Profesja Centrum Kształcenia Kadr

Imię i Nazwisko:

Wojciech Pietrzak

Przedmiot:

SYSTEMY LOGISTYCZNE

Temat pracy:

Scharakteryzuj zadania działu logistyki i jego miejsce w strukturze przedsiębiorstwa

Prace przyjęto: Praca napisana pod kierunkiem:

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Ocena:

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Kalisz dn.

Kwestia przydziału kompetencji pracownikom w dziale logistyki jest regulowana dosyć dowolnie w przypadku polskich przedsiębiorstwach . Funkcjonowanie działu, jego miejsce w strukturze oraz zadania są wypadkową wielu procesów wpływających na kierunki rozwoju firmy. W zależności od wielkości firmy i rodzaju procesów biznesowych dział logistyki będzie realizować różne zadania. W niewielkich firmach handlowych do zadań działu logistyki należy właściwa organizacja transportu i magazynowania. Wraz z rozszerzaniem zakresu działalności przedsiębiorstwa i wraz z jego rozwojem coraz więcej uwagi poświęca się polityce dystrybucji zintegrowanej z procesami wewnętrznymi przedsiębiorstwa. Zaczynają sie pojawiać obszary integracji działań. Do obszarów takich należy strefa graniczna między działami logistyki i produkcji oraz logistyki i marketingu. Pojawiają, sie dylematy typu ,,coś za coś", czyli tzw. relacje trade-offs między transportem a magazynowaniem czy też między poziomem zapasów a obsługa klienta. Na kolejnym etapie rozwoju konieczna staje sie coraz pełniejsza integracja działań i tworzenie właściwych strategii funkcjonalnych, m.in, strategii logistycznej. Na tym etapie firma stara się reagować na zmiany w jej otoczeniu próbując je przewidzieć, wykorzystać szanse oraz zniwelować ujemne skutki zagrożeń. System logistyczny funkcjonuje wówczas jako spójna całość, a strategia logistyczni łączy działania taktyczne i nadaje im odpowiedni kierunek. Umiejscowienie działu logistyki w strukturze firmy i struktura tego działu są oczywiście zależne od etapów rozwoju. Projektując ewolucje struktury przedsiębiorstwa, warto pamiętać o tworzeniu stanowisk pracy dostosowanych do procesów, a nie postępować odwrotnie.

JJ. Coyle wyróżnił trzy podstawowe struktury przedsiębiorstwa

1) strukturę funkcjonalną - logistyka jest w tej strukturze wyodrębnionym działem, obejmującym wszystkie procesy logistyczne zorientowanym funkcjonalnie przedsiębiorstwie dyrektor/kierownik ds. logistyki podlega wówczas bezpośrednio dyrektorowi genialnemu/prezesowi lub dyrektorowi ds. produkcji albo dyrektorowi ds. marketingu; kierownikowi ds. logistyki podlegają z kolei kierownicy niższego szczebla zajmujący sie zarządzaniem zapasami, transportem, obsługą klienta informacją, logistyczną, planowaniem produkcji i zakupami;

2) strukturę dywizjonalną — jest to podział przedsiębiorstwa na dywizje związane z grupą produktów w ramach firmy mogą istnieć działy wspólne, np. dział księgowości czy zasobów Ludzkich, 0raz działy wyodrębniane z poszczególnych dywizjonów, np, dział logistyki, produkcji, marketingu; w każdym dywizjonie funkcjonuje wówczas niezależny dział logistyki;

3) strukturę zorientowaną na procesy — jest to struktura coraz częściej doceniana w przedsiębiorstwach dążących do zwiększani efektywności i ograniczenia nadmiernie rozbudowanych struktur ·administracyjnych; struktury procesowe charakteryzuje możliwie płaska i elastyczna struktura zarządzania; strukturę tę tworzy się po identyfikacji procesów biznesowych w firmie; odpowiednie osoby są, odpowiedzialne za procesy i ich przebieg w całej firmie.

Funkcje działu logistyki są na ogół zróżnicowane w każdym przedsiębiorstwie. Można jednak stworzyć katalog tych funkcji, do których sie zalicza: zaopatrzenie (zakupy), planowanie produkcji, magazynowanie, ewidencje materiałową, obsługę klienta, dystrybucje, transport, fakturowanie, obsługę reklamacji, obsługę celną wdrażanie nowych produktów, gospodarowanie opakowaniami, gospodarowanie odpadami oraz projektowanie ścieżki ekspansji logistycznej.

