Informacja w procesie decyzyjnym
Osiąganie sukcesów w prowadzeniu działalności gospodarczej zależy w bardzo dużym stopniu od
właściwego zarządzania = właściwie podejmowanych decyzji.
Decyzja to świadomy wybór, nie można więc mówić o decydowaniu w sytuacji kiedy nie ma wyboru
Jak ważne jest podejmowanie decyzji, świadczy przypisywane Napoleonowi, obiegowe już dziś, powiedzenie:
„Zła decyzja jest lepsza, niż żadna decyzja”.
Posiadanie rzetelnych, dokładnych i wyczerpujących informacji w istotny sposób ułatwia podejmowanie decyzji, powoduje, że decyzje podejmowane na ich podstawie są lepsze od decyzji podejmowanych intuicyjnie.
Informacja jest, obok decyzji, elementem procesu decyzyjnego:
Decyzja to świadomy wybór, dokonywany przez kierownika między różnymi wariantami rozwiązania sprawy, np.:
- określenie wielkości produkcji
- przyjęcie odpowiednich dla danego produktu środków reklamy
- zakupu papierów wartościowych na giełdzie itd..
Podjęcie decyzji pozwala na wydawanie poleceń poprzez jednoznaczne określenie szczegółowych zadań dla wykonawcy.
Działanie jest konsekwencją danego polecenia, powoduje oczekiwane działania
Informacja to wiadomość rozszerzająca wiedzę o otaczającej nas rzeczywistości; o zdarzeniach, czynnościach, procesach czy zjawiskach.
Informacja a praca biurowa
Informacja jest głównym produktem i celem pracy biurowej. Wszystkie czynności biurowe wiążą się z przyjmowaniem, gromadzeniem, opracowaniem lub przechowywaniem informacji.
Do najważniejszych czynności biurowych należą:
- przyjmowanie informacji wpływającej z zewnątrz
obieg informacji wewnątrz podmiotu gospodarczego
opracowanie, czyli rejestrowanie, przetwarzanie i dostarczanie
informacji dla kierownictwa
gromadzenie informacji
wysyłanie informacji na zewnątrz
Decyzje o tym czy informacje będą nabywane, czy też należy tworzyć własną bazę informacji podejmowane są po przeprowadzeniu rachunku ekonomicznego, czyli po zbadaniu opłacalności jednej i drugiej formy.
Nośniki informacji
Nośnik informacji to element fizyczny zawierający informację.
Podstawowym nośnikiem informacji jest dokument typu pismo, notatka, sprawozdanie, protokół itp..
Do nośników informacji zalicza się obecnie także:
zapisane dyski magnetyczne
kasety magnetofonowe i magnetowidowe, na których
zarejestrowany jest głos lub głos i obrazy
zdjęcia itp.
Grupa nośników informacji obejmuje wszelkiego rodzaju:
- dokumenty
- korespondencję
- encyklopedie
- słowniki
- książki i skrypty
- dokumentację finansową i techniczną
- nagrane taśmy filmowe i magnetofonowe
- dyski magnetyczne
- notatki sporządzone przez pracowników
- prowadzone rejestry
- kartoteki
- wypełnione druki i formularze
Przekazywanie informacji
Informacje w ramach jednego przedsiębiorstwa mogą przepływać:
pionowo, tj. między kierownictwem a pracownikami
poziomo, tj. między poszczególnymi komórkami organizacyjnymi
danego podmiotu gospodarczego
Są trzy sposoby przekazywania informacji, w zależności od tego, jaką ma ona postać:
korespondencyjna (sposób jej zbierania, obiegu przetwarzania, przechowywania oraz załatwiania określa system kancelaryjny)
łączność techniczna (łączność realizowana za pomocą telefonu, dalekopisu, telefaksu i innych urządzeń technicznych)
kontakt bezpośredni, który przyjmuje postać indywidualnych spotkań lub zebrań
O wizerunku firmy decyduje oferowany produkt, stosowane środki promocji, lecz także:
- forma i treść pism, jakie z tej firmy są wysyłane
- sposób w jaki przyjmuje się interesantów
- sposób w jaki prowadzi się rozmowę telefoniczną
czy zebranie.
Z punktu widzenia przedsiębiorstwa działającego w warunkach silnej konkurencji, ważna jest każda rozmowa telefoniczna, każde pismo czy też kontakt bezpośredni, bowiem nigdy nie wiadomo kiedy adresat pisma i rozmówca może zostać klientem przedsiębiorstwa.