Analizując zagadnienia związane z organizacją pracy magazynu, warto przez chwilę zastanowić się nad definicją obszaru działań. Magazynowanie jest jednym z procesów pozwalającym na realizację łańcucha dostaw. Jest ono zespołem czynności związanych z zarządzaniem zapasami w obrębie danej lokalizacji. Zagadnienie bywa też definiowane jako organizacja przypływów i odpływów towarów w przedsiębiorstwie. Prace związane z magazynowaniem obejmują czynności rozładunkowe i załadunkowe towarów, obsługę urządzeń transportu wewnątrz magazynu (np. wózków paletowych i widłowych, dźwignic) oraz ręczne przenoszenie i podnoszenie ładunków. W ramach organizacji pracy magazynu proponujemy następujące działania.
|
Zasady organizacji magazynu
Charakterystyka
Magazyn jest nieodłącznym atrybutem procesu logistycznego. Podczas tworzenia zasad organizacji magazynu, należy zwrócić szczególną uwagę na rolę jaką odgrywa magazyn w procesie logistycznym , tak aby zasady organizacji magazynu prowadziły do optymalnej koordynacji wszystkich funkcji magazynu oraz osiągania najlepszych efektów przy jak najmniejszych nakładach pracy. Zasady organizacji magazynów powinny być także dostosowane indywidualnie do roli spełnianej przez magazyny.(Dudziński Z., Kizyn M., 2002, s.11)
Magazyn to jednostka organizacyjno-funkcjonalna, której celem jest składowanie zapasów na wyodrębnionej do tego przez przedsiębiorstwo przestrzeni wyposażonej w odpowiednie środki techniczne umożliwiające przechowywanie dóbr materialnych, kierowane i obsługiwane przez zespół wykwalifikowanych osób.( Weselik A., Korzeniowski A., Skowroński Z., Kaczmarek M., 1997, s.11)
Organizując gospodarkę magazynową powinniśmy kierować się najważniejszymi zasadami organizacji magazynu, a mianowicie:
zapewnieniem pożądanego poziomu obsługi klienta lub przedsiębiorstwa
dążeniem do zapewnienia racjonalnego przechowywania dóbr materialnych
możliwym jak najszybszym wykonywaniem zadań
zmniejszeniem wysiłku zatrudnionego personelu oraz jego bezpieczeństwem
minimalizacją kosztów utrzymania magazynu
utrzymaniem odpowiedniej ilości zapasów, która wynika z konieczności zabezpieczenia zapotrzebowania na surowce niezbędne w procesie produkcyjnym
utrzymaniem odpowiedniej ilości towarów gotowych do sprzedaży
Do spełnienia wszystkich zasad organizacji magazynu niezbędne są nam informacje dotyczące:
charakterystyki technicznej oraz wielkości partii towarów która ma być składowana
w magazynie (co, ile oraz w jakiej postaci będzie magazynowane)
terminów dostaw towarów i wysyłek, w taki sposób aby przedsiębiorstwo mogło
stosować zasadę ,,Just In time
określenie punktów strumieni dostaw materiałów oraz czasu jaki mają być przechowywane
powierzchni magazynowej dostępnej do zagospodarowania
wyposażenia magazynu w urządzenia do składowania oraz środki transportu magazynowego
struktury organizacyjnej magazynu
struktury zatrudnienia
programów komputerowych sterujących przepływem towarów przez magazyn
sposobu ewidencji i dokumentacji towarów na stanie magazynu(Dudziński Z., Kizyn M., 2002, s.330)
Wykorzystując te informacje można prowadzić pełne wykorzystanie zasad organizacji magazynu, powinniśmy jednak pamiętać, że informacje mają charakter przejściowy i aby osiągać jak najlepsze wyniki powinniśmy prowadzić ich ciągłą kontrolę.
Bałagan w magazynie kosztuje
Niniejszy artykuł nie jest przeznaczony dla firm posiadających zorganizowane magazyny wysokiego składowania, w których transport materiałów jest w dużej mierze zautomatyzowany a transakcje bazodanowe związane z ruchem materiałów są wynikiem sprawnie funkcjonującego systemu RFID (Radio Frequency Identification).
Niniejszy artykuł jest adresowany do tych przedsiębiorstw, w których wielu podziela opinię, że magazyn zdaje się żyć własnym życiem i że pomimo wielu prób jego uporządkowania w dalszym ciągu nie można być pewnym tego, czy zapas ewidencyjny danego materiału widoczny w systemie informatycznym (jaki by on nie był) jest zgodny ze stanem faktycznym.
