PRINCE2 - to metodyka zarządzania projektami oparta na pozytywnych i negatywnych doświadczeniach uzyskanych przez kierowników projektów z krajów anglosaskich. Zastosować ją można do zarządzania i sterowania projektami wszelkiego rodzaju i wszelkiej wielkości.

Nazwa jest skrótem ang. słów: Projects In a Controlled Environment tzn. Projekty w sterowanym środowisku.

Syntetyczna charakterystyka

Co to jest projekt według PRINCE2

Organizacja powołana na pewien czas w celu wytworzenia - w przyjętym czasie oraz przy wykorzystaniu uprzednio określonych zasobów - niepowtarzalnych, a wcześniej określonych wyników czy rezultatu.

Czy też

Warunki zarządzania stworzone w celu dostarczenia jednego lub wielu produktów natury biznesowej zgodnie z określonym uzasadnieniem biznesowym.

Właściwości projektu realizowanego według PRINCE2

1. Określony i skończony czas trwania

2. Zdefiniowane i mierzalne produkty biznesowe (wyniki projektu)

3. System działań niezbędnych do budowy produktów biznesowych

4. Określona pula zasobów

5. Struktura organizacyjna z zakresem obowiązków każdej z ról niezbędnej do zarządzania projektem

Rodzaje zasobów w PRINCE2

1. Pieniądze

2. Ludzie

3. Sprzęt (wyposażenie)

Komponenty, procesy a techniki PRINCE2

Procesy

PRINCE2 cechuje podejście procesowe do zarządzania projektem. Definiuje szczegółowo osiem procesów najwyższego rzędu, które z kolei dzielą się na podprocesy:

1. Strategiczne zarządzanie projektem (ZS) - Directing a project (DP)

2. Planowanie (PL) - Planning (PL)

3. Uruchamianie Projektu/Przygotowanie Założeń Projektu (PP) - Starting up a project (SU)

4. Inicjowanie projektu (IP) - Initiating a project (IP)

5. Sterowanie Etapem (SE) - Controlling a stage (CS)

6. Zarządzanie Wytwarzaniem Produktów (WP) - Managing product delivery (MP)

7. Zarządzanie Zakresem Etapu (ZE) - Managing stage boundaries (SB)

8. Zamykanie Projektu (ZP) - Closing a project (CP)

Projekt zgodny z PRINCE2 musi zawierać co najmniej 2 etapy zarządcze:

• Inicjowanie projektu

• Realizacja projektu

Faza realizacji projektu może być rozbita na etapy realizacyjne.

Procesy Przygotowanie Założeń Projektu, Inicjowanie projektu i Zamykanie projektu to jednocześnie określone fazy cyklu życia projektu. W fazę realizacji projektu wdrożone są procesy Sterowanie Etapem, Zarządzanie Wytwarzaniem Produktów i Zarządzanie Zakresem Etapu. Proces Strategiczne Zarządzanie Projektem obejmuje cały cykl życia projektu, podczas gdy Planowanie jest aktywny we wszystkich fazach z wyjątkiem ostatniego - Zamykanie projektu.

Planowanie (Planning)

Planowanie jest procesem trwającym przez cały cykl życia projektu.

Planowanie obejmuje następujące podprocesy:

• PL1. Projektowanie planu (PL1. Designing a Plan)

• PL2. Definiowanie i analizowanie produktów (PL2. Defining and Analysing Products)

• PL3. Określanie działań i zależności (PL3. Identifying Activities and Dependencies)

• PL4. Szacowanie (PL4. Estimating)

• PL5. Harmonogramowanie (PL5. Scheduling)

• PL6. Analizowanie ryzyka (PL6. Analyzing Risks)

• PL7. Kompletowanie planu (PL7. Completing a Plan)

Inicjowanie projektu w metodzie Prince 2 (Initiating a project)

Aby projekt uzyskał akceptację musi być starannie zaplanowany w sposób wystarczająco precyzyjny, żeby było zrozumiałe jak mają być zrealizowane jego cele. Wymaga to szczegółowego szacowania pracochłonności i kosztów. Wszystkie te parametry stanowią podstawę do zdefiniowania głównego dokumentu procesu, tj. Dokumentu Inicjującego Projekt (DIP), który musi zostać zaakceptowany przez Komitet Sterujący zanim etap realizacji zostanie uruchomiony.

