Temat: TECZKA AKT OSOBOWYCH - opis i analiza..
SPIS TREŚCI
Wstęp.
Podział teczki akt osobowych:
a) część A
b) część B
c) część C
Uwagi.
Bibliografia.
Warszawa, dnia 27.12.2010 r.
TECZKA AKT OSOBOWYCH - opis i analiza.
Przepisy zobowiązują pracodawców do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Obowiązek ten jest szczególnie istotny ze względu m.in. na jego dowodowe znaczenie w przypadku sporów
o roszczenia ze stosunku pracy.
Zgodnie z ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.; dalej: Kp) pracodawca ma obowiązek dla każdego pracownika założyć
i prowadzić w określony przepisami sposób, teczkę z całą dokumentacją związaną z przebiegiem zatrudnienia, tzw. akta osobowe.
Teczka powinna być podzielona na 3 części: A, B i C, które obejmują:
I. w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, są to:
- wypełniony kwestionariusz osobowy,
- świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym,
w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
- dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
- świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie
w celu przygotowania zawodowego,
- orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
- inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
Uwaga: Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.
II. w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
1) umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
2) pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z:
a) regulaminem pracy, a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy,
z treścią pisemnej informacji pracodawcy o:
- obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
- częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę,
- wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
- obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
- układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty
- porze nocnej,
- miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz
- przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy,
b) przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy,
c) zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy,
d) obwieszczeniem o systemie i rozkładzie czasu pracy oraz przyjętych okresach rozliczeniowych czasu pracy - jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy,
oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
3) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka do ukończenia przez nie 4 roku życia, czy też wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat, o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach Kodeksu pracy,
Należy tu przypomnieć, ze zgodnie z:
- art. 148 pkt 3 Kp w systemach i rozkładach czasu pracy, o których mowa w art. 135-138, 143 i 144, czas pracy pracowników opiekujących się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia, bez ich zgody nie może przekraczać 8 godzin (pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas nieprzepracowany w związku ze zmniejszeniem z tego powodu wymiaru jego czasu pracy),
- art. 178 § 2 Kp pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia nie wolno bez jego zgody zatrudniać w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej,
w systemie przerywanego czasu pracy, o którym mowa w art. 139, jak również delegować poza stałe miejsce pracy,
- art. 188 Kp pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy na 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.
4) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
5) dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
6) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
7) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
8) pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
9) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku złożenia przez pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego pracodawcy wniosku o obniżenie jego wymiaru czasu pracy (art. 186.7. Kodeksu pracy),
10) orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
11) umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarty taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
12) wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy
(art. 142 Kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),
13) wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
14) korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
15) kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna,
16) informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony;
III. w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:
1) oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
2) dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 1.1 Kodeksu pracy) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),
3) kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
4) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego),
5) umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarty taką umowę,
6) orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.
Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane, natomiast każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.
UWAGI:
- Za nie prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników pracodawcy grozi kara grzywny do 5000 zł (art. 281 pkt 1 Kp).
- Praktyka pokazuje, iż niejednokrotnie zdarza się, że niektóre dokumenty trafiają do pracodawcy dopiero po kilku tygodniach od zawarcia umowy o pracę. W takim wypadku,
aby zachować chronologię dokumentów włączanych do części A, należy oznaczyć datę wpłynięcia dokumentu i załączyć go do akt według daty wpływu.
- Teczki osobowe pracowników powinny być szczególnie chronione przed dostaniem się
w niepowołane ręce. Dlatego też warto umieścić je np. w zamykanych szafach lub pomieszczeniach, do których dostęp mają jedynie upoważnione osoby. Ponadto trzeba pamiętać, aby warunki przechowywania dokumentów nie groziły ich zniszczeniem.
BIBLIOGRAFIA
1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94
z późn. zm.)
2. Źródło: http://www.wikipedia.org.pl/
3. Źródło: http://www.behape.info.pl/
4. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. (Dz. U. z 1996 r. nr 62, poz. 286, z późn. zm.).
- 1 -