane na terenie posesji osób prywatnych. Wadą jest natomiast przypadkowość podejmowanych inicjatyw. Projekty są przyjmowane przez komitet bez brania pod uwagę kosztów ich późniejszego utrzymania (np. domy ludowe) lub bez wiedzy o planach zagospodarowania przestrzennego, które mogą zmienić warunki planowanej inwestycji. W rezultacie środki — choćby na dokumentację — mogą być wydawane w sposób nietrafny. Taki sposób inicjowania inwestycji wymusza na mieszkańcach działania, do których powołana jest gmina. Mieszkańcy zwracali też uwagę na to, że przewodniczący komitetów z reguły słabiej niż urzędnicy gminni są przygotowani do załatwiania tego typu spraw.

2. Budżet gminy to w dużej mierze wynik kompromisów pomiędzy centrum gminy a wioskami

Niektórzy respondenci widzą w obecnym zarządzie kontynuację (personalną i merytoryczną) poprzedniej ekipy. Inni raczej wskazują na to, że dokonała się zmiana, która ma szansę nadać nową dynamikę poczynaniom władzy lokalnej — dynamikę, która w poprzednim zarządzie uległa już wyczerpaniu.

Niemal wszyscy respondenci — również osoby bardzo życzliwie wypowiadające się o poprzednim Zarządzie Miasta i Gminy — z przychylnością odnoszą się do nowej ekipy.

Wizerunek funkcjonowania gminy budowany jest w oparciu o doświadczenia zarówno obecnej, jak i poprzednich kadencji Rady, między którymi badani nie dostrzegają zerwania ciągłości.

Respondenci będący członkami Zarządu Miasta i pracownikami Urzędu wskazują na to, że pośród radnych znajdują się osoby myślące wyłącznie o konkretnych inwestycjach, których pilnowanie obiecali swoim wyborcom, oraz na radnych myślących szerzej, zwracających uwagę na interesy również innych społeczności.

Ad 3: Sposoby komunikowania się przez różne podmioty na terenie gminy

1. Komunikacja oparta jest na bezpośrednich kontaktach pomiędzy mieszkańcami gminy — informacje przekazywane są z ust do ust

2. Podstawową rolę w przekazywaniu informacji do społeczności lokalnych odgrywają sołtysi. Gdy trzeba coś przekazać, otrzymują oni kartki z powielonymi komunikatami do rozwieszenia w kluczowych miejscach wsi: w miejscowym sklepie, pod kościołem, na przystanku itd. Funkcjonuje też tzw. „motyl”. Słabnącą rolę odgrywa „dobosz” – osoba, która bębniąc w werbel ogłasza

Najważniejsze jednak są kontakty osobiste. Sołtys i radni znają osobiście swoich wyborców i gdy chcą bardziej bezpośrednio wpłynąć na ich opinię, po prostu się z nimi spotykają. Forum spotkań aktywniejszych członków społeczności bardzo często stanowi lokalna jednostka straży pożarnej, lokalny klub sportowy, zebranie rodziców w szkole, koło gospodyń wiejskich.

2. Choć formalnie w regionie istnieje bardzo wiele organizacji i stowarzyszeń, ich aktywność jest bardzo często ograniczona do wąskiego i zamkniętego grona przyjaciół.

Natomiast w zasadzie wszyscy uczestnicy wywiadów prowadzący jakąś działalność mającą na celu mobilizację lokalnej społeczności skarżą się na ogromne problemy z biernością swoich społeczności. Lokalni działacze nie mają na ogół uprzedzeń w stosunku do Urzędu i urzędników. Jednak w swojej działalności przyzwyczaili się, że muszą liczyć raczej na własne siły i inne instytucje niż samorząd terytorialny. Działacze łemkowscy mają też poczucie, że jako reprezentanci mniejszości stoją raczej na uboczu głównego nurtu życia zasadniczo polskiej gminy.

Skuteczność oddziaływania na lokalne społeczności, inicjowania jakichś aktywności, w największym stopniu ograniczana jest przez bierność samej społeczności, jej zniechęcenie i niewiarę w szanse pomyślnego rozwoju regionu. Jeśli nawet lokalne elity dostrzegają szereg możliwości działalności czy to społecznej, czy ekonomicznej, to bardzo często nie są w stanie nakłonić do tego pozostałych mieszkańców gminy.

Ad 4: Wizerunek Urzędu Miasta i Gminy Dukla

1. Praktycznie nikt nie narzeka na niedostatek informacji na temat działania samorządu, a wykazywana ogólna wiedza o tym, co robi zarząd gminy, mniej więcej odpowiada temu, co deklarują w wywiadach urzędnicy. Formą kontaktu urzędników gminy z mieszkańcami jest właśnie uczestnictwo w zebraniach wiejskich. Władze gminne odwiedzają również wioski przy okazji różnych lokalnych uroczystości — dożynek, zakończenia roku szkolnego, odpustu itp. Urząd, posługując się tradycyjnymi metodami, w sposób w pełni poprawny przekazuje informacje o swoim funkcjonowaniu lokalnym społecznościom. Jednocześnie jednak w nikłym stopniu potrafi aktywnie wpływać na opinię publiczną, nie kształtuje świadomie wizerunku gminy ani samego siebie.

2. Wizyta mieszkańca w Urzędzie, zwykle w czwartki (dzień targowy). Obecnego burmistrza można prosić o rozmowę codziennie — jego znacznie większa dostępność jest to często zauważana i odnotowywana z uznaniem.