W swojej karierze zawodowej widziałem już sporo magazynów. Niestety, większość z nich przystawała raczej do drugiego opisu.
Czy uporządkowany (zarówno pod względem fizycznym jak i proceduralnym) magazyn jest jedynie rodzajem fanaberii znerwicowanego menedżera, który nie spocznie póki wszystko nie zostanie ułożone w równych kupkach? Raczej nie. Przewidywalny magazyn jest niezwykle istotny dla jakości funkcjonowania całego biznesu. Dlaczego? Wyjaśnienie jest proste:
a/ wszystkie zasadnicze działania podejmowane w operacyjnym obszarze firmy są (a przynajmniej powinny być) wynikiem uprzednio przygotowanego planu,
b/ planowanie sprowadza się do postawienia czterech pytań:
1. czego od ciebie oczekują?
2. co jest ci potrzebne do wykonania tego czego od ciebie oczekują?
3. co już masz?
4. czego ci brakuje?
c/ jeżeli brak wystarczającej kontroli nad magazynem nie pozwala na udzielenie wiarygodnej odpowiedzi na trzecie pytanie to wynik planowania zazwyczaj będzie obciążony błędem i nie zmieni tego żaden, najbardziej nawet zaawansowany informatycznie, system planowania ERP,
d/ rezultatem realizacji błędnych planów będą albo braki materiałowe powodujące przestoje produkcji lub niedotrzymanie potwierdzonych warunków sprzedaży albo też zbędne zapasy wymagające finansowania.
W jednym i w drugim przypadku mamy do czynienia z generowaniem zbędnych kosztów operacyjnych czyli z marnotrawstwem. Rzadko przydaje się ono w budowaniu dobrej marki firmy.
Systemowe rozwiązania zaczynają się tam gdzie porządek
Jak poradzić sobie z magazynem, w którym wszystko zdaje się być przypadkowe? Od czego rozpocząć porządkowanie takiego magazynu?
Znam takich co twierdzą, że jest to zadanie z którym radzi sobie nawet pani z kiosku z gazetami. Dla wszystkich którym przyszło w magazynie pracować jest to teza co najmniej dyskusyjna. Z drugiej jednak strony, należy podkreślić, że odpowiedzialni za magazyn (czy też logistykę w ogóle) zabierają się do rzeczy z niewłaściwej strony. Przekonani o tym, że uzyskanie kontroli, powiedzmy, nad magazynem średniej wielkości przedsiębiorstwa produkcyjnego wymaga rozwiązań systemowych, zaczynają od wdrażania nierzadko kosztownego oprogramowania informatycznego w magazynie. Jest to oczywiście działanie przedwczesne w sytuacji, w której magazynier potrzebuje pół godziny na odszukanie konkretnego indeksu materiałowego wśród tysięcy innych a jakość identyfikacji składowanych towarów pozwala założyć, że jedynie pracownicy z najdłuższym stażem są w stanie wydać na produkcję to co zakłada dokumentacja technologiczna produkowanych wyrobów.
Gdzie zatem jest początek zadania? Zacznijmy od rzeczy prostych, prozaicznych wręcz. Od fizycznego porządku. Zasada jest ta sama co w miarę uporządkowanym garażu - trzymaj narzędzia i inne przedmioty w miejscach które zostały do tego wyznaczone. Bierzesz piłę to odwieś ją na swój wieszak a nie odkładaj na podłogę lub blat z imadłem. Ot i cała filozofia. A skoro mowa już o filozofii… leanowska technika organizacji stanowiska pracy - `5S' jak najbardziej ma tutaj zastosowanie.
Przyjrzyjmy się kilku istotnym wymiarom naszego porządkowania.
Infrastruktura magazynu
Organizowanie magazynu należało by zacząć od zaplanowania wykorzystania powierzchni a w zasadzie - kubatury magazynowej. Częstym widokiem jest bardziej lub mniej przypadkowe składowanie materiałów bezpośrednio na podłodze, jakichś zaadoptowanych półkach, pozbieranych z różnych miejsc regałach, w wydzielonych lata temu zamykanych pakamerach znajdujących się wewnątrz magazynu, itd.
Brak klarownie określonych obszarów składowania materiałów bywa często tłumaczony oszczędnościami, brakiem funduszy inwestycyjnych lub po prostu stwierdzeniem, że obecny stan jest wystarczająco dobry.
