1.definicje archiwum wg. Słownika archiwalnego

a) instytucja o charakterze urzędu administracyjnego, urzędu wiary publicznej oraz placówki naukowej powołana do kształtowania, zabezpieczania, gromadzenia, opracowywania oraz trwałego przechowywania i udostępniania materiałów archiwalnych, uprawniona do wydawania z nich uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i kopii, a także do publikowania źródeł i pomocy archiwalnych oraz prowadzenia badań w dziedzinie archiwistyki.

b) komórka organizacyjna instytucji powołana do przejmowania' przechowywania' porządkowania i zabezpieczania materiałów archiwalnych tej instytucji.

c) gmach lub lokal stanowiący pomieszczenie archiwum.

d) zespół, grupa zespołów lub zbiór archiwalny powstały na skutek działalności urzędu, instytucji, organizacji, a zwłaszcza rodu, rodziny lub osoby fizycznej.

W skrócie wg. P. Karpińskiego

1. Budynek,

2. Zespół/ grupy zespołów archiwalnych,

3. Instytucja, urząd,

4. Komórka organizacyjna,

2. sieć archiwalna w Polsce

Sieć polskich archiwów tworzą:

trzy mające największe znaczenie  archiwa o charakterze centralnym, wszystkie z siedzibą w Warszawie.

Archiwum Główne Akt Dawnych (AGAD) - przechowuje archiwalia wytworzone do 1918 r., akta władz centralnych i częściowo prowincjonalnych oraz archiwa rodzin o znaczeniu ogólnopolskim.

Archiwum Akt Nowych (AAN) - przechowuje wytworzone po 1918 r. akta władz centralnych, instytucji i stowarzyszeń o charakterze ogólnopolskim, spuścizny po wybitnych działaczach politycznych i społecznych.

Archiwum Dokumentacji Mechanicznej - przechowuje dokumentacje foto i fonograficzną a także filmową powstałą od początków XX wieku.

29 oddziałów archiwów państwowych z podlegającymi im 53 oddziałami zamiejscowymi i 4 ekspozyturami.

W archiwach państwowych i ich oddziałach gromadzone są archiwalia wytworzone przez lokalne władze i urzędy państwowe, instytucje wymiaru sprawiedliwości, administracje i instytucje samorządowe (w tym akta miast), instytucje i organizacje oświatowe, wyznaniowe oraz społeczne, przedsiębiorstwa przemysłowe i instytucje gospodarcze, archiwa rodzin i majątków ziemskich, spuścizny osób prywatnych, zbiory regionalne o charakterze lokalnym. W większości archiwów przechowywane materiały pochodzą z XIX i XX wieku. W niektórych znajdują się materiały starsze - sięgające wieków średnich. Najcenniejsze i najstarsze zasoby posiadają archiwa państwowe w Gdańsku, Krakowie, Lublinie, Olsztynie, Poznaniu, Szczecinie i Wrocławiu.

Archiwami tymi zarządza Naczelny Dyrekto Archiwów Państwowych podlegający Ministrowi Kultury, zarządzający Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych (NDAP), która sprawuje nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym.

Istotną, zwłaszcza z powodu merytorycznej wartości, część narodowego zasobu archiwalnego stanowią archiwalia w zbiorach ośrodków emigracyjnych - archiwach, muzeach, bibliotekach i instytucjach polonijnych, działających poza granicami kraju. Do najstarszych i najważniejszych z nich należą działająca od 1838 r. Biblioteka Polska w Paryżu, założone w 1870 r. w Rapersvil (Szwajcaria) Muzeum Narodowe Polskie oraz Biblioteka i Muzeum Polskie w Chicago i Instytut Józefa Piłsudskiego w Nowym Jorku.

