Dariusz Stachowiak

Co to jest wyznaczanie celów i dlaczego kierownik powinien o nim pamiętać? Eksperci mówią nam, że od początku XX wieku menedżerowie planowali i wyznaczali cele w różny sposób. Przeprowadzono setki badań nad wyznaczaniem celów. W 90% tych badań wyniki były pozytywne. Wynikało z nich ze dzięki zastosowaniu technik wyznaczania celów można uzyskać poprawe efektywności średnio o 16%.Latham i Wexley przytaczają kilka prac badawczych z których wynikało ze za każdym razem kiedy od określonej grupy pracowników wymagano, żeby wyznaczyła sobie konkretne cele i działała w celu ich osiągnięcia to niezmiennie członkowie takiej grupy znacznie zwiększali swoja wydajność w porównaniu z członkami grup, które nie wyznaczały celów. Autorzy Ci przytaczają badania, które dotyczyły pracowników rożnych zawodów, od naukowców i inżynierów do drwali

Wyznaczanie celów ma miejsce na wszystkich szczeblach organizacyjnych. Natomiast stopnie koncentracji, zamierzenia i rodzaje czynności realizowanych w tym procesie różnią sie w zależności od szczebla ,na jakim występują. Na przykład na najwyższym poziomie kierowniczego przywództwa wyznaczanie celów zazwyczaj skupia sie głównie na nadrzędnych celach firmy- a mianowicie na jej "wizji". To skupianie uwagi najczęściej ma charakter strategiczny i kierunkowy .Wiąże sie z podstawowymi decyzjami: wyborem misji i strategii oraz przydzieleniem głównych zasobów. Te strategiczne, wizjonerskie wybory łącznie wyznaczają przyszłość firmy.

Na niższych szczeblach kierowniczych wyznaczanie celów ma zazwyczaj charakter taktyczny. Kładzie sie w nim nacisk na wdrażanie i na realizację decyzji podjętych w ramach kształtowania wizji strategicznej czy planowania wyznaczającego kierunek działań. Tu proces obejmuje następujące elementy:

1.Formułowanie konkretnych celów, zadań lub norm, które należy zrealizować w ustalonym terminie.

2.Opracowanie planu działania i rozpoznanie konkretnych kroków, które należy wykonać, żeby osiągnąć lub przekroczyć te cele.

3.Opracowanie harmonogramu określającego, kiedy rozpocząć i zakończyć poszczególne działania.

4.Opracowanie budżetu

5.Szacowanie lub prognozowanie, co zostanie zrobione w określonych etapach realizacji planu.

6.Opracowanie wdrażania decyzji.

7.Wyznaczenie norm, na podstawie których będzie sie oceniać efektywność.

Każde z przedsiębiorstw, by być dziś efektywnie zarządzanym musi czerpać i adoptować sprawdzone wzory od tych, którzy znaleźli już skuteczną rywalizację i płynną adaptację organizacji do zmieniających się warunków otoczenia. Ostatnie dziesięciolecia zaowocowały wieloma nowymi technikami i metodami zarządzania. Są to między innymi: Zarządzanie Przez Cele (ZPC).

Duża dynamika zmian wymusza werbowanie wszystkich członków danej organizacji do realizacji jej celów strategicznych, poprzez nieustanne generowanie celów operacyjnych i etapowych. Twórcą techniki Zarządzania Przez Cele jest Peter Drucker .

Ukierunkowanie siebie i całego zespołu w firmie na realizację celu jest metodą wprowadzania konkretnych struktur w nasze myślenie. Dzięki temu dużo łatwiej wyrównujemy słabe strony członków naszego zespołu lub też uwzględniamy ich mocne strony.

Zastosowanie metody wyznaczania i realizacji celów pozwala na koncentrację energii z uwzględnieniem różnic osobistych. Osoba realizująca cele musi uwzględniać liczne przeszkody, które może napotkać na swojej drodze. Czasami po drodze dochodzi do utraty celu z oczu, dlatego musi on być konkretnie i jasno ustalony. W życiu codziennym, podczas pracy często stosuje się pojęcia takie jak: wyniki, planowanie, wyznaczanie i uzgadnianie celów, zysk, sukces, odpowiedzialność i rozliczanie. Są to niezbędne elementy w prawidłowym funkcjonowaniu zespołu w każdej firmie.