Podłoga zawalona towarami przemieszanymi ze śmieciami, starymi opakowaniami, zareklamowanymi towarami, przypadkowymi narzędziami, etc, nie tylko nie jest budującym obrazkiem w oczach ewentualnych audytorów czy inspektorów jakości potencjalnego klienta ale również znacznie utrudnia:
• optymalne wykorzystanie kubatury magazynu
• zapewnienie bezpieczeństwa pracy i warunków ppoż
• określenie dróg transportowych,
• wyznaczenie pól odkładczych,
• sprawne i efektywne przeprowadzanie inwentaryzacji,
• sprawne i efektywne przyjmowanie i wydawanie materiałów.
Właściwie dobrany system regałów (zakupionych bądź wypożyczonych), wieszaków, palet czy innego rodzaju wyposażenie umożliwiające optymalizację składowania towarów jest dobrym początkiem naszego projektu. Oczywiście na planie magazynu trzeba uwzględnić także przebieg dróg transportowych które zapewnią optymalny przepływ materiałów (najlepiej zgodny z logiką procesu tworzenia wartości dodanej w łańcuchu dostaw). Istotne jest również zaplanowanie lokalizacji magazynowych stanowisk administracyjnych. Nie zapominajmy o tym, że fizyczny przepływ materiałów wymaga równoległego ewidencjonowania i księgowania transakcji w systemie bazodanowym, w którym planista będzie odczytywał aktualny stan zapasu a księgowy - wartość aktywów. Na tym etapie rozważań o porządku w magazynie nie interesuje nas czy będzie to oprogramowanie klasy ERP, tabela zbudowana w poczciwym Excelu czy też staromodna kartoteka papierowa.
W magazynie trzeba zadbać o wydzielenie pól odkładczych dla: materiałów dostarczonych do magazynu ale oczekujących na przyjęcie, dla materiałów przygotowanych do wydania na produkcję lub do sprzedaży, dla materiałów wymagających separacji ze względów jakościowych a przeznaczonych np. do zwrotu, naprawy, utylizacji.
Osobnym miejscem jest strefa segregacji i składowania odpadów. Inne miejsce musi zostać przeznaczone doskładowania opakowań wielokrotnego użytku (palet, kontenerów, beczek, itd.). W podobny sposób trzeba pomyśleć o stanowiskach garażowania i ładowania wózków akumulatorowych. Nie można zapomnieć o zapewnieniu łatwego dostępu do środków ochrony przeciwpożarowej.
Nie sposób wymienić w niniejszym artykule wszystkich elementów infrastruktury magazynowej. Nie o to jednak chodzi. Chciałbym w tej chwili zwrócić uwagę czytelnika na istotność przejrzystego i czytelnego urządzenia przestrzeni magazynowej. Jest to podstawowy warunek zapewnienia bezpiecznej i efektywnej pracy w optymalnie wykorzystanym pomieszczeniu (obszarze). Brak tego porządku to nie kwestia jedynie estetyki. To przede wszystkim przyczyna wielorakich rodzajów marnotrawstwa (straty czasu, zniszczeń, zagubień, kradzieży, niewłaściwych wydań materiałów, źle zaksięgowanych przyjęć, wypadków w pracy, itd., itp.)
Identyfikacja miejsc składowania
O ile nie mamy w magazynie sprawnego systemu zarządzania dynamiczną lokalizacją towarów, częściej spotykanego w dużych magazynach wysokiego składowania, konieczne jest właściwe opisanie obszarów składowania ze względu na rodzaj zapasu (surowce, półprodukty, produkty, materiały powierzone, etc.) a następnie pojedynczych miejsc składowania adresowanych kolejnym towarom.
Dobrą praktyką jest aby identyfikacja miejsca składowania towaru była tożsama z identyfikacją samego towaru na jego etykiecie oraz w bazie danych. Opis miejsca i samego towaru musi zapewnić łatwą, szybką i wiarygodną identyfikację materiału oraz stanowić wystarczające zabezpieczenie przed użyciem niewłaściwego materiału w procesie produkcji lub sprzedaży (co się niestety dosyć często zdarza gdy blacha jest podobna do blachy a śruba do śruby).
Właściwe opisanie miejsc składowania poszczególnych towarów staje się problematyczne gdy bałagan panujący w magazynie jest obecny również w bazie danych. Wówczas nierzadko zdarza się, że fizycznie ten sam materiał występuje pod wieloma indeksami. Co więcej, pod każdym indeksem posiada jakiś zapas w ewidencji. W takiej sytuacji, niestety, zadanie właściwej identyfikacji miejsc składowania musi iść w parze (lub następować po) z uporządkowaniem bazy danych. Niełatwe to zadanie ale niezbędne.
