ORGANIZACJA IMPREZ TURYSTYCZNYCH
Wszystkie działania biur podróży, które związane są z produktem turystycznym (czyli imprezą) możemy podzielić na kilka etapów:
1. Organizowanie imprezy, obejmuje:
a) programowanie
b) kalkulowanie
c) zamawianie świadczeń
2. sprzedaż, obejmuje:
a) opracowanie koncepcji reklamy
b) przygotowanie komunikatów wprowadzających imprezę do sprzedaży.
c) Prowadzenie tej sprzedaży
3. Realizacja, obejmuje:
a) odprawę i wyjazd uczestników
b) realizacja świadczeń zgodnie z prawem
c) powrót uczestników
4. Rozliczanie i imprezy, obejmuje:
PROGRAMOWANIE IMPREZY TURYSTYCZNEJ
Jest to najważniejsze zadanie które stoi przed biurem podróży w całym procesie tworzenia produktu:
1. cel imprezy
2. program
3. termin imprezy
4. rodzaj transportu
Cel imprezy - Zadajemy sobie pytanie czy to będzie impreza objazdowa, pobytowa,
Pobytowo - objazdowa.
W przypadku imprezy objazdowej należy określić cel i czy to będzie np. Krajoznawstwo, nastawiona na zwiedzanie czy podstawowe świadczenia czyli noclegi trzy posiłki itp.
Dla kogo impreza jest przeznaczona np. czy dla określonej grupy wiekowej, czy jako pobyty rodzinne.
Decyzje czy będzie kierowana do osób bardzo zamożnych czy średni zamożnych.
Program imprezy - przy układaniu programu imprezy należy pamiętać o:
• program nie powinien być przeładowany
• uczestnik wycieczki jest w stanie 5 -6 godzin koncentrować się na zwiedzaniu, pop tym okresie należy uwzględnić przerwę na posiłek, latem czas zwiedzania powinien być skrócony.
• Poszczególne obiekty maja różne godziny otwarcia i wejścia na ostatnie zwiedzanie.
• W trakcie zwiedzania należy uwzględnić czas na zdjęcia i zakup pamiątek.
• Przeciętne zwiedzanie miasta trwa 3-4 godziny
• Uwzględnić przerwę na posiłek.
• Przerwa podczas jazdy autokarem nie powinna trwać krócej niż 20 - 30 minut
• Racjonalnie zaplanowany dzień wycieczki objazdowej nie powinien trwać dłużej niż 10 godzin.
• Klient przy podejmowaniu decyzji o wycieczce kieruje się ceną, w dalszej kolejności pozostałymi zaletami wycieczki.
• Włączenie do programu tylko najatrakcyjniejszego zwiedzania zmobilizuje klienta do podjęcia decyzji o uczestnictwie, natomiast w trakcie pobytu podejmie decyzje o poszerzeniu programu zwiedzania.
• Wskazane jest korzystanie z doświadczeń i wiedzy pilotów
• Przy programowaniu imprez specjalistycznych dane jest korzystanie z wiedzy specjalistów w danej dziedzinie.
Termin imprezy - przy jego ustalania należy kierować się zasadami:
• Imprezy pobytowe organizowane w cyklu tygodniowym powinny zaczynać się w soboty, umożliwia to łączenie kilku turnusów dla klientów zainteresowanych dłuższym pobytem.
•
Ustawa o usługach turystycznych określa minimalny zakres informacji, podawanych przez organizującego.
Broszury i ulotki, które jeśli podają cenę imprezy należy traktować jako ofertę organizatora. Dla tego w katalogach i folderach, które są udostępniane klientom powinny być podane dane proponowanej imprezy w sposób dokładny i zrozumiały.
1. Cena imprezy turystycznej lub sposób jej ustalania
2. Miejsce pobytu lub trasa imprezy
3. Rodzaj, klasa i kategoria.
4. Charakterystyka środka transportu
5. Położenie rodzaj i kategoria obiektu zakwaterowania
6. Ilość i rodzaj posiłków
7. Program zwiedzania
8. Atrakcje turystyczne
9. Kwota lub udział zaliczki oraz termin zapłaty całej ceny.
10. Termin powiadomienia klienta o ewentualnym odwołaniu imprezy turystycznej z powodu niewystarczającej liczby zgłoszeń.
11. Konsekwencje prawne
Zgodnie z ustawa organizatorzy zobowiązani są umieszczać w katalogach, ulotkach folderach informacje, które umożliwiają klientom uzyskanie pełnego rozeznania co do wszystkich istotnych cech umowy o imprezie turystycznej.
Stornami umowy są:
- przedsiębiorca organizujący imprezę turystyczną.
- Klient - osoba, które ma zamiar zawrzeć umowę o organizację imprezy turystycznej na swoją rzecz lub na rzecz innej osoby.
Klientem jest również osoba, której przekazano prawo do korzystania z usług turystycznych.
Podmiotem świadczenia w tej umowie jest zapewnieni klientowi wszystkich świadczeń wchodzących w skład imprezy turystycznej oraz zapłata zryczałtowanej ceny.
Organizator lub osoba działająca w jego imieniu ma obowiązek podać klientowi przed zawarciem umowy:
• Ogólne informacje o obowiązujących promocjach paszportowych i wizowych, przeciw wskazaniach zdrowotne do udziału w imprezie.
• Informacje o możliwości ubezpieczenia od kosztów rezygnacji z udziału w imprezie turystycznej od wypadków i kosztów leczenia.
Umowa o imprezę turystyczną wymaga formy pisemnej. Umowa ta powinna określać:
1. Organizatora turystyki i numer koncesji, lub imię i nazwisko osoby, które w jego imieniu umowę podpisała.
2. Miejsce pobytu i trasa wycieczki.
3. Czas trwania imprezy turystycznej
4. Program imprezy rodzaj, jakość, terminy oferowanych usług w tym:
a) rodzaj, charakter, kategorię środka transportu oraz datę, godzinę, miejsce wyjazdu i plan powrotu.
b) Położenie, rodzaj, kategorię obiektu hotelarskiego, zgodnie z przepisami kraju pobytu lub opis wyposażenia obiektu nie zaliczanych do rodzaju i kategorii.
c) Ilość i rodzaj posiłków
d) Program zwiedzania i inne usługi wliczone w cenę imprezy.
5. Cenę imprezy turystycznej z uwzględnieniem wszelkich koniecznych należności, podatków, opłat jeżeli nie są one zawarte w cenie oraz wyraźne sformułowanie okoliczności, które mogą spowodować podwyższenie ceny.
6. Sposób zapłaty
7. Rodzaj i zakres ubezpieczenia
8. Sposób zapłaty reklamacji związanych z wykonywaniem usług przez organizatora turystyki lub osoby z nim współpracujące wraz z podaniem terminu zgłaszania takich reklamacji.
9. Wymagania specjalne o których klient powiadamia organizatora lub pośrednika i na które strony wyraziły zgodę.
10. Podstawy prawne i konsekwencje wynikające z umowy.
Przed rozpoczęciem imprezy organizator obowiązany jest podać klientowi:
1. Nazwisko lub nazwę lokalnego przedstawiciela czyli organizatora turystyki lub innej instytucji do, której klient może się zwrócić. Adres , numer tel ...
2. W odniesieniu do imprezy dla dzieci przed rozpoczęciem należy podać: informacje o możliwości bezpośredniego kontaktu z dzieckiem lub osobom która jest odpowiedzialna za dziecko w miejscu jego pobytu.
3. Planowany czas przyjazdu, miejsce i czas trwania postoju.
www.stiudent.pl
4