Zasady prawidłowej komunikacji

Komunikacja - przekazywanie i odbieranie informacji między ludźmi.

Funkcje komunikacji :

- informacyjna

- motywacyjna

- kontrolna

- emotywna - ekspresja emocji

- społeczna - nawiązywanie kontaktów

- umożliwiającą smorealizację

Proces komunikacji

Do zaistnienia procesu komunikacji muszą zaistnieć 4 ogniwa:

• Nadawca, czyli osoba, która przesyła informację.

• Odbiorca - to osoba, do której daną informację kierujemy.

• Kod, czyli sposób przekazania i odczytania informacji (obraz, gest, słowo, itd.).

• Kanał, przez który przepływa informacja. Każdy kanał ma swoją określoną przepustowość i pojemność. Różna jest szybkość transmisji informacji w kanale wzrokowym a inna słuchowym czy węchowym.

Do aktu komunikacji dojdzie jedynie wtedy, gdy spełnione zostaną następujące warunki:

- informacja zostanie przekazana w języku zrozumiałym dla obu komunikujących się stron,

- zaistnieje skuteczny nośnik tej informacji,

- przekaz pozostanie czysty od zniekształceń przez czynniki zewnętrzne (tzw. szum),

- przekaz spotka się z odbiorem,

- informacja w założeniu będzie przeznaczona dla danego odbiorcy.

Warunki skutecznej komunikacji:

- współpraca nadawcy i odbiorcy

- sprzyjające warunki

- porównywalne kompetencje komunikacyjne

- posługiwanie się kodem znanym partnerowi

Bariery komunikacyjne

Niektóre sposoby formułowania wypowiedzi powodują trudności w porozumiewaniu się, przynoszą szkodę dla obopólnych relacji, wywołują negatywne uczucia. Na komunikację negatywnie mogą wpływać tzw. bariery komunikacyjne. Mogą spowodować, że rozmówca wycofa się z rozmowy, będzie się czuł osamotniony, przyjmie postawę obronną, będzie bierny lub agresywny. Bariery komunikacyjne sprawiają, że druga osoba nie chce wyrażać swoich myśli, potrzeb albo robi to w sposób nieudolny. Warto jednak pamiętać, że nie zawsze powodują one szkody, choć zwiększają prawdopodobieństwo pojawienia się trudności w porozumiewaniu się.

Na naszą komunikację negatywnie mogą wpłynąć:

- brak zainteresowania (np. niedostatecznie uważne słuchanie, niedopuszczanie innych do głosu, przerywanie itp.),

- brak "wspólnego języka" (np. rozmówca używa naukowego żargonu) czy też brak uzgodnienia znaczeń poszczególnych pojęć (zwłaszcza abstrakcyjnych),

- negatywny stosunek do rozmówcy,

- niewłaściwe miejsce lub/i czas rozmowy,

- przekazywanie sprzecznych komunikatów (nasze ciało nie odzwierciedla tego, co mówimy)

- oceniania, osądzania - do akceptowania bądź odrzucania tego, co mówią lub robią inni,

- sprawdzone sposoby na rozwiązanie ich kłopotów - doradzamy (najlepiej byłoby, gdybyś...), straszymy (jeśli tego nie zrobisz, to zobaczysz, że...), rozkazujemy (teraz zrobisz tak, jak ci powiem) czy też zarzucamy naszego rozmówcę pytaniami (Gdzie byłeś? Co robiłeś? Kto był z tobą? Dlaczego to zrobiłeś?), a to zamiast pomóc stwarza nowe problemy.

Aby uniknąć niepotrzebnych nieporozumień, warto pamiętać o następujących zasadach, które pozwalają lepiej i skuteczniej porozumiewać się ze sobą:

- nie oceniaj, nie uogólniaj, nie interpretuj, nie dawaj "dobrych rad";

- dbaj o prostotę i przejrzystość języka, używaj podobnego, zrozumiałego języka dla rozmówcy;

- unikaj "gadulstwa", stosuj zasadę: minimum słów - maksimum treści;

- unikaj wszystkiego, co mogłoby rozmówcę zniechęcić lub wywołać w nim poczucie zagrożenia (np. słuchanie w milczeniu z "kamienną twarzą", unikanie kontaktu wzrokowego, zadawanie pytań zamkniętych, korzystaj z informacji zwrotnych, sprawdzaj, czy jesteś dobrze rozumiany);

- dostosuj tempo mówienia i ton głosu do sposobu mówienia partnera;

- uważnie słuchaj drugiej strony i potwierdzaj, że to robisz (możesz używać: aha, hm itp.);

- nie wyciągaj na siłę informacji.

Techniki skutecznej komunikacji:

1. zadawanie pytań

Czemu służy zadawanie pytań w rozmowie:

• przekazywanie informacji

• przejmowanie inicjatywy

• nadawanie kierunku rozmowy

• budowanie relacji

• podtrzymywanie rozmowy

• eliminowanie niepewności

• unikanie nieporozumień i niejasności

• pobudzanie do myślenia

Rodzaje pytań:

• otwarte - nie narzucają formy odpowiedzi - „Co o tym sądzisz?” „Czym zajmujesz się w pracy?”

• zamknięte - odpowiedź tak lub nie, lub jedną odpowiedź? - „Co wolisz czekoladę czy batona?”, „Czy chcesz tam pójść?”

2. Parafraza

Polega na odtworzeniu własnymi słowami tego, co mówiący przed chwilą powiedział.

Parafraza zwykle zaczyna się od słów:

• Powiedziałeś przed chwilą, że ………………….

• Mówiłeś, że………………

• Jeżeli cię dobrze zrozumiałem to powiedziałeś, że ……………

Po czym następuje odtworzenie zapamiętanych treści.

Jest to metoda przeformułowania komunikatu mówiącego (nadawcy)
przy użyciu podobnych wyrażeń, lecz zazwyczaj przy mniejszej ilości słów.

Celem parafrazy jest:

• pogłębienie rozumienia

• dobry kontakt - komunikowanie mówiącemu, że staram się zrozumieć to co mi przekazuje i nadążam za jego werbalnym przekazem.

Literatura:

1) M. McKay, M. Davis, P. Fanning (2001)„Sztuka skutecznego porozumiewania się”, GWP