ĆWICZENIE 10. Tabele w Excelu jako proste bazy danych

Spis zagadnień
Pojęcie bazy danych Zasady projektowania baz danych Sortowanie danych w bazie danych Formularze danych: prosty sposób obsługi bazy danych. Praca z Autofiltrem Materiały do samodzielnego ćwiczenia Konspekt do ćwiczenia
Pojęcie bazy danych
	Baza danych jest narzędziem służącym do przechowywania, organizowania oraz korzystania z zawartych w niej informacji. W tabeli w której umieści się np. spis pracowników fikcyjnej fitmy, zawierającej takie informacje jak nazwisko, adres, nr telefonu dane tak zestawione można już trakować jako bazą danych choć nie zawsze zdajemy sobie z tego sprawę. Można się pokusić o stwierdzenie, iż każda tabela jest bazą danych. Budowa tabel w bazach danych Każda baza danych jest zbudowana z następujących elementów: Wiersza nagłówkowego gdzie umieszcza się nazwy charakteryzujące dane wpisywane do kolumny tabeli;
Rys. 34. Przykładowa tabela w Excelu

Każdy rekord musi się znajdować w osobnym wierszu.

Pomiędzy wierszem nagłówkowym a rekordami oraz między samymi rekordami nie powinno być pustych wierszy, gdyż program potraktuje to jako koniec bazy danych (na jednym arkuszy może być przecież kilka baz danych).

UWAGA!!! Nie oznacza to, że w ramach danego rekordu nie może wystąpić jedna lub kilka pustych komórek. Komórka może pozostać w rekordzie pusta jeśli określona kolumna nie dotyczy rekordu zawierającego tę komórkę (np. baza danych z takimi polami jak: Imię, Nazwisko, Nr telefonu. W niektórych rekordach pole Nr telefonu może pozostać puste gdyż nie każdy ma telefon)

W poszczególnych kolumnach muszą być dane tego samego typu.

Poszczególne pola powinny zawierać dane najbardziej pierwotne (np. jeśli chcemy do bazy danych wprowadzić takie informacje jak imię i nazwisko najlepiej dane te rozbić na dwa różne pola: IMIĘ oraz NAZWISKO. Zapobiegnie to pewnej dowolności przy wprowadzaniu danych tz. raz moglibyśmy wpisać imię i nazwisko, innym razem nazwisko i imię. W konsekwencji taka sytuacja mocno skomplikowała by nam pracę przy próbie sortowania np. według nazwisk.

Każdy wiersz stanowi pojedynczy rekord do którego wprowadza się osobną porcje informacji (np. dane dotyczące jednej osoby). Na rekord składają się poszczególne pola (np. adres, data urodzenia, nazwisko) ale dotyczą one w każdym rekordzie naszego przykładu tylko jednej osób (Rys. 34). W Excelu dowolna lista danych staje się bazą danych komórka stanowi pole, a wiersz zbudowany z komórek rekord. Etykiety kolumn stanowią nazwy pól.

Zasady projektowania baz danych

Jako pierwszy wiesz wprowadzany nazwy pól (np. dla kolumny, która będzie przechowywać imiona można wpisać IMIĘ dla kolumny z nazwiskami NAZWISKO.

Sortowanie danych w bazie danych
	W celu dokonania sortowania w bazie danych należy stanąć w jednej z komórek bazy danych a następnie uruchomić /Dane/Sortuj/ (Rys. 35). W Excelu każdą bazę danych możemy sortować według maksymalnie trzech kluczy. Kluczem nazywamy każde z pól wybranych do sortowania. W listach rozwijalnych można ustawić według których pól baza ma być sortowana. W przykładowej bazie danych (Rys. 35) ustawiono jako pierwszy klucz pole lata praktyki, czyli wszystkie rekordy zostaną posortowane w pieszej kolejności według tego pola. W następnej kolejności w obrębie lat praktyki następnym kryterium sortowania branym pod uwagę będzie pole Nazwisko, w obrębie każdego nazwiska rekordy będą sortowane według pola Miasta. Obok każdego klucza znajduje się opcja sortowania w porządku rosnącym lub malejącym. Porządek rosnący oznacza sortowanie danych liczbowych od najmniejszych do największych np. od 0 do 1000 a dane tekstowe od A do Z. Porządek malejący oznacza działanie odwrotne czyli od 1000 do 0 lub Z do A.
Rys.35. Okno sortowania wg kluczy