3. Narzędziem oddziaływania na opinię publiczną jest dla UMiG miesięcznik Dukielski Przegląd Samorządowy, redagowany przez sekretarza gminy. Wielu członków lokalnej elity czyta to czasopismo i wskazuje w wywiadach jako ważne źródło informacji. Niektórzy respondenci, zwłaszcza spoza stolicy gminy, zwracają uwagę na koncentrację czasopisma na problemach samej Dukli i centrum gminy.

4. Czynnikiem istotnej zmiany w polityce informacyjnej gminy jest zatrudnienie specjalisty do spraw promocji miasta i gminy. Jest to stanowisko nowo powołane, jego celem jest doprowadzić do tego, że komunikowanie się Urzędu z otoczeniem zacznie być kształtowane w sposób bardziej świadomy niż dotychczas. Z tego punktu widzenia ważne jest, by Urząd uznał konieczność świadomego kształtowania swego wizerunku w kontaktach ze wszystkimi grupami społecznymi i by komórka do spraw promocji nie została zredukowana na przykład tylko do promocji turystyki.

5. Silny jest wizerunek poprzedniego zarządu zorientowanego przede wszystkim na inwestycje w samej Dukli i wydaje się, że jest szczególnie niekorzystny — odbiera bowiem nadzieję, że również „moja wieś” któregoś dnia doczeka się na swoją kolej w inwestycjach.

6. Ewentualne narzekania dotyczą niekompetencji urzędników nie orientujących się w przepisach lub przypadków, w których urzędnik „wychodzi na chwilę” w godzinach pracy i interesant wraca do swojej wioski nie załatwiwszy sprawy. Mieszkańcy z odleglejszych wsi sygnalizują też, że niedostateczna jest w ich wioskach informacja dotycząca aktywności kulturalnych inicjowanych przez GOK.

Najczęściej sygnalizowanym obszarem niezadowolenia z aktywności instytucji gminnych jest obszar opieki społecznej i prac interwencyjnych.

Ośrodek pomocy społecznej zdaje się całkowicie nie brać pod uwagę swego wizerunku wśród mieszkańców i godzi się, że musi on być zły, bo „mało jest środków i ludzie są rozżaleni”. Z wywiadu w Urzędzie wynika, że pracownicy ośrodka swoją funkcję upatrują w rozdzielaniu pieniędzy, nie posiadają zaś żadnej polityki w tym względzie.

Analogiczne zarzuty dotyczą organizacji prac interwencyjnych, na które znaczna część respondentów widzi bardzo wyraźne zapotrzebowanie.

Warto też dodać, że bezpośrednio przed rozpoczęciem prac konsultantów „Partners” Polska, w Urzędzie Miasta i Gminy w Dukli stworzono nowe stanowisko: specjalisty ds. promocji gminy. Stało się tak w wyniku rozmówi doradztwa konsultantów LGPP. W momencie rozpoczęcia prac przez „Partners” Polska, w Dukli rozpoczynała pracę osoba, której obowiązki były bezpośrednio związane z projektem.

Realizacja projektu: prace konsultantów „Partners” Polska

Po przeprowadzeniu diagnozy potrzeb komunikacyjnych Dukli, obszary wymagające wsparcia w samym Urzędzie Miasta i Gminy określiliśmy następująco:

• Potrzebny jest długofalowy plan promocji gminy, którego stworzenie możliwe jest po opracowaniu wieloletnich planów inwestycyjnych i ogólnej strategii rozwoju

• Trzeba określić zakres zadań promocyjnych, za które powinien być odpowiedzialny Urząd i oddzielić je od tych, które wpływają na rozwój gminy, ale powinny znaleźć się wśród obowiązków innych podmiotów komunikacyjnych

• Ulepszyć obieg informacji w samym Urzędzie

• Poprawić relacje urzędnik — interesant. Co zrobić, żeby mieszkańcy wiedzieli, że każdy z pracowników UMiG pracuje po to, żeby rozwiązywać ich problemy?

• Informować o priorytetach gminy, np. o dużych inwestycjach w oświatę, planach gospodarczych

• Starać się podtrzymać oddolną chęć oddziaływania na gminę tak, jak odbywało się to przy okazji wyborów

• Zachęcić ludzi do dzielenia się informacjami i aktywnej postawy w promowaniu gminy

• Należy zidentyfikować potencjalnych klientów (grupy docelowe) nadawanych przez urząd informacji

• Trzeba stworzyć rodzaj „listy sprzymierzeńców” działań prowadzonych przez Urząd, aby w przyszłości bliżej współpracować z nimi realizując projekty

• Wybrać formy przekazu odpowiednie do planowanych przez Urząd działań informacyjnych

• Odnaleźć kategorie, którymi można opisywać gminę osobom z zewnątrz, aby oddać jej charakter

Działania te powinny odbywać się w ramach ogólnej strategii gminy skierowanej na wzrost konsolidacji poszczególnych ośrodków na terenie gminy.

Szkolenie

Projekt segregacji odpadów, konieczność opracowania wieloletnich planów inwestycyjnych, plany rozwoju agroturystyki, reforma szkolnictwa i, co się z nią bezpośrednio wiąże, zamykanie zbiorczych szkół podstawowych, nowa strategia rozwoju — wszystko to sprawiało, że władze Dukli były coraz bardziej świadome problemów, których mogą przysporzyć niezadowoleni mieszkańcy. Jednocześnie nie było oczywiste, że to, co nazywa się promocją, można rozumieć jako działania wielopłaszczyznowe, tzn. takie, które są kierowane nie tylko na zewnątrz, ale również do mieszkańców gminy. Pojęcie komunikacji dwukierunkowej, tzn. takiej, w której inicjatywa komunikacyjna leży zarówno po stronie władz, jak i mieszkańców i za który to proces odpowiedzialność ponoszą obie strony, w zasadzie nie istniało w świadomości pracowników UMiG. Oznaczało to, że deklaracjom chęci komunikowania się ze społeczeństwem nie towarzyszyła świadomość, że to komunikowanie się jest nie tylko obowiązkiem władz, ale może być dla nich korzystne.

