Budżetowanie

Budżetowanie - sformalizowany dokument przedstawiający wpływ na wyniki ekonomiczno-finansowe przyszłych decyzji przedsiębiorstwa. Proces planowania wszystkich przepływów zasobów finansowych do, w i z jednostki w pewnym określonym przyszłym odcinku czasu. Obejmuje wspomaganie szczegółowej alokacji spodziewanych dostępnych w przyszłości zasobów do projektów, funkcji, zakresów odpowiedzialności i danego okresu.

Cele realizowane przez budżetowanie:

• sterowanie działalnością podmiotu

• koordynowanie części organizacji

• dążenie do zharmonizowania działalności różnych komórek organizacyjnych

• motywowanie pracowników różnego szczebla

• ocena pracy personelu, w szczególności szczebla kierowniczego

• wsparcie planowania działalności przez ułatwienie opisu zamierzeń i celów

• spełnienie wymagań prawnych

• dostarczenie podstaw do kontroli działalności jednostki

Budżet a plan

• Budżet jest oparty na tym co został zaplanowane

• w planach należy uwzględnić wszystkie aspekty dotyczące przedsiębiorstwa jak i jego otoczenia - w budżetach aspekty wyłącznie finansowe

• plany są podstawą działania, budżety określeniem limity środków na realizację tych planów

• planowanie uwzględnia konieczność realizacji wszystkich celów przedsiębiorstwa, budżetowanie koncentruje się na zapewnieniu osiągnięcia celów finansowych.

Budżet główny - zestawienie, zbiór budżetów operacyjnych i sprawozdań pieniężnych pro forma dla określonego okresu, przede wszystkim roku.

Budżet operacyjny - budżet w ujęciu ilościowym i wartościowym dotyczący określonej części jednostki np. produkcji, sprzedaży, marketingu.

Budżet finansowy - budżet wyrażony w jednostkach pieniężnych sporządzony na podstawie budżetów operacyjnych. Jest odzwierciedleniem środków finansowych dostępnych do osiągnięcia i wykorzystania w danym okresie.

Sprawozdania pro forma - budżety finansowe obejmujące projekt bilansu, rachunku zysków i strat i sprawozdania z przepływu środków pieniężnych.

Rodzaje budżetów

1. kryterium czasu - krótkookresowe i długookresowe

2. kryterium rzeczowe - operatywne i strategiczne

3. kryterium obszaru funkcjonalnego działań przedsiębiorstwa - inwestycyjny, obrotu (sprzedaży), administracji, produkcyjny, ogólny przedsiębiorstwa, przetwarzania danych, badań i rozwoju, zaopatrzenia

4. kryterium finansowe - budżety danych podstawowych, budżety danych pochodnych

5. kryterium uwzględnienia zmian w rozmiarach działalności - statyczne, elastyczne

6. kryterium okresu jakiego dotyczą - stałe, kroczące

7. kryterium sposobu opracowania danych do budżetu - narastające, od zera

8. kryterium metody uzgadniania - tworzone odgórnie, tworzone oddolnie.

Fazy opracowania rocznego budżetu

1. przekazanie ustaleń i wytycznych wynikających z przyjętej strategii działania do osób odpowiedzialnych za przygotowanie budżetów

2. określenie czynników, które determinują wielkość i strukturę sprzedaży

3. opracowanie budżetu sprzedaży

4. wstępne przygotowanie budżetów szczegółowych

5. negocjowanie budżetów z przełożonymi

6. koordynacja i uzgodnienie budżetów

7. ostateczne zatwierdzenie budżetów - także budżetu głównego

8. przegląd i weryfikacja budżetów

Zasady budżetowania

1. Budżet nie jest prognozą, zatwierdzony budżet podlega wykonaniu.

2. Spójność z celami organizacji - środki do osiągania celu.

3. Budżet to realny plan działania a nie zbiór życzeń

4. Odpowiednio wcześnie należy rozpocząć proces budżetowania

5. Kooperacja i praca zespołowa jako korzyści z budżetowania partycypacyjnego

6. Budżetowaniu powinna towarzyszyć decentralizacja uprawnień decyzyjnych.

7. Rola etapu kontroli jako podstawa do dostarczania informacji

8. Odchylenia! Nie wolno ich ignorować, konieczność poszukiwania przyczyn

9. Budżetowania jako narzędzie modyfikowania zachowań pracowników

10. Rola systemów wspomagających.

Korzyści z budżetowania:

• zmobilizowanie kierownictwa różnego szczebla do okresowego planowania

• wsparcie tego planowania

• umacnianie koordynacji, współpracy i komunikowania różnych ośrodków odpowiedzialności występujących w przedsiębiorstwie,

• ułatwienie liczbowego ujęcia opisowych zamierzeń i celów

• ułatwienie przekazywania informacji o podejmowanych działaniach w przedsiębiorstwie

• dostarczanie informacji dla kontroli oceny dokonań

• dostarczanie danych do opracowania systemu motywacyjnego dla zmobilizowania kierownictwa do dołożenia starań w celu osiągnięcia zamierzeń przedsiębiorstwa.

• dostarczanie wiedzy o kosztach i przychodach w przyszłości

• przybliżanie tej wiedzy szczeblom operacyjnym

• koordynacja działań związanych z umowami zawartymi przez jednostkę gospodarującą,

• dostarczenie danych do oceny pracy kadry menedżerskiej wszystkich szczebli

• poprawa ekonomicznych efektów procesów gospodarczych w szczególności wzrost efektywności kapitału, oszczędności, produktywności.

Wady budżetowania operacyjnego

• kontrola wykonania budżetu ma charakter mechaniczny, przez co zdusza motywację i zaangażowanie pracowników;

• zbyt częste stosowanie narastającego sposobu ustalania wielkości budżetowych na podstawie danych historycznych;

• dostosowanie budżetów przede wszystkim do hierarchicznej struktury organizacyjnej a nie do roli jakie jednostki wewnętrzne pełnią w realizacji strategii całego przedsiębiorstwa;

• budżetowanie nastawione jest z reguły na ocenę wielkości wykorzystywanych zasobów bez powiązania z efektami jakie przynoszą oraz roli jaką pełnią w realizacji strategii;

• ograniczenie budżetowanie do wewnętrznych aspektów działalności przedsiębiorstwa.

Ograniczenie tradycyjnego budżetowania

Cel	Realizacja w praktyce	Problem
Ukierunkowanie strategiczne	Ekstrapolacja danych historycznych	Brak powiązania ze strategią
	Dowolne cięcia budżetowe	Cięcia w niewłaściwych obszarach
Alokacja zasobów	Organizacja funkcjonalna	Budżet uzależniony od zdolności negocjacyjnych
	Proces roczny	Niewłaściwe cykle czasowe
	Koncentracja na kosztach	Niewidoczne efekty kosztów pośrednich
	Zaniżanie korzyści inwestycyjnych	Ukryta nadwyżka zasobów
Ciągłe doskonalenie	Stopniowe doskonalenie	Rozwijane wewnętrznie
	Koszty zmienne i stałe	Brak redukcji kosztów stałych
Wzmacnianie zachowań	Z reguły odgórne	Brak zgodności
	Miary finansowe	Zniekształca decyzje operacyjne
Wartość dodana	Raporty z wykonania po realizacji	Brak zapobiegania odchyleniom
	Biurokratyczne, zabierające dużo czasu	Utracone możliwości

Założenia dotyczące współczesnego budżetowania

• ukierunkowanie strategiczne - powiązanie budżetów z misją, wizja, i strategią;

• Racjonalizacja wykorzystania zasobów - zarządzanie ponad wydziałami, zastosowanie różnych cykli czasowych, koncentracja na rezultatach działań i produktywności, zapewnienie, ze korzyści inwestycyjne są dostrzegane

• Ciągłe doskonalenie - doskonalenie w kierunku ukształtowanych zewnętrznie celów, uwidocznienie marnotrawstwa i miejsc gdzie ono występuje

• Wzmacnianie zachowań - polepszenie budowania konsensusu i podejmowania decyzji, wykorzystanie zrównoważonego zestawu mierników oceny

• Wartość dodana - podkreślenie planowania, doskonalenia i zapobiegania, zintegrowanie budżetowania z procesem zarządzania.

3

1

---