Jednoznaczne opisanie miejsc składowania wprowadza tak bardzo potrzebną powtarzalność procesu. W tym wypadku, magazynier nie zastanawia się gdzie położyć towar lecz odkłada go na wiadome wszystkim zainteresowanym miejsce. Nie trzeba go szukać, nie trzeba tracić czasu np. w czasie inwentaryzacji, a i zgubić trudniej.
Standaryzacja opakowań oraz identyfikacja materiałów składowanych
Ten punkt projektu ściśle wiąże się z poprzednim. Trzeba by jednak dodać, że identyfikacja samego towaru jest powiązana z tematem jego pakowania i zabezpieczenia w czasie składowania i transportu. W praktyce oznacza to konieczność opracowania reguł pakowania materiałów na produkcji, w magazynie (np. w przypadku konieczności przepakowania materiału) oraz u dostawcy zewnętrznego, kooperanta, itd.
Przemyślane karty standaryzacyjne wypracowane przez technologów, produkcję oraz logistykę nie tylko dają szansę na późniejsze optymalne wykorzystanie kubatury magazynu oraz środków transportu ale będą bardzo pomocne w przygotowaniu wiarygodnych parametrów planistycznych typu: MOQ (Minimal Order Quantity), Lot-size, Batch-size, wykorzystywanych w zintegrowanym systemie planowania i sterowania klasy ERP (w dalszej lub bliższej przyszłości taki system będzie nieunikniony).
Struktura organizacyjna magazynu
Warto zastanowić się również nad tym, kto `rządzi' w magazynie. Powierzenie zapasów pracownikom produkcji np. w ramach upraszczania struktury organizacyjnej firmy nie zawsze daje najlepsze rezultaty. Powodem jest różnica priorytetów w działach produkcji i logistyki. Kiedy produkcja skupia swoje wysiłki na wskaźnikach efektywności wykorzystania maszyn i dotrzymania terminów, magazynierzy są rozliczani za poziom zgodności stanów ewidencyjnych i rzeczywistych. Jedni i drudzy siłą rzeczy doskonalą różne kompetencje. Przydzielone zadania powinny przystawać do ich umiejętności.
W dobrze dobranym zespole magazynierów nie powinno zabraknąć odpowiedzialnych zarówno za fizyczny przepływ materiałów jak i równoległy przepływ informacji (transakcji i dokumentów) w systemie bazodanowym. Ich ścisła współpraca determinuje stopień wiarygodności danych w systemie informatycznym, na podstawie których planiści podejmują decyzje finansowane później z majątku właściciela biznesu.
Równie niebezpieczne może być rozwiązanie polegające na podporządkowaniu magazynów strukturom finansowym. Zapasy to co prawda aktywa ale ich pierwszorzędne zadanie polega na zapewnieniu płynności procesu produkcji i sprzedaży. Stąd, sterowanie zapasem według klucza ilościowego powinno mieć pierwszeństwo przed kluczem wartościowym.
Na koniec nie zapominajmy o sprawnym kierowniku magazynu. On jest planistą i koordynatorem pracy w magazynie w wymiarze zarówno fizycznym jak i informacyjnym. To on najczęściej współpracuje bezpośrednio z planistą dostaw na poziomie MRP a bywa, że i z samymi dostawcami. On również może koordynować przebieg inwentaryzacji cyklicznej (realizowanej głównie dla celów planistycznych).
Transakcje materiałowe, obieg dokumentów oraz stanowiska administracji magazynowej
Porządek zaprowadzony w obszarze magazynów i składowanych w nim materiałów jest niezbędny również na stanowisku(ach) pracy magazyniera administracyjnego. Jest on odpowiedzialny za wprowadzanie danych do systemu informatycznego oraz obieg dokumentów obrazujących fizyczny przepływ materiałów. Warunkiem sprawnego funkcjonowania systemu planowania - ERP jest wysoka, 99-cio procentowa wiarygodność danych w systemie. Na stanowisku, na którym dokumenty leżą w przypadkowych miejscach a procedura wprowadzania danych nie jest jednoznacznie określona i przestrzegana bardzo łatwo o pomyłki generujące różnice inwentaryzacyjne. Bałagan w papierach oznacza bałagan w bazie danych, ten zaś wpływa na jakość decyzji o zamawianiu i odnawianiu zapasu. Błędne koło zamykają powtarzające się braki jednych materiałów oraz zbędne, nierotujące zapasy drugich. Jest to powodem niekończącej się wojny pomiędzy magazynem a działem produkcji i sprzedaży a także działem finansów. Jedna z ważnych przyczyn tej wojny to właśnie bałagan wyrażający się brakiem przemyślanego, skoordynowanego działania w magazynie z jednoczesnym przekonaniem o tym, że wszystko jest pod kontrolą.