Zaopatrzenie (zakupy). Można rozróżnić zakupy strategiczne, czyli kształtowanie polityki zakupów, poszukiwanie dostawców, negocjacje cenowe i ustalanie warunków umów z dostawcami, oraz zakupy operacyjne, czyli składanie zamówień, koordynacje terminów dostaw, kontrole warunków umów i bieżącą ocenę dostawców. Zakupy strategiczne decydują, w dużym stopniu o poziomie kosztów przedsiębiorstwa, co także wpływa na ogólny poziom rentowności. Marża przedsiębiorstwa jest to przychód pomniejszony o koszty zakupu/techniczny koszt wytworzenia. Nie zawsze jednak dział zakupów przedsiębiorstwa może realizować wspomniane zakupy strategiczne. Sytuacja taka występuje np. wówczas, gdyż

• na potencjalnym rynku zaopatrzenia funkcjonuje tylko jeden producent,

• dyrekcja przedsiębiorstwa, w ramach którego działa dana firma, wyznacza dostawce, kierując sie dążeniem do standaryzacji lub negocjując opusty

Dążenie do obniżenia kosztów zakupu musi być jednak poprzedzone właściwą analizą ryzyka. Przykładem może być obciążenie jednego dostawcy obowiązkiem dostarczania określonego materiału strategicznego do przedsiębiorstwa. Istnieje wówczas możliwość wynegocjowania lepszych cen, ale jest ona obarczona podwyższonym ryzykiem. Ryzyko to wynika z uzależnienia od jednego dostawcy. W przypadku awarii lub przeciążenia dostawcy, próby wywarcia nacisku w celu uzyskania lepszej ceny czy też zmiany polityki zarządu może się okazać, że straty spowodowane brakiem pożądanego materiału są większe niż oszczędności z uzyskanej (korzystnej) ceny.

Planowanie produkcji. Obejmuje ono konfrontacje planowanego zapotrzebowania rynkowego z istniejącymi możliwościami dostarczenia na rynek produktów przedsiębiorstwa. Możliwości te wynikają z dostępności właściwych materiałów we właściwym czasie oraz z istniejących mocy produkcyjnych. Planowanie produkcji obejmuje więc zakupy i koordynacje dostaw surowców/materiałów produkcyjnych oraz właściwe zarządzanie mocami produkcyjnymi. Na planowanie długookresowe składają sie prognozy zakupu, planowanie zapotrzebowania na personel produkcyjny, maszyny i urządzenia. P1anowanie krótkookresowe 0bejmuje operacyjne plany produkcyjne, czyli zlecenia produkcyjne. Krótkookresowy plan produkcyjny traktuje dostępne moce produkcyjne i dostępne surowce jako stałe. W dużych przedsiębiorstwach planowanie produkcji jest wykonywane za pomocą specjalistycznego oprogramowania klasy MRP II.

Magazynowanie. Jest to funkcja wynikająca z potrzeby koordynacj1 dostaw materiałów i towarów z ich zużyciem w produkcji lub sprzedażą. Magazynowanie dotyczy towarów handlowych lub produktów gotowych (magazyny dystrybucyjne). Magazynować można takie surowce 1 materiały produkcyjne (magazyn produkcyjny), 0pakowania, części zamienne czy też materiały pomocnicze.
Ewidencja materiałowa. Funkcja ta ma ścisły związek z trzema wcześniej wymienionymi funkcjami. Ewidencja materiałowa obejmuje bieżące stany magazynowe, złożone zamówienia i zlecenia produkcyjne. Dotyczy to zamówień od klientów oraz dostawców. Różny jest stopień szczegółowości w ewidencji bieżących stanów magazynowych. Oprócz ujęcia ilościowego lub wartościowego towarów w magazynie, ewidencja może obejmować lokalizacje magazynowe, numery partii, daty przydatności oraz uwagi dotyczące jakości. Ewidencja materiałowa obejmuje takie ruchy materiałów, np. przyjęcia do magazynu, wydania z magazynu, przesunięcia międzymagazynowe i ,,rozchodowania" towarów w produkcji. Rzetelnie prowadzona ewidencja materiałowa (np. za pomocą, kodów kreskowych) jest podstawą planowania materiałowego zleceń zakupu i zleceń produkcyjnych.