Ważnym czynnikiem współpracy w zespole jest uzgodnienie, rozumienie i poznawanie różnych, odmiennych punktów widzenia. Zwłaszcza istotne jest uzgodnienie tego, co rozumiane jest pod pojęciem samego, konkretnego celu. Zawsze można i należy wyznaczyć dla zespołu cele z zakresu zachowania i cele konkretne dla procesów grupowych. Można wyznaczać cele nauczania i w ten sposób stworzyć pewien wzorzec dla pojęć : „chcę i mogę wiedzieć”.

Należy jednak najpierw się zastanowić, czy chcemy i czy widzimy sens pracy z celami. Czy chcemy dokładnej definicji naszej pracy i naszych umiejętności. Dotyczy to zwłaszcza przełożonych. Zwłaszcza im powinno zależeć na dokładnym ustaleniu , co wolno a czego nie jego pracownikom. Osoba myśląca i działająca w kategoriach celu inicjuje przyszłość i ponosi za nią odpowiedzialność. Decydując się na pracę z celmi musi się zrezygnować z samowoli i z niekontrolowanej spontaniczności, ale w zamian zdobywa się zaufanie zespołu i przełożonych.

Każdy cel jest stanem, którego planuje się osiągnąć w konkretnym czasie , za pomocą szeregu konkretnych przedsięwzięć. Składa się z treści (co ma być zrealizowane i z jaką jakością), ilości (ile sztuk, jaka wielkość, wymiar lub tez jakie zachowanie) i czasu (konkretny termin lub wyznaczony okres realizacji). Należy pamiętać, że cele musza być realne, akceptowalne i skuteczne (np. po jego zrealizowaniu musi cos ulec zmianie na lepsze).

Wpływ zarządzania przez cele na pracowników w firmie.

Główną korzyścią Zarządzania Przez Cele jest lepsza motywacja pracowników, wynikająca z dopuszczenia ich do współkształtowania celów i wynikająca ze współdziałania lepsza komunikacja. Ułatwiona jest także kontrola.

Każdy człowiek rozwija się w trzech podstawowych wymiarach: w myśleniu, mówieniu i działaniu. Ważne i znaczące cele powodują koncentrację wszystkich tych trzech wyników na realizacji celu. Dotyczy to zarówno rozwoju idei i planów, jak i prowadzenia rozmów, realizacji narad, rozpatrywania działań oraz realizacji przedsięwzięć.

Wyznaczanie celów i dążenie do ich wykonania jest przecież, tak naprawdę naturalnym zachowaniem człowieka, a dla niektórych ludzi wręcz potrzebą. Osoba, która przy wszystkim, co robi wciąż myśli o zamierzonym wyniku - myśli finalnie.

Należy pamiętać, że dopóki pracownik nie zobowiąże się do realizacji danego przedsięwzięcia i wyznaczonego celu, to wciąż ma możliwość do wycofania się i nieefektywnego działania. Powoduje to tzw. „śmierć naturalną” wielu idei i świetnych pomysłów. W momencie zobowiązania umacnia się cały proces konkretnych mechanizmów, które popychają nas ku celowi.

Niezależnie od poziomu ,horyzontu czy zastosowania wyznaczania celów, z badan i z praktyki wynika następujących dziesięć nauk:

1.Konkretne cele, stanowiące wyzwania, zazwyczaj prowadza do lepszych wyników, niz cele niejasno sformułowane, łatwe do osiągnięcia. Wyznaczanie celów jest skuteczniejsze, kiedy cele sa wyraźnie zdefiniowane i obejmują to co powinno sie dziać, jak często i do kiedy. Jasne, konkretne cele zmniejszają prawdopodobieństwo nieprawidłowej komunikacji lub błędnego zrozumienia. Ogólnie biorąc cele stanowiące większe wyzwania prowadza do większej efektywności-w pewnych granicach. Cele powinny być postrzegane jako możliwe do osiągnięcia przy odpowiednich wysiłkach

2.Informacje zwrotne o postępach w osiąganiu celów ulepszają ten proces. Informacje zwrotne o postępach w osiąganiu pożądanego celu maja zasadnicze znaczenie. Kiedy mówi sie ludziom ,jak skutecznie spełniają jakieś oczekiwania, mogą w miarę potrzeby wprowadzać zmiany w swoich działaniach albo kontynuować je bez zmian, jeżeli dotychczas były skuteczne. Ważnymi zmiennymi sa tez: źródła informacji zwrotnych i terminy ich uzyskiwania.