Podstawowym celem naszego szkolenia stało się więc przeniesienie zainteresowania władz gminy z promocji zewnętrznej na komunikację społeczną wewnątrz gminy, skierowaną do jej mieszkańców. Najważniejszym zadaniem było przekazanie koncepcji komunikacji na poziomie lokalnym jako skutecznego narzędzia angażowania mieszkańców — bez względu na to, czy będzie to kwestia segregowania odpadów, uporządkowanie terenu wokół domu czy zwiększenia wiedzy o własnym regionie.

Cele, które sobie stawialiśmy, zostały więc sformułowane następująco:

1. Dostarczyć wiedzę na temat zasad tworzenia i skutecznego funkcjonowania systemu komunikacji społecznej w społeczności lokalnej

2. Zaprezentować i wspólnie z uczestnikami wybrać najskuteczniejsze i najbardziej odpowiednie narzędzia komunikacji z otoczeniem społecznym

3. Zintegrować i zainspirować liderów opinii publicznej w Dukli, aby wzmocnić działania promocyjne

Uczestnicy szkoleni

1. Krystyna Boczar-Różewicz, odpowiedzialna za promocję w UMiG

2. Piotr Witkowski: burmistrz Dukli

3. Ryszard Chroboczyński: dyrektor szkoły podstawowej

4. Zenon Dudzik: sekretarz gminy

5. Bożena Żwirecka: wydział gospodarczy UMiG

6. Wiktor Szyndak: redaktor Dukielskiego Przeglądu Samorządowego

7. Małgorzata Walaszczyk: Ośrodek Kultury

8. Sławomir Błażewicz: obecnie jest kustoszem i pelni obowiązki p.o.dyrektora; artysta malarz

9. Stanisław Kalita — Przewodniczący Miejskiej Rady

Leopold Sobota: były sołtys, aktywny przedstawiciel społeczności lokalne

jPrzebieg szkolenia

Dla przebiegu szkolenia dla duklan w Krasiczynie decydujące były trzy podstawowe kwestie:

1. Dobór uczestników

2. Miejsce warsztatu

3. Akceptacja przez uczestników jego podstawowych celów.

Jeśli chodzi o dobór uczestników to mimo, że większa część grupy była związana z Urzędem Miasta i Gminy, reprezentowani byli również ci, którzy byli od niego strukturalnie niezależni. Pozwoliło to spojrzeć na Duklę również z perspektywy odmiennej od perspektywy jej administracji.

Konieczność integracji liderów opinii a w następnej kolejności po prostu integracja społeczności lokalnej żyjącej na terenie gminy, wydała nam się warunkiem sukcesu nie tylko jakichkolwiek akcji promujących gminę na zewnątrz, ale przede wszystkim szans realizacji strategii rozwoju gospodarczego na terenie gminy. Był to dla nas jeden z podstawowych wniosków wynikający z pracy podczas analizy stanu komunikacji społecznej Dukli. Poprzez spotkanie przedstawicieli różnych środowisk chcieliśmy pośrednio pokazać duklanom bogactwo, jakim dysponują i zachęcić ich do lepszego wykorzystania zasobów, którymi są obdarzeni. W trakcie szkolenia okazało się, że była to decyzja słuszna. Uczestnicy często byli zaskoczeni informacjami przekazywanymi im przez współmieszkańców a dotyczącymi atrakcji czy historii gminy. Zgromadzenie osób reprezentujących różne instytucje z terenu gminy pozwoliło na osiągnięcie w czasie szkolenia jeszcze jednego, dodatkowego celu. Stworzyło burmistrzowi i pracownikom urzędu gminy szansę uzyskania informacji zwrotnej na temat prowadzonych przez urząd działań. Skuteczne systemy komunikacji społecznej przedstawiliśmy podczas warsztatów na dwóch poziomach — komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej — realizowanych w trzech etapach: informowania, przekonywania i wdrażania komunikowanych treści w życie.

Miejsce szkolenia — zamek w Krasiczynie oddalony od Dukli około 100 kilometrów — pozwolił spojrzeć na wiele kwestii dotyczących gminy z pewnym dystansem a zarazem skoncentrować się na kwestiach omawianych na szkoleniu. Neutralność tego miejsca ułatwiła też bardziej otwartą komunikację między uczestnikami. Akceptacja celów szkolenia, której wyrazem był przede wszystkim sam przyjazd do Krasiczyna i dofinansowanie tego warsztatu przez UMiG stworzyła od razu roboczą atmosferę, która pozwoliła dość otwarcie mówić o problemach i wyzwaniach czekających gminę.

Obecny stan komunikacji w Dukli w lipcu 1999 r. uczestnicy ocenili następująco:

Mocne strony komunikacji społecznej w Dukli

Słabe strony komunikacji społecznej w Dukli

zróżnicowane formy komunikowania się z mieszkańcami: prasa, radio, telewizja, Internet, wydawnictwa o gminie, powołanie stanowiska ds. promocji docenianie przez władze znaczenia informacji swobodny dostęp mieszkańców do przekazu informacji własnej zainteresowanie mediów zewnętrznych sprawami gminy potencjał osobowy — jest kilka osób, które kompetentnie zajmują się PR gminy

brak miejsc do eksponowania informacji (tablic, słupów itp.) mały nakład "DPS", słaba poczytność, słaba dystrybucja w sołectwach słabo widoczna informacja w budynku urzędu nt. lokalizacji stanowisk urzędników oraz miejsc, do załatwiania spraw mała częstotliwość zebrań wiejskich, które są jedną z form przepływu informacji brak rozpowszechnienia informacji o stronach w Internecie — słabe wykorzystanie przez podmioty gospodarcze Kościół — nie wykorzystany potencjał