Ponadto istnieją specjalne archiwa wyodrębnione, podlegające specjalnemu nadzorowi,  z ograniczonym dostępem do akt. Należą do nich: Archiwum Ministerstwa Spraw Zagranicznych, Archiwum Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, Centralne Archiwum Wojskowe, a także Archiwa Senatu, Sejmu oraz Kancelarii Prezydenta. Gromadzą one akta wytworzone w ramach własnej działalności i nie udostępniaja akt osobom postronnym ze względu na interes państwa.

Odrębną sieć archiwów tworzą archiwa partii politycznych, związków zawodowych, stowarzyszeń i organizacji społecznych, kościołów i związków wyznaniowych. Szczególnie zasobne w dawne akta są katolickie archiwa diecezjalne i klasztorne, które podlegaja nadzorowi ze strony władz Kościoła Katolickiego.

3. narodowy zasób archiwalny

Narodowy zasób archiwalny - pojęcie, które do archiwistyki polskiej wprowadziła ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396, z późn. zm.). Oznacza dokumentację zawierającą ważne informacje o wszelkich przejawach życia narodu w przeszłości i obecnie, która to dokumentacja w wyniku selekcji została zakwalifikowana do wieczystego przechowywania. Pojęcie to zostało wprowadzone przez ustawę w celu otoczenia opieką państwa wartościowych materiałów archiwalnych, które nie są jego własnością. Narodowy zasób archiwalny dzieli się na państwowy oraz niepaństwowy. Państwowy zasób archiwalny to ten, który jest przechowywany w instytucjach państwowych (np. w archiwach państwowych, bibliotekach itp). i jest własnością państwa. Zasobem niepaństwowym zaś nazywamy tę część dokumentacji, która przechowywana jest w instytucjach niepaństwowych (np. partie polityczne, stowarzyszenia, kościoły itp.) (zasób ewidencjonowany, publiczny) oraz w rękach prywatnych (zasób nieewidencjonowany, prywatny). Dokumentacja prywatna wchodząca w skład narodowego zasobu archiwalnego podlega ochronie jako dobra kultury.

4. archiwa i instytucje polskie na zachodzie

5. archiwa z powierzonym oraz wyodrębnionym zasobem

Wg. Słowika archiwalnego

a)archiwum wyodrębnione (wydzielone) - archiwum nie wchodzące w skład sieci archiwów państwowych i nie podlegające ich nadzorowi, uprawnione do trwałego lub czasowego przechowywania wyodrębnionej części państwowego zasobu archiwalnego.

b) archiwum zakładowe o powierzonym zasobie archiwalnym - archiwum uprawnione do przechowywania materiałów archiwalnych przez okres dłuższy niż przewidują przepisy za zgodą właściwych władz archiwalnych i podległe ich nadzorowi.

Wg. Archiwistyka.pl

a) Archiwa wyodrębnione

W myśl przepisów art. 29 Ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach do archiwów wyodrębnionych zalicza się archiwa Sejmu, Senatu, Prezydenta, Prezesa Rady Ministrów, Biura Bezpieczeństwa Narodowego, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Wywiadu, Centralnego Biura Antykorupcyjnego oraz Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu...

Nazwą archiwa wyodrębnione określa się także archiwa obsługujące Ministra Obrony Narodowej, ministra właściwego do spraw wewnętrznych, ministra właściwego do spraw zagranicznych wraz z organami i jednostkami im podległymi, oraz komórek organizacyjnych wykonujących czynności w zakresie wywiadu skarbowego w jednostkach podległych i nadzorowanych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych i komórek organizacyjnych wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa w niewymienionych wyżej jednostkach państwowych i samorządowych. 

Archiwa wyodrębnione obejmują zasięgiem swojego działania obszar całego kraju lub jego części. Organizację archiwów wyodrębnionych określają, w drodze wydanych w porozumieniu z Ministrem Kultury i Ochrony Dziedzictwa Narodowego zarządzeń, szefowie poszczególnych resortów. Kierownicy komórek organizacyjnych wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa tworzą i określają ich organizację w drodze zarządzenia, po zasięgnięciu opinii Ministra Obrony Narodowej. Natomiast w przypadkach nieusankcjonowanych odrębnymi przepisami stosuje się w odniesieniu do archiwów wyodrębnionych przepisy dotyczące archiwów państwowych.

