Prowadzenie akt osobowych
Bez względu na wielkość zatrudnienia i formę własności pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (art. 94 pkt 9a K.p.). Szczegółowo kwestię tę reguluje powołane wcześniej rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Zatem realizując ten obowiązek pracodawca zakłada i prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe składające się z trzech części, oznakowanych literami A, B, C. Każda z tych części powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej dokumentów. W poszczególnych częściach powinny być zgromadzone:
CZĘŚĆ A - dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie
Należy w tej części przechowywać: wypełniony kwestionariusz, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiegał się o zatrudnienie, dokumenty potwierdzające kwalifikacje wymagane do wykonywania oferowanej pracy, świadectwo ukończenia gimnazjum w razie ubiegania się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego, orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów prawa. Można w niej przechowywać: podanie o przyjęcie do pracy, ewentualnie ankietę pracodawcy opracowaną dla potrzeb rekrutacji, wyciąg z książeczki wojskowej oraz dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe, wcześniejsze świadectwa pracy lub inne dokumenty potwierdzające zatrudnienie oraz dokumenty będące podstawą do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.
CZĘŚĆ B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia
Powinny znaleźć się w tej części akt takie dokumenty, jak:
1) umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę;
2) pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami obowiązującymi na danym stanowisku pracy, z regulaminem pracy, a w przypadku określonym w art. 29 § 3 K.p. - z informacją, o której mowa w tym przepisie, także z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy, ponadto z obwieszczeniem, o którym mowa w art. 150 K.p., jak również zaświadczenia o ukończeniu szkoleń w zakresie bhp,
3) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka, o którym mowa w art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 K.p. (dziecko do lat 4) oraz art. 188 K.p. (dziecko do lat 14) o zamiarze lub braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w tych przepisach; pracodawca polecając pracownikowi opiekującemu się dzieckiem w wieku do 4 lat pracę w godzinach nadliczbowych lub w porze nocnej, powinien mieć w aktach oświadczenie pracownika o wyrażeniu na to zgody;
4) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się, np.:
umowa dwustronna o przekazaniu mienia z odpowiedzialnością materialną lub oświadczenie pracownika o przyjęciu odpowiedzialności materialnej albo umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej,
protokół zdawczo-odbiorczy składników majątkowych;
5) dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych (świadectwa, dyplomy, zaświadczenia, umowa związana ze świadczeniami pracodawcy na rzecz pracownika);
6) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie;
7) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej;
8) pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego oraz urlopu bezpłatnego;
9) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 1867 K.p.;
10) orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi;
11) umowa o zakazie konkurencji, o ile strony ją zawarły w okresie pozostawania w stosunku pracy;
12) wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 K.p.), stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 K.p.), a także weekendowego systemu czasu pracy (art. 144 K.p.);
13) wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy;
14) korespondencja z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy;
15) kopia zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna;
16) informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.
CZĘŚĆ C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia
W tej części powinny znaleźć się następujące dokumenty:
1) oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę (np. wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę lub przez pracownika, rozwiązanie umowy za porozumieniem stron, rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia, potwierdzenie przez pracodawcę faktu wygaśnięcia umowy o pracę);
2) żądanie wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 K.p.) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 K.p.) - dotyczy nawiązania kolejnej umowy o pracę z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę;
3) kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy;
4) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 K.p.c.);
5) umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy;
6) orzeczenia lekarskie wydane w związku z badaniami okresowymi przeprowadzonymi po rozwiązaniu stosunku pracy (art. 229 § 5 pkt 2 K.p.).
W aktach osobowych pracownika przechowuje się jedynie odpisy lub kopie składanych dokumentów. Ich oryginałów można żądać od pracownika tylko do wglądu albo celem sporządzenia odpisów. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dokumentach zmian, sprostowań czy uwag.
Pracodawca powinien aktualizować gromadzone dokumenty (np. usuwając po roku nienagannej pracy zawiadomienie o ukaraniu pracownika). Powinnością pracodawcy jest także zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej przed zniszczeniem oraz dostępem osób niepowołanych.
|
|
Przykład |
|
Pracodawca zatrudnia pracownika na stanowisku specjalisty ds. zaopatrzenia. Kolejną umową powierzono temu pracownikowi obowiązki dozorcy na zastępstwo nieobecnego pracownika. Pracodawca założył drugą teczkę akt osobowych.
W opisanej sytuacji nie zachodzi potrzeba prowadzenia dwóch teczek dla jednego pracownika. Pracodawca bowiem zakłada i prowadzi akta osobowe oddzielnie dla każdego pracownika (a nie oddzielnie dla każdej umowy o pracę).
|
|
Przykład |
|
Mamy wątpliwości, do której części akt wpiąć kwestionariusz osobowy pracownika, a do której oświadczenie pracownika w sprawie wyrażenia zgody na przekazywanie jego wynagrodzenia na konto bankowe.
Aktualnie stosuje się dwa różne kwestionariusze osobowe: dla kandydata do pracy i dla pracownika. Ponieważ pierwszy z kwestionariuszy jest wypełniany przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie, to powinien być umieszczony w części A akt osobowych pracownika. Natomiast drugi kwestionariusz wypełniany przez pracownika, czyli osobę już zatrudnioną, należy umieścić w części B akt osobowych. Również wspomniane oświadczenie pracownika powinno być przechowywane w części B akt.
|
|
Przykład |
|
Pracownicy tutejszej firmy składają wnioski o urlopy oraz dni wolne od pracy z różnych tytułów, które są przechowywane w aktach osobowych.
Nie ma obowiązku przechowywania stosowanych w zakładzie wniosków o udzielenie urlopu lub dnia wolnego w aktach osobowych pracowników. Ponieważ w trakcie zatrudnienia pracownik składa kilka takich wniosków rocznie, ich duża liczba mogłaby utrudnić prowadzenie akt osobowych. Zatem przedmiotowe dokumenty należy przechowywać osobno. Biorąc pod uwagę fakt, że są one ściśle związane z rozliczaniem czasu pracy, mogą być przechowywane przy ewidencji czasu pracy.