Co uważamy za bardzo istotne, zarówno burmistrz, jak i jego zastępca oraz przewodniczący rady byli bardzo otwarci na usprawnienie komunikacji wewnątrz gminy. Potrzeby duklan, jeśli chodzi o komunikację społeczną, najpełniej ilustruje lista oczekiwań, którą uczestnicy zgłosili wobec współpracy z „Partners” Polska:

• zyskać nowe spojrzenie na narzędzia komunikacyjne

• wzbogacić swoją wiedzę (poznać nowe narzędzia komunikacji)

• zweryfikować własną wiedzę

• poznać nowe metody wywołania zainteresowania

• poznać nowe metody docierania do publiczności poprzez gazetę ("DPS")

• poznać narzędzia tworzenia wizerunku administracji

dowiedzieć się jak:

• lepiej posługiwać się Internetem

• lepiej korzystać i zbierać doświadczenia innych w celu wzmocnienia Internetu Dukli

• przygotować ciekawe publikacje

• usprawnić komunikację w samym urzędzie

• zwiększyć popyt na imprezy organizowane przez ośrodek kultury

• lepiej kontaktować się i współpracować ze Słowakami i Ukraińcami

• lepiej komunikować się w sprawach gminy w samej gminie

• komunikować się w relacjach pracownik — pracodawca, podwładny — zwierzchnik

• skutecznie dotrzeć do członków społeczności lokalnej z informacją o segregacji śmieci, aby ten projekt się udał

Mając na uwadze te oczekiwania, zrealizowaliśmy następujący program warsztatu:

I. Zasady i bariery dobrej komunikacji

— część ta stanowiła wprowadzenie do kwestii komunikacji społecznej w Dukl

1. Na poziomie interpersonalnym

2. Grupowym

3. Społecznym

Wady i zalety 2 typów komunikacji — jedno- i dwukierunkow

eIII. Stan komunikacji społecznej w Dukli

1. Analiza wniosków z raportu — prezentacja diagnozy stanu komunikacji społecznej w gminie Dukla opracowanej przez „Partners” Polska i dyskusja

2. Opis, analiza i diagnoza występujących w raporcie problemów na przykładzie „Mieszkańcy gminy zbyt mało wiedzą o jej atrakcjach i historii”

Projektowy sposób myślenia o komunikacji społecznej: jak można zaplanować strategię informacyjną dotyczącą opracowywanego problem

uIV. Planowanie strategii komunikacyjnej

1. Określenie celów strategii: „Chcemy, żeby w ciągu roku każdy dorosły mieszkaniec gminy potrafił wskazać przypadkowemu przechodniowi pięć największych atrakcji znajdujących się na jej terenie”.

2. Identyfikacja grup docelowych projektu

3. Komunikat podstawowy

4. Wybór odpowiednich kanałów informacyjnych i narzędzi komunikacyjno-promocyjnych

5. Promocja bezpośrednia: np. Wystąpienia publiczne

6. Promocja pośrednia: np. Opracowywanie materiałów promocyjnych, współpraca z mediami, informacja wizualna itd.

Określenie ról i wzajemnych oczekiwań uczestników warsztat

uV. Podsumowanie warsztatów

1. Opracowanie indywidualnych planów działania — cztery pierwsze kroki

2. Uzgodnienie oczekiwań wobec konsultantów co do dalszej pracy w Dukli

3. Ewaluacja

Zaprezentowanie i wspólny z uczestnikami wybór najskuteczniejszych i najbardziej odpowiednich narzędzi komunikacji z otoczeniem społecznym stanowiło w zamierzeniu wstęp do dalszej pracy podczas przewidzianych w kontrakcie konsultacji. Przeprowadzona w trakcie warsztatu analiza najważniejszych zadań komunikacyjnych gminy (najpoważniejsze i najpilniejsze z nich to rozpoczynająca się wczesną jesienią segregacja śmieci w gospodarstwach domowych), określenie grup docelowych tych kampanii, pozwoliła przeprowadzić roboczą dyskusję na temat najbardziej odpowiednich metod przekazywania informacji. Z naszego punktu widzenia najważniejszym rezultatem tej pracy było pokazanie uczestnikom konieczności różnicowania form i kanałów komunikacyjnych w zależności od celu przekazywanych komunikatów. Zdawaliśmy sobie sprawę z tego, że nie jest możliwe w tak krótkim czasie opracowanie szczegółowych planów realizacji a tym bardziej realizacji tej rozpoczęcie: chcieliśmy wzbudzić w uczestnikach potrzebę szukania nowych i bardziej skutecznych od dotychczasowych rozwiązań. To, że w ankietach ewaluacyjnych uczestnicy upominali się o dokończenie tych prac było dobrym punktem wyjścia do prac w Dukli podczas części doradczej.