Inicjowanie projektu obejmuje następujące podprocesy:

• IP1. Planowanie jakości (IP1. Planning Quality)

• IP2. Planowanie projektu (IP2. Planning a Project)

• IP3. Doprecyzowanie Uzasadnienia Biznesowego i Ryzyka (IP3. Refining the Business Case and Risks)

• IP4. Ustanowienie elementów sterowania (IP4. Setting Up Project Controls)

• IP5. Ustanowienie dokumentacji projektowej (IP5. Setting Up Project Files)

• IP6. Zestawienie Dokumentu Inicjującego Projekt (IP6. Assembling a Project Initiation Document)

Sterowanie etapem

Projekty realizowane wg metodyki PRINCE2 są podzielone na etapy zarządcze. Dokładna liczba etapów nie jest określona (choć minimalna liczba to dwa), zależy ona od wielkości projektów, poziomu ryzyka i liczby planowanych punktów decyzyjnych, w których następowałaby decyzja, czy projekt jest nadal uzasadniony biznesowo i czy należy kontynuować prace. W tym procesie realizowane jest bieżące zarządzanie projektem przez Kierownika Projektu.

Sterowanie etapem obejmuje następujące podprocesy:

• SE1. Zgoda na wykonanie grupy zadań (CS1. Authorising Work Package)

• SE2. Ocena postępów (CS2. Assessing Progress)

• SE3. Rejestrowanie zagadnień projektowych (CS3. Capturing Project Issues)

• SE4. Analizowanie zagadnień projektowych (CS4. Examining Project Issues)

• SE5. Przeglądanie stanu etapu (CS5. Reviewing Stage Status)

• SE6. Raportowanie o ważnych zdarzeniach (CS6. Reporting Highlights)

• SE7. Podejmowanie działań korekcyjnych (CS7. Taking Corrective Action)

• SE8. Eskalowanie zagadnień projektowych (CS8. Escalating Project Issues)

• SE9. Odbieranie wykonanej grupy zadań (CS9. Receiving Completed Work Package)

Zarządzanie zakresem etapu

Zgodnie z PRINCE2 każdy etap musi być ukończony i zaakceptowany zanim Komitet Sterujący autoryzuje przejście do następnego etapu. W tym procesie weryfikowane jest, czy etap dostarczył wszystkie wymagane produkty i czy pierwotne parametry biznesowe nie uległy zmianie. Planowany jest też w tym kontekście uszczegółowiony plan następnego etapu.

Zarządzanie Zakresem Etapu obejmuje następujące podprocesy:

• ZE1. Planowanie etapu (SB1. Planning a Stage)

• ZE2. Uaktualnienia planu projektu (SB2. Updating a Project Plan)

• ZE3. Uaktualnienie uzasadnienia biznesowego projektu (SB3. Updating a Project Business Case)

• ZE4. Uaktualnienie rejestru ryzyka (SB4. Updating the Risk Log)

• ZE5. Raportowanie końca etapu (SB5. Reporting Stage End)

• ZE6. Opracowanie planu naprawczego (SB6. Producing an Exception Plan)

Zamykanie projektu

Według metodyki PRINCE2 projekty muszą być zamykane w sposób uporządkowany i kontrolowany. Wszystkie doświadczenia zdobyte w trakcie prowadzenia projektu są rejestrowane, tworzony jest dokument przekazania i planowany jest przegląd powdrożeniowy. Po zakończeniu projektu w zaplanowanym momencie pozwalającym na należytą ocenę skutków biznesowych projektu przeprowadzany jest przegląd poprojektowy.

Zamykanie projektu ma następujące podprocesy:

• ZP1. Przygotowanie projektu do zamknięcia (CP1. Decommissioning a Project)

• ZP2. Określanie działań następczych (CP2. Identifying Follow-on Actions)

• ZP3. Przegląd oceniający projekt (CP3. Project Evaluation Review)

Komponenty

Komponent to grupa produktów zarządczych wytwarzana i/lub wykorzystywana w procesie, jaki toczy się w projekcie.

Metodyka PRINCE2 obejmuje osiem komponentów wykorzystywanych w zarządzaniu projektem:

1. Uzasadnienie biznesowe

2. Organizacja

3. Plany

4. Elementy sterowania

5. Zarządzanie ryzykiem

6. Jakość w środowisku projektu

7. Zarządzanie konfiguracją

8. Sterowanie zmianami

Uzasadnienie biznesowe

Przeznaczeniem Uzasadnienia Biznesowego jest określenie mierzalnych celów uzasadniających zaangażowanie zasobów w projekcie. Uzasadnienie biznesowe musi być aktualizowane przez cały cykl życia projektu. Właścicielem uzasadnienia biznesowego jest Przewodniczący Komitetu Sterującego.

