Jak ewidencjonować dostawy niefakturowane

10 lutego 2007 r. po zamknięciu sprzedaży w spółce przeprowadzono inwentaryzację. 9 lutego nastąpiła dostawa towaru, której wartość uwzględniono w magazynie sklepu. Faktura za ten towar została wystawiona 14 lutego, czyli kilka dni po inwentaryzacji. Czy faktura za ten towar powinna być wliczona w rozliczenie sklepu na dzień 10 lutego? Czy są jakieś przepisy, które jasno określają zasady rozliczania takich sytuacji?

rada

W omawianym przypadku mamy do czynienia z dostawą niefakturowaną. Ewidencjonuje się ją za pośrednictwem konta "Rozliczenie zakupu". Dokonując zapisu w ten sposób, spółka uniknie rozbieżności między stanem magazynowym a zapisami w księgach.

Uzasadnienie

Ustawa o rachunkowości zobowiązuje jednostki do okresowego ustalania lub sprawdzania rzeczywistego stanu aktywów i pasywów drogą inwentaryzacji. Artykuł 27 ustawy stanowi, że przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy udokumentować i powiązać z zapisami w księgach rachunkowych.

W sytuacji gdy stan magazynu nie jest zgodny z zapisami w księgach, spółka wykaże różnicę inwentaryzacyjną, którą powinna wyjaśnić i ująć w księgach, tak aby doprowadzić do ich zgodności ze stanem faktycznym ustalonym w drodze inwentaryzacji.

W przypadku opisanym przez czytelnika mamy do czynienia z tzw. dostawą niefakturowaną, czyli dostawą wyprzedzającą w czasie otrzymanie faktury. Dostawę tę spółka powinna wykazać w księgach na podstawie dowodu magazynowego Pz i ująć w księgach w miesiącu jaj otrzymania.

Do bieżącej ewidencji zakupów służy konto "Rozliczenie zakupu". Na koniec okresu rozliczeniowego konto to może wykazywać saldo:

- debetowe, które oznacza dostawy w drodze; sytuacja taka ma miejsce, gdy spółka dysponuje fakturą, natomiast kupione towary (materiały) nie zostały jeszcze dostarczone, a więc nie przyjęto ich do magazynu;

- kredytowe, oznaczające dostawy niefakturowane; oznacza to, że spółce dostarczono towar, natomiast nie dysponuje ona jeszcze fakturami.

UWAGA!

Dokonywanie ewidencji za pośrednictwem konta "Rozliczenie zakupu" i prowadzenie dokumentacji magazynowej pozwoli uniknąć rozbieżności między stanem magazynowym a zapisami w księgach.

Przykład

10 lutego spółka otrzymała dostawę towaru. Wartość towaru wynosi 10 000 zł. Dostawę przyjęto do magazynu na podstawie dowodu Pz. 14 lutego otrzymano fakturę.

Ewidencja księgowa

1. Przyjęcie towaru do magazynu:

Wn "Towary" 10 000

Ma "Rozliczenie zakupu" 10 000

2. Otrzymanie faktury:

wartość brutto - 12 200 zł,

wartość netto - 10 000 zł,

VAT - 2200 zł.

Wn "Rozliczenie zakupu" 10 000

Wn "VAT naliczony" 2 200

Ma "Rozrachunki z dostawcami" 12 200

Podstawa prawna:

art. 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

1

---