MATERIAŁY Z PRZEDMIOTU RACHUNKOWOŚĆ
WYKŁADY 13-14 LUTY 2010 r.
OBIEG I PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW
Obieg dokumentów powinien być zorganizowany tak, aby:
odpowiadał wymogom organizacji księgowości i strukturze organizacyjnej podmiotu gospodarczego, co stwarza możliwości eliminacji zbędnych dróg obiegu i w rezultacie przyczynia się do oszczędności czasu i środków
zapewniał terminowe i równomierne docieranie kompletnej dokumentacji do komórek księgowości, dzięki czemu możliwe jest bieżące prowadzenie ewidencji księgowej, a tym samym bieżące oddziaływanie przez księgowość na przebieg procesów gospodarczych i wykorzystanie jej jako instrumentu kontroli i zarządzania
umożliwiał łatwe odszukanie dowodu na każdym etapie jego obiegu i podczas jego przechowywania
INSTRUKCJA OBIEGU DOWODÓW KSIĘGOWYCH POWINNA OKREŚLAĆ NASTĘPUJĄCE PROBLEMY:
sposób i terminy wystawiania oraz komórki organizacyjne jednostki obowiązane do wystawiania i osoby uprawnione do podpisywania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych
rodzaje formularzy dowodów księgowych, które z chwilą ponumerowania SA traktowane jako formularze objęte ilościową kontrolą zużycia (druki ścisłego zarachowania) oraz sposób rozliczania ich wykorzystania
sposób podawania do wiadomości zainteresowanych komórek organizacyjnych jednostki wzorów podpisów osób wymienionych w punkcie 1
dowody księgowe, do których nie ma zastosowania obowiązek ich podpisywania przez uprawnione osoby
komórki organizacyjne jednostki uprawnione do przyjmowania od kontrahentów oraz obowiązane do oznaczenia daty wpływu i rejestracji poszczególnych rodzajów dowodów obcych podlegających księgowaniu
komórki organizacyjne jednostki oraz osoby obowiązane do sprawdzenia dowodów księgowych określonych rodzajów pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym oraz sposób postępowania w razie wykrycia w toku kontroli nieprawidłowości w dowodach księgowych lub w ujętych w nich operacjach gospodarczych
sposób oznaczenia poszczególnych rodzajów dowodów księgowych (własnych i obcych) umożliwiający ustalenie kompletności dowodów podlegających księgowaniu w danym okresie sprawozdawczym oraz zabezpieczający przed pominięciem księgowania poszczególnych dowodów, przyjmowaniem do realizacji i księgowania dowodów wystawionych przez osoby nie upoważnione oraz innymi nieprawidłowościami
terminy przekazywania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych do księgowości jednostki po ich odpowiednim opracowaniu i skontrolowaniu przez właściwe komórki organizacyjne jednostki
sposób oznaczania dowodów zaksięgowanych uniemożliwiający powtórne księgowanie tego samego dowodu
Przy opracowywaniu instrukcji obiegu dowodów księgowych należy kierować się zasadami ogólnymi i szczegółowymi.
ZASADY OGÓLNE
terminowość przekazywania dokumentów
systematyczność przepływu strumieni dowodów księgowych
częstotliwość przekazywania dowodów księgowych dostosowana do gęstości strumienia przepływu między ogniwami
odpowiedzialność indywidualna za terminowe sporządzanie i przekazywanie dowodów księgowych
samokontrola w systemie obiegu dowodów księgowych
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
Zasada oznakowania otrzymanych dowodów obcych numerem kolejnym rejestru i datą wpływu
Zasada wstępnej kontroli dowodów obcych natychmiast po otrzymaniu
zasada chronologii w numerowaniu dowodów księgowych własnych wystawionych dla odbiorców zewnętrznych i przy dokumentowaniu operacji wewnętrznych
zasada stosowania druków ścisłego zarachowania wobec dowodów księgowych wymagających szczególnej kontroli przy sporządzaniu i obiegu