MATERIAŁY Z PRZEDMIOTU RACHUNKOWOŚĆ

WYKŁADY 13-14 LUTY 2010 r.

OBIEG I PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW

Obieg dokumentów powinien być zorganizowany tak, aby:

1. odpowiadał wymogom organizacji księgowości i strukturze organizacyjnej podmiotu gospodarczego, co stwarza możliwości eliminacji zbędnych dróg obiegu i w rezultacie przyczynia się do oszczędności czasu i środków

2. zapewniał terminowe i równomierne docieranie kompletnej dokumentacji do komórek księgowości, dzięki czemu możliwe jest bieżące prowadzenie ewidencji księgowej, a tym samym bieżące oddziaływanie przez księgowość na przebieg procesów gospodarczych i wykorzystanie jej jako instrumentu kontroli i zarządzania

3. umożliwiał łatwe odszukanie dowodu na każdym etapie jego obiegu i podczas jego przechowywania

INSTRUKCJA OBIEGU DOWODÓW KSIĘGOWYCH POWINNA OKREŚLAĆ NASTĘPUJĄCE PROBLEMY:

1. sposób i terminy wystawiania oraz komórki organizacyjne jednostki obowiązane do wystawiania i osoby uprawnione do podpisywania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych

2. rodzaje formularzy dowodów księgowych, które z chwilą ponumerowania SA traktowane jako formularze objęte ilościową kontrolą zużycia (druki ścisłego zarachowania) oraz sposób rozliczania ich wykorzystania

3. sposób podawania do wiadomości zainteresowanych komórek organizacyjnych jednostki wzorów podpisów osób wymienionych w punkcie 1

4. dowody księgowe, do których nie ma zastosowania obowiązek ich podpisywania przez uprawnione osoby

5. komórki organizacyjne jednostki uprawnione do przyjmowania od kontrahentów oraz obowiązane do oznaczenia daty wpływu i rejestracji poszczególnych rodzajów dowodów obcych podlegających księgowaniu

6. komórki organizacyjne jednostki oraz osoby obowiązane do sprawdzenia dowodów księgowych określonych rodzajów pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym oraz sposób postępowania w razie wykrycia w toku kontroli nieprawidłowości w dowodach księgowych lub w ujętych w nich operacjach gospodarczych

7. sposób oznaczenia poszczególnych rodzajów dowodów księgowych (własnych i obcych) umożliwiający ustalenie kompletności dowodów podlegających księgowaniu w danym okresie sprawozdawczym oraz zabezpieczający przed pominięciem księgowania poszczególnych dowodów, przyjmowaniem do realizacji i księgowania dowodów wystawionych przez osoby nie upoważnione oraz innymi nieprawidłowościami

8. terminy przekazywania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych do księgowości jednostki po ich odpowiednim opracowaniu i skontrolowaniu przez właściwe komórki organizacyjne jednostki

9. sposób oznaczania dowodów zaksięgowanych uniemożliwiający powtórne księgowanie tego samego dowodu

Przy opracowywaniu instrukcji obiegu dowodów księgowych należy kierować się zasadami ogólnymi i szczegółowymi.

ZASADY OGÓLNE

1. terminowość przekazywania dokumentów

2. systematyczność przepływu strumieni dowodów księgowych

3. częstotliwość przekazywania dowodów księgowych dostosowana do gęstości strumienia przepływu między ogniwami

4. odpowiedzialność indywidualna za terminowe sporządzanie i przekazywanie dowodów księgowych

5. samokontrola w systemie obiegu dowodów księgowych

ZASADY SZCZEGÓŁOWE

1. Zasada oznakowania otrzymanych dowodów obcych numerem kolejnym rejestru i datą wpływu

2. Zasada wstępnej kontroli dowodów obcych natychmiast po otrzymaniu

3. zasada chronologii w numerowaniu dowodów księgowych własnych wystawionych dla odbiorców zewnętrznych i przy dokumentowaniu operacji wewnętrznych

4. zasada stosowania druków ścisłego zarachowania wobec dowodów księgowych wymagających szczególnej kontroli przy sporządzaniu i obiegu

---