Zasób archiwalny archiwów Sejmu, Senatu i Prezydenta stanowią materiały archiwalne powstałe i powstające w toku ich działalności oraz zasób historyczny. W przypadku pozostałych archiwów wyodrębnionych zasób archiwalny stanowią materiały wytworzone przez poszczególne resorty, z wyjątkiem archiwum IPN, którego zasób stanowią materiały archiwalne określone w Ustawie z 18 grudnia 1998 r. o IPN oraz powstające w toku jego działania. Ponadto w odniesieniu do archiwum MSZ w skład jego zasobu wchodzą także materiały archiwalne wytworzone przez obce podmioty prawa międzynarodowego.

Archiwa wyodrębnione przekazują do archiwów państwowych o charakterze centralnym materiały archiwalne nie później niż po upływie 50 lat od daty ich wytworzenia, o ile nie narusza to prawnie chronionych interesów Państwa i obywateli. Natomiast materiały archiwalne dotyczące wykonywania zadań w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa są przekazywane do Centralnego Archiwum Wojskowego.

6. archiwa wyznaniowe (historia, struktura, zbiory)

7. historia archiwistyki jako dyscypliny naukowej

Archiwistyka jako dyscyplina naukowa zajmująca się archiwami i archiwaliami, a w szczególności gromadzeniem, przechowywaniem, opracowywaniem i udostępnianiem materiałów archiwalnych, rozwijała się długo w powiązaniu z historią, stanowiąc jej naukę pomocniczą. Praktyczna działalność archiwalna, zwrócona aż do XX wieku głównie w kierunku zasobu wytworzonego w dawniejszych epokach, wymagała przede wszystkim dobrego przygotowania historycznego, w tym znajomości dziejów ustroju i umiejętności z zakresu dyplomatyki i paleografii. W minionym stuleciu uległy jednakże rozszerzeniu funkcje archiwów, które prowadzą dziś szeroką działalność na przedpolu archiwalnym - w instytucjach wytwarzających dokumentację. Pociągnęło to za sobą konieczność zwiększenia w wykształceniu archiwistów udziału wiedzy prawniczej i administracyjnej. Rozwój społeczeństwa informacyjnego z kolei skłonił do zapożyczeń z dorobku informacji naukowej i włączył do kształcenia archiwistów informację naukową. Wreszcie informatyzacja wszystkich dziedzin życia pociągnęła za sobą konieczność kształtowania u archiwistów umiejętności wykorzystania programów i systemów komputerowych w ich codziennej pracy, a także postawił przed nimi problem archiwizowania dokumentacji elektronicznej. Pociąga to za sobą także korzystanie z osiągnięć i metod informatyki.

W XX wieku obok archiwistyki zaczęła się rozwijać nowa dyscyplina określana albo z angielska records management, albo tłumaczona na języki narodowe - na polski jako zarządzanie dokumentacją. Zgodnie z definicją normy ISO 15489-1:2001 records management (zarządzanie dokumentacją) jest to ta część zarządzania, która jest odpowiedzialna za właściwą i systematyczną kontrolę przyjmowania, obiegu, przechowywania, wykorzystywania i przekazywania dokumentacji, włączając w to procesy gromadzenia i zachowania prawnych i informacyjnych świadectw działalności instytucji. Mimo że zarządzanie dokumentacją stanowi część zarządzania w ogóle, to jednak funkcje wchodzące w jego zakres pokrywają się z zakresem działalności prowadzonej przez archiwistów. Dlatego też na świecie często łączy się kształcenie archiwistów i zarządców dokumentacji. Archiwa podejmują jednocześnie szeroką współpracę z przedstawicielami nauk o zarządzaniu, którzy włączają się do procesu dydaktycznego oraz do badań naukowych na równi z archiwistami.