Obsługa klienta. jest to bardzo szerokie pojęcie. Funkcje logistyczne związane z obsługą, klienta to przyjmowanie i ewidencja zamówień, dostarczanie klientom informacji o dostępności towaru, możliwych terminach realizacji, kosztach oraz statusie realizowanych zamówień. Należy jednak rozgraniczyć typowe funkcje sprzedażowe, takie jak pozyskiwanie klienta oraz negocjacje cenowe. Które najczęściej nie leżą w gestii działu logistyki.

Dystrybucja. Pojęcie to oznacza udostępnienie towaru w miejscu i czasie, w którym powstaje zapotrzebowanie. Może to być sieć własnych magazynów dystrybucyjnych lub obca sieć hurtowni/marketów/punktów sprzedaży detalicznej. W zależności od branży i strategii przedsiębiorstwa będzie ono korzystało z różnych kanałów dystrybucji. Dystrybucja towarów jest ściśle powiązana z ich transportem. Punkty dystrybucji i sieć transportowa tworzą konstrukcję systemu dystrybucji.

Transport. Pojęcie to należy rozumieć jako transport w sieci dystrybucji, transport od dostawców i transport wewnętrzny. Również w tym przypadku są, przyjmowane różne rozwiązania. Firma może się zdecydować na utrzymywanie własnego taboru transportowego lub na zlecanie czynności transportowych wyspecjalizowanym przewoźnikom.

Fakturowanie. Funkcja ta polega na wystawianiu klientom dokumentów sprzedaży. Jest to funkcja wtórna w odniesieniu do przyjmowania zamówień. Zlecenie od klienta jest przetwarzane na specyfikacje wydania towaru z magazynu, następnie tworzy się z niego dokument WZ (jednocześnie wystawia się fakturę).

Obsługa reklamacji. Reklamacje można zasadniczo podzielić na ilościowe i jakościowe. Dział logistyki, jako zarządzający magazynem i dystrybucją, przejmuje najczęściej pełną odpowiedzialność za reklamacje ilościowe. W przypadku stwierdzenia niezgodności u klienta należy zbadać zasadność reklamacji i zaproponować mu sposób jej rozwiązania, jeśli natomiast wysunięto zarzuty co do jakości produktu, to stanowisko powinien zająć wykwalifikowany kontroler jakości, który może ocenić zasadność reklamacji.

Obsługa celna. Nie jest to działalność ściśle logistyczna, jednak związana z organizacją, przepływów materiałów w obrocie zagranicznym. Dział obsługi celnej zajmuje sie formalnościami celnymi i utrzymuje kontakt z urzędem celnym.

Wdrażanie nowych produktów. Dział logistyki trudno nazwać inicjatorem wdrożeń nowych artykułów, ale jest działem biorącym czynny udział w ich wprowadzaniu na rynek. Nowy produkt musi zostać opatrzony serią parametrów, które należy zapisać w systemie ERP, należy zaprojektować jego opakowanie i zgromadzić odpowiednie zapasy w magazynach dystrybucyjnych.

Gospodarowanie opakowaniami. Ewidencja obrotu opakowań zwrotnych jest konieczna do zapewnienia kontroli nad ich obiegiem. Brak takiej kontroli będzie z pewnością przyczyniał się do ,,zagubienia" opakowań i powstawania dodatkowych kosztów.

Gospodarowanie odpadami. Wymagania dotyczące ochrony środowiska oraz rosnąca świadomość ekologiczna powodują, że kolejną dziedziną logistyki

staje się logistyka odpadów. Można ją, rozumieć jako proces gromadzenia, magazynowania, wtórnego przetwarzania i utylizacji odpadów powstających w procesie produkcyjnym.

Projektowanie ścieżki ekspansji logistycznej. Ostatnią, ale nie najmniej ważną funkcją, jest właściwe projektowanie rozwoju infrastruktury logistycznej przedsiębiorstwa. Dział logistyki powinien z właściwym wyprzedzeniem inicjować wynajem, budowę lub rozbudowę magazynów, zakupy nowych środków transportu oraz innych środków trwałych będących składnikami systemu logistycznego.

---