Zapytani o najważniejsze korzyści, które wynieśli z warsztatu, uczestnicy odpowiedzieli:

• uniwersalność zaproponowanego spojrzenia na komunikację

• inne spojrzenie na "DPS"

• nowe spojrzenie na komunikowanie się jako dziedzinę, którą można zaplanować

• wiedza, jak bez zakłóceń informować

• wiedza, że komunikowanie się jest dziedziną, którą można opanować

• inspiracja do dalszych działań

• systematyzacja wiedzy i doświadczeń

• uwspólnienie wiedzy o Dukli i o tym, co już dziś można proponować

• jak znaleźć i umieścić w materiałach promocyjnych ciekawe elementy

Jeśli chodzi o tę część naszej pracy, uczestnicy mieli następujące oczekiwania:

• opracować "projekt kulinarny" (reaktywować dawne potrawy — placki, pierogi, święconkę)

• porozmawiać na temat słabego zapotrzebowania na imprezy kulturalne

• popracować nad kwestią informacji wizualnej

• program dla szkół (moja prywatna Dukla — ulubione trasy, miejsca)

• udoskonalić program obiegu informacji w urzędzie

• zajęcia z kontaktów z mediami

• robocze spotkanie z redaktorami "DPS"

• pomoc w konstrukcji ankiety badającej poczytność "DPS"

• zajęcia z prowadzenia zebrać

Doradztwo

Po analizie potencjału komunikacyjnego gminy Dukla, przeprowadzeniu treningu odpowiadającego na określone w niej potrzeby szkoleniowe i przygotowaniu rekomendacji dotyczących dalszego rozwoju umiejętności komunikacyjnych „liderów opinii” działających na terenie gminy, konsultanci „Partners” Polska rozpoczęli fazę doradczą projektu „Zwiększenie potencjału komunikacyjnego gminy Dukla”.

Celem czterodniowych konsultacji, które doradcy „Partners” Polska — Ilona Iłowiecka i Maciej Tański — przeprowadzili w Dukli w dniach 6-9 września 1999 r., była pomoc we wprowadzeniu w życie wiedzy i umiejętności dotyczących komunikacji społecznej na poziomie lokalnym dostarczonych podczas warsztatu szkoleniowego. W tym znaczeniu konsultacje te były kontynuacją prac rozpoczętych w trakcie warsztatu przeprowadzonego w lipcu 1999 r. w Krasiczynie.

Za najważniejsze zadanie uznaliśmy „przetłumaczenie” wniosków ze szkolenia w plany konkretnych działań wzmacniających „siłę nadawczą” Urzędu Miasta i Gminy w kontaktach z mieszkańcami oraz zwiększających skuteczność działań promocyjnych skierowanych na zewnątrz gminy. Zdecydowaliśmy, że skoncentrujemy się przede wszystkim na wzmocnieniu stanowiska specjalisty ds. promocji i marketingu pełnionego obecnie przez panią Krystynę Boczar-Różewicz. Poprzez określenie celów i zadań stojących przed tym stanowiskiem i skonfrontowanie ich z oczekiwaniami burmistrza oraz zarządu gminy chcieliśmy doprecyzować wizję polityki komunikacyjnej gminy. Realizacji tego celu miało służyć przede wszystkim przygotowanie:

• opisu stanowiska i planu pracy na najbliższy rok,

• ustalenie budżetu, jaki chce przeznaczyć gmina na swoją promocję i komunikację z mieszkańcami

• oraz określenie statusu i zasad współpracy specjalisty ds. informacji społecznej i promocji z innymi pracownikami UMiG.

Rezultatami tej pracy było wstępne ustalenie i zaakceptowanie opisu stanowiska i zakresu obowiązków specjalsity ds. PR oraz określenie samodzielnego budżetu na działania PR.

Informacja o działaniach UMiG na poziomie lokalnym Cel strategiczny: wzmocnić przepływ informacji między Urzędem Gminy a mieszkańcami — to jest lepiej informować o osiągnięciach i planach gminy, aby zwiększyć zaangażowanie mieszkańców w jej rozwój. Cele operacyjne: Rozwijać informację wizualną: Dbać o aktualne informacje dotyczące osiągnięć i planów Urzędu na tablicach ogłoszeń (na terenie Urzędu, w mieście i w wioskach) Osoby, z którymi trzeba w tej dziedzinie współpracować: sekretarz gminy, skarbnik, przewodniczący osiedli, sołtysi „Dukielski Przegląd Samorządowy”— brać udział w kolegium redakcyjnym, ewentualnie redagować własną stronę lub rubrykę stałą, wywierać wpływ na zawartość numerów Osoby zaangażowane: redaktor naczelny „DPS”, burmistrz Dzięki udziałowi w posiedzeniach Zarządu zdobywać wiedzę o planach gminy i postępach w ich realizacji tak, aby w kompetentny sposób informować o tym społeczność lokalną Osoby zaangażowane: burmistrz, członkowie Zarządu Regularnie kontaktować się z sołtysami, np. przez comiesięczne półgodzinne spotkanie, w trakcie którego następowałaby wymiana informacji o poczynaniach Urzędu (jego osiągnięciach i planach) i osiągnięciach lub problemach sołectw Osoby zaangażowane: burmistrz, sołtysi Inicjować i realizować programy pomocowe wspierające promocję i komunikację społeczną na terenie gminy Informować istniejących programach pomocowych i możliwości uzyskania z nich środków odpowiednie wydziały Urzędu Osoby zaangażowane: naczelnicy wydziałów Urzędu Współpracować przy realizacji projektów nt. komunikowania się ze społecznością lokalną a prowadzonych przez inne wydziały Urzędu Osoby zaangażowane: naczelnicy wydziałów Urzędu pracujący przy wymagających takiej współpracy projektach (np. przy projekcie segregacji odpadów)