Fizyczny przepływ materiałów, począwszy od przyjęcia tira z dostawą poprzez wydanie materiałów na produkcję, przyjęcie produktów i półproduktów do odpowiednich magazynów aż po spedycję sprzedanych wyrobów musi znaleźć swoje odbicie w bazie danych, na której jest posadowiony system zintegrowanego planowania i sterowania procesami. Służą do tego takie transakcje jak: PZ, RW, PW, WZ, MM, itd. Procedura realizacji transakcji w systemie informatycznym musi między innymi określać takie aspekty pracy administracyjnej w magazynie jak:
• upoważnienie do wykonywania transakcji,
• częstotliwość wykonywania transakcji (np. z uwzględnieniem podziału asortymentu na klasy ABC),
• przebieg transakcji (z uwzględnieniem rodzaju soft- i hard-ware'u którym magazyn dysponuje),
• zatwierdzanie, obieg i miejsca przechowywania dokumentów (spedycyjnych, magazynowych i księgowych)
związanych z transakcjami,
• zasady wprowadzania korekt,
• synchronizację transakcji w systemie informatycznym z fizycznym przepływem materiałów.
Bez inwentaryzacji ani rusz
Kiedy pytam czemu służy inwentaryzacja najczęstszą odpowiedzią z jaką się spotykam jest twierdzenie, że celem inwentaryzacji jest wykazanie różnic pomiędzy stanem ewidencyjnym i rzeczywistym zapasu oraz wprowadzenie korekty. To prawda. Jednak dla organizacji uczącej się, której celem jest ciągła redukcja marnotrawstwa i podnoszenie efektywności procesu taka odpowiedź nie jest wystarczająca. Korekta superaty czy manko tylko na chwilę uwiarygadnia dane o zapasach. Kolejne liczenie znowu wykaże różnice ponieważ ich wykazanie jest właśnie założonym celem zadania.
W oczach klienta inwentaryzacja jest marnotrawstwem. Nie tworzy wartości dodanej. Aby zredukować nakłady zasobów pochłanianych przez kolejne inwentaryzacje należy przedefiniować ich cel. Pierwszorzędnym celem inwentaryzacji winno być określenie pierwotnych przyczyn występowania różnic. Bez tej wiedzy niemożliwa jest optymalizacja procesów w magazynie zmierzająca do stopniowej redukcji zarówno liczby pojawiających się różnic jak i ich wagi.
Wymagany ustawowo, doroczny spis z natury nie jest wystarczający w tym zakresie. Trudno bowiem w grudniu rzetelnie określić przyczynę różnicy powstałej w styczniu. Inwentaryzacja roczna jest narzędziem sprawozdawczości finansowej nie służy jednak bezpośrednio celom logistycznym, zwłaszcza - planistycznym. Te wymagają wdrożenia inwentaryzacji ciągłej. Jej częstotliwość zależy oczywiście od szeregu czynników, np. od wartości materiałów, czasu potrzebnego na odbudowanie danego zapasu, wskaźnika rotacji zapasu.
Podczas porządkowania naszego magazynu trzeba będzie jasno określić zasady realizacji inwentaryzacji ciągłej. Jej rola jest dwojaka: po pierwsze, będzie stać na straży raz zaprowadzonego porządku (porządek jest nie tam gdzie się dużo sprząta lecz tam gdzie się mało brudzi), po wtóre - będzie narzędziem wczesnego ostrzegania o ewentualnej utracie kontroli nad przepływem materiałów a w następstwie - nad utratą wiarygodności danych zasilających system planowania.