Formularze danych: prosty sposób obsługi bazy danych.
	Formularze danych to niejako karty katalogowe, każdy rekord w takim formularzu jest edytowany osobno (Rys. 36). Dostęp do niego uzyskuje się przez funkcje /Dane/Formularz/, przy czym należy pamiętać aby wcześniej stanąć w jednym pól bazy danych. Formularz ten pozwoli nam wykonać na naszej bazie danych podstawowe czynności edycyjne takie jak dodawanie nowych rekordów za pomocą klawisza Nowy, usuwać zbędne rekordy klawiszem Usuń, przeglądać bazę danych poprzez klawisze Znajdź poprzedni, znajdź następny, wyszukiwać rekordy za pomocą filtrów definiowanych w oknie uruchamianym klawiszem Kryteria. Przy tworzeniu w formularzu kryteriów można posługiwać się operatorami: =, >, <, >=, <= np. szukając rekordów zawierających lat praktyki większych niż 3 w polu lata praktyki na formularzu kryteriów należy wpisać >3. Oprócz tego przy określaniu kryteriów dodatkowo możesz wykorzystywać znaki: (?) oznacza pojedynczy dowolny znak np. jeżeli w kolumnie gdzie mamy dane trzycyfrowe i chcemy z nich wysortować wszystkie rekordy które będą się kończyć na 20 to możemy kryteria zdefiniować następująco: ?20 (*) oznacza dowolną ilość dowolnych znaków np. jeśli chcielibyśmy wyszukać wszystkie nazwiska zaczynające się na A w kryteriach podalibyśmy: A*
Rys.36. Okno formularza danych

Praca z Autofiltrem
Oprócz sortowania w bazach danych w Excelu jest możliwość wyselekcjonowania tylko pewnej grupy rekordów. Można to uczynić za pomocą /Dane/Filtr/Autofiltr/ (należy pamiętać aby wcześniej stanąć w jednym z pól bazy danych). W każdej z komórek nagłówkowych wyświetlone zostaną przyciski ze strzałkami listy rozwijalnej. Aby rozpocząć filtrowanie należy kliknąć na strzałkę w polu które chcesz zastosować jako filtr. W efekcie tego zostanie wyświetlona lista (Rys. 37). Na liście tej mamy następujące możliwości wyboru filtrowania: wybór jednej z pośród wszystkich pozycji występujących w kolumnie wybór opcji Inne pozwoli zastosować dwie wartości kryteriów w bieżącej kolumnie, umożliwia też zastosować operatory porównania I oraz Lub wybór 10 pierwszych umożliwia zawężenie wyświetlania do 10 rekordów zawierających największe lub najmniejsze wartości wybór Puste wyświetli wszystkie wiersze nie posiadające wartości w danej kolumnie wybór Niepuste powoduje odwrotne działanie w stosunku do opcji Puste
	Wybór danej opcji polega na najechaniu znacznikiem myszy na daną opcje z rozwijalnej listy, kliknięciu na niej lewym klawiszem muszy, a następnie wprowadzeniu dodatkowych preferencji w oknie dialogowym i kliknięciu przycisku OK, autofiltrowanie zostanie przeprowadzone. Wyłączanie ograniczenia filtrowania polega na uruchomieniu strzałki autofiltrowania w którym zastosowano filtrowanie i wybraniu z listy opcji Wszystkie wyświetlone zostaną ponownie wszystkie rekordy bazy danych.
Rys.37. Rozwijalna lista autofiltrowania

---