Informacja o działaniach UMiG na zewnątrz gminy Cel strategiczny: informować o osiągnięciach i planach Urzędu Miasta i Gminy w Dukli tak, aby uwypuklić jej osiągnięcia i potencjał i wzmacniać pozycję gminy wśród innych społeczności lokalnych. Cele operacyjne: Rozwijać informację wizualną: Dbać o dostępność informacji dotyczących aktualnej oferty gminy (turystycznej i inwestycyjnej) na tablicach ogłoszeń i w innych miejscach szczególnie często odwiedzanych przez gości dbać o aktualną informację drukowaną (materiały własne i zlecone — np. ogłoszenia) i w formie elektronicznej (dukielska strona WWW) nt. walorów gminy Osoby, z którymi trzeba w tej dziedzinie współpracować: burmistrz, naczelnik Wydziału Gospodarczego, właściciele bazy noclegowej i restauracji, księża, pracownicy muzeów i innych miejsc kierujących swoją ofertę do turystów, administrator strony WWW Współpracować z ośrodkami zagranicznymi (m.in. w zakresie wymiany doświadczeń z pracownikami promocji gmin partnerskich) Osoby, z którymi trzeba w tej dziedzinie współpracować: przedstawiciele różnych wydziałów Urzędu, burmistrz Dzięki udziałowi w posiedzeniach Zarządu zdobywać wiedzę o planach gminy i postępach w ich realizacji tak, aby w kompetentny sposób informować o tym zainteresowane firmy i organizacje Osoby zaangażowane: burmistrz, członkowie Zarządu Razem z przedstawicielami odpowiednich wydziałów brać udział i reprezentować gminę na targach, konferencjach i szkoleniach promujących gminę, zwiększających jej potencjał komunikacyjny i możliwości jego wykorzystania Osoby zaangażowane: burmistrz i przedstawiciele odpowiednich wydziałów Urzędu Współpracować z instytucjami i organizacjami działającymi na rzecz gminy w dziedzinie rozwoju jej potencjału komunikacyjnego Osoby zaangażowane: burmistrz, przedstawiciele wspomnianych organizacji

Informacja o planach i działaniach podmiotów innych niż UMiG na poziomie lokalnym Cel strategiczny: Wspierać obieg informacji między podmiotami działającymi na terenie gminy tak, aby dzięki efektywnej komunikacji między nimi przyczyniać się do rozwoju gminy zgodnie z przyjętą strategią Cele operacyjne: Współpracować z lokalnymi organizacjami społecznymi wspierającymi promocję i komunikację społeczną na poziomie gminy Informować o istniejących programach pomocowych odpowiednie organizacje z terenu gminy, o ile zgłoszą taką potrzebę

Informacja o planach i działaniach podmiotów innych niż UMiG na zewnątrz gminy Cel strategiczny: Informować o działalności firm i organizacji działających na terenie gminy tak, aby poprzez ich promocję wspomagać realizację strategicznych celów gminy Cele operacyjne: Inicjować współpracę międzysektorową między przedstawicielami rzemiosł, organizacji społecznych i kulturalnych z Dukli z innymi podmiotami działającymi na terenie innych gmin w Polsce i poza jej granicami Osoby, z którymi trzeba w tej dziedzinie współpracować: przedstawicie firm, cechów rzemiosł, organizacji i stowarzyszeń samorządowych (np. Związek Gmin Wiejskich) Wspierać i w razie potrzeby współuczestniczyć w targach, konferencjach i szkoleniach promujących działalność organizacji, przedsiębiorstw i inicjatyw z terenu gminy tak, aby budować pozytywny wizerunek Dukli

Program segregacji odpadów

Kiedy rozpoczęliśmy prace w Dukli, często słyszeliśmy o konieczności przeprowadzenia akcji informacyjnej o uruchomieni największej inwestycji komunalnej w gminie: nowego, ekologicznego składowiska odpadów. Mimo, że mówiono o tym od początku czerwca, dopiero późną jesienią sytuacja dojrzała do tego, że władze Dukli postanowiły rozpocząć działania związane z informowaniem mieszkańców o zmianach dotychczas istniejących zasad odbioru odpadów i wprowadzeniu odpłatności.

LGPP zakontraktowało pomoc trenerów „Partners” Polska w tym projekcie po złożeniu prośby przez Urząd Miasta i Gminy. Prace nad jego realizację rozpoczęły się w listopadzie, zgodnie z planami urzędników w styczniu segregacją miała być objęta cała gmina.

Najważniejszym zadaniem na pierwszym etapie prac było przekonanie pracowników UMiG o konieczności zbadania opinii i stosunku do nowego systemu gospodarki odpadami wśród mieszkańców gminy. Kluczem do sukcesu projektu realizowanego w tak krótkim czasie było bowiem naszym zdaniem takie sformułowanie celów kampanii informacyjnej, które precyzyjnie odpowiadają na najważniejsze potrzeby i wątpliwości jej adresatów. Początkowo zdaniem pracowników UMiG największym problemem miał być opór mieszkańców przed planowaną odpłatnością za wywóz śmieci i ogólna niechęć do segregowania.

Aby sprawdzić, czy tak jest w istocie, zdecydowaliśmy się na przeprowadzenie kwestionariusza (vide: załącznik) wśród rodziców dzieci klas ósmych wszystkich szkół znajdujących się na terenie gminy. Pracownicy Wydziału Gospodarczego UMiG przekazali dyrektorom szkół 300 egzemplarzy kwestionariusza. Urząd otrzymał z powrotem 154 odpowiedzi, które pokazały, że:

• Program segregacji odpadów wywołuje duże zainteresowanie wśród mieszkańców gminy, a zwłaszcza wśród mieszkańców wsi, którzy oddali aż 80% przekazanych im kwestionariuszy

• Duklanie wiedzą co to jest segregacja (dzielenie śmieci na różne grupy) i mają do niej stosunek pozytywny

• Mieszkańcy wsi zdecydowanie postulowali akcję informacyjną: chcieli wiedzieć po co się segreguje odpady, jak to się robi, czemu to służy. Oni tez zgłaszali najwięcej pomysłów mających usprawnić wprowadzanie segregacji odpadów w Dukli

• Obawy wywołuje nie sam program segregacji, ale wątpliwości, czy pojemniki będą regularnie opróżniane

Na podstawie kwestionariusza ustaliliśmy, że mieszkańcy powinni:

1. Zostać dokładnie poinformowani na czym polega segregowanie odpadów, jak to robić i jakie są z tego korzyści dla gminy

2. Mieć pewność, że cała akcja przebiega planowo

3. Wiedzieć o kosztach inwestycji i sposobie ustalenia odpłatności, którą mają ponosić z tytułu segregacji odpadów

Poza bezpośrednią korzyścią, jaką było zebranie informacji, praca nad kwestionariuszem bardzo zaangażowała w program jego wykonawców: pracowników UMiG.