3.Jeżeli jest więcej niż jeden cel, należy je uszeregować pod względem ważności. Ustalenie rankingu celów w zależności od ich względnego znaczenia umożliwia poszczególnym osobom odpowiednie ukierunkowanie swoich działań i wysiłków proporcjonalnie do znaczenia poszczególnych celów. Ranking celów służy też do weryfikowania oczekiwań zarówno przełożonego jak i jego podwładnych.

4.Nieformalne współzawodnictwo miedzy pracownikami ,wynikające z wyznaczania celów i informacji zwrotnych, może zwiększyć korzyści wynikające z tego procesu. Nieformalne współzawodnictwo często pojawia sie spontanicznie wówczas, gdy ocenia sie efektywność i informuje o niej poszczególne osoby w kategoriach ilościowych. Konstruktywne naciski kolegów mogą emocjonować, stanowic wyzwanie i prowadzić do zadowolenia z osiągnięć. Jednakże formalne współzawodnictwo na zbyt duża skale może wywoływać bezproduktywna rywalizacje.

5.Nalezy nagradzać za osiąganie celów i za efektywność. Istnieje wiele takich zachęt, od bodźców pieniężnych do najróżniejszych rodzajów nagród niepieniężnych.

6.Wyznaczanie celów może być ważnym elementem sterowania efektywnością. Procedury oceny efektywności spełniają w firmach kilka zamierzonych, a niekiedy niezamierzonych funkcji. Idealnie jest wówczas, gdy oceny te służą do rozpoznania mocnych i słabych stron poszczególnych wyników, prowadza do zwieszania efektywności indywidualnej w konsekwencji do zwiększania efektywności całej firmy. Jednakże niektóre procedury oceny powodują spadek efektywności, jeżeli krytykuje sie poszczególne osoby które reagują na to przyjmowaniem postawy obronnej. Jednym z najlepszych sposobów unikania takiego niepożądanego skutku jest ocena wyników pracy danej osoby na podstawie ustalonych z góry celów

7.Poszczególne osoby powinny opracowywać plany działań prowadzących do osiągnięcia celów. W planach działań wyszczególnia sie konkretne zadania i harmonogramy potrzebne do osiągnięcia celów. Opracowanie skutecznego planu opiera sie na założeniu, ze cel został zdefiniowany w jasny sposób.

8.Nalezy przeanalizować obowiązujące w firmie zasady postępowania z punktu widzenia ich spójności i komplementarności w odniesieniu do celów. Zasady postępowania obowiązujące w firmie wywierają ogromny wpływ na skuteczność w osiąganiu celów. Zazwyczaj największy wpływ maja zasady związane z procedurami podejmowania decyzji oraz z szybkością działania, komunikacja i wydajnością.

9.Klimat,w którym ustala sie cele, powinien wspierać ich osiąganie; kierownicy powinni pomagać swoim pracownikom w osiąganiu sukcesów i zachęcać ich do tego. Wyniki badan wskazują, ze pracownicy, których kierownicy wspierali w trakcie procesu ustalania celów, przyjmują lub wyznaczają sobie znacznie ambitniejsze cele, niż tacy których kierownicy nie wspierali. Wsparcie kierownika powoduje, ze ludzie sa bardziej pewni siebie i ufni co prowadzi do lepszych wyników.

10.W zależności od tego ,jak sie ustala cele moga one zwiększyć lub zmniejszyć stres odczuwany przez pracowników. Proces ustalaniu celów wywołuje stres, jeżeli zadania sa zbyt trudne albo jeżeli występuje przeciążenie celami sprzeczność celów lub ich niejednoznaczność. Proces ustalania celów może zmniejszyć negatywny stres lub zapobiegać mu poprzez doprowadzenie do tego, ze pewne oczekiwania będą jasne

Z tych 10 nauk dotyczących planowania i wyznaczania celów wynika, ze chociaż związane z tym procedury sa jedynie częścią funkcji kierownika, to jednak sa one ściśle związane z niemal wszystkimi aspektami zarządzania i organizacji. Wywierają wpływ na zrozumienie u podwładnych i na komunikacje, na motywacje, na procedury oceny efektywności i na systemy nagród. Z tych 10 nauk wynika tez, ze na procesy planowania i wyznaczania celów wpływają szersze zasady postępowania i procedury, a także konkretny klimat, w jakim te procesy zachodzą