Podsumowanie
Na koniec trzeba by powiedzieć, że reorganizacja magazynu jest o niebo trudniejsza niż napisanie artykułu o niej. Zasady funkcjonowania magazynu nie są skomplikowane jednak spowodowanie aby działały tak jak chcemy wymaga czasu, trudu i nakładów. Tego zadania nie da się zlecić samym magazynierom. Projekt kojarzy się im raczej z jeszcze dłuższym przesiadywaniem w pracy (przynajmniej w jego początkowej fazie). Zadanie uporządkowania magazynu wymaga przemyślanej organizacji projektu, wyprzedzającego przygotowania niezbędnych zasobów. Zwłaszcza ludzi i czasu. Większy magazyn dobrze jest podzielić na obszary, które będą kolejno reorganizowane według ustalonego schematu i następnie włączane do całości struktury.
Praca ta zabiera wiele miesięcy i wymaga ścisłej współpracy zespołu sterującego projektem z zespołem roboczym. Przeprowadzona jednak jak należy, nie tylko zapewnia uzyskanie kontroli nad przepływem materiałów i informacji ale również czyni pracę w magazynie przyjemniejszą.
Jak powinien wyglądać magazyn optymalny?
Terminowa realizacja wysyłek, wysoka rotacja towarów, optymalne stany magazynowe - to główne cele wdrożenia zarządzania magazynem w SAP. Ich osiągnięcie zależy od zaangażowania nie tylko konsultantów, ale i pracowników firmy. Przykład Poli-Eco wskazuje, jak modelowo podejść do wdrożenia WM.
Kolejny krok
Poli-Eco od 2006 r. pracuje na systemie SAP ERP, w tym w zakresie gospodarki materiałowej (MM). Dzięki funkcjonalności MM pracownicy otrzymali wsparcie w ewidencji obrotu materiałowego i rejestracji zdarzeń gospodarczych. Jednak po pewnym czasie zaczęło brakować rozwiązania, które poprawiłoby szczegółowość ewidencji i usprawniło prace magazynowe, a także umożliwiło natychmiastową lokalizację miejsca składowania towaru w magazynie.
Kolejnym więc krokiem na drodze do poprawy efektywności i jakości pracy była decyzja o rozbudowie systemu o rozwiązanie WMS (Warehouse Management System), a konkretnie moduł SAP WM do zarządzania magazynem. Przy wdrożeniu WM firma Poli-Eco zdecydowała się na kontynuowanie współpracy z 7milowym.
„Rozwój systemu SAP z 7milowym to dla nas bezpieczne i oszczędne rozwiązanie. Konsultanci znają już naszą firmę, procesy biznesowe i specyfikę rynku, na którym działamy. 7milowy doskonale sprawdzili się podczas pierwszego wdrożenia w naszej firmie w 2006 r. Nic dziwnego więc, że to właśnie 7milowego wybraliśmy do projektu WM” - mówi Dorota Łukowska, Kierownik Biura Informatyki odpowiedzialna za wdrożenie SAP w Poli-Eco.
Niełatwe zadanie
Udane wdrożenie SAP WM to takie, którego efektem będzie terminowa realizacja wysyłek, duża rotacja towaru, niski stan magazynowy.
Nie jest to łatwe zadanie, dlatego najbardziej komfortową sytuacją byłoby zbudowanie nowego magazynu, w którym dysponując wiedzą z zakresu logistyki, można by „od zera” zaprojektować przepływy materiałów, miejsca oraz sposoby przyjmowania i wydawania towarów.
Nie zawsze jest to oczywiście możliwe, dlatego wdrażając moduł WM w już istniejącym magazynie, konsultanci, którzy realizują prace wdrożeniowe, powinni najpierw przeanalizować jego sposób działania i efektywność procesów. Dopiero na tej podstawie projektuje się i wprowadza zmiany w organizacji pracy magazynu.
„Zewnętrzna ocena pomogła nam lepiej zorganizować pracę w magazynie. Konsultanci korzystając ze swoich doświadczeń sugerowali nam rozwiązania najlepsze dla organizacji. Przykładem takiego działania może być budowanie składów w jednej z lokalizacji, gdzie ze względu na małą przestrzeń system WMS celowo nie został mocno rozbudowany. Jednak konfiguracja została przygotowana w taki sposób, aby w miarę rozbudowy magazynu można było łatwo odzwierciedlić to w systemie” - podkreśla Dorota Łukowska.
W Poli-Eco prowadziliśmy wdrożenie WM w wielu lokalizacjach. Projekt obejmował nie tylko istniejące już magazyny, w których proponowane zmiany organizacyjne pozwalały na polepszenie pracy, ale także nowo powstałe, dla których zaprojektowano nowe regały, przepływy i strategie.