Celem strategii informacyjnej było doprowadzenie do tego, żeby:

1. Do końca grudnia zostało podpisanych minimum 50% umów na wywóz odpadów

1. Mieszkańcy segregowali odpady

Jeśli chodzi o pierwszy cel, był on trudny przede wszystkim ze względów logistyczna - organizacyjnych. W ciągu miesiąca należało doprowadzić do tego, aby podpisane zostało minimum 2250 umów. Biorąc pod uwagę, że w realizację tego projektu jest zaangażowanych 5 osób, każda z nich musiałaby doprowadzić do podpisania 450 dokumentów w ciągu maksimum 20 dni roboczych, niezależnie od codziennych obowiązków w ramach funkcjonowania Urzędu.

Trudność i ryzyko związane z realizację drugiego celu, wiązała się przede wszystkim z tym, że:

1. Różnica w uchwalonej przez Radę Gminy odpłatności za odbiór odpadów segregowanych w stosunku do segregowanych jest tak niewielka, że istnieje duże zagrożenie, że mieszkańcy zdecydują się płacić 50 groszy miesięcznie więcej i oddawać odpady tak, jak dotychczas

1. Jest bardzo mało czasu na przeprowadzenie pełnej akcji edukacyjnej: strategia w przypadku Dukli polega raczej na nagłej zmianie obyczaju niż ewolucji poglądów mieszkańców

1. Argumentacja UMiG jeśli chodzi o przekonywanie do segregacji, może budzić opór pewnej części mieszkańców. Z jednej strony bowiem mówi się o tym, że segregacja pozwala przedłużyć czas eksploatacji wysypiska i czystość ekologiczną gminy, z drugiej zaś planuje się finansowanie części ogromnych kosztów związanych z tą inwestycją dzięki odpłatnemu przyjmowaniu niesegregowanych odpadów z innych gmin.

Jak widać kwestia wprowadzenia nowego systemu gospodarki odpadami rozbija się na dwie odrębne kwestie:

1. Jak wprowadzić odpłatność

1. Jak przekonać mieszkańców do pro-ekologicznych zachowań

W naszych rozmowach z pracownikami UMiG w Dukli dyskutowaliśmy o tym, że następnym (bo nie może to być niestety pierwszym) krokiem, powinno być popieranie tych zachowań, które przyczyniają się do zmniejszenia ilości produkowanych odpadów w ogóle.

Biorąc pod uwagę możliwości organizacyjne, czasowe i finansowe gminy, jako metody realizowania tych celów wybraliśmy:

1. Przygotowanie zestawu materiałów informacyjno - promocyjnych: ulotki, listu od burmistrza (vide: załącznik)

1. Zaangażowanie w prace nad podpisywaniem umów sołtysów

1. Serie spotkań informacyjnych z sołtysami i mieszkańcami sołectw prowadzonych przez pracowników UMiG

2. Działania promocyjne w szkołach: konkurs plastyczny na najlepszy plakat propagujący segregowanie odpadów w danej miejscowości i inne akcje wyczulające na kwestię gospodarki odpadami.

3. Prace przebiegały w zasadzie zgodnie z wytyczonym planem przez całą naszą obecność w Dukli: jako wynik naszej współpracy powstała nowoczesna, atrakcyjna ulotka, przygotowano list i umowę o jednolitej szacie graficznej, podpisano umowy z sołtysami, którzy podjęli się dystrybucji umów, został opracowany harmonogram spotkań wiejskich.

Trudności pojawiły się po zakończeniu naszej obecności w Dukli. Nowy styl pracy ukazał się jeszcze zbyt nowy dla urzędników UMiG-u i bez wsparcia z naszej strony wrócili w pewnym sensie do tego, który obowiązywał przed naszym pojawieniem się w Dukli. Z planowanych 25 zebrań wiejskich odbyło się 7, zrezygnowano z konkursu plastycznego i pogodzono się z tym, że segregacja rozpocznie się znacznie później.

Pokazuje to naszym zdaniem zjawisko, o którym zawsze warto pamiętać pracując w gminach. Metody, których uczymy, wiążą się tam często z koniecznością bardzo głębokiej zmiany w stosunku do własnych zadań i roli w społeczności lokalnej. Jest to złożony proces i oczekiwanie, że po wyjeździe konsultantów wszystko się zmieni i będzie wyglądało inaczej, jest wymaganiem, które trudno stawiać ludziom dorosłym, osadzonym w swych nawykach. Mieliśmy jako konsultanci szczęście, że mogliśmy zobaczyć jak wygląda zmiana na poziomie deklaracji i realizacji — to dość rzadkie doświadczenie.

Zastosowana metodologia

Praca w Dukli wymagała stosowania różnych metod i narzędzi w pracy trenerskiej i doradczej, jednak ich niewątpliwą cechą wspólną było to, że w ostatecznym rezultacie miały pomóc nam zaangażować duklan w prace nad wzmocnieniem efektywności komunikacji społecznej w ich gminie. Realizacja projektu była więc zaprojektowana w taki sposób, aby był możliwy podział odpowiedzialności za jego sukces pomiędzy wykonawców kontraktu i klienta, czyli gminę.