W związku z tym, że obecnie zasób archiwalny posiada skomplikowaną strukturę, a wchodzi doń dokumentacja powstająca w różnych okresach historycznych od średniowiecza po XXI wiek, zapisana w różnych językach (łacińskim, niemieckim, ruskim, rosyjskim, staropolskim, współczesnym polskim i innych), w różnych alfabetach i na różnych nośnikach (na pergaminie, papierze, na nośnikach elektronicznych), a także ze względu na to, że archiwa pełnią różnorakie funkcje usługowe we współczesnym społeczeństwie informacyjnym, do pracy w archiwach muszą być przygotowywani specjaliści o szerokich kompetencjach. Dlatego też program kształcenia archiwistów musi być interdyscyplinarny z wykorzystaniem dorobku, doświadczeń i metod takich nauk jak historia, zarządzanie, prawo administracyjne, informacja naukowa czy informatyka.

Pamiętać przy tym należy, iż mimo przemian funkcji archiwów, ostatecznym celem jest wieczyste zachowanie materiałów archiwalnych. Natomiast do właściwego wyboru dokumentacji poddanej wieczystemu przechowywaniu konieczne jest pielęgnowanie wśród adeptów archiwistyki i zarządzania dokumentacją wrażliwości historycznej, pozwalającej odróżnić wartościowe przekazy źródłowe o współczesności, niezależnie od ich formy, od bezwartościowych. Dlatego też rola koordynująca proponowany kierunek kształcenia wyższego powinna przypaść wydziałom historycznym.

8. przechowywanie akt

1.      Akta spraw ostatecznie załatwionych przechowuje się w teczkach spraw w kolejności chronologicznej lub według nadanej numeracji w prowadzonym dla tej teczki spisie spraw (zob. wzór - załącznik nr 1). W spisie spraw prowadzonym osobno dla każdej teczki aktowej wpisuje się każdą nową sprawę, nadając jej kolejny numer.

2.      Teczki spraw ostatecznie załatwionych prowadzi się w układzie wynikającym z rzeczowego wykazu akt Biblioteki.

3.      Teczki akt spraw ostatecznie załatwionych na zewnętrznej stronie powinny być zaopatrzone w następujące informacje:
na środku u góry - pełna nazwa Biblioteki i właściwej komórki organizacyjnej,
w lewym górnym rogu -znak akt, tzn. symbol literowy komórki organizacyjnej i cyfrowy symbol klasyfikacyjny wg rzeczowego wykazu akt,
w prawym górnym rogu - kategorię archiwalną z dodaniem przy kategorii B cyfr arabskich oznaczających okres przechowywania (np. B - 5),
na środku teczki - tytuł akt, czyli hasło klasyfikacyjne z wykazu akt wraz z uzupełnieniem dokładnie określającym zawartość teczki,
pod tytułem - daty skrajne / w przypadku kilku roczników - rok rozpoczęcia pierwszej sprawy oraz zakończenia ostatniej lub dany rok kalendarzowy przy aktach tylko z jednego rocznika (zob. wzór - załącznik nr 3),
dokumenty finansowe - ich obwoluta powinna zawierać dodatkowo informacje o numerze początkowym i końcowym dokumentów oraz szczegółowe daty skrajne (dzienne lub miesięczne)
W przypadku wyjęcia akt z teczki, należy w ich miejsce włożyć kartę zastępczą. Powinna ona zawierać znak sprawy, jej przedmiot, nazwę komórki organizacyjnej i nazwisko pracownika wypożyczającego akta lub nazwę i adres jednostki, do której akta wysłano, a także termin zwrotu.

4.      Akta spraw ostatecznie załatwionych pozostają zwykle w komórkach organizacyjnych przez okres dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy. Po upływie tego terminu akta należy przekazać do archiwum zakładowego. Ze względów praktycznych możliwe jest pozostawienie akt w komórce przez dłuższy okres lub wcześniejsze przekazanie do archiwum (dotyczy to akt o małej przydatności bieżącej, a dużej objętości).