Uzasadnienie biznesowe zawiera:

1. Przesłanki przemawiające za podjęciem projektu

2. Możliwe warianty realizacji

3. Oczekiwane korzyści z projektu

4. Zestawienie głównych zagrożeń ciążących nad projektem

5. Koszty realizacji projektu

6. Terminy realizacji części projektu

7. Ocenę opłacalności inwestycji, jaką jest projekt

Plany

Plany zgodnie z PRINCE2 muszą być zatwierdzone zanim zostaną przekazane do realizacji. Wyróżnia się 3 poziomy planu:

• Plan projektu (Project Plans)

• Plan etapu (Stage Plans)

• Plan pracy zespołu (Team Plans)

Ponadto czwartym typem planu jest plan naprawczy (Exception plan), który zastępuje plan etapu w wypadku pojawienia się zagrożenia istotnymi odchyleniami przekraczającymi tolerancję.

Elementy sterowania

Elementy sterowania mają zapewnić, że projekt jest prowadzony zgodnie z planem i uzasadnieniem biznesowym. PRINCE2 stosuje metodę zwaną 'management by exception', która angażuje Komitet Sterujący tylko wtedy kiedy pojawia się odchylenie wskazujące na możliwość wykroczenia projektu poza ramy określone tolerancją i uzasadnieniem biznesowym. Cała odpowiedzialność za bieżące zarządzanie projektem oraz podejmowanie decyzji zmierzających do realizacji zadań projektowych zgodnie z planem spoczywa na Kierowniku Projektu.

Podstawowymi elementami sterowania są:

• Inicjowanie projektu (Project Initiation)

• Raporty o ważnych wydarzeniach (Highlight report)

• Raporty o istotnych odchyleniach (Exception report)

• Ocena nadzwyczajna (Exception assessment)

• Ocena końcowa etapu (End stage assessment)

• Zamknięcie projektu (Project closure)

• Tolerancja (Tolerance)

Tolerancja to dopuszczalne odchylenie od planu, które nie wymaga poinformowania o nim wyższego szczebla zarządzania projektem. Kierownik projektu musi informować komitet sterujący o wszelkich prognozowanych i istotnych odchyleniach od zatwierdzonego planu. Parametry tolerancji:

1. Czas

2. Koszty

3. Korzyści

4. Ryzyko

5. Jakość

6. Zakres

Zarządzanie ryzykiem

Każdy projekt z uwagi na niepowtarzalność parametrów realizacyjnych oraz zmiany w otoczeniu biznesowym musi brać pod uwagę możliwość wystąpienia zdarzeń nieplanowanych mogących mieć istotny wpływ na sposób jego realizacji. Ryzyko to niepewność wyniku. Zarządzanie ryzykiem polega na utrzymywaniu ryzyka w akceptowalnych granicach w sposób efektywny i racjonalny kosztowo.

Zarządzanie ryzykiem opiera się na 3 zasadach:

• Tolerancji na ryzyko (Risk Tolerance)

• Odpowiedzialności za ryzyko (Risk Responsibility)

• Własności (przynależność) ryzyka (Risk Ownership)

Parametry ryzyka w PRINCE2

1. Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka

2. Oddziaływanie na projekt

3. Bliskość czasowa ewentualnego wystąpienia

Kroki sterowania ryzykiem

1. Identyfikowanie ryzyka

2. Kategoryzowanie

3. Wyznaczanie właściciela

4. Ocena prawdopodobieństwa wystąpienia

5. Ocena oddziaływania na projekt

6. Ocena oddalenia w czasie

7. Ocena ryzyka (iloczyn)

8. Wyznaczenie obszaru ryzyka - linii tolerancji

9. Określenie opcji działań

1. Prewencja (zapobieganie)

2. Redukcja (ograniczenie)

3. Przeniesienie (transfer)

4. Akceptacja

5. Tworzenie rezerw (działanie awaryjne)

10. Zalecanie działania najwłaściwszego

11. Wyważenie kosztów ewentualnych działań wiążących ryzyko z kosztami zmaterializowania się ryzyka

Technika to instrukcja postępowania krok po kroku, przy użyciu której w poszczególnych procesach wytwarzane lub wykorzystywane są produkty specjalistyczne i zarządcze.