W firmie w prace projektowe zaangażowane były trzy osoby. Kierownik magazynów odpowiadał za całą organizację przestrzeni magazynowych oraz przepływu materiałów. Wraz ze swoim zastępcą budowali koncepcję projektu od początku do końca. Nad całością czuwał kierownik projektu. Oprócz standardowych narzędzi SAP wykonano dodatkowe prace projektowe związane z obsługą transakcji za pomocą przenośnych terminali czytających kody kreskowe. Większość transakcji terminalowych została utworzona specjalnie pod potrzeby Poli-Eco.
Zaplanuj strategię
Każdy proces realizowany w magazynie powinien mieć swoje odzwierciedlenie w systemie. W Poli-Eco wspólnie z klientem oceniliśmy, że kluczowy z punktu widzenia gospodarki magazynowej jest proces wydań do klientów. Uznaliśmy, że jego przemodelowanie i usprawnienie powinno stanowić priorytet prac wdrożeniowych.
Ważne jest, by konsekwentnie realizować kolejne cele, nie rozdrabniając się na mało ważne procesy. Dotyczy to zarówno osób odpowiedzialnych za procesy po stronie klienta, jak i konsultantów wdrożeniowych. Istotne, by wszyscy byli skupieni na realizacji strategicznych celów. Dodatkowe, wykraczające poza ustalony zakres prace rozwojowe warto odłożyć na później, gdy działanie podstawowej funkcjonalność będzie już dobrze przetestowane i ustabilizowane.
Dzięki wnikliwym testom można wykryć nie tylko błędy dewelopmentu czy konfiguracji, ale także nie� doskonałości procesu ze względu na jego biznesową konstrukcję. Warto w takich przypadkach nie tylko testować system na rzeczywistych danych, ale także dokładnie odwzorowywać przebieg procesów w modelu testowym. W Poli-Eco takie podejście pozwoliło nam sprawdzić, czy np. kompletacja wysyłek jest tak skomplikowana, czy też czasochłonna, że staje się nieefektywna.
Sprawdź, co masz
Dobrym pomysłem, który także został zastosowany w Poli-Eco, jest wstępna inwentaryzacja magazynu przed startem produktywnym. Pozwoliło to na oswojenie się magazynierów z terminalami i nowym rozwiązaniem, a także na wyrównanie stanów magazynowych tuż przed startem produktywnym systemu.
Dobrym pomysłem, który także został zastosowany w Poli-Eco, jest wstępna inwentaryzacja magazynu przed startem produktywnym SAP WM
Nie bój się rozmawiać
Implementacja nowoczesnego rozwiązania do obsługi magazynu wiąże się nie tylko z wdrożeniem technologii, ale także koniecznością przeszkolenia pracowników. Technologia technologią, jednak bez zaangażowania i wiedzy pracowników żadne wdrożenie się nie uda.
Do tej pory magazynier zawsze wiedział, że potrzebny towar znajduje sie w korytarzu po lewej stronie. To że nie jest to optymalne miejsce i że często rotujący materiał trzeba wydostać spod wielu innych - było mniej ważne.
Zorganizowanie rozmieszczenia materiałów w odpowiednie strategie może wystraszyć niejednego. Pracownicy często twierdzą, że system nie może przecież wiedzieć lepiej niż osoby pracujące w firmie 10 lat. A jednak w wielu przypadkach wdrożenie automatycznej strategii może spowodować polepszenie przepływów, a przede wszystkim porządkuje i systematyzuje to, co do tej pory było tylko w głowach magazynierów.
Wdrożenie systemu SAP w zakresie WM - podobnie jak kompleksowe wdrożenie systemu SAP - jest doskonałą okazją do wprowadzenia� ulepszeń w dotychczasowym funkcjonowaniu firmy. Dlatego przygotowując się do projektu wdrożeniowego, warto wysłuchać każdego pracownika, który na co dzień wykonuje czynności „zahaczające” o system.
„W trakcie prac przygotowawczych zorganizowaliśmy kilka spotkań, w których wzięli udział konsultanci wdrożeniowi, logistycy oraz magazynierzy. Wytłumaczyliśmy pracownikom magazynu, co oznaczać będą zmiany, jak będzie wyglądać ich praca z systemem i jak na tym skorzystają zarówno oni, jak i firma” - podkreśla Dorota Łukowska.
Również kody kreskowe
Efektem trwającego pięć miesięcy wdrożenia w Poli-Eco jest sprawnie działający moduł WM. Prace objęły wiele procesów magazynowych: oprócz funkcjonalności wspierających organizację miejsc składowania i wysyłki towarów także wykonywany bezpośrednio z systemu wydruk etykiet z kodami kreskowymi na produkty.
Tego typu rozwiązanie pozwala uniknąć przesyłania, kopiowania czy też ręcznego uzupełniania danych w systemach zewnętrznych, co zapobiega niepotrzebnym sytuacjom kryzysowym i szukaniu błędów w systemach. Wiele procesów wydruków etykiet jest zaprojektowanych tak, aby w pełni wykorzystywać terminale przenośne czytające kody kreskowe typu data matrix, których używają pracownicy magazynów Poli-Eco.
Wydania do klientów
W Poli-Eco prawidłowo zdefiniowany proces wydań do klientów wraz z odpowiednio zdefiniowanym procesem sprzedaży pozwala nie tylko na sprawną pracę magazynu firmy, ale także na wcześniejsze przygotowanie wysyłki, tak aby transport podstawiany na określoną godzinę nie musiał czekać na załadunek.
W organizacji procesów wydań do klientów zastosowano optymalne rozwiązanie, które polega na zorganizowaniu zbiórki materiałów przed wysyłką i odłożeniu ich w strefie wysyłkowej. Pozwala to na budowanie nośników wysyłkowych i odkładanie ich do odpowiedniej strefy przez samym załadunkiem.
Załadunek w takim przypadku jest dość prosty i polega na potwierdzaniu umieszczania nośników. Potwierdzenie ostatniej pozycji zlecenia powoduje automatyczne księgowania dokumentu wydania i jego wydruk. Stanowi to także podstawę do wystawienia faktury VAT.
Bardziej szczegółowo proces wydań do klientów w Poli-Eco pokazano na schemacie.
Zanim wdrożysz, pomyśl jak
Brak przemyślanej i ustabilizowanej strategii rozwoju magazynu jest błędem, którego nie da się naprawić systemem informatycznym. Opracowanie takiej strategii - samemu, lub korzystając z pomocy firmy doradczej albo wdrożeniowej, powinno być punktem wyjścia do podjęcia działań zmierzających do poprawy efektywności gospodarki magazynowej dzięki systemowi SAP WM.
Praca magazynu
Wydawać by się mogło, że w magazynach nie ma zbyt wiele pracy, a pracuje się tylko, gdy pojawia się jakaś dostawa czy kiedy trzeba coś wysłać. Jednak na magazynie praca trawa nieustannie.
Całe zarządzenie łańcuchem dostaw musi polegać na tym, że magazyn jest przygotowany na odbiór różnego rodzaju dostaw jak najszybciej i dysponuje odpowiednią ilością miejsca. Dlatego towar ustawiany jest przy uwzględnieniu kolejności dostaw oraz wysyłki. Powoduje to, że towary na magazynie niemal bez ustanku rotują.
W magazynie pracują najczęściej i pracownicy techniczni, którzy są odpowiedzialni za różnego rodzaju prace fizyczne czy też obsługę wózków widłowych, jak również pracownicy merytoryczni, którzy muszą odpowiadać za zarządzanie łańcuchem dostaw czy inne sprawy planowania pracy w magazynie i komplementacji towarów. Nie jest to prosta sprawa, a szczególnie jeśli chodzi o duże magazyny, w których spotykamy się ze sporym ruchem towarów.
Informatyka przy zarządzaniu łańcuchem dostaw
Bardzo szybko rozwijająca się technologia komputerowa jest widoczna praktycznie w każdej firmie, również w magazynach. Wiadomo, że to w jaki sposób zaplanujemy dostawy, rzutuje na to jak funkcjonować będzie całe przedsiębiorstwo. Jeśli chodzi o zarządzanie łańcuchem dostaw liczy się przede wszystkim odpowiednie oprogramowanie, które działa przy wykorzystaniu odpowiednich algorytmów matematycznych i przez wprowadzanie naszych danych pozawala nam na upłynnienie łańcucha naszych dostaw.
Program musi brać pod uwagę, dostawę czyli zamówienia towaru, proces przewiezienia towaru, naszą produkcję, zwroty różnych towarów i wiele innych rzeczy, tak że jest to bardzo skomplikowane oprogramowanie, ale bez niego mamy o wiele więcej pracy i zarządzanie łańcuchem dostaw może sprawić nam spore kłopoty, które mogą przełożyć się dalej na słabe funkcjonowanie naszego przedsiębiorstwa.