Ze stosowanych metod należy wyróżnić:

1. Na poziomie analizy stanu komunikacji w gminie

• Wywiad zogniskowany dotyczący postrzegania aktywności komunikacyjnych gminy przez jej mieszkańców. Pytania do niego oraz lista uczestników znajdują się w odpowiednim załączniku

• Wywiady pogłębione z mieszkańcami gminy (w sumie przeprowadzono ich 30)

2. Na poziomie szkolenia:

Metody interaktywne, umożliwiające odwoływanie się podczas treningu do doświadczeń i wiedzy uczestników. Wykład połączony z prezentacją możliwych schematów komunikacyjnych z pewnością pozwoliłby nam na dość ekonomiczne w czasie przedstawienie sporej porcji wiedzy. Uznaliśmy jednak, że jeżeli zależy nam na tym, aby pokazać, w jaki sposób komunikacja działa i wzbudzić potrzebę pracy nad jej usprawnieniem, musimy już w trakcie zajęć stworzyć jak najwięcej okazji do pracy w grupach i wymiany poglądów. Postanowiliśmy samym sposobem naszej pracy pokazać zalety komunikowania się dwukierunkowego

3. W doradczej fazie projektu:

• indywidualny coaching podczas wykonywania zadań przez pracowników UMiG

• praca w zespole zadaniowym

4. Na poziomie realizacji zadań wynikających z fazy doradczej projektu:

• Kwestionariusze badające stosunek mieszkańców do konkretnego problemu gminy — nowego programu segregacji odpadów (badania przeprowadzone były przez pracowników Urzędu Miasta i Gminy wspomaganych przez doradców „Partners” Polska; w sumie rozdano około 300 ankiet i otrzymano z powrotem 154)

• Listy do mieszkańców

• Spotkania z mieszkańcami w sołectwach, organizowane i prowadzone przez pracowników UMiG i sołtysów

Podsumowanie

Podsumowanie prac nad wzmocnieniem potencjału komunikacyjnego gminy Dukla jest naszym zdaniem dobrą ilustracją tego, czego można oczekiwać i na co liczyć realizując podobne projekty. Analizując sytuację przed i po zakończeniu prac w Urzędzie Miasta i Gminy, podstawowe zmiany jakie zauważamy to przede wszystkim:

• ewolucja stanowiska specjalisty ds. komunikacji społecznej i promocji. Kiedy zaczęliśmy pracować w Dukli, było to stanowisko nowe, osoba zatrudniona na nim nie miała jasnego zakresu obowiązków a co za tym zazwyczaj idzie nie było też wizji jej roli w życiu gminy. Kiedy wyjeżdżaliśmy, osoba ta miała jasno sformułowane cele i plan pracy. Ona i inni urzędnicy wiedzieli jaka jest rola tego stanowiska i w czym zatrudniona osoba może im być pomocna a czego może oczekiwać od innych urzędników. Widoczne to było zwłaszcza podczas projektu segregacji odpadów: specjalista ds. komunikacji społecznej i promocji odgrywał znaczącą rolę w przygotowywaniu akcji informacyjnej realizowanej wspólnie z pracownikami innych wydziałów

• zmiana stosunku urzędników UMiG do kwestii komunikowania się w obrębie gminy. Podczas prac nad wprowadzeniem systemu segregacji odpadów, było już jasne, że w tej sprawie trzeba i warto otwarcie komunikować się z mieszkańcami: pytać ich o zdanie, wyjaśniać. Naszym zdaniem kamieniem milowym było przeprowadzenie ankiety dotyczącej poziomu wiedzy o segregacji odpadów. Urząd przeprowadzał tego typu akcję po raz pierwszy i fakt, że uzyskana w niej ciekawe, ważne dla dalszego przebiegu prac odpowiedzi przekonało urzędników do tego, że komunikować się warto. Na pewno nie jest jeszcze tak, że zmianie uległy wszystkie zachowania i nawyki dotyczące sposobu i stylu w jakim komunikuje się Urząd. Sądzimy jednak, że w Dukli zostało kilka osób, które rozumieją, że skuteczna i otwarta komunikacja z mieszkańcami to nie tylko dodatkowa praca, ale też bardzo wymierne korzyści dla Urzędu.

• zmiana postrzegania roli lokalnego pisma, czyli „Dukielskiego Przeglądu Samorządowego”. Nie wiemy, na ile rozpoczęty kierunek zmian utrzyma się po naszym wyjeździe, ale zapoczątkowany proces zmian miał na celu uczynienie z „DPS” pisma, które naprawdę będzie czytane przez mieszkańców. A zatem, takiego, które będzie żywe, atrakcyjne, odpowiadające na najważniejsze pytania i wątpliwości członków społeczności lokalnej

• większa świadomość celów i zasad prowadzenia akcji promocyjnych na zewnątrz

Dukla na pewno będzie się zmieniała: istnieje już w niej grono osób, które mają wystarczającą wiedzę i umiejętności, aby podtrzymać ducha przemian jeśli chodzi o tę sferę aktywności gminy. Na pewno zmianie uległ status aktywności związanych z komunikacją społeczną w gminie — są bardziej doceniane i uznane za naprawdę potrzebne. I chociaż nie jest tak, że można mówić o Dukli jako gminie, w której wszystko przebiega modelowo, jest na pewno dobrym przykładem tego, co można zmienić w innych, podobnych do niej, niewielkich społecznościach lokalnych.