PRINCE2 definiuje trzy techniki projektowe:

• Planowanie oparte na produktach

• Sterowanie zmianami

• Przeglądy jakości

Dokumentacja PRINCE2

1. Dokumentacja inicjująca projekt

1. Kontekst projektu

2. Instrumenty sterowania

3. Definicja projektu

1. Cele projektu

2. Metody osiągania celów

3. Spodziewane wyniki (produktu)

4. Formula realizacji projektu

5. Ograniczenia, wyłączenia

6. Powiązania projektu

4. Uzasadnienie ekonomiczne

5. Struktura organizacyjna

6. Plan projektu

1. Produkty

2. Działania

3. Zasoby

7. Plan komunikacji

8. Rejestr ryzyka

9. Tolerancje w projekcie

2. Rejestry

1. Rejestr ryzyka

2. Rejestr zagadnień

3. Rejestr jakości

4. Rejestr doświadczeń

5. Rejestr dzienny

6. Rejestr zarządzania konfiguracją

3. Raporty

1. Raport okresowy

2. Raport końcowy etapu zarządczego

3. Raport końcowy projektu

4. Raport o odchyleniach

5. Raport z punktu kontrolnego

6. Raport z wykorzystania zasobów

7. Raport doświadczeń z projektu

4. Plany

1. Plan etapu inicjowania projektu

2. Plan jakości projektu

3. Plan projektu

4. Plan zarządzania konfiguracją

5. Plan etapu zarządczego

6. Plan jakości etapu zarządczego

7. Plan awaryjny (rezerwowy)

8. Plan wyjątkowy (naprawczy)

9. Plan wykorzystania budżetu zmian

10. Plan tekstowy

11. Plan pracy zespołu specjalistycznego

12. Plan przeglądu poprojektowego

13. Plan bazowy (stan odniesienia)

25. Sterowanie etapami (SE) w metodzie PRINCE 2

Sterowanie etapem (SE) jest głównym mechanizmem w projektach zarządzanych zgodnie z PRINCE2. Właścicielem procesu, w którym wykonuje się większość działań związanych z bieżącym zarządzaniem projektu, jest kierownik projektu. Cały etap powinien być realizowany jako ciągły cykl składający się z:
SE1 - Zgoda na wykonanie grupy zadań - jest głównym narzędziem kierownika projektu do przekazywania prac jak i elementem bieżącego sterowania, który odpowiada za przygotowanie, wydanie i uzgodnienie grup zadań. Prace do wykonania są przekazywane kierownikom zespołów lub bezpośrednio pracownikom przy pomocy grup zadań, na których zgodę wydaje kierownik.
SE2 - Ocena postępów - to etap zbierania informacji o aktualnym stanie prac i przekazywanie ich do procesu \'Dokonywanie przeglądu stanu etapu\'. Informacje potrzebne do uaktualnienia zatwierdzonego etapu zarządczego pochodzą z:
- raportów z punktów kontrolnych
- kart pracy
- zagadnień projektowych
SE3 - Rejestrowanie zagadnień projektowych - polega na rejestracji pojawiających się zmian i podejmowania odpowiednich decyzji. Wszystkie zmiany traktowane są jako zagadnienia projektowe, które mogą być zgłoszone przez dowolną osobę związaną z projektem.
SE4 - Analizowanie zagadnień projektowych - polega na analizie wszystkich zagadnień projektowych i skutków. Zagadnienia projektowe powinny być badane z perspektywy klienta, biznesu czy dostawcy. Odpowiedzialność spoczywa na kierowniku.
SE5 - Dokonywanie przeglądu stanu etapu - proces ten zapewnia regularne sprawdzanie stanu realizacji etapu zarządczego w zestawieniu z zatwierdzonym planem.
SE6 - Raportowanie o ważnych zdarzeniach - jest to raportowanie komitetowi sterującemu o ważnych zdarzeniach w sposób regularny (co miesiąc). Celem jest dostarczenie komitetowi sterującemu sumarycznych informacji.
SE7 - Podejmowanie działań korygujących - umożliwia kierownikowi projektu dokonywania niewielkich korekt realizowanych prac w ramach uzgodnionej tolerancji. Projekty nie zmieniają się w sposób dramatyczny a za te działania odpowiedzialny jest kierownik projektu, wspomagany przez zespół zarządzania projektem.
SE8 - Przenoszenie zagadnień projektowych na wyższy szczebel - po stwierdzeniu, że etap zarządczy może wykroczyć poza granice tolerancji, kierownik projektu musi powiadomić o tym komitet sterujący poprzez złożenie raportu o odchyleniach.
SE9 - Odbieranie wykonanej grupy zadań - polega na odnotowywaniu pomyślnie wykonanej grupy zadań i przekazaniu jej organizacji realizującej projekt w sposób ustalony. Wyniki procesu są używane do oceny postępu prac poprzez dokonanie zapisu o wykonaniu zadania i aktualizacji zapisów dotyczących etapu zarządczego i projektu.

---