 9. budownictwo archiwalne

10. funkcje archiwum

 11. Zadania archiwów państwowych

Ustawa określa (art. 28) zadania archiwów państwowych jako:

• kształtowanie państwowego zasobu archiwalnego;

• ewidencja, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostępnianie materiałów archiwalnych należących do ich zasobu archiwalnego;

• kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego w archiwach zakładowych, w składnicach akt oraz jednostkach organizacyjnych z powierzonym zasobem archiwalnym;

• wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i reprodukcji przechowywanych materiałów, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów;

• prowadzenie prac naukowych oraz wydawniczych w dziedzinie archiwistyki i dziedzin pokrewnych;

• popularyzacja wiedzy o materiałach archiwalnych i archiwach oraz prowadzenie działalności informacyjnej;

• wykonywanie zadań określonych w ustawie lub w odrębnych przepisach.

Ze str http://www.msz.gov.pl/Zadania,Archiwum,13843.html

 Archiwum:

1)                               klasyfikuje dokumentację ministerstwa na materiały wchodzące do narodowego zasobu archiwalnego i materiały nie archiwalne;

2)                               prowadzi państwowy wyodrębniony zasób archiwalny ministerstwa, gromadzi, ewidencjonuje, opracowuje, przechowuje i udostępnia materiały archiwalne;

3)                               wypracowuje zasady rejestracji, ewidencjonowania, przechowywania, archiwizacji i brakowania akt w ministerstwie oraz placówkach zagranicznych;

4)                               popularyzuje wiedzę z zakresu historii polskiej polityki zagranicznej;

5)                               gromadzi relacje i wspomnienia byłych pracowników służby dyplomatyczno-konsularnej;

6)                               gromadzi i udostępnia księgozbiór ministerstwa;

7)                               nadzoruje działalność bibliotek w placówkach zagranicznych;

8)                               współpracuje z instytucjami archiwalnymi w kraju i za granicą w zakresie wymiany informacji oraz udostępniania materiałów archiwalnych i bibliotecznych.

12. Kształtowanie zasobu archiwalnego

Zasób archiwalny - materiały archiwalne powstające w toku działalności komórek i jednostek organizacyjnych oraz do nich napływające, stanowiące wyodrębnioną część państwowego zasobu archiwalnego.

Archiwizacja dokumentacji jest procesem ciągłym, rozpoczynającym się od chwili wytworzenia pierwszego dokumentu, a nie wynikiem działalności kancelarii.

PROCES ARCHIWIZACJI DOKUMENTACJI

I etap

Jednostka organizacyjna
- Klasyfikacja
- Kwalifikacja
- Gromadzenie
- Ewidencja
- Brakowanie
- Przygotowanie do przekazania do archiwum

II etap

Archiwum wyodrębnione
- Gromadzenie
- Ewidencja
- Przechowywanie
- Opracowywanie
- Udostępnianie
- Zabezpieczenie

Kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego to oddziaływanie władz archiwalnych na twórców dokumentacji przez instruktaż i nadzór w zakresie klasyfikacji, kwalifikacji i brakowania wytwarzanych przez twórców akt materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej.

Celem kształtowania zasobu archiwalnego jest wyodrębnienie z masy materiałów aktowych, gromadzonych w kancelariach jednostek, materiałów o wartości historycznej i wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej.

Zadania w zakresie kształtowania zasobu archiwalnego CAW realizuje przez:
- inicjowanie, uzgadnianie i opiniowanie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych;
- prowadzenie kontroli i wizytacji;
- dokonywanie ekspertyz archiwalnych i brakowania akt;
- przyjmowanie akt przez archiwa wojskowe;
- szkolenia i konsultacje.

13. selekcja materiałów archiwalnych

Wg. Słownika archiwalnego

dokonywanie wyboru materiałów archiwalnych o wartości historycznej na podstawie przeprowadzonej oceny ich wartości

---