Metody pracy kierowniczej
Tematyka opracowań zaliczeniowych:
Sekretariat kierownika
Poniższe opracowanie zostało napisane w oparciu o następujące materiały:
„Praca menadżera” Zygmunt Dowgiałło, Wydawnictwo Znicz, Szczecin 1999;
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie;
„Instrukcja kancelaryjne” Zbiór przepisów, Wydawnictwo Firex, Warszawa 1998;
„Sekretariat” - miesięcznik, Wydawnictwo Infor;
„Jak prowadzić sekretariat używając komputera” Wydawnictwo MADAR, Zabrze 2000;
oraz egzemplifikacje empiryczne.
Sekretariat, zwany również Kancelarią, jest jedną z najważniejszych instytucji w przedsiębiorstwie. W rozwijającym się przedsiębiorstwie ilość dokumentów ciągle wzrasta. W stosunku do działalności podstawowych (produkcyjnej, usługowej i handlowej) sekretariat i prace administracyjno-biurowe pełnią w firmie funkcje usługowe. Właściwa organizacja prac biurowych i sekretariatu pozwala na właściwe zarządzanie informacją, a co się z tym wiąże, obniża koszty działalności przedsiębiorstwa. Na prawidłową pracę w sekretariacie wpływ mają przede wszystkim:
Rozwiązania techniczne (wyposażenie w odpowiednie urządzenia),
Obieg informacji.
W pracy biurowej wykorzystywane są wszystkie urządzenia, których zadaniem jest przyspieszenie i polepszenie jakości tworzenia i rejestracji dokumentacji, łączności czy komunikacji. Urządzenia te można podzielić ze względu na zastosowanie służące do:
Łączności i komunikacji (telefony, telefaksy, modemy);
Liczenia i pisania (maszyny do pisania, komputery, kalkulatory);
Ewidencji (kartoteki);
Powielania i produkcji (kopiarki, skanery).
W dzisiejszym sekretariacie instalowane są najczęściej komputery wyposażone dodatkowo w kilka urządzeń, takich jak drukarka, modem, skaner, itp. Z jego pomocą oraz stosując odpowiednie oprogramowanie możliwa jest obsługa większości prac biurowych.
Stosując coraz nowsze urządzenia i maszyny zwiększamy jakość i szybkość przekazu informacji.
Obieg informacji. Głównym efektem pracy biurowej jest informacja. Można powiedzieć, że informację dzielimy na:
Informację strukturalną, jak faktury, rejestry, kwity;
Informację niestrukturalną, jak dokumenty, listy, pisma, raporty.
Te właśnie informacje strukturalna i niestrukturalna sprawiają najwięcej kłopotów w przedsiębiorstwie, dlatego w celu regulacji prawnej wprowadza się „Instrukcję Kancelaryjną” określającą zasady i tryb wykonywania czynności w celu zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów.
Instrukcja powinna zawierać między innymi:
Postanowienia ogólne.
Zawierające stosowane określenia, nazewnictwo i skróty.
System kancelaryjny. Wykaz Akt. Podział na kategorie archiwalne.
Określający system rejestracji, nadawania numerów, podział na klasy symboli, podział akt pod względem wartości archiwalnej
Podział czynności kancelaryjnych.
Określająca zakres i czynności przyjmowania, rejestrowania, rozdzielania dokumentacji.
Zasady obiegu korespondencji.
Określające zasady obiegu i zadeklarowania ważności.
Przeglądanie i przydzielanie korespondencji.
Określa przebieg przyjmowania, rozdziału i przekazywania korespondencji z naciskiem na sprawdzanie dat, pieczęci i wartości.
Oznaczanie i rejestrowanie korespondencji i akt spraw.
Określa stosowanie odpowiedniej symboliki i numeracji.
Załatwianie spraw.
Określa sposoby załatwiania odpowiedzi na pisma.
Sporządzanie czystopisów.
Określa sposób sporządzania korespondencji (format), umieszczanie dat i inicjałów.
Powielanie dokumentów, sporządzanie odpisów i kserokopii.
Określa zasady sporządzania kopii, odpowiedniej sygnatury i ewidencjonowania.
Podpisywanie pism, umieszczanie pieczęci urzędowej.
Określa dane i podpis aprobanta oraz umieszczania pieczęci.
Doręczanie i wysyłanie korespondencji.
Określa zasady przygotowania i przesyłania przesyłek.
Przechowywanie akt.
Określa zasady przechowywania akt i korespondencji oraz spisu i terminatek.
Przekazywanie akt do archiwum.
Określa zasady przeglądu i archiwizacji akt.
Wykorzystanie informatyki.
Określa się zasady wykorzystania informatyki, powierzania nadzoru i przechowywania danych.
Postępowanie w przypadku reorganizacji lub zniesienia komórki.
Określa zasady postępowania z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej.
Kontrola pracy biurowej.
Określa zasady i kontrolujących oraz opracowywanie dokumentacji z kontroli.
Postanowienia końcowe.
Określa zasady postępowania nie określone powyżej i osoby odpowiedzialne za organizację pracy i obieg akt.
Wykaz załączników.
Ujmuje się wykaz dokumentacji z umieszczeniem jego wzoru i zasad prowadzenia (wypełniania).
Analizując obieg informacji i dokumentacji można zauważyć, że informacja musi ulec wstępnej selekcji, następnie rejestracji, po czym sprawy do załatwienia muszą zostać przekazane do odpowiednich działów (pracowników) i zarejestrowane w taki sposób, by możliwa była kontrola stopnia ich realizacji oraz fakt ich załatwienia.
Jak każde stanowisko pracy, także sekretariat musi posiadać kandydata z odpowiednim wykształceniem i predyspozycjami. Charakteryzuje to zakres zadań i obowiązków, warunki pracy, a także specyfikacja pracy oraz cechy i umiejętności.
Sekretarka, to już nie jest pani Marysia robiąca kawę czy herbatę, która dostaje ręcznie napisane kilka słów od swojego szefa, z czego ma zredagować pismo do poważnej instytucji, a każdy kontakt wewnątrz i na zewnątrz, każda informacja czy dokument jest przechowywany na biurku, w szafie i przetwarzany i kontrolowany tylko przez nią.
Sekretariat obsługuje w tej chwili osoba wszechstronna posiadająca doświadczenie i odpowiednie wykształcenie, odporna na stres, odpowiedzialna, umiejąca pracować w zespole i mogąca pokierować zespołem, niejednokrotnie „prawa ręka” szefa, posiadająca czasami nielimitowany czas pracy.
W nowoczesnych i prężnych firmach, w których każdy pracownik ma zazwyczaj do dyspozycji komputer oraz nastąpiła wąska specjalizacja poszczególnych działów i pracowników, powoli zanika konieczność posiadania sekretarki w znaczeniu osoby, która prowadzi korespondencję firmową. W najszybszym stopniu zanika ich rola jako maszynistek przepisujących pisma na maszynie.