Wykład 6 - Definicja i podział zapasów oraz ewidencja wycena materiałów

Zapasy zaliczamy do majątku obrotowego jednostki gospodarczej. Są najmniej płynne z tego majątku i najczęściej magazynowane. Do zapasów zaliczyć należy:

• materiały,

• materiały w drodze

• towary,

• wyroby gotowe,

• półprodukty,

• produkcję w toku.

Dwa ostatnie elementy stanowią produkcję niezakończoną. Półprodukty mogą być magazynowane a produkcja w toku pozostaje w halach produkcyjnych, ponieważ nie zakończono części procesów.

Struktura zapasów jest zależna od rodzaju jednostki gospodarczej i charakteru prowadzonej przez nią działalności. W przedsiębiorstwach produkcyjnych , wytwórczych dominują zapasy materiałów i produktów pracy. Natomiast w jednostkach handlowych przeważają towary.

Materiały zalicza się do przedmiotów pracy gdyż uczestniczą w procesie produkcji i ulegają całkowitemu, jednorazowemu zużyciu. Zmieniają się z postaci rzeczowej w postać kosztów.

Materiały można podzielić na:

- surowce i materiały podstawowe,

- materiały pomocnicze,

- paliwo,

- części zapasowe maszyn i urządzeń,

- opakowania,

- odpadki.

Ewidencja materiałów najczęściej jest trzyszczeblowa:

• ewidencja wartościowa (w księgowości głównej - finansowej),

• ewidencja ilościowo - wartościowa (w księgowości materiałowej),

• ewidencja ilościowa (w miejscach składowania materiałów).

W śród dokumentów obrotu materiałowego wyróżnia się:

- dokumenty przychodowe (przyjęcie materiałów- PZ, zwrot materiałów - ZW),

- dokumenty rozchodowe (pobranie materiałów RW, wydanie materiałów na zewnątrz - WZ).

Wycena materiałów jest uzależniona od sposobu rozliczania kosztów zakupu i od przyjętego sposobu wyceny przychodu i rozchodu materiałów.

Stosowane są następujące sposoby wyceny przychodu:

• cena zakupu,

• cena nabycia (cena zakupu + koszty zakupu),

• cena ewidencyjna (stała cena w ciągu roku).

W rozchodzie mogą być zastosowane ceny przyjęć, z tym że jeśli ceny nabycia lub zakupu tych samych materiałów były różne wówczas należy wybrać do wyceny rozchodu jedną z metod:

• FIFO (pierwsze przyszło i pierwsze wyjdzie),

• LIFO (ostatnie przyszło, pierwsze wyjdzie),

• ceny przeciętnej (średnia ważona cen),

• szczegółowej identyfikacji cen.

Na operacje zakupu materiałów składają się dwie odrębne, udokumentowane operacje:

1. przyjęcie do magazynu otrzymanego materiału na podstawie dokumentu magazynowego (moment rzeczowy zakupu),

2. otrzymanie, sprawdzenie i zaakceptowanie do zapłaty faktury otrzymanej od dostawcy (moment prawno - finansowy zakupu).

Przyjęcie dostawy wymaga odbioru i sprawdzenia jej zgodności pod względem ilościowym i jakościowym. Przy odbiorze uczestniczy magazynier jako osoba materialnie odpowiedzialna. W przypadku stwierdzenia w dostawie wad lub ilościowych różnic sporządza się protokół, który jest podstawą postępowania reklamacyjnego.

Te dwa momenty zakupu nie zawsze są realizowane w tym samym czasie. Do ewidencji zakupu służy konto Rozlicznie zakupu materiałów. Jest to konto aktywno - pasywne (mieszane). Saldo debetowe oznacza faktury zakupu otrzymane, bez faktycznego przyjęcia materiałów. Są to tzw. materiały w drodze a saldo kredytowe oznacza dostawy bez faktur i są to tzw. dostawy niefakturowane.

Schemat 2. Ewidencja zakupu materiałów

Zobowiązania wobec dostawców Rozliczenie zakupu Materiały

Fa VAT PZ (przyjęcie materiałów)

rzeczywista cena cena rzeczywista lub ewidencyjna

Odchyleni a od cen ewidencyjnych

jeśli cena ewidencyjna < ceny rzeczywistej

Źródło: Opracowanie własne na podstawie ustawy o rachunkowości i MSR

Jeśli ewidencja przyjęcia materiałów jest dokonywana w stałych cenach ewidencyjnych wówczas różnicę w cenie należy wyksięgować na konto Odchylenia od cen ewidencyjnych. Jest to konto korygujące do konta Materiały. Odchylenia mogą być debetowe lub kredytowe. Jeśli cena ewidencyjna jest niższa od ceny rzeczywistej zakupu wówczas powstają odchylenia debetowe (zwiększające).

Przykład 10

Jednostka produkcyjna prowadzi ewidencję materiałów w stałych cenach ewidencyjnych 18zł/mb.

1) Fa VAT zakupiono materiały (1000 m po 20 zł./m) netto 20.000,VAT 4.400; brutto 24.400 od dostawcy K;

2) PZ (dokument magazynowy) przyjęto materiały od dostawcy K w stałych cenach 1000 m x 18zł/mb; 18.000;

3) Fa VAT zakupiono materiały (600 m po 22zł/m) netto 13.200, VAT 2.904, brutto 16.104 od dostawcy B;

4) PK wyksięgowano z zakończonej transakcji zakupu:

a) VAT,

b) odchylenia (marżę) czyli różnicę w cenach,

5) przyjęto materiały od dostawcy S - brak faktury 200 m .

Zaksięguj operacje, wyjaśnij co oznacza saldo na koncie „Rozliczenie zakupu”, jaka jest wartość w magazynie materiałów w cenach ewidencyjnych a jaka w cenach rzeczywistych zakupu.

Zobowiązania wobec dostawców Rozliczenie zakupu Materiały

24.400 (1) 24.400 18.000 (2) 18.000

16.104 (3) 16.104 3.600 (5) 3.600

VAT należny

1. (4a) 4.400

Odchylenia od cen ewidencyjnych

2.000 (4b) 2.000

40.504 28.000

Dostawy niefakturowane Sk. 3.600 ,- 16.104,- Sk. Materiały w drodze

44.104 44.104

W magazynie znajdują się materiały o wartości:

- w stałych cenach ewidencyjnych 21.600 (saldo konta Materiały),

- w cenach rzeczywistych 21.600 + 2.000 = 23.600 (saldo konta Materiały + saldo konta Odchylenia).

Rozchód materiałów związany jest z takimi operacjami gospodarczymi jak:

-wydanie materiałów do zużycia wewnątrz jednostki produkcyjnej,

-sprzedaż materiałów,

- nieodpłatne przekazanie materiałów innej jednostce,

-wydanie materiałów do przerobu.

Rzeczywista wycena rozchodu (tych samych materiałów lub towarów, wyrobów gotowych) może być ustalona na podstawie metody FIFO, LIFO, średniej ważonej cen lub według szczegółowej identyfikacji cen (jak wspomniano wyżej). FIFO - first- in, first- out - oznacza, że zapasy z początkową ceną wyjdą z magazynu pierwsze. LIFO - last- in, first- out - oznacza, że zapasy z końcową ceną (kupione na końcu) zostaną wydane jako pierwsze. Średnioważona cena jest ceną ustaloną z sumowania wszystkich dostaw przemnożonych przez cenę i podzielonych przez ilość wszystkich zapasów w magazynie - jest to średnia cena dla danego zapasu.

Przykład 11

Jeśli podmiot gospodarczy posiada zapas materiału BB 300 m, każdy metr po 50 i miały miejsce następujące przyjęcia tych materiałów :

PZ1 - 200m, 55 PLN/m;

PZ - 2400 m po 60PLN/m

Wówczas rozchód materiału BB 700 m będzie wyceniony następującą:

Jeśli zastosujemy metodę FIFO :

300x50 + 200x55+ 200x60= 15000+11000 + 12000 = 38000

Jeśli zastosujemy LIFO:

400x60+200x55+ 100x50 = 24000+11000+10000=45000

Jeśli zastosujemy średni ważony koszt:

(300x50+200x55+400x60) : 900m= 15000+11000+24000/900=55.55 (average cost); 700x55.5=38885

Metoda LIFO zawyża koszty zużycia materiałów (jak widać). W długim okresie koszty się zrównoważą, ponieważ wydamy materiały o niższej wartości początkowej.

Schemat 3. Ewidencja zmniejszeń materiałów

zwrot materiałów do magazynu

Materiały Zużycie materiałów i energii

Wydanie materiałów do zużycia

Odchylenia od cen ewidencyjnych

OB.X Wo, No

Majątek trwały w budowie

Materiały przeznaczone do budowy środka trwałego

Źródło: Opracowanie własne na podstawie ustawy o rachunkowości i MSR

Jeśli ewidencja materiałów była prowadzona w stałych cenach ewidencyjnych wówczas rozchód będzie dokonany w stałych cenach ewidencyjnych a odchylenia od cen ewidencyjnych na koniec okresu (np. miesiąca) skorygują zużycie.

W tym celu ustala się wskaźnik odchyleń (Wo) i narzut odchyleń przypadających na rozchód (No). Wskaźnik odchyleń informuje o procentowym udziale sumy odchyleń w całym zapasie materiałów, natomiast narzut odchyleń informuje ile - wartościowo przypada odchyleń na rozchód.

Wo = odchylenia x 100% / materiały w magazynie przed rozchodem;

No = Wo x wartość rozchodowanych materiałów.

Przykład 12

Mając salda początkowe (Materiałów i Rozliczenia zakupu) z poprzedniego przykładu zaksięguj:

1. RW - zużycia materiałów 8 000zł.

2. PK przeksięgowanie części odchyleń przypadając na rozchód (ustalono wskaźnik odchyleń i narzut odchyleń.

Ustal wartość materiałów w magazynie po rozchodzie wg cen rzeczywistych oraz ustal koszt zużycia.

Rozliczenie zakupu Materiały Odchylenia od cen ewid.

Sp. 16.104 3.600 Sp. Sp. 21.600,- 8000,- (1) Sp. 2000,- 740,74 (2)

Wo =
= 9,26% Zużycie materiałów i energii

No = 9,26% x 8000 = 740,74 (1) 8000,-

(2) 740,74

Stan końcowy materiałów w magazynie (cenie rzeczywistej), czyli wartość bilansowa materiałów wynosi (21.600 - 8000) + (2000 - 740,74) = 13.600 + 1259,26 = 14.859,26

Sprzedaż materiałów (np. zbędnych) będzie ewidencjonowana w dwóch etapach:

1. Fa VAT sprzedaż - powstanie przychodu i należności (lub środków pieniężnych),

2. WZ - wydanie materiałów, zmniejszenie ich wartości w magazynie i zaksięgowanie ich wartości zakupu (traktowanej jako koszt).

Kiziukiewicz T., Rachunkowość….

Jak wyżej…

Ustawa o rachunkowości